原來我一直用錯了工具，害的我白加了這樣多年的班

正所謂工欲善其事，必先利其器。要使Office辦公效率有大幅度的提升，一定先要選擇對的工具。比如下面這三個場景，我們來看看到底用錯了什麼工具？

場景1：每頁固定表頭表尾，包含小計行的表格

錯誤工具：Excel

在一次Excel的線下培訓課堂中，我給大家介紹了有關Excel表格結構規範化的知識，有一個學員X在課間休息的時候，把他工作中的一個表格給我看。

如下圖所示的表格就是X的表格，他需要每個月列印「現場作業人員工資發放簽名表」。每個月的人月和相關數據都會有變動，而且需要按照勞務班組分頁列印，底部還需要顯示本頁小計信息。

他現在的做法是每次手工將第一頁複製粘貼到下一頁，再修改數據，手動分頁。由於數據量非常大，每個月都要做一次，導致X每到製作這個表格的時候，都要加班加點，內心是拒絕這種完全沒有技術含量的複製粘貼的操作，可是又找不到更好的方法。

Excel是一款功能非常強大的數據分析工具，所以當我們的表格需要函數計算、分類匯總、排序、篩選這些操作的時候，我們肯定需要用到Excel。而如果這個表格只是需要列印出來，而且列印的時候，還有特定的格式，如每一頁的頂部需要表頭、每一頁的底部需要表尾，此類的需求，其實用Word這款排版工具更適合。

只需利用到Word郵件合併功能，X的需求就可以輕鬆實現了。製作一個郵件合併的模板，就可以一勞永逸的解決這個問題，下個月在Word郵件合併模板中篩選當月的數據，點擊「完成併合並」，所有包含表頭表尾的頁面就可以自動生成。

場景2：左側圖片右側橫線的PPT講義

錯誤工具：PowerPoint

前段時間出差去到外地培訓，培訓機構安排了一個工作主動，又樂觀開朗的助教Y和我一起同行。第一天的課程介紹後的晚上，Y抱著自己的電腦，敲開我房間的門，一臉著急的問我：甘老師，你能不能幫我看看這個問題，有沒有更好的解決方案，不然我今天晚上就要通宵加班了。

Y的問題是這樣的，每次培訓前，她要將一份培訓老師的PPT課件列印成講義。她需要一張A4紙列印四頁幻燈片，右側還可以留有給學員做筆記的橫線。雖然PowerPoint軟體中有列印講義的功能，但是擁有能列印橫線的效果，只能一頁列印3張，而且頁邊距也不能調整，導致每張幻燈片的圖片列印的都比較小，紙張也沒有有效利用到。

助教Y的問題，其實只需要用Word郵件合併製作一個模板，再把老師的PPT課件保存為圖片版本，之後用郵件合併功能，想要生成一頁3張、4張、5張都可以，5分鐘內輕鬆搞定幾百頁的課件！

場景3：根據Excel數據自動分類，以附件方式通過郵件發送

錯誤工具：Outlook

前段時間，在一次線下課程中講解Word郵件合併功能的時候，有一位學員Z問到如何把一份Excel的文檔，根據不用營業網點的名字，拆分成不同的Excel工作簿，再通過郵件的方式，發送到不同的營業網點。

比如下圖的表格，想要根據訂單編號拆分成不同Excel工作簿，以附件的方式發送到不同的客戶。現在Z的做法是，手工拆分數據，再到Outlook中一封一封郵件編輯，插入附件，點擊發送。工作效率太低了。

其實，Z的問題，利用Excel的「拆分工作表/簿」功能，自動拆分成多工作簿，再通過Word郵件合併的「Outlook添加附件」功能5分鐘內就能輕鬆搞定！

如果你也曾經因為用錯了工具，導致做了很多重複的工作，歡迎點擊請點擊［