讀書筆記：把碎片化時間用起來

09-26

讀書筆記：把碎片化時間用起來

來自專欄超級工作法

日本經濟學家野口悠紀雄，任職於早稻田大學研究生院財經研究所，他把自己歸為「時間不足症」患者中最嚴重的那一類。為了解決沒有充裕時間完成工作、寫論文和著書的問題，他讀了很多時間管理類的書，但那些書里的技巧既不輕鬆也不實用，比如早起或縮短睡眠時間。於是，野口悠紀雄總結了自己的實際應用經驗，寫了《把碎片化時間用起來》這本書。

處在有一定許可權的職位，在時間利用方面會有相當大的自由度，並且能夠改變工作方法。而在組織中工作的大多數人，由於處在與其他成員的協同工作中所以無論他們如何提高自身的工作效率，其成果也是有限的。在農業和工業時代，所謂的時間管理與勤奮努力並高效完成工作基本是同一個意思。而現在的情況變了：

工作不再是同一件事情的重複，變得多樣化、複雜化；
工作開始由多人共同完成，這個過程中的不確定性增加；
工作的周期變長，需要多項工作並列進行。

複雜的計劃安排成為必要，與此相對應，時間管理的技巧也必須進行改變。

野口悠紀雄提出了時間管理三要素：

計劃安排，即在規定時間內安排工作的方法。分為事前的計劃安排和實際工作的推進方法。
節約時間，即避免浪費時間（與聯絡有關的時間，尋找資料所需的時間等）。
增加可利用時間（分享他人的時間，不讓他人偷走自己的時間，間隙時間的有效利用）。

計劃安排

計劃安排失敗通常是因為把各項工作都只當做一個獨立的點，而不是將他們連成一條線來把握。因此要學會用日程一覽表看時間：

原本只能模糊把握的時間變得清晰可見，未來的時間一覽無餘。
會發現知道最後期限這段時間中可用的時間意外地少。
時間進程一目了然。

計劃制定方法的啟示：

用日誌預測未來。參照去年記錄，能明白很多事情，同時可對未來做出某種預測。
自己限定期限。沒有時間限制，我們很容易無所事事、浪費時間。我們需要確定具有較強強制力的截止日期。
將計劃安排告知相關人員。在協同工作中，需要事先將自己的計劃安排告知相關人員。
以一個口袋原則防止重複預約，即把計劃表限定為一個。重複預約的成本非常大，所以有必要事先消除。

野口悠紀雄提出了計劃安排三神器：一覽表、TO-DO板和即刻工作筆記，而且認為紙製品比電子設備更具優勢。我想說：時代變了，這三樣東西都可以通過超級工作法App完成。

野口悠紀雄提出了推進工作五原則：

確保不中斷的時間段。這點跟番茄工作法很像。推進工作時很重要的一點就是不中斷地完成一系列工作。有些工作一旦被中斷後，需要花很多時間和精力去重溫，中斷還會導致好的想法被遺忘。野口悠紀雄還建議把雜務工作匯總後一起做，效率也會比較高。
當下主義與應急措施。當下主義就是說，工作要在發生的當下處理完，如果中斷了就會發生「中斷綜合症」。此外，未來無法預測，總有突發情況需要應對。一個好的計劃事先會設定一個沒有任何安排的時間段（備用日），把這個時間段當做緩衝期來使用，而不是把計劃安排得滿滿的。同樣，應針對現有的工作提前制定一些應急措施也可以很好地應對突發情況。
以拙速為宗旨。所謂拙速原則，就是不要陷入完美主義，先完成一定階段的工作，如果有時間，再做進一步的完善。野口悠紀雄建議一般做到完美狀態的80%，因為達成剩下的20%所需的能量很可能要大於達到80%所消耗的能量。
先做不確定的事。這個原則說的是，如果幾個工作的重要程度相同，就要先處理那些所需時間不確定的工作。博西崔恩提出過類似的說法：先吃掉最丑的那隻青蛙，最丑的青蛙就是最難的事情。同等重要和緊急的情況下，我個人更傾向於先做確定的事情，以保證完成大部分工作。不確定的工作留到後面慢慢做。
偶爾休息。休息可以減少犯錯，要學會勞逸結合。

節約時間

電話是導致浪費時間的元兇，並且導致工作被中斷。作者建議採用傳真，這個方法顯然很上世紀。如今，電郵或許更合適，另外，還可以考慮微信等其他書面形式的溝通方式。其主要原則是盡量減少中斷。

在事務處理中，野口悠紀雄認為時間管理的關鍵在於從口頭聯繫轉為書面聯繫。仔細考慮一下，其實大部分聯繫都能夠書面化。另外，要注意書面與口頭的平衡。

野口悠紀雄還在書中強調了筆記的重要性。筆記是應對工作記憶揮發性的重要手段就是外部的記憶輔助工具。筆記常用的三種方式：

錄音筆記；
紙質筆記；
電子筆記。

三種方式各有利弊，但綜合而言，電子筆記（如印象筆記）顯然更適用於現代社會。筆記本和手機均可很方便地輸入，同時可通過APP進行同步。

增加可利用時間

增加可利用時間的主要方法有：購買他人的時間、分享他人的時間、取回被他人使用的時間，以及碎片時間的有效利用。

購買他人時間，即花錢僱人做基礎工作，自己把精力放在更重要的事上。將工作交給同事是主要方法之一。另外可以用各種方式購買時間，如付費資料庫，新設備，通勤時間（商務座/軟卧），外賣等。學會「如何識別不必要的信息」的能力越來越重要。
分享他人的時間，最有效的方法就是委派和請教他人。
取回被他人使用的時間，謹防時間小偷：遲到者、垃圾信息。
碎片化時間的有效利用，積少成多，聚沙成塔。通勤時間可用於：用錄音磁帶學習英語；聽書、看書、寫計劃，思考。出差、等待等時間可用於：進行輸出工作而不是輸入；做在通常情況下不想做的事；寫工作日誌；發揮筆記本的威力；冥想等。