二級Office|真題高頻考點—郵件合併

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有兩天未更新教程文章了，今天小編來跟大家分享一下Word中考頻非常高的知識點——郵件合併。

郵件合併的範圍非常大，並不是咱們理解的發郵件給某某先生或者某某女士，它還包括發送成績單、中級會計資格准考證等等的製作。他在官方有個名字叫做Word域。因為Word域涉及的內容非常的廣，所以小編在這裡就分幾個小節來分享。那麼本次的文章主要來介紹Word域最簡單的郵件合併。

郵件合併翻譯成人話：通過一系列的簡單操作，自動生成一個個郵件的過程。

寫到這裡插一句，為什麼小編的標題寫的是9月必考呢？大家可以看看最近幾次的考試題目，都會有一道題目涉及到Word域，也即改裝的郵件合併。所以小編推測這個知識點在本次9月份考題中也會出現。

接著上面說，要想進行郵件合併，首先要知道這個命令在哪？打開軟體，選擇郵件菜單欄，它的下方有個開始郵件合併的工具組，選擇開始郵件合併就可以進行下面的操作。

如果細心的小夥伴會發現，在郵件菜單欄的右方是灰色顯示，換句話說，這個地方是不可以點擊的。為什麼呢？因為我們沒有導入郵件合併的名單即通訊錄。

接下來我們還是通過真題來具體深入理解郵件合併如何使用，小編說過多次，小編的文章一般都是分析每個知識點背後的原理，不會單純的講題。本次我們使用的題目是：在中關村海龍大廈舉辦一個聯誼會。

素材圖

題目要求讓我們在尊敬的後面自動的插入所要邀請的每個人的姓名。根據題目的要求我們肯定不能使用傳統的方法，直接在通訊錄的表格或者文檔中複製邀請人的姓名粘貼到本文檔中。所以就需要一個自動化的方法，那麼在我們的考綱當中，也只能使用郵件合併功能了。具體它的用法，我們直接用動態圖來演示。

第一步我們首先鍵入現有聯繫人列表。

第二步就需要在郵件菜單欄中找到插入合併域。在選擇裡面的姓名，插入即可。

這種類型的郵件合併應該是最簡單的一種類型了。為了讓有基礎的小夥伴看起來不那麼的枯燥，我們對這個題目進行一些升級。

題目要求：根據邀請的人員的性別來自動判斷其先生或者女士。

那麼這個題目就涉及到Word域中的IF域。簡單的跟大家說說什麼是IF域，他其實就相當於Excel函數里的IF函數，滿足該條件就返回第一個答案，否則就返回第二個參數。是不是非常容易理解呢？

涉及到IF域了，在哪裡操作呢？小夥伴們請看下方的圖。

在編寫和插入域工具組中就有規則這個命令，點擊後就會出現下面一些列條件域，但是在二級考試中只考過如果……那麼……否則這個域，其實也叫做IF域。

在使用這個域前，首先需要把原素材中的先生/女士刪除。刪除後，將游標定在姓名後面，然後就可以點擊規則中的IF域。進入該域的頁面是這種情況。

在域名的位置我們選擇性別，然後後面三個區域：比較對象、則插入此文字、否則插入此文字也是我們需要填寫的部分。

那麼這三個區域是什麼作用呢？在這裡小編先寫一個函數：f(x)=(性別=男，先生，女士）。這裡比較對象相當於函數中的第一個參數中的男，則插入此文字相當於第二個參數中的先生，否則插入此文字相當於第三個參數中的女士。

理解了這個，我們就可以在剩下三個區域中分別填寫：男、先生、女士。

不知小夥伴們看到這裡有沒有弄明白這個if域的操作流程。其實他就是一個Word裡面的一個函數，思路打開後應該更容易理解。

那男女我們已經判斷出來了，接下來就來點猛料。如何自動的插入每個人相應的證件照。當然後面的題目是小編瞎編的，正常情況下，誰敢將客戶的證件照放在請柬上。

題目要求：將每個客戶的相應照片放到每個人的請柬上。

素材圖

照片素材

小編也是好不容易找的素材，照片講究一下就可以啦。之前的準備工作做完後，我們開始介紹如何做這種類型的題目。接下來需要小夥伴們認真看，思路真的非常重要。

題目要求我們自動化添加圖片，你的第一反應應該是需要使用域了。這個規律非常的准，一旦是需要批量處理，就與域有關。其實有的小夥伴就不樂意了，查找替換怎麼沒有使用域？查找替換在使用特殊格式的時候，本身就是基於域來實現的。

意識到使用域後，緊接著需要知道批量處理的是什麼？如果是圖片就在文檔部件-域中查找，如果是姓名就在插入合併域中查找，如果是性別、城市或部門等就在規則中選擇（主要涉及到二選一的情況）。

那麼在本題中是需要查找的是照片，那麼很顯然需要使用文檔部件-域。進入域的對話框後，就需要選擇什麼類型的域了，這裡小編教大家一個方法，圖片類型相當於超鏈接的形式，它並不是真正的插入的圖片，所以域的類型就是鏈接和引用。這樣是不是更加容易理解？

找到鏈接和引用後，需要咱們在域名中找包含picture這個單詞的名稱，選擇之後，那麼這一題就成功一半了。之後我們只需要填寫紅色框的信息。

那紅色框到底填寫什麼呢？非常簡單，只需要填寫你所要插入那個人的照片的文件夾位置即可。在小編這個電腦上，它的位置是：C:\KSWJJ56\65910001(2)。大家可以看出來，這個文件路徑只是顯示了圖片在哪個文件夾里，並沒有指出具體的照片，所以小編需要在這個路徑後面加上1.jpg。因為小編之前把它們的照片名稱換成了01,02,03。所以這裡就直接寫上照片的名字，之後再加上照片的後綴名.jpg。

填寫完成之後，它的效果就立馬顯現出來了。看下圖：

是不是非常的神奇？神奇你個頭，只是把它的路徑鏈接到這裡，並沒那麼誇張，可以把它理解成傀儡，它的肉體還在原文件夾里。那麼做到這裡就結束了嗎？當然沒有，接下來我們需要的步驟是讓其他人員的圖片自動添加上，所以需要進入它的傀儡體內，對它進行再加工。相當於加上一個自動調節開關，當客戶姓名發生改變的時候，這個開關就換成那個客戶的圖片。其實這個開關也就是域。

選中傀儡圖片，按住鍵盤上的shift+F9，將其打回原形。轉換完成後，把照片的名稱即01.jpg刪除。

並在原來位置上插入控制圖片的開關，即圖片域。

添加完成後可以說這一步才算真正的完成了，當我們生成每一個單獨的文件時，圖片就會隨著姓名的改變而改變。

因為完成每個圖片生成後，需要對後面的圖片進行刷新，他們的圖片才能出來。刷新的方式：選擇圖片，按住鍵盤上的F9。

寫到這裡小編又寫超了，基本上把整個二級考試真題中的郵件合併總結了一遍，當然，小編說的是郵件合併，沒有說Word域哈。把上面的案例弄懂後，現編相信儘管新增題再怎麼變換花樣，也能夠從容應對。

希望本次的文章對你有所幫助，期待你的進步，祝你考試順利！

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