有哪些製作好PPT的習慣？

歡迎關注微信公眾號【向天歌】

做一份完整的PPT需要很多很多的好習慣，但是，遇到下面的情況，我們才會明白，最重要的習慣是什麼……

所以…最重要的習慣當然是！！！

可別以為我是在抖機靈，當你通宵做了一晚上的PPT因為沒有及時保存全部都找不回來的時候，你就知道我有沒有在開玩笑了。

向天歌成立兩年，各種大大小小的PPT定製做了數以千計，小到個人工作總結彙報，路演融資、大到浙江衛視王牌對王牌、時尚芭莎、演員的誕生PPT、中國國際投資貿易洽談會PPT。

因此我們特意把製作一份好的PPT必備的好習慣按照準備-策劃-製作-收尾的完整流程整理出來，與大家分享。具體內容見思維導圖：

【準備工作】

1.軟體的準備

我們常說：「工欲善其事，必先利其器」

在製作PPT之前，做好萬全的準備，自然會很大提高效率。

在軟體的準備上我給大家提四點建議：

① 升級新版本

② 設置快速訪問工具欄

③ 增加撤銷次數

④ 設置自動保存時間

① 升級新版本

痛點：過低版本打不開高版本的PPT；缺少很多常用功能；影響展示效果；效率低。

解決方案：安裝2013版本PPT即包含常用的功能，2016版本新增「平滑」切換，office365訂閱用戶新增插入圖標、插入3D模型功能

② 設置快速訪問工具欄

痛點：我們製作PPT過程中，發現有的功能藏在某個小菜單中，需要繁瑣的操作調出，會浪費大量時間，甚至影響創作思路。

解決方案：添加常用操作到快速訪問工具欄，節省尋找時間，減少重複操作。

打開路徑：【文件】-【選項】-【快速訪問工具欄】，選擇需要的功能添加到右側，可調整順序，添加分隔符進行分類

③ 增加撤銷次數

痛點：在製作過程中發現了一些問題，重做十分麻煩，卻又不能後退到指定的步驟是十分頭疼的一件事。

解決方案：打開路徑：【文件】-【選項】-【高級】-【設置最多可取消操作數150】，撤回快捷鍵：Ctrl+z

④ 設置自動保存時間

痛點：很多人都會遇到軟體突然停止工作，電腦死機等原因，導致文件沒有保存，影響工作進度。

解決方案：【文件】-【選項】-【保存】-【設置自動保存時間間隔】

【準備工作】-製作的準備

1.思維導圖

什麼是思維導圖？

思維導圖是一種圖像式輔助工具，可以用來清晰明了的表達事件的框架和流程，用來幫助發散性思維的思考。在製作PPT之前，如果有繁雜冗長的文案內容，這不利於PPT的製作，用思維導圖就可以幫助用來制定框架，理清邏輯，梳理文案。

思維導圖常用軟體有哪些？

常用的思維導圖軟體PC端的有mindmanager，Xmind，MAC系統的有Mindnode，線端的有百度腦圖、幕布。

案例展示：

比如說以向天歌的主要業務範圍為例，主營業務可以分為以下這幾部分，可是直接用文字表示並不是那麼直觀，並不利於讀者的閱讀

而如果換成思維導圖，用流程來表示出來就非常的清晰了

2.靈感參考

對於PPT的設計，最怕的莫過於就是沒有靈感，所以最好的就是注重日常的積累，對平時見到的海報、攝影作品、網頁設計、畫冊等等，甚至是生活中的物品都可以記錄下來，點點滴滴的積累，都可以讓靈感處於一個充盈的狀態。

案例展示：

看到好的書本封面設計或者生活中常見的物品，我們可以從中分析配色，分析設計元素，然後利用這個從中的到的靈感，去設計自己的PPT

案例-1

借鑒設計-1

案例-2

借鑒設計-2

當然，如果好的靈感、好的設計如果不能馬上做出來，就很容易靈感流失，當我們下一次需要用到的時候，可能就找不到當時激發靈感的東西了。

好的靈感需要及時的保存下來，所以在這裡給大家推薦花瓣網，「花瓣網」是收集、發現、採集設計靈感的設計師交流地，網頁、平面、PPT、攝影、動漫等等都可以在上面找到

【製作過程】

1.快捷鍵

牢記快捷鍵，讓你的工作效率翻倍

2.參考線

痛點：我們都知道PPT裡面的元素要盡量對齊，給人整齊劃一的感覺。但是光靠肉眼還是很難對齊元素、找准重心。一個頁面內花點時間對齊還勉強可以，但是多個相似頁面要對齊元素，就不好辦了。

例如這兩頁：

解決方案：提前設置參考線。視圖-參考線-勾選

有了參考線就能對齊多個畫面的元素了

操作要點：

移動參考線：直接滑鼠拖動

增加參考線：按住Ctrl拖動參考線

刪除參考線：拖動參考線至畫面外側

右擊參考線有更多的選項

3.格式刷

痛點：當你需要製作多個帶有陰影、透明度等特殊效果的色塊時，若是一個個給它們調整效果參數，實在太浪費時間了，沒有辦法能快速複製粘貼特殊效果呢？

解決方案：格式刷。開始-格式刷

操作要點：

① 選中你已經做好特效的色塊

② 點擊格式刷

③ 點擊你想要複製格式的色塊

④ 另外，雙擊格式刷，可以多次使用格式刷。

4.形狀與文字默認格式

痛點：PPT中每次插入色塊，都是藍色的，且自帶邊框，每次都要先刪掉藍色邊框，再改顏色，十分惱人。同樣的，每次插入文本框也都要更改字體。

解決方案：設置默認形狀/設置默認文本框

操作要點：

先設置好你想要的色塊（或文本框）屬性-右鍵-設置為默認形狀

5.對齊工具

一齊遮百丑，就算你的PPT樸實無華，沒有花哨的設計感，只要能保證畫面整整齊齊，也能給人清清爽爽、一目了然的效果。要做到整齊，那你就必須要用到對齊工具了。在「格式「選項卡右側你可以找到它：

痛點：PPT中經常要將多個元素對齊，左對齊、右對齊、居中對齊等等諸多對齊是家常便飯了。如果靠只能參考線對齊，是件耗時耗力的事情。

解決方案：選中需對其元素-格式-對齊

操作要點：

按住Ctrl全部選中元素

格式-對齊-選擇你要的對齊方式

6.設置背景格式

痛點：當一個PPT頁面素材多的時候，每每想要選中素材時都會連帶背景圖層一起選中。操作不便。

解決方案：提前設置背景格式。在空白的幻燈片頁中點擊空白區域-右擊【設置背景格式】

這樣背景就被填充到了最底部並且不會被選中。操作起來就便利了許多。

7.字體的檢索

痛點：安裝的字體越來越多，常常要找一個想要的字體得翻好久好久才能找到。浪費時間。

解決方案：字體欄輸入你想要的字體名稱即可快速定位到字體。

來看一下動圖操作

8.新建幻燈片右鍵為空白格式

痛點：當一個幻燈片頁數特別多的時候，每當新建幻燈片時都會有「單擊此處有添加標題」，特別煩人。還得一次次刪除。

解決方案：新建一個幻燈片頁面，右擊幻燈片設置【版式】-選中【空白】。

這樣我們在進行新建幻燈片時就會是一張「白白凈凈」的頁面。

來看看動圖的操作

【收尾工作】

1.文字做布爾運算以及打包放進文件夾

痛點：你是否也時長碰到這種問題，當別人打開你的PPT時，由於他的電腦沒有安裝你所用到的字體，導致字體缺失，原本美美的畫面一下子不富美感。如下有圖就是缺失字體的典型案例

解決方案：

1、 將文字布爾運算

2、 將字體和PPT打包放在一起。

操作要點：

1、按住Ctrl選中你的文字和色塊

2、格式-布爾運算-剪除

優點：

1、 操作簡便，任何電腦都能識別

2、 可以隨意更改顏色、添加特效

3、 不用擔心粘貼為圖片後出現位移偏差

2.及時另存為V1、V2、V3版

痛點： 在熬夜加班地將PPT多次改稿後，還有比得到老闆一句「用回第一稿」更悲催的事情嗎？有！那就是你已經找不到「第一稿」了，每次都在原稿上進行修改，還得再做一遍。真是想想都心酸，那有什麼辦法避免嗎？

解決方案：做PPT時及時另存為V1、V2、V3版

優點：

1、 保留多個版本，隨時可以調取原版本，或再次使用原版本中的內容

2、 可以查看PPT的精進流程，方便你總結工作經驗

3、 遇到軟體崩潰、文件丟失等問題時，有補救措施

3. 給客戶/領導看時準備兩個版本

痛點：不要因為一時的偷懶而只準備一個版本就拿去給客戶或領導看，很大幾率上會面臨：

「恩。。。我覺得這個還是不太好，要不你再做一版試試？」這樣的問題，結果就是反反覆復改了又改。

解決方案：封閉式的選擇比開放式的提問擁有更高的通過率。

通常我們在給客戶做定製的時候通常都會準備兩個版本，比如說配色方案，或者冷暖色調，拿之前給饅頭商學院做的定製為例：

我們要做的是讓他做選擇而不是讓他天馬行空的自由發揮，這樣，無論是甲方爸爸還是領導爸爸都會變得「好對付」很多。

4.顯示 / 更新PPT縮略圖

痛點：打開文件夾，並切換文件夾視圖為縮略圖瀏覽時，發現有的PPT沒有顯示縮略圖。折磨強迫症的同時，還增加查找文件的工作量。

解決方案：點擊[文件]選項——信息面板——屬性——高級屬性——勾上[保持預覽圖片]——最後保存一下即可。

註：若已經開啟縮略圖的顯示，但是顯示的圖片沒有更新，咱們只需要調整PPT前兩頁的位置，保存下即可。

5.素材的整理分類

痛點：當電腦里的文件夾和文件越來越多，找尋文件如圖大海撈針。當你模糊記得一個文件的關鍵詞時，難道你還在用電腦自帶的搜索功能么？

解決方案：推薦快到令人髮指，好用到哭的快速搜索工具——Listary

直接打字——桌面狀態下快速找尋文件

雙擊滑鼠左鍵——快速定位最近文件夾

就算也這樣6到飛起的快速搜索工具，咱們自己規整素材也是很有必要的，這裡建議這樣規整文件：

01.一般文件夾名字命名方式建議為：日期+文件名；

02.子文件夾按類型劃分清楚，如：素材、文檔、字體、PPTX等；

03.子文件夾前都添加序號，清晰明了，如：01 素材、02 文檔等；

我們為浙江衛視製作明星邀約PPT時，尤為注意這些細節：

導出文件夾里的文件，都按日期和版本號列清楚，一目了然。

當然在做PPT時，最重要的還是思路。養成這些小習慣，避免我們的思路被不必要的小麻煩打斷，從而流暢地完成一次PPT的製作，讓效率飛起來。

更多精彩內容歡迎關注微信公眾號【向天歌】

參與到向天歌PPT檔案館的活動中來，有機會獲得向天歌精心準備的PPT大禮包哦~

要完成一份優秀的PPT，良好的PPT製作思路（可以稱之為習慣）是必不可少的。甚至可以這樣說，製作PPT的思路不清，一定做不出一份有用的PPT，至多是製造一些圖片文字垃圾罷了。下面我來簡單介紹我常用的一個PPT製作思路：

你為什麼要製作這個PPT呢？這個問題就是製作PPT的出發點和根本。如果一個人連這點都沒有想明白，那麼他做出來的PPT就可想而知了。PPT高手與PPT小白最大的區別就在於高手自始至終都清楚自己製作PPT的目的以及通過哪些手段能達到自己的目的，而PPT小白往往更關心重的是如何將PPT製作得又酷又炫。你為什麼要製作PPT呢？或許是領導、客戶、同事、朋友要求你製作PPT，也可能是你自己想做PPT。不管是哪種情況，你都要明確自己的目標。如果是為別人製作PPT，務必搞清楚他人的意圖，如果是自己要做，也一定要搞清楚想要達到的表達效果。

你的PPT要將給誰聽？你的觀眾都在哪裡？他們都有哪些特點？所謂「到什麼山就唱什麼歌」，只有你的表達方式對了對方的口味，他們聽得入耳，想得明白，行動迅速。否則，即使你的觀點再正確，你也未必能打動得了人。分析觀眾要注意搞清楚以下問題：

1.你的觀眾對待你以及你的演講的態度是什麼？他們期待你的演講嗎？他們懷疑你的資歷嗎？他們好奇你的演講內容嗎……等等；

2.你的觀眾知識程度如何？生活閱歷呢？你講的他們都能聽明白嗎？話還是那些話，但包裝的例子，講的故事，甚至打的比喻，不同學識不同閱歷的人卻理解截然不同。演講之前，要將這一條考慮進去；

3.你的觀眾年齡層次、社會地位、學歷都是怎樣的？

4.你的觀眾最感興趣的事情是什麼？他們常常都關注些什麼？他們為什麼要來聽你的演講和培訓？他們都有什麼樣的需求需要被滿足？這幾個問題極其重要，甚至關乎你的演講和培訓的最終成效，你的演講有沒有價值就是看你說的東西是都滿足了觀眾的預期。關於觀眾的利益，請務必列出至少3點來。

5.用什麼樣的方式表達，你的觀眾愛聽愛看？PPT、視頻、圖片、還是其他？

6.觀眾反感什麼？討厭什麼？一定不能使用聽眾反感的方式和手段來表達你想要的內容，比如禮堂演講使用Pword就很難招人喜歡了。

你的PPT為什麼有效？你的PPT為什麼能夠產生說服力？是因為它顯得有邏輯。製作PPT，我們考慮的是「有邏輯地說服他人」。只有你的思路清晰，你製作出來的PPT，講出來的話才會有情有理有力有據。別人才會願意聽，觀眾才會買你的賬。我平時製作PPT時，通常的習慣就是：首先用思維導圖軟體（xmind）自己的思路畫出來，理清楚，分清主次、合乎邏輯; 其次再利用PPT美化大師製作BlankPPT(就是PPT大綱），然后豐富美化PPT的細枝末葉及內容，最後才是美化PPT和預演。這其中最費時的就是思維導圖畫思路。有興趣的朋友請參考我寫的思維導圖使用的文章。

PPT美觀重要嗎？廢話，當然重要。很多PPT小白就是因為看中這點，將大部分的時間都耗在了這上面。美觀漂亮的PPT很重要，然而這絕不是製作PPT的全部，美觀漂亮專業永遠都是我們達到目的的手段，忽略了目的，手段再厲害也是毫無用處的。但是目的清晰，厲害的手段必然讓你如虎添翼。關於PPT美化的教程非常多，也非本人所擅長的部分，大家有興趣的可以上網去搜，網上大把的是，這裡我就不再贅述。

最後，大部分新手最容易忽略的就是PPT的預演。PPT的預演會讓提前發現你演講的不足，你PPT存在的問題。提前發現問題，及時調整你的PPT及演講內容，才是保證咱們能夠達到目的的重要因素之一。如果沒有預演，很多PPT小白往往上台會很緊張，時間把控不足，出現意外情況只會手足無措，無從處理。

以上就是我關於PPT製作習慣的分享。更多精彩內容，敬請關注頭條號：傲看今朝。