項目管理中的Excel甘特圖教程要如何搞定？彙報工作領導會喜歡嗎？

職場中我們經常會遇到計劃編排和項目進度的把控，這時候甘特圖就派上大用場啦！說到作圖，我們首先想到的就是EXCEL圖表，其實不用圖表，條件格式也可以生成漂亮的甘特圖，還可以自動更新哦！

先來看一下效果：

只需3步，就可以輕鬆製作這個甘特圖！

第一步：製作數據表

數據表可以根據你的需要靈活編排，基本包括序號、項目、開始日期、當前日期、結束日期、計劃時間段等內容在當前日期中輸入「=today()」，雙擊向下填充，最終得到如下數據表：

第二步：製作時間表

在數據表右側，填好計劃時間段，時間段日期

然後，設置格式，選中日期所在行，設置格式為「自定義-dd」，調整列寬，合併單元格美化，如下圖所示：

最終調整填充顏色為藍色、字體為微軟雅黑、字體顏色為白色，框線為白色美化得到如下：

第三步：設定條件格式

選中 「F3:Y12" 區域，調出條件格式設置窗口，選擇 」使用公式確定要設置格式的單元格「，輸入公式：」 =(F$2<$D3)*(F$2>=$C3)*(F$2<=$E3)「，並設置格式為填充黃色，雙色水平漸變，繪製已完成時間段，如下圖所示：

選中 「F3:Y12" 區域，調出條件格式設置窗口，選擇 」使用公式確定要設置格式的單元格「，輸入公式：「 =(F$2>=$D3)*(F$2<=$E3)*(F$2>=$C3) 」，並設置格式為填充藍色，雙色水平漸變，繪製未完成時間段，如下圖所示：

整個甘特圖製作就完成啦，如果有什麼疑問，歡迎和小曾老師一起互動探討

本文實例文件：

鏈接：https://pan.baidu.com/s/1smEoH3Z 密碼：qn9v

在日常工作中，我們經常需要完成持續性的項目，大的項目可能持續一年，小的也需要那麼一個月。項目由數個任務組成，任務之間可能又有所關聯。此時，進度管理不可或缺。

怎麼能讓進行中的項目穩步實施？

今天帶你認識EXCEL中的甘特圖，僅需十分鐘，讓項目進度一目了然。

舉例：下個月需要完成的一個項目，使用甘特圖，把整個項目可視化。

步驟如下

1. 設置【開始時間】單元格格式為「常規」。

2. 選擇【任務】、【開始時間】、【持續時間】三列，插入圖表【堆積條形圖】。

3. 雙擊X軸，設置坐標軸選項，最小值輸入序號1開始時間的值【42705】。

4. 雙擊Y軸，設置坐標軸選項，勾選【逆序類別】。

5. 點擊藍色數據條，設置數據系列格式，填充方式選擇【無填充】。

6. 重新設置【開始時間】單元格格式為「日期」。

7. 優化圖表字體，即可得到甘特圖。

好了，快快動手，做一個甘特圖管理好自己的工作吧~

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甘特圖，以項目進度表為例，我們利用條件格式配合相應公式就可以自動生成甘特圖。我們先看一下甘特圖的樣子。

製作步驟：

1、選中E3到AC7區域

2、點擊開始選項卡——條件格式——新建規則

3、在 新建格式規則窗口中，選擇："使用公式確定要設置的單元格"。編輯規則說明——為符合此公式的值設置格式下輸入：=(E$2>=$C3)*(E$2<=$D3)

4、點擊上圖「格式」按鈕，彈出下圖的「設置單元格格式」窗口，選擇「填充」卡片，選擇任意顏色即可，點擊確定。

5、生成甘特圖效果

然後，繼續設置今日進度，今日是11月16日，利用條件格式在甘特圖上面標記出來。

步驟：1、選中E3到AC7區域

2、點擊開始選項卡——條件格式——新建規則

3、在 新建格式規則窗口中，選擇：使用公式確定要設置的單元格。編輯規則說明——為符合此公式的值設置格式下輸入：=E$2=TODAY()

4、點擊上圖「格式」按鈕，彈出下圖的「設置單元格格式」窗口，選擇「邊框」卡片，選擇虛線條，紅顏色，右邊框，點擊確定。

11月16日當天的進度就出現了

條件格式還有很多特別的功能，希望大家在日後學習過程中慢慢積累

今天分享下如何利用Excel製作甘特圖

用Excel向上級彙報工作，是最一目了然的。領導當然會喜歡了啊。

實際生活中，項目執行會提前、也可能延期，進度實時都可能變更，所以，我們應該分開考慮計劃圖和進度圖的功能，並在一張自動圖標中實現~上圖：

一、需求分析

1.1. 首先要滿足計劃圖的功能，只需要一條簡單的規則：

• 通過輸入『計劃』開始和結束時間，自動在gantt中表現計劃時間條（淺藍色）

涉及到進度圖，我們需要設置幾個定義來區分計劃內進度、計劃外進度（延期或提前）。

當然你也可以根據實際情況作調整，比如如果實際工作中需要嚴格區分提前和延期，可以將這兩個概念分開定義。

1.2. 要滿足進度圖的功能，我們需要這樣幾條規則：

• 用深藍色代表實際執行。其中『計劃內執行』用純深藍色，『計劃外執行』用深藍色加斜杠

1.21. 而在使用者跟蹤進度的時候，使用場景分為兩種：

1. 只知道開始時間和大概的工作量，並不清楚完成時間

2. 任務已經完成，知道確切的起始和完成時間

1.22. 根據這兩種場景我們可以定義出來這樣的使用規則：

• 根據『計劃開始』和『計劃結束』時間，可以判斷出來管理者預估的工作量

預估工作量=計劃結束-計劃終止 單位：天

• 根據填入的『實際開始』日期，預估工作量，和百分比進度，可以顯示計算出來的進度。

計算進度=實際開始+預估工作量*百分比進度 單位：天

• 當實際完成時，使用者填入『實際結束』時間，圖表中顯示實際開始和結束時間，覆蓋之前的計算進度。

• 在執行過程中和實際完成後，都按照『計劃內執行』和『計劃外執行』的方式進行可視化顯示，讓管理者一目了然地掌握實際進度與計劃的差距。

二、功能製作

2.1. 首先按照習慣的邏輯畫一張表頭

由於我首先要製作『計划進度』的功能，所以先把計劃開始和結束的數據填上了。

2.2 定義『計划進度』

在【公式-定義名稱】中新建定義『Plan』

Plan定義返回值是開始和結束時間之間的這一段。這裡我用到的公式：

=甘特!F$5=MEDIAN(甘特!F$5,甘特!$C6,甘特!$D6)

3.3.下面用【開始-條件格式-管理規則】的功能，將返回的真值填色：

新建一條自定義規則：

【應用區域】選擇在整體日期表區域：

這一步做完後，我們會得到一張【計劃甘特圖】：

4.4.以下操作同理

繼續用【定義名稱】和【管理規則】功能把上面列出的需求點一條條定義，並在圖表中實現。除了上面的『Plan』以外我還定義了這麼幾個名稱：

【已填寫『實際開始』和『實際進度』】

• Actual：計劃內進度條

=甘特!C$5=MEDIAN(甘特!C$5, 甘特!$E6, 甘特!$F6)*(甘特!$E6<>0)*(甘特!$F6<>0)

• Advance：『實際開始』早於『計劃開始』，提前段進度條

=甘特!C$5=(甘特!$E6<甘特!$C6)*MEDIAN(甘特!C$5, 甘特!$E6, (甘特!$C6-1))*(甘特!$E6<>0)*(甘特!$F6<>0)

• Delay：『實際結束』晚於『計劃結束』，延期段進度條

=甘特!C$5=(甘特!$F6>甘特!$D6)*(MEDIAN(甘特!C$5, (甘特!$D6+1), 甘特!$F6))

【已填寫『實際開始』和『百分比進度』，未填寫『實際進度』】

• Percent：計算進度

• PercentEarlier：『實際開始』早於『計劃開始』，包括一小段提前進度

• PercentLater：『實際開始』大於等於『計劃開始』，全部為計劃內進度

將以上定義都在條件格式進行編輯：

應用區域均為整個日期表部分。

三、美化調整

這樣做出來的表格還有一點geek和不方便，很難看清行列。對此需要做幾個優化：

• 隔列灰度顯示，便於每日任務的可視化

• 可以手動設置一個『今日日期』突出顯示該列

• 日期最好可以有微調框

• 前面兩條灰度和突出顯示列，用簡單的條件格式就可以實現了，公式如下：

突出顯示列：=H$5=$F$2

（其中H$5是日期列，$F$2是手動輸入的日期值）

隔列灰度顯示：=MOD(COLUMN(), 2)=0

最後加一個微調框，在【開發工具-微調框】添加：

控制項格式鏈接到手動輸入日期的單元格：

一個自動甘特圖就做好了

實現跨月功能，可以用『凍結窗格』功能實現。把全年時間在橫欄實現，然後凍結時間區域的第一行第一列的格子，就可以左右上下拖動地看了。

項目經理或者項目負責人的主要職責之一就是保障所負責項目能夠如期保質保量將項目成果交付給客戶，因此項目經理日常主要工作之一就是做好項目進度管理。然而，在實際工作中，由於一般涉及的項目通常環節比較多比較繁雜，項目經理很難關注項目每一個方面的進展。如果當一個項目經理同一時期負責多個項目的時候，不同項目不同環節的進度管理更會讓項目經理分身乏術，焦頭爛額。因此在職場中，有時候會發現一種不好的現象：項目經理疲於應付客戶對於項目的追問！那麼如何做才能減輕項目經理對於項目進度管理的壓力，以求避免這種情況的發生？本文將根據自己的工作經驗心得，給大家推薦兩個簡單實用的Excel圖：適用於做項目時間進度管理的甘特圖，另一個則是適用於做項目工作量進度管理的溫度計圖。

文：傲看今朝 圖片來自網路

甘特圖也稱之為橫道圖、條形圖，大多數項目管理人員習慣稱之為甘特圖，這個名稱源於它的發明者：亨利·L·甘特（Henrry L. Ganntt）。這個圖的發明主要就是為了給管理人員管理工作進度提供服務的。這個圖的最大特點就是我們可以通過它直觀地看到每個時間節點我們應該完成的工作以及清晰地知曉我們目前所處的進度。甘特圖通常由多個進度條和時間柱子組成：橫軸表示時間，縱軸表示各個子環節或者（項目），進度條表示每個子項目目前的完成情況及所需要的時間長度。如下圖所示：

甘特圖

通過此圖我們可以輕鬆地把控整個項目的進度，輕鬆地避免了本文開頭的那種不好的現象，下面我將詳細分析我製作甘特圖的技巧。就以上圖為例。

1.選擇全表格，單擊插入選項卡--條形圖---堆積條形圖-（二維條形圖中的第二個）；

2.選中「今天」系列，右鍵單擊並在彈出的右鍵下拉菜單中選擇「設置數據系列格式」命令，在打開的對話框中點擊「系列選項」命令，設置系列繪製在：「次坐標軸」，分類間距為0%。如下圖所示：

3.設置數據系列格式對話框中單擊填充--勾選純色填充--選擇填充顏色為藍色，設置顏色透明度為60%；

4.選中最左側的垂直坐標軸，按下ctrl+1組合鍵打開「設置坐標軸格式」對話框，勾選「逆序類別」複選框；

5.選中開始日期系列的坐標軸，按下Ctrl+1組合鍵打開「設置坐標軸格式『」對話框，選擇坐標軸選項---設置邊界最小值和最大值分別為43039和43168（即項目開始和結束日期對應的數字）；

6.選中結束日期系列，打開「設置坐標軸格式」設置對話框，選擇坐標軸選項，設置邊界最小值和最大值分別為：43039,43168；

7.依次選中開始日期系列和結束日期系列的坐標軸，按下Ctrl+1組合鍵打開「設置坐標軸格式」對話框--單擊標籤--將標籤位置設置為無『；

8.選中結束日期系列，按下CTRL+1組合鍵打開「設置數據系列格式」對話框，單擊填充--勾選無填充選項；再選中開始日期系列，以同樣的方法設置開始日期系列的填充為無填充；

9.點擊圖標右上角的加號，去掉圖例前面的複選框，然後再調整圖表的布局，最終得到一張標準的反映項目時間進度的甘特圖了。

溫度計圖（如下圖所示），因形似水銀溫度計而得名。此圖形象專業地展示了團隊里每個成員的目標工作量完成情況，非常方便我們了解到每個人的工作狀態和業績，以方便項目經理對於出現異常狀態的項目成員採取合理有力的處置措施，從而保證整個項目能夠如期保質保量交付項目成果。下面我來分享我製作此圖的技巧。

溫度計圖

1.添加柱形圖，選擇全表格---單擊插入選項卡--單擊柱形圖--二維柱形圖（第一個）；

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2.設置目標量數據系列格式，單擊目標量系列，按下Ctrl+1組合鍵打開「設置數據系列格式」對話框，單擊系列選項命令，設置系列繪製在「次坐標軸」並設置分類間距為150%；

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3.設置圖表左側「目標量」系列坐標軸邊界最大值為3500，與右側保持一致；

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4.設置目標量系列形狀樣式為第三個樣式，並將形狀填充色設置為無填充顏色；

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5.調整圖例至繪圖區左上方，刪除圖表標題，重新添加文本框，輸入圖表標題。設置標題的字體為微軟雅黑，顏色為白色，主標題字型大小為20，副標題字型大小為14。最後設置文本框填充為黑色，形成強烈對比，接下來選中右側目標量系列坐標軸，設置其標籤位置為無。

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6.選中圖表，單擊格式選項卡--文本框--在繪圖區下方畫出文本框，輸入數據來源，設置字體格式為微軟雅黑，字型大小為9，字體顏色為淺灰。最終一張合格的溫度計圖標就這樣做好了。

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