Word這樣用，讓多人協作更高效

本文作者：溫溫柔

在工作和學習中，我們經常會遇到需要多人協作編輯文檔的情況。

在一個團隊中，成員的軟體使用水平和書寫習慣往往存在著不小的差異，使協作困難重重。

各異的序號標法和字體字型大小、反反覆復的內容修改和匯總文稿的同步更新……

沒有掌握正確協作姿勢的統稿者常常被這些瑣碎之事折磨得心力交瘁。今天，我就來向大家介紹一些提高word多人協作效率的方法，助你事半功倍。

1、在書寫前統一規定，邊寫邊排版。

在書寫完畢做統稿時才開始排版是一種比較低效的做法。在這種情況下，排版負責人需要花費相當長的時間去整理所有內容的格式。

為了提高協作效率，在書寫開始之前，團隊就應該開會溝通，規定好排版的規則，要求每個成員在書寫的過程中完成自己部分的排版。

如：規定序號的標記方法、字體字型大小、標題需使用樣式等。如果團隊中有word基礎較為薄弱的小白，可以先為ta做一個簡單的小培訓，教會ta最基本的樣式設置，提高團隊的整體協作效率。

2、巧用word模板，簡單又高效。

很多人只知道PPT可以使用模板，卻不知在word中也可以使用模板。word中的模板製作並不難，下面我將告訴大家如何製作一個word模板。

首先，將樣式修改為符合排版規範的樣式。在樣式上單擊滑鼠右鍵，點擊修改，即可對樣式進行修改。

然後清除內容再另存為模板。

這樣，在書寫工作開始之前將製作好的這份模板發送給大家，讓團隊成員統一使用模板書寫，正確運用樣式，就能夠使統稿者成功解放雙手，生髮去火。

1、統稿不必複製粘貼。

在統稿時，很多人會選擇打開每個成員提交上來的文檔，將文檔內容全選複製再粘貼到匯總文檔中。

這樣的方法需要多次打開不同文檔複製，效率較低。在word中有一個插入文件中文字的功能，可以讓人快捷高效做好文稿統稿。

點擊插入下的文本選項卡中，對象右側的小三角，選擇文件中的文字。在彈出的對話框中找到要插入的文檔，選中後點擊插入。

注意：在保存他人的文檔時要注意命名，最好按照行文的先後順序排序，可以將各部分的序號放在文檔名字的開頭，以保證插入後的內容前後順序是正確的。

2、主控文檔和子文檔，同步更新不操心。

多人協作常常出現文檔反覆修改的情況。在某一成員負責的部分進行修改時，匯總文檔也需要進行相應的同步更新。

如果統稿時使用了主控文檔和子文檔，修改其中一個，另一個就能夠自動同步更新，十分高效。

先切換到大綱視圖，點擊主控文檔下的顯示文檔-插入，逐一插入子文檔即可。

雖然在插入子文檔時無法多選，只能一個一個插入，但是這樣插入後，再修改子文檔的內容，主控文檔便會自動進行同步更新。

這裡要注意的是，應該事先將匯總文檔和全部子文檔放在同一文件夾下。在統稿的過程中，主控文檔和子文檔的名稱不能進行修改，否則word將找不到文檔，需要重新插入。

如果要更改文件的存儲位置，需要將主文檔和全部子文檔同時移動到同一位置。

當我們關閉主文檔後再次打開時，會發現文檔內容被壓縮成了一個鏈接。

不過不用擔心，這時，只需切換到大綱視圖，點擊主控文檔選項卡下的展開子文檔，再關閉大綱視圖即可。

在統稿和修改都最終完成，需要提交終版文檔的時候，在大綱視圖下點擊顯示文檔和展開子文檔，將滑鼠放在子文檔的框線內，點擊取消鏈接。

重複操作直至全部子文檔鏈接取消，再關閉大綱視圖，主文檔就恢復成沒有子文檔的普通文檔了。

如果應用了大綱級別，在取消鏈接之前可以先將大綱的顯示級別進行修改，更方便取消鏈接的操作。

關於大綱級別，不太理解的同學可以看一周進步的這篇推送了解一下：→《沒有大綱的Word，比沒有freestyle的嘻哈還要糟》

1、總結規律，使用查找替換

如果在書寫前沒有統一規定格式，便只能在統稿時補救。

例如，為了應用樣式實現自動化排版，我們需要將文中各標題的手打序號刪除。這時就可以根據規律使用通配符進行查找替換。

2、樣式設置使用快捷鍵

在進行排版操作時，我們通常是右手握著滑鼠進行點擊。巧妙利用左手按快捷鍵來配合右手，是提高排版效率的好方法之一。

在應用樣式之前，我們可以為樣式設置快捷鍵，讓樣式的應用更加方便。

這樣，將游標放置於段落中，就可以通過快捷鍵應用樣式了。

3、心平氣和，吸取教訓

如果文檔的篇幅特別長，在沒有事先統一規定的情況下，統稿者常常需要花費相當長的時間來完成統稿工作，其中免不了枯燥和重複。

這時只能靠耐心和細心一點一點完成排版了。同時也要把它當成一次經驗教訓，在下次協作時記得使用本文中的小技巧呀。

祝大家合作順利，效率up up up！

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