收集了那麼多所謂的高效工具，你都用對了嗎（下篇）
來自專欄 Topbook
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如果你在之前的文章《收集了那麼多所謂的高效工具，你都用對了嗎（ 上篇 ）》中有所收穫，那麼今天的（ 下篇 ），我想在分享一些工具使用心得的同時，向你說明一些本質問題。
我們都聽過那句話，人和動物最大的區別就是製造工具和使用工具。然而這些並不是絕對。比如婆羅洲的黑猩猩會用樹葉製作口哨來嚇跑敵人；烏鴉喝水的故事也不是預言，它們真的會自己找來石頭填滿瓶子以達到目的；一種拳擊手蟹會揮舞扎人的海葵來當作自己的防禦武器……
人類沒有我們自己想像的那麼聰明，能夠使用那些一學就會的工具比烏鴉會用石頭喝到水難度大不了多少。比如刀切肉、削水果，我們都會，然而中國廚師所使用的刀一共有 23 種，其刀法一共分切、片、剁、劈 、拍、剞六種，每一種又分為多種刀法。它們支撐起中國八大菜系。
再看看我們自己，對於電腦手機上的應用大多停留在單擊、雙擊、左滑、右滑、長按這些技能的時候，卻想要用它們支撐起一條成功之路，簡直是 Naive 。
一位偉人說過，生產力有兩個要素，一個是人，一個是工具。
（五）關於文字處理和文檔演示
一提到文字處理，一般人就會想到 Word、WPS 或者 Pages ；一提到演示文檔，人們就會想到 PPT、KeyNote……這是這些工具的成功，也是媒體時代讓人矛盾的地方——當工具被生產出來，它們往往直擊痛點，加上媒體時代的渲染，人們總是傾向於關注表象，而忘了本質。過去那種 「透過現象看本質」 的說法，到了現在，不是對每個人都適用了。
這裡的本質是什麼呢？
文字處理和文檔演示的本質，就是表達。選擇不同工具的原因，不過是為了追求更高效、更便捷、更全面、更創意的表達。從這個層面來看，我們沒有必要把工具局限在幾個產品當中。
比如，為了更高效地表達，我選擇石墨文檔完成平常大部分時間的私人寫作，因為我不用安裝軟體，不用考慮排版和字體；
同樣，面對相對比較靈活、新型的公司時，我也選擇石墨文檔將方案直接分享出去，對方可以直接在需要修改或斟酌的地方做標記、點評。比如，我們會接觸大量的平面設計和視頻剪輯，如果向後期或者乙方提出修改意見，微信一條條寫或者 60 秒的語音連續發是會被詛咒的，而採用石墨筆記任務清單的模式分享給對方，讓對方修改一個勾選一個，有意見的地方直接在後面評論效率更高，交流成本也會更低。
事實上這些功能 Word 確實可以達到，但教學成本太大，並不輕鬆；
而在面對企事業單位或者大多傳統公司時，又或者對方有明確要求時，不僅要嚴格選擇使用 Word ，更要保證布局的美觀、字體大小的可辨識度、品牌的適當輸出，最重要的實現最本質的目的：你的寫作是否精準地闡釋了你的表達？
演示文檔的本質也是表達，但 「PPT」 這三個字母讓我們容易陷入工具誤區。如果你願意擴展思路，大概能想到很多種演示方法：①基礎的 PPT 創作；②PPT創作中加入適當動畫元素；③採用容易被大眾接受的 MG 平面動畫，當然成本特別高，PPT 也能達到；④十幾張簡單的平面圖片，每張極富設計感，一張張演示講解，濃縮意圖；⑤使用 PR 或者其他更簡單易上手的軟體，製作一個簡單視頻，把表達意圖濃縮在 3 分鐘內，這是一種更有說服力的表達方式；⑥有一款名為 iebook 超級精靈的軟體，可以製作 exe 格式的電子相冊，插入圖片、視頻、文本，以更新穎地方式演示、表達；⑦微軟自家還有一款名為 Sway 的軟體，創作內容演示上來說，更高效、迅速，你可以在各種顯示器甚至手機上為他人做演示；⑧新版 Office 365 支持在 PPT 當中添加三維物體，對於某些原理演示上更加直觀；⑨用 WordPress 或者其他在線網站建設平台（ 如 [上線了] ） ，可以快速建立一個網站，以這種思路，你可以把網站做成演示平台，方便所有人觀看，當然 H5 可以……如果打不開思路，我們的心目中大概只有 PPT ，而且是傳統 PPT 。
當然，逆向思考一下，有的事情沒有必要做 PPT 。比如喬布斯每周三下午和營銷團隊開會的時候就禁止大家使用 PPT ，他希望團隊能夠批判式思考，而不是依賴講演技術讓整個會議只是表面上看起來像會議而已。
遇事就做 PPT ，最後只能被踢屁屁。
最後，印象筆記和 OneNote 作為老牌筆記軟體，同樣可以拿來當作寫作平台，自己建立一個 WordPress 網站或者使用 GitBook 也是可以的。
（六）關於數據收集和整理：
使用表單搜集工具已經成為我們項目當中和我個人不可或缺的一部分。比如，在某次活動之前，我想知道大家的意願，可以直接使用麥客 CRM 或者金數據等表單工具，製作一份意願程度調查，可以迅速獲取信息；
我仍然會記得以前，老師會發一疊表格給班委，一一傳給同學們，讓大家填寫姓名、性別、出生年月、學號、身高、體重、父母情況、個人特長等等信息。填寫信息越多，反饋需要的時間越久。最後，還要對數據進行錄入、分析等等。現在，你只需要製作一份表單，發送到班級微信群或者 QQ 群，每個人都可以同時填寫完成，一共花費的時間可以控制在 5 分鐘內，而且立馬可以看到直觀的信息分析圖。
如果你負責一個團隊的信息收集，不妨多考慮使用表單工具。
（七）關於個人時間管理
時間管理和任務清單雖然是兩件相互關聯的事情，但絕不是兩件相同的事情，這是需要注意的前提。
其次，我發現很多人都在時間管理裡邊兒存在兩個巨大誤區：①生活和工作硬性分開分開；②用過去判斷未來。
①刻意地分開工作和生活，對某些職場人士似乎特別適用。而現代人的生活現狀是，你的生活一直在被工作入侵，工業時代的朝九晚五快變成過去時了。很多人在做時間規劃的時候習慣於把生活、家人排除在外，反而時間越來越局促時，生活的時間會被越來越多地排擠掉——你越是想要生活工作平衡，越是平衡不了。所以，與其分開，不如把家人和生活也納入計劃，敦促自己按照計劃實施。這才是真正的平衡；
②「如果當初沒有 xxx 就好了」 這是人們的口頭禪。事實卻是，如果當初做了什麼或者沒有做什麼，你也不會是現在的你了。比如你當初選擇讀了外語，就不會擁有現在更理性的工科思維，不會遇到現在在某外企帶項目的機遇。如果你當初做出不同的選擇，生活可能是另一種狀態，但你根本無法判定，它是好是壞。所以，在管理未來時間上，不要過多地把過去當作判斷因素。
在此基礎上，我一般會採用一種原則：留足時間，減少事件。
很多年前的動手能力和思考能力一度讓我引以為傲，發現這個世界上有很多自己可以去做的事情，於是都試著去嘗試。後來才發現，這種我引以為傲的資本，恰好是我的短板。
當時還沒有智能手機這東西，所以一塊手錶是最好的時間記錄方式。我把每天花費的時間用本子全部記錄下來。一段時間之後，站在全局看，會發現：這是一個在努力學習、努力奮鬥的傻逼。因為，通過這些時間記錄，完全看不到這個人最終的方向指向哪裡，或者說，看不到這個人的趨勢。
所以，我直接原來要計劃的很多事情劃掉，把看起來很有意義但實際並無卵用的事情也給劃掉。
什麼事情對自己有意義？哪些應該劃掉？每個人都有自己的準則。我的想法後來在個老和尚那裡得到了印證：「人，你先確定自己這輩子不能做什麼，再來看自己能做什麼。」
在留足時間這件事情上，作為非互聯網非原住民，我清楚地知道，時間對於我來說，永遠都是充足的。當然，如果你一直認為時間不夠，把每天用過的時間記錄下來，記錄一段時間，你就能對自己有更清晰的認知了。
比如你可能會發現，用在刷信息上的時間和用哎無關社交的時間有一大把，這樣的狀態，英文里有個單詞就是 kill time。特別形象，你以為你在放鬆，其實你就是在殺死時間。
有智能機的現在，可以借用 APP 來完成時間記錄。比如 「時間塊」。如果你的蘋果手機更新了 iOS12 ，系統現在自帶的這個功能，叫 「屏幕使用時間」 。
我的個人看法是，工具只能是個輔助，不要沉迷在新鮮感當中，做就是了。
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