excel數據處理：說說數據源表必須遵守的那些規則

這種記錄表大家一定不陌生，或者你自己就是這樣做記錄的。這種記錄表的確是一維表，而且還挺美觀。但是這個記錄表有多處違反Excel數據源表家規，數據後續處理麻煩不斷。你發現有哪些地方不符合家規了嗎？

第1項錯誤：出現表格標題（名稱）

Excel家規第3條：不要表格標題（名稱）

作為數據源的記錄表，表格內部不需要表格標題（名稱）。本例有表格標題「衛龍商貿銷售記錄表」，違反了家規第2條。其實表格標題完全沒有必要放在表中，如果只是為了說明數據涉及的內容，可以在文件名稱或者sheet名稱中去說明。

與家規3「外貌」類似實質不同的第2條家規是：單行表頭。

單行表頭就是數據源記錄表的表頭只能是一行，不能多行。這一條與家規第1條「必須是一維表」密切相關。往往多行表頭的表格都不是一維表。多行表頭更常見的是工資表、考勤表等等，例如這種：

表格的第一行和第二行都是表頭信息。這類報表在創建數據透視表之前需要將多行表頭合併為一行。當然上面的考勤表不僅僅是多行表頭，它還違反了一維表家規。

第2項錯誤：數據格式不一致

Excel家規第4條：同列單元格格式一致（表頭除外）

當前表格中日期的記錄方式很隨意：

同一列數據格式不同通常是由於不同的人進行數據錄入時完全根據個人習慣操作所致。如果已經有了大量的不規範日期，也不需要重新去修改，可以通過分列進行規範：

選中A3:A12進行分列，分隔符號設置為「Tab鍵」，列數據格式選擇「日期」。

細心的朋友可能注意到了，我們在分列的時候是選擇的單元格區域，而沒有選擇整列，如果數據行數比較多的話，選取也是比較麻煩的。

為什麼不直接選擇整列去分列呢？我們可以選擇整列試試看會發生什麼：

相信大家都明白了，就是第一行標題中的合併單元格造成了麻煩。如果沒有這一行的話，選擇整列完全沒問題。

第3項錯誤：數字帶單位

Excel家規第5條：數字不帶單位

很多朋友習慣在數字中帶上單位，例如300元，20天，10個等等，其實這種習慣不但為自己增加了工作量，而且對數據統計也帶來了麻煩。譬如下面，我們進行求和操作就會出現問題：

可能會有人告訴你一個公式，對帶單位的數據進行求和：

=SUMPRODUCT(--MID(C3:C16,1,LEN(C3:C16)-2))

註：這是一個SUMPRODUCT函數套路公式，利用兩個負號，把(MID(C3:C16,1,LEN(C3:C16)-2))變成了乘積運算，它實質等於SUMPRODUCT(1*MID(C3:C16,1,LEN(C3:C16)-2))。關於 SUMPRODUCT函數的用法，請查看部落窩教育相關教程。

那也不能每次為了求和的問題就到處找人幫忙吧，正確的做法是數字與單位分兩列存放：

但有時候老闆非要讓你把單位和數字寫在一起，怎麼辦？可以用障眼法啊：

看明白了吧，就是利用自定義格式添加單位，注意單位要放在英文狀態下的引號中間。

第4項錯誤：單元格合併

Excel家規第6條：不能合併單元格

合併單元格會帶來很多麻煩。譬如：

因為合併單元格，篩選的數據不全，而且不能排序。更糟糕的是，這種數據源在使用數據透視表工具時錯誤百出：

很多數據被計入了空白項，由此可見合併單元格的破壞性了。合併單元格雖然在視覺效果上有優勢，但是完全打亂了數據結構，統計時就會有各種各樣的問題。

那麼如何來處理這些合併單元格呢？也不難！

操作步驟大致是這幾步：選擇範圍後取消合併單元格，然後按F5或者CTRL+G組合鍵打開定位功能，定位空值，確定後先按一次=鍵，再按一下方向鍵↑，不要點擊任何地方，接著按Ctrl+Enter鍵。最後複製這部分數據選擇性粘貼為數值。具體過程看動畫演示：

經過這樣處理後，排序篩選統統不受影響，將數據透視表刷新一下，結果也正確了：

與家規6相似的家規7：不用合計行。不要在數據源表中邊記錄數據邊進行匯總。

可見很多問題並不是技術不好造成的，而是壞習慣造成的。相比技術學習，更重要的是養成好習慣。下面把Excel數據源表家規集中列出：

家規1：必須是一維表

家規2：單行表頭

家規3：不要表格標題

家規4：同列單元格格式一致

家規5：數字不帶單位

家規6：不能合併單元格

家規7：不用合計行

以上就是今天分享的內容，覺得有用就告訴更多人吧。

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