那麼多的時間管理工具，我為何堅持在 iPad Pro 上使用 2Do？

來自專欄 iPad Power User4 人贊了文章

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時間管理是過去十幾年來被互聯網炒了又炒的辭彙，有的人將其奉為「行為聖經」，時刻都在踐行每個原則；有的人嗤之以鼻，認為這不過是一種閑人自擾的無聊之舉。這裡我並不想過度展開討論到底時間管理科不科學，只想討論一點，在我看來，時間管理的核心不是什麼具體方法、具體工具，而是一種平衡術——平衡自己的時間與自己要做的事情。

但現實生活往往複雜多樣，工作環境又充滿了各種不確定以及隨時變化的狀況，尤其在這種信息過剩的大環境里，僅憑大腦去記憶如此多的瑣事既不現實、也不科學。從這個角度上說，藉助外部媒介——可以是紙筆，可是筆記本或手機，當然還有 iPad，都可以更好地記錄、追蹤、反饋這些複雜多變的事項，最終實現一種時間與事件的平衡。

事實上，我們的大腦早已不再習慣存儲新聞、資訊這類東西，因為信息過剩已經改變了你我對於「News」的觀點，舉一個特別的例子：你覺得今日頭條上的內容是新聞或資訊嗎？但我們的大腦卻依然還在記錄各種瑣事，從公司領導的口頭吩咐到家裡的瑣碎小事，當這些細小的事情堆積在一起，也很快也會出現量變到質變的副作用。

因此，我們需要一個可以信任的機制來平衡我們的時間以及要做的事情。iOS 上有諸多圍繞時間的效率，老牌的如 Omnifocus、Things，新貴如 2Do 和 Todoist，所有這些應用都或多或少受到 David Allen 的那本 Get Things Done 的影響，在設計層面有以下幾個基本特點：

• 統一的收集功能：這是管理事務的開始，大事小情都可以放在這裡；
• 線性的文件夾或項目管理機制：這也是我們一般管理事務的方式；
• 靈活的標籤機制：上述提到的這些應用里，除 Omnifocus 外，都支持多個標籤，這樣更便於篩選和管理任務；
• 完善的時間、提醒機制：可以自由設置起至時間、什麼時候提醒等等；
• 強大的過濾器（透視表）：過濾器（透視表）也好、文件夾也罷，本質上都是一種任務查看方式，但它打破了傳統的線性組織方式，能夠更靈活地組織你的任務、安排你的時間。

1. 為何選擇了 2Do？

我曾在 MacBook Pro 上長期使用 Omnifocus，自從 2015 年以後，越來越多的工作都是在 iPad 上完成，我也逐漸發現 Omnifocus 的諸多不適。比如OmniFocus 的優先順序設置體現在是否加 Flag（旗幟），但現實生活的複雜遠遠超出「0」或「1」的範疇 。

而這恰恰也是 2Do 的強大之處，2Do 對於單個任務提供了如下圖[^1]所示的多個要素:

包括以下幾個方面：

1. 列表歸屬：這個比較簡單，不必多言；
2. 備註：可以是關於這個任務的描述以及補充性信息；
3. 標籤：可以靈活添加多個標籤；
4. 開始時間和結束時間：建議設置開始時間；
5. 所需時間：可以自由設置任務所需要的時間；
6. 提醒設置：提醒設置其實非常強大，可以自定義某個時間點提醒；
7. 優先順序：可以設置多達五個優先順序；
8. 操作：支持一鍵電話、網頁訪問、地圖、打開應用等；

我大概從2016 年開始在 iPad 上使用 2Do 作為時間管理工具，下圖是我在一年多以後的基本設置：

從上到下依次為：

1. 收件箱：靈感、任務、想法的第一選擇，我習慣通過一個 Drafts 的 Action 快速添加任務，又或者通過 iOS 的 Share Sheet 來分享鏈接或圖片；
2. 智能列表：類似於 Omnifocus 的透視表，通過多個維度，比如時間、標籤以及關鍵詞來靈活定製任務查看的方式，稍後會詳細介紹；
3. 列表：2Do 的任務組織方式如下圖所示，在我的應用場景里，列表就是最大的單位，我盡量減少諸如列表（組）的使用，目前只有家庭、工作、個人三個列表，這樣可以減少線性管理任務的壓力；

當我接到一個任務或想到一件事情的時候，我首先將任務添加到收集箱，簡單設置一些要素，比如開始、結束時間、標籤之類的，如果可以很快完成，自然就不必再做更複雜的設置，而如果比較複雜並且需要時間非常長，我會詳細設置多個要素，然後根據這個任務的性質，將其添加不同的列表裡，要麼家庭，或者是工作，或者是個人。

我的絕大多數時間管理的工作都圍繞智能列表展開。

2. 高效使用 2Do 的智能列表

準確地說，2Do 的智能列表更像是一種「可以保存的搜索」，也正因為此，你完全可以在所有列表裡搜索某個關鍵詞，然後點擊搜索框下面的「+」號，這就是一個智能列表了。

這當然僅僅是一個最簡單的列表，2Do 真正令人興奮地方在於它還能提供更強大的搜索功能，如下圖所示，如果你點一下搜索框下面的「預設搜索」，可以看到無數多的篩選條件，這些不同的篩選條件可以任意組合，通過最簡單的「AND」、「OR」的方式篩選出你所需要的任務：

如果你對這樣的篩選條件感到無所適從，不妨直接從搜索框里輸入你的搜索條件，比如上圖中，搜索框里的搜索條件是「type: !start AND notag」，這句話的基本意思是搜索那些還未有開始時間同時沒有加標籤的任務。

這個搜索很關鍵，因為我們常常在添加任務時，因為嫌麻煩或時間緊迫，就只寫寫了任務名字，但如果這類任務積累過多，很容易導致後來連你自己都忘記當時為何要記錄這件事情了，所以我常常利用這個篩選條件，很快找到這類「殘缺不全」的任務，或填補信息，或直接刪掉。

再舉個複雜的篩選條件，「type: duetoday OR overdue OR inprogress AND !proj」，這是我每天必須關注的一個列表，如果拆解這個搜索條件，其邏輯關係是：首先不是項目，而是任務（Task），其次可以是今天截止，也可以是已經過期，或者是正在進行中任務。依靠這個篩選條件，我可以迅速定位今天最需要關注的任務。

3. 2Do 與其他應用的協同

2Do 的靈活性和開放性決定了這款應用可以和其他應用產生協同效應。比如同步，官方並沒有提供伺服器同步服務，但是你可以採用 iOS 的 Remind、Dropbox 等多種同步機制，2Do 的官方推薦里，Dropbox 是最佳選擇，也是我在過去一年裡的同步方法，事實證明其速度和穩定性非常好。

第二，與郵件應用的協同。我的工作中有很多任務來自於郵件，一般情況下，我只能手動將郵件內容複製、粘貼到 2Do 里，但藉助於「Email to 2Do」的特性，我可以直接「捕獲郵件」，也就是在郵件應用里直接將郵件內容發送到 2Do，更具體的教程，可以參考少數派的這篇文章。

第三，與 Drafts 的協同。這一部分我會分享如何用 Drafts 打造適合 2Do 的超級模版，讓你一鍵完成諸如旅行等複雜事項的安排，詳見電子書 。

4. 關於 2Do 的一些 Tips

2Do 的強大之處是在使用中慢慢摸索出來的，而且我在使用 2Do 過程中可以體會到一點：你可以用它最簡單的功能，因為它已經很簡單了，你也可以去挖掘它複雜和強大的模塊，因為它有著豐富的選項可以去定製。

下面來總結幾個有趣而實用的技巧，更多實用的功能你可以結合 2Do 官網的介紹以及自己的使用場景來梳理。其中就包括：

• 快速在列表和（智能列表）中搜索
• 自由定製任意列表裡不同任務的排序
• 列表自帶聚焦（透視）功能
• 官方提供的「檢查」、「回顧」功能

你可以在電子書《iPad Pro 生產力指南》里觀看上述 Tips 的動態演示。

5. 寫在最後

隨著年齡的增長，改變習慣是一件很難的事情。從 OmniFocus 轉向 2Do 的過程對我來說並非一帆風順，與 OmniFocus 相比，2Do 項目里的各個任務設置關係不能設置「順序」、「平行」；其次，2Do 沒有「檢查」功能，無法定期 Review。前者的功能我用的不多，倒還沒有問題，對於後者，我設置了每周回顧的定期任務，「強迫自己」檢查所有的任務。

這個過程中，我也深深覺得，世間從來沒有一個適配所有人的萬能應用，時間管理應用尤為如此。每個人的生活工作都有自己的節奏，而且即便是同一個人，在不同的年齡又有不同的時間管理需求，而市面上的時間管理應用，根本無法滿足這些複雜、多樣化的需求，因此，我的上述分享或許對於一部分人來說毫無價值，但對另一個部分人而言，則有不小的啟發性，能做到這一點，我就很滿足了。