批量列印信封,學會方法真輕鬆
信件,是20世紀人們之間通訊的重要工具之一。現在雖然大家都很少寫信了,但是在一些商務場合,信件仍然有其不可替代的作用。比如申請信用卡,就必須通過挂號信的形式郵寄到申請人手中;一些活動邀請函之類的商務文件也會以郵寄的方式發出。
因此,在職場中,製作和批量列印信封仍然是一項非常重要的辦公必備技能。今天回頭哥就和大家說說關於信封的知識。
一、關於信封的標準
我們現行的信封國家標準GB/T1416-2003是2004年6月1日執行的標準,此為第三次修訂版本。第一版是1978年制訂的。
新的信封標準的具體內容(引自百科):
1、信封一律採用橫式,信封的封舌應在信封正面的右邊或上邊,國際信封的封舌應在信封正面的上邊。
2、B6、DL、ZL號國內信封應選用不低於80g/m2的B等信封用紙I、Ⅱ型;C5、C4號國內信封應選用不低於100g/m2的B等信封用紙I、Ⅱ型;國際信封應選用不低於100g/m2的A等信封用紙I、Ⅱ型。
3、信封正面左上角的郵政編碼框格顏色為金紅色,色標為PANTONE1795C。
4、信封正面左上角距左邊90mm,距上邊26mm的範圍為機器閱讀掃描區,除紅框外,不得印任何圖案和文字。
5、信封正面離右邊55mm~160mm,離底邊20mm以下的區域為條碼列印區,應保持空白。
6、信封的任何地方不得印廣告。
7、信封上可印美術圖案,並位置在正面離上邊26mm以下的左邊區域,佔用面積不得超過正面面積的18%。超出美術圖案區的區域應保持信封用紙原色。
現將國內通行信封標準尺寸列表如下,單位為mm。
現行國內信封標準
代號 |
長 |
寬 |
備註 |
B6 |
176 |
125 |
與現行 3號信封一致 |
DL |
220 |
110 |
與現行 5號信封一致 |
ZL |
230 |
120 |
與現行 6號信封一致 |
C5 |
229 |
162 |
與現行 7號信封一致 |
C4 |
324 |
229 |
與現行 9號信封一致 |
其中ZL(230mm*120mm)規格的信封一般適用於自動封裝的商業信函和特種專用信封,比如國內信用卡郵寄時所用的信封,就是使用的此信封規格。
二、批量製作信封
Word郵件合併功能提供了非常方便的中文信封製作功能,只需要簡單的幾步,即可製作出標準的封信來。現在,我來向大家介紹批量製作信封的方法。
第1步:準備數據源
提前將需要批量製作信封的收信人信息在Excel中整理出來,比如下圖,我按姓名、職務、單位、通訊地址、郵編等欄位對收集人信息進行登記。在整理信息的時候注意,一定要讓欄位名稱處在工作表中的第1行,不要在工作表中使用「表標題」。
第2步:啟動中文信封製作嚮導
單擊【郵件】選項卡中的【中文信封】命令按鈕:
就會打開「信封製作嚮導」對話框,現在可以創建信封啦!
第3步:選擇信封樣式
單擊上圖中的【下一步】按鈕,在【信封樣式】下拉列表框中選擇合適的信封樣式,此列表框中列出了國內、國外兩大類信封格式,比如這裡選擇ZL標準信封:
另外,在上圖第2步中的4個複選框中所列的郵編框、書寫線和郵票框等信封元素,可以根據實際信封的狀況來決定選擇,取消選擇後會在預覽圖中看到效果。
在上圖中單擊【下一步】命令,可以選擇生成信封的方式和數量:
第4步:設置收件人信息
如果僅需要列印1個信封,可以選擇【鍵入收信人信息,生成單個信封】選項,單擊【下一步】後直接錄入收信人信息:
這裡我們要批量列印很多信封,所以保持原來的【基於地址簿文件,生成批量信封】選項不變,直接【下一步】:
單擊【選擇地址簿】命令,從文件中選擇前面我們準備好的數據源,Word會自動識別數據,在【匹配收信人信息】列表中,將數據源中的欄位指定到收信人對應的信息,完成數據匹配:
第5步,錄入寄信人信息:
單擊上圖中的【下一步】命令按鈕,錄入寄信人信息:
錄入完成後,再單擊【下一步】命令,進入最後一步,單擊【完成】按鈕,Word就會自動根據數據源生成一個包含多個信封的新文檔,效果圖如下:
最後,將新文檔保存即可。
作者:ExcelHome學院講師 鄭志澤
原載公眾號:Word技巧達人
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