聯合國工作教會我的那些事——如何寫郵件
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寫郵件是職場工作的重要內容。
自從進入聯合國工作以後，我發現每天都會有幾十封郵件湧入收件箱。每天上班的幾乎要花半天的時間閱讀和回復郵件。曾經有段時間我覺得極其沮喪，覺得時間不明不白的浪費了，某些簡單的問題為什麼不可以直介面頭溝通呢？
後來我了解到，這不僅是專(zhuang)業(bi)的工作要求，也是保持記錄和追蹤 (keep everything on record)的重要手段。
書寫漂亮和準確的英文郵件體現出個人的工作和表達能力，甚至可以形成自己的獨特標籤，為自己的形象管理加分。
我的一位同事是以得體和禮貌的郵件出名。根據她的經驗，曾經有段時間她負責通過郵件協調和聯絡高層會議的參會者。因為她的郵件過於的專業和老道，給人的印象是級別很高的官員，因為大多數人在會場終於見到看到年輕的她都感到非常震驚。
這位優秀的同事教會我很多郵件的規範和禮儀，也包括很多很好的範例，希望把這些寶貴的學習經驗拿來分享，使更多的職場人士受益。
- 主題 Subject Line
書寫郵件之前應該先明白幾個問題：
- 郵件是寫給誰？
- 寫郵件的目的是什麼？
收件人可以包括你的領導，同事（親近和同事 vs 不太熟的同事），以及外部的合作夥伴。相應的，寫郵件的目的包括彙報工作、溝通信息和建立合作關係等等。
2. 收件人和抄送的秘密
這點也許會被很多人忽視，不過正確的放置收件和抄件人，無疑是保持得體和禮貌的重要表達。收件人應該是直接與此郵件相關的人，千萬不要把所有相關的同事都放到收件人。這裡需要強調的是順序。無論是收件人還是抄件人，都應該遵守以下順序：
直接相關的領導> 直接相關的資深同事>直接相關的資淺同事>間接相關的資深同事>間接相關的資淺同事>外部合作夥伴的領導>外部合作夥伴的其他工作人員。
因為上面這個複雜的推進可以簡化為3個原則：
- 直接相關>簡介相關
- 領導>同事 (和各種政府一樣官僚啊）
- 內部>外部
雖說這樣的規則看起來有些繁瑣，甚至有人覺得多餘。但是這確實禮貌溝通的萬金油，這樣絕不會得罪任何人。
3. 正文如何結構
4. 如何寫結束語 各種regards的愛恨情仇
5. 良好的習慣
- 回復到相關的郵件流，不要總是另起爐灶；
- 明確你的action point, 避免信息的堆疊而不指明行動
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