辦公室裝修那麼累，理清頭緒再開工

每次聊到辦公室裝修，很多人都感覺到壓力山大

辦公室裝修本身就是一件可大可小的工程事件。

今天就來聊一聊辦公裝修方面的項目管理相關注意事項，希望幫助大家穩住下一次的辦公室裝修。

一、項目啟動期

1. 準備工作

收集並確認需求：裝修項目啟動前，需要充分了解公司管理層與各部門對新辦公環境的期待和需求。比如：不同部門的工作特點，研發需不被打擾的安靜，銷售與客服部來電與通話較多容易影響到其他部門辦公等等。

確定內部預算：完成項目預算制定的同時，需要分解預算採買項目，確定實際跟進負責人，定期收集採買信息，以備後續實際對比。

篩選裝修供應商：辦公室裝修離不開供應商的參與，在裝修工作開始階段，需要同步篩選第三方項目管理團隊、設計公司、造價顧問公司、施工承包方、IT、裝修保潔、綠植、消防報審等等服務供應商。

除此之外還需要與物業公司做好充分溝通，將物業管理要求細節確認仔細，以便在供應商招標過程中提前告知；

只有在前期確認裝修項目中的總體和細節要求，做好項目開展的總計劃表和時間節點，才能方便開展後續的設計、施工、入駐等工作。

2. 前期調研

企業梳理自身需求時，因為缺乏經驗與專業背景，往往不能理清流程與注意事項。

此時，項目參與方的調研介入就能夠專業的解決以下問題：

● 針對不同方案設計及估算；

● 初步項目管理，起草工程報告；

● 明確造價檔次細分、造價方案評估、合約規劃/策劃、精裝及機電設計，其中包括根據大廈現有機電系統設計以及為小業主或租戶量體裁衣設計；

● 確定改建/改造區域成本與可行性；

設計需求、硬裝需求、軟裝需求、設施設備設計中的風險一環扣一環，基建裝修工程各階段的風險容易傳遞以及衍生新的風險，具有很強的習慣性。

所以，在前期調研階段，讓工程專業人員參與，並且全過程、全方位有效地管理工程風險是非常有必要的。

3. 設計及招標

設計過程中需要關注的重點事項通常包括以下這些：

1. 空間設計方案

2. 傢具陳列配置

3. 標識

4. 室內照明

5. 藝術品

6. 建造標準

7. 機電系統

8. IT

9. 安防

不同的建造標準選擇，最終的估算造價也會不一樣。再加上材料效果與品牌的比選，相同面積的裝修成本也能天差地別。

而這些選擇也將影響招標進度的推進，所以在招標階段，必須平衡緊迫的設計和招標時間。在人員上充分滿足業主的要求，以保證招標工作的順利進行；如存在圖紙不完善、工期緊的情況下，在必要時需列出模擬清單進行招標；充分考慮施工開辦項目及人工費的合理性，以免帶來談判困擾；

當然，項目服務方參與詢標會議，提供商務談判要點，協助業主商務談判，也是專業高效的方式之一。

二、項目中期

1. 避開裝修那些「坑」

無論前期做了多萬全的準備，項目開工之後，還是容易出現一些無法預料的突發事件，我們昨天的文章就盤點了辦公裝修會遇到的那些坑?字字血淚，細數辦公室裝修會遇到的那些坑

以下幾個是影響較大，需要高度緊張的關注點：

消防申報與驗收：辦公室裝修的消防申報與驗收標準的報審流程、注意事項、消防驗收，只要有一個環節出了問題，都將延遲項目時間。目前相對有效率的解決辦法是一般是當地有資質的裝修公司或物業、第三方消防工程公司代辦。

強電弱電：裝修時，一定要評估辦公室配套設施的強電弱電電壓交付現狀是否滿足自己的需要，強電改造線路成本根據實際辦公樓狀況而定，可大可小。

施工時間：企業行政一般對辦公室裝修工程的時間要求比較緊，但不同的大樓裝修時間有不同的規定，如果有特殊情況，需要提前納入整個裝修項目時間管理中。

多方對接：設置時間節點，權責到人。

2. 溝通管理

有效的溝通是保障項目順利進行的關鍵。項目經理應充分協調項目利益相關者之間的溝通管理，保障裝修項目的順利完成。

內部溝通：

在裝修過程中，業主方（公司內部）上下級間保持緊密的溝通，及時反映在施工過程中遇到的問題，組織相關管理人員進行溝通討論，制定相應的解決方案。

外部溝通：

物業：在裝修隊入場前和施工中，需處理好與物業的關係，提前與物業做好相關協調（例如用水、用電、消防等），嚴格遵循大廈施工管理制度；

裝修強電工程師與傢具供應方密切溝通。傢具現場復尺確認，出具電路圖，裝修方根據強電圖進行施工，且做好強電工程師與傢具供應方之間的協調，保證需求真正落實。

三、項目後期

1. 驗收入駐

在辦公室裝修後期，驗收和入駐是最後一關。其中需要特別關注的是：

○前期的裝修質量要通過合同進行鎖定，後期驗收才能順順利利。

合同是保障項目執行、項目目標達成的基礎。

在裝修項目中，項目經理在明確項目目標的基礎上，提前與裝修分包商就合同執行時易出現爭執的條款進行溝通和細化，明確合同條款，通過合同條款將項目工期、質量、成本、驗收等內容進行明確與鎖定，保障項目執行時有據可依。

○入駐的搬遷注意事項

完工後進行檢測和綜合調試，最後驗收整改，裝修工程結束後，通過多種方式進行空氣治理確保最優空氣質量，開始搬遷準備工作，服務人員應做好與各部門的內部溝通，確保順利搬遷，與供應商提前約定好，做好再次裝修及時響應預案，需要做好員工的培訓和信息宣傳工作。

四、全程風險管控

辦公室施工工序複雜，工藝也比較繁多，在裝修過程中，風險因素較多，須做好全過程風險管控。

1. 成品保護

在施工現場的成品或者半成品很容易遭到施工人員的破壞。根據進度、工序圖有效安排上一工序的成品保護，明確現場成品負責人，誰損壞誰承擔，保證各個工序和工藝之間的有序進行，工程質量合格，施工進度按計劃正常進行。

2. 現場施工人員監督管理

在辦公室裝修施工過程中，為防止施工人員出現「工作拖沓」、「偷工減料」等行為，著重加強了對現場施工人員的監督管理。主要採取裝修負責人員輪流不定時巡查措施，對施工人員消極行為及時進行溝通與指正，與裝修方主要負責人員進行溝通，杜絕此類行為出現。

3. 突發事件處理

在裝修施工過程中，有可能會發生項目實際執行與計划出現偏差的情況，針對施工中出現的突發事件，項目經理應及時相應的處理措施，最終保證裝修的質量、進度目標得以實現。

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