那些PPT高手，都是怎樣設置軟體的

文/諾灰

關注一周進步的朋友，相信絕大多數是對 PPT 的製作比較感興趣的。不論你是剛接觸 PPT 的大學新生，還是已經接觸 PPT 數個年頭的上班族，在一周進步這裡，你總能得到更為系統化、高效化的提升。

「系統化」和「高效化」體現在什麼地方呢？

認真看完這篇推文，你就會感受到上面的這兩點。

在工作學習中，當我們被老闆或者老師安排做 PPT 時，相信大部分人會「雙擊 PowerPoint，點擊空白模板，進入 PPT 界面，然後開始著手於 PPT 的製作」。

其實，如果你想要更高效的完成 PPT 製作任務，你就應該要提前做好 PowerPoint 這款軟體的「初始化配置」（用戶自定義）。

大家不要看到「配置」就立馬覺得很麻煩，其實「配置」就是將軟體的一些常用操作，由用戶根據自己的喜好去自定義。

下面我就來系統地介紹 PPT 高手們的「初始化配置」

01_文件選項卡裡面的配置

打開 PowerPoint 軟體，點擊「文件」選項卡，在這裡面會有非常多的改善你製作 PPT 狀態的操作

① 在「信息」裡面設置 PPT 是否允許他人修改、是否加密。這一條可以保證你的 PPT 不會被他人修改，很多老師的課件加密，也就是通過這種方式設置的。

• 禁止他人修改：保護演示文檔 → 標記為最終狀態
• 加密：保護演示文檔 → 用密碼進行加密

② 在「賬戶」裡面設置具有個人風格的工作界面。之前有同學問我，說為什麼P圈的一些大佬們的 PPT 的界面是黑色的，和 PS 工作界面一樣炫酷。

這個功能是 office 的主題，是 office365 用戶專有的主題，一般用戶只有彩色和白色兩種（office2016也有深灰色）。office 的主題是針對所有 office 套件（PowerPoint、Word、Excel、OneNote），只要更改了主題，其他的軟體的工作界面也會被更改。

其實，將工作界面更改為黑色，除了讓人感覺很厲害之外，還有一個很重要的原因。PPT 製作者大多數是深夜還在電腦前面加班的，黑色可以一定程度緩解人眼受光照的壓力。學生黨在宿舍深夜做 PPT ，黑色的界面也會給「光敏感」的舍友減少一個無法入眠的因素。

③ 在「選項」裡面，有相當一部分設置，可以我們的提高工作效率。

常規：

在 PowerPoint 設計器中取消勾選 「自動顯示設計靈感」。這個功能比較多餘，因為 office 內置的版式風格單一，自動顯示會隨時更改工作界面，這樣會擾亂我們製作 PPT 過程的思路。????

一周進步推出的 Piti 插件裡面有更多靈感來源，包含版式設計和字體設計，並且全部都是由專業的 PPT 設計師定製，最最重要的是，Piti 插件是免費提供給大家。再向大家透露一個好消息，Piti 插件下次的更新將會是 PPT插件歷史中劃時代的作品，敬請期待。??

在啟動選項中取消勾選「此應用程序啟動時顯示開始屏幕」。取消勾選後，再次雙擊 PowerPoint 軟體，將直接進入 PPT 製作界面，而不是像以前那樣還要再點擊空白模板，才能進入。office 的其他軟體也可以這麼設置。

保存：

將「保存自動恢複信息時間間隔」改為10分鐘。自動保存對於我們來說實在太重要了，尤其是對於不習慣隨時 Ctrl + S 的小白們來說。

我記得一開始接觸 PPT 製作時，就遇到過連續製作兩小時沒保存，突然軟體奔潰，幸虧當時設置了自動保存時間，才沒有損失太多。

????為什麼設置為 10 分鐘呢？因為時間間隔太短（1分鐘）會佔用太多電腦內存，對於較大 PPT 文檔，也會遇到自動保存導致電腦卡死的現象；當然，時間間隔太長就起不到自動保存的效果了。??

如果是個人文檔，不進行傳播，那麼可以取消勾選「將字體嵌入文件」，因為一旦在製作 PPT 過程中，就將字體嵌入 PPT ，那麼你會經常遇到軟體奔潰的情況，奔潰的頻率與你設置的自動時間成負相關關係；當然，如果你的 PPT 文檔中使用了外來安裝字體，並且需要傳播給他人時，那麼你就需要在最後一次保存 PPT 之前，勾選「將字體嵌入文件」。??

高級：

在編輯選項中將「最多可取消操作數」改為150。這個設置顧名思義就是，我們可以觸發 Ctrl + Z 的最多次數，當然為什麼是150次呢？因為這是 PPT 可撤銷的最大值。??

在圖像大小和質量中取消勾選「放棄編輯數據」，勾選「不壓縮文件中的圖像」，將默認解析度改為高保真；以上這些操作都是為了保證在製作PPT過程中，儘可能保證圖片素材的原始數據；在最終導出PPT時，可以利用iSlide進行文件壓縮。??

自定義功能區：

在這個模塊里，可以自定義設置 PPT 菜單欄中的功能選項卡，當我們安裝了很多插件時，需要在這裡面調整各個插件在菜單欄中的位置，以及適當的隱藏某些默認的菜單欄選項卡。??

取消勾選「開發工具」，這個功能對於絕大多數人來說，使用頻率為零。??

部分同學的 PPT 軟體中默認沒有「合併」這一神級功能，需要從左邊的工具集中將「合併」添加到右邊。??

快速訪問工具欄：

在這裡可以管理自己的快速訪問工具欄，也可以導入其他人製作好的快速訪問工具欄。這一功能非常方便，在後面單獨拿出來詳細講述。??

載入項：

當我們安裝了 PPT 插件時，有時候會遇到菜單欄沒有顯示安裝好的插件，或者當我們不想讓某些插件出現在菜單欄時，可以在這裡進行設置。????直接點擊「轉到」，彈出對話框，在插件前面進行勾選，凡是被勾選的插件，將會顯示在菜單欄中。??

02_快速訪問工具欄，用好它可以節約你90%的做 PPT 時間

快速訪問工具欄是 PPT 製作過程中非常重要的工具，由於 PPT 不像 PS 那樣內置了很多快捷鍵。一般情況下，常規操作需要我們通過點擊菜單欄，再點擊菜單欄下的選項卡，最後點擊我們需要的功能按鈕。

那麼這個過程是比較繁瑣的，尤其是當我們進行版面布局時，排列和組合功能使用非常頻繁，如果還是按照常規操作來進行，結果就是我們的工作效率非常低。

快速訪問工具欄就解決了這一個問題。

首先，我們需要將快速訪問工具欄設置為「下方顯示」，這個操作是為了節省我們移動滑鼠的時間，不要小看這些很細微的時間。

當我們要製作一份十多個小時的 PPT 時，你就會深刻地感受到細微時間的重要性。同時，我們還應該將視圖設置為「只顯示選項卡」，以方便我們能擁有更多的工作空間。

一開始我們的快速訪問工具欄，肯定是不會像我上面截圖的那樣，有很多常用命令。這些命令需要我們自己手動添加。

添加的方法也很簡單，在常用的功能按鈕上，右鍵，添加到快速訪問工具欄即可。

那麼哪些功能是應該出現在快速訪問工具欄中的呢？以我兩年正式的 PPT 設計經歷來看，主要是這三個方面：文字編輯類、形狀編輯類、頁面布局類。具體點下圖中的這些功能：

圖中有些功能是插件裡面的功能，可能大家會沒有，不過沒關係，大多數快速功能已經能夠滿足日常工作需求。

如果你懶得自己一個一個添加，我可以將我自定義的快速訪問工具欄分享給大家。下載後，點擊文件選項卡 → 選項 → 快速訪問工具欄 → 導入/導出 → 導入自定義文件，這樣你便可以擁有和我基本一致的快速訪問工具欄了。

03_隱藏在母版中的神技

PPT 的母版對於很多新手來說，還不是很熟悉，其實這裡面的操作非常少，我在這裡就介紹 2個常用的操作。

首先，按住 Shift + 點擊界面右下角的「普通視圖」，快速進入母版視圖。

① 佔位符的清除

進入母版中，第一件事就是清除所有佔位符，然後將其他空白版式刪掉，只保留一個空白版式。因為 PPT 中默認的版式非常的複雜和無用，我們把這些冗餘的版式刪掉，既節省了文檔內存大小，又方便我們後續自定義母版版式。

② 設置參考線

在母版中設置參考線算是一個高階操作，一般是在製作一份比較重要的並且內容複雜的 PPT 才會設置。常規情況下，我們就直接在 PPT 正常工作界面中，右鍵添加參考線。

這裡需要提一點，頁面中的參考線一般分為兩種，一種是控制版面頁邊距，起到對頁面內容的控制作用，同時也是為了約束觀眾的視線焦點；另一種是方便我們進行元素對齊的。前者是固定的，後者則是活動的。

那麼在 PPT 正常工作界面中添加的參考線是活動的，在母版中添加的參考線是固定的，不會被我們一些誤操作而導致移位。

04_為什麼你的原生形狀不是土鱉藍

相信大家都遇到過這樣的麻煩事，PPT 中默認的形狀的顏色好醜，就是那種「土鱉藍」。而我們在製作時，選好配色後，每次插入形狀都要重新將原生的「土鱉藍」給更改一下。這個過程非常冗餘且單調，我前面說過，不要浪費時間在這種操作上。

當我們準備做 PPT 時，先插入一個形狀，然後更改好其樣式（包括顏色和邊框），然後右鍵選擇「設置為默認形狀」。那麼，之後當我們再次插入形狀時，形狀的樣式將是我們自定義的樣式，不用再重複更改。

相似的操作還有文本框。對於文本框，我們同樣可以先設置好字體類型，字體大小，字體顏色，再右鍵設置為默認文本框，之後當我們再次文本框時，就會是我們自定義的文本框。

再補充一句，上面的改變原生樣式的操作只對你當前的 PPT 文檔起作用，如果你希望以後只要雙擊 PowerPoint 軟體，默認的空白模板中的形狀和文本框，就是你之前設置的那樣。那麼，你需要在設計菜單欄，點擊「保存當前主題」，並將其設置為「默認主題」。

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