你一定要避免的電子郵件無禮詞語

喬治敦大學語言學教授德博拉·塔尼（Deborah Tannen）表示，電子郵件溝通"是個雷區，因為你看不到人們作何反應"。具體到在職場中使用電子郵件，其實有很多或對或錯的方法來傳達自己的觀點，獲得自己需要的東西，而不必被人誤解，或激怒別人。以下是一些關鍵的行為準則。

抽時間檢查

我們都會在具體的文字、口吻和意圖之外，通過電子郵件傳達一些微妙的意思。就連你的郵件長度和語法也能表現出我們的思考過程。但卻很難預測我們會給別人留下什麼印象。我們通常會直接點擊"發送"按鈕，而不會考慮對方會如何解讀自己的郵件。

"我們都已經很習慣這種媒體，甚至都不會問自己這樣的問題：我表達清楚了嗎？我會不會被人誤解？"美利堅大學語言學教授、《屏幕上的文字：數字時代的閱讀命運》（Words on Screen: The Fate of Reading in a Digital World）的作者納奧米·巴倫（Naomi Baron）說。她補充道，等到郵件發出去後，"很多人都會據此評價你。"

注意細節

最近幾年，電子郵件越來越成為較為正式的職場溝通工具，主要是因為Slack等即時通信平台的滲透。現在年輕職場人士認為，"電子郵件是老人用的東西。"巴倫說，"這種態度正在為電子郵件重新塑造越來越正式的形象。"

但曾經在印度、南非和英國工作，後來定居美國密歇根大學安娜堡分校的英語教授邁休米塔·拉西里（Madhumita Lahiri）表示，不使用傳統電子郵件格式和短語可能會讓你顯得沒有見識。

拉西里表示，在電子郵件的開頭使用"親愛的"（dear）或"祝你一切安好"（hope youre well）這樣的話非但不會顯得一本正經、老氣橫秋，反而效果很好，而且能幫助讀者更加輕鬆地閱讀你的郵件。"有一些很常規的開頭和結尾模式，這表明你知道自己在做什麼。"

別太乏味

舊金山電子郵件生產力工具開發商Boomerang聯合創始人亞歷克斯·摩爾（Alexa Moore）表示，即便你希望在使用電子郵件時表現出專業性，透露出自己的個性和意圖也是一件好事。

根據Boomerang 2016年對35萬封電子郵件的結尾進行的研究，較為積極或消極的電子郵件獲得的回復率，比那些聽起來不溫不火的郵件高出10%到15%。

"你不希望過分積極或過分消極，但即便是在書面格式中，人們仍然會對情緒做出反應。"摩爾說。

簡單就好

根據Boomerang的研究，簡單的電子郵件語言獲得回應最好。該公司的研究表明，用小學3年級的水平撰寫的電子郵件獲得了53%的回復率，而大學水平只有39%，幼兒園水平約為46%。

簡單的語言還可以幫助你規避一些文化誤解。拉西里警告稱，你或許認為自己是在使用高尚的語句表達禮貌，但在某些地方卻有可能產生負面反響。她表示，在英國，"不幸的是，這是……"（unfortunately this is...）或者"我很遺憾……"（I regret...）這樣的話都是禮貌的回應，但在其他地方卻會冒犯對方。例如，在美國，"直接表達感謝比較容易，"她說，"在美國，類似於我擔心（Im afraid）這樣的用詞會被解讀為負面情緒，而不僅僅是禮貌。"

注意令人費解的標點符號

人們對感嘆號、省略號、大寫字母及其表達的含義有著很多不同的觀點。年輕人或許認為在電子郵件裡面使用感嘆號顯得比較友好，但年齡較大的職場人士卻很少使用這種符號。對20多歲的人來說，"感嘆號只是表示你們是朋友，而句號表示態度嚴肅。"拉西里說。

省略號同樣會令人困惑，對年齡較大的人來說表示句子結束，但對比較年輕的人來說卻包含負面含義。拉西里補充道，對有的人來說，電子郵件里的所有大寫字母或許都是表達憤怒，但在老一輩眼中卻並非如此。

不同性別對電子郵件的解讀可能也有差異。塔尼在研究中發現，有的人認為，不在電子郵件中使用感嘆號、重複字母（例如sooo或loooove）或者其他符號來表達自己情緒的女性很冷酷。但她發現，如果換成是很少表達情緒的男性，就不會給人留下這種印象。男性發送的郵件往往較短，而且通常包含笑話，而塔尼警告稱，這可能會被收件人誤解。"請注意這些現象對你的形象產生什麼影響，還要注意對方可能以什麼方式來解讀。"她補充道。

改變口吻

雖然用專業而禮貌的口氣進行郵件交流總是對的，但隨著關係的加深，以及你和收件人之間越來越熟悉，便可不再那麼一本正經。塔尼給出的另外一個建議是模仿對方的口吻。

如果你仍對你的商業郵件會被如何解讀感到焦慮，還可以求助於技術。包括Boomerang的Respondable和IBM沃森的Tone Analyzer在內的在線工具，都可以幫助你解讀你自己或他人信息中隱含的意思。

"我們都會在自己的文字中反應不同的情緒和語言風格。" IBM沃森部門工程師拉瑪·阿基拉久（Rama Akkiraju）在他們加州聖何塞的園區內接受採訪時說。人工智慧會分析一段文本的用詞、長度和標點符號等各種信息，以此判斷這段內容是否外向、討人喜歡或充滿自信。

思考結尾

Boomerang的摩爾表示，電子郵件的最佳結尾方式是展望未來和表達感謝。

在Boomerang的結尾中，用"提前感謝"（thanks in advance）來結尾可以獲得65%的回復率，在所有結束語中排名第一。其他比較成功的結束語還包括："謝謝"（thanks）、"謝謝你"（thank you）和"非常感謝"（cheers）。"你需要表達某種感謝，以此展示你的感激之情。"摩爾說。

"但如果說的太多，或者過分渴望回復，例如不要猶豫，立刻給我打電話（dont hesitate to call），卻會讓人感覺有些心胸狹窄，而不是樂於助人。"拉西里說。她還補充道，"這其實是一種超級的消極進攻，"因為這會讓讀者再三思考自己的回復所產生的影響。

任何書面內容都有可能引發誤解，所以下次當你快速回復別人時，請回過頭來檢查一下，確保自己沒有在無意之間表現出進攻性。除非，你的本意如此。

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