效率攻略 | 提高職場工作效率的5條建議

來自專欄 KK書話

在工作中能高效產出是我們的目標，但是事實情況總是讓人比較沮喪。我們在工作中常常效率不高或者不斷被打擾，弄得只能加班來完成本來應該上班完成的工作。

可是下班時間還有別的事情啊，這樣的循環真是糟糕。（好消息是……你不是一個人，一大票人都和你一樣，有沒有感覺好一點。）

其實還是有很多可以改善和提高工作效率的方法，我們的目標是——準時下班。（笑……）

本質上更有效率是一個工作能力與任務相匹配下的時間管理問題。單單談論時間管理的理論和方法就是個大工程，我們還是從一些可執行並且非常有效的的TIPS開始吧，爭取試一下，很快可以感覺到成果：

請建立一個「暫存」列表來寫入臨時任務

在忙碌的工作日中，你的同事或者老闆或者其他突發事件會突然出現打斷你本來計劃好的工作安排，這事兒太常出現了。很容易出現的情況是——我們去解決這個突發事件，而延遲手裡正在進行的項目，然後一整天的時間都不見了。

更好的解決方案是：建立一個「暫存」列表，把這些突發事件放進去，然後拉回注意力到你正在進行的工作中。

為什麼要這麼做：在你的工作中回應同事的要求或者開始新的任務，這會暫停你正在做的事情，導致花費大量時間在你的非關鍵項目上，而不是在當前的優先順序上，這會延誤你的工作，降低工作效率。

當你的優先任務完成，你就可以重新回到「暫存」任務列表，並且開始處理額外加入的任務。

這種方法可以幫助你把注意力集中在重要的事情上，並且仍然可以完成「額外加入」的任務，更重要的是，能夠保持你一整天的生產力和對工作的節奏感。

停止多任務處理，一次只做一件事

我們經常發現，自己從開始工作的那一刻起就一心多用。 也許你正在打電話，查看電子郵件，同時完成所有的項目。 雖然你的老闆經常喜歡看見這種技能，但它實際上對生產力的影響是很大的。

說句題外話，我覺得生產力是比效率更恰當的概念——生產力著眼點在產出上，而效率著眼點在完成上。實際上交付成果與完成工作還是不同的。

當我們進行多任務時，我們實際上是"任務切換"， 這不僅僅是同時處理兩個任務，而是更接近於一次性在幾個任務之間轉換焦點，因為每個任務需要關注的重點都是不同的。

當然，這種方法可以在更短的時間內看到多個任務的進展，但是任務的完成程度不會很好。（我們說的工作是指需要投入精力產出的工作，事務性的工作不在此列。） 事實上，多任務處理會損害我們完成重要任務的能力以及我們區分優先事項的能力，並且嚴重分散注意力。

正是從這個角度來說，微信是非常糟糕的工作溝通工具——太過要求即時反饋，幾乎把所有的工作都打斷為片段化。不可能呢專註，自然也就無法得到高質量的工作成果。——所以我極度不理解很多老闆喜歡在微信群里安排工作並且要求即時回復。

列好任務清單，一次只做一件事！

盡量給自己安排出專註時間

實際上，設定一個專門的時間來完成你最重要的任務可以為你的整體生產力帶來巨大的提升。也就是說你需要一段進入專註狀態的時間。——因此在互聯網企業中，碼農們都帶著耳機工作，這是有些道理的。

糟糕的是，會議接踵而來、客戶電話或其他事情不斷，這些事情都會讓你遠離你的任務。那麼問題來了——比你更忙、會議更多、事務更多的經理人、職業人是怎麼高效完成工作的？

現在能夠理解為什麼經理人都要早起了——每天早上，檢查一下日程表和任務列表。 根據你估計的時間，把你的優先任務安排在日曆上的空白處。

雖然總是會出現各種狀況，請儘力把注意力放在你的首要任務上，確保它的完成。如果你能夠保持高效產出——你的同事就慢慢能夠理解你需要一段時間的專註。（好在一個番茄時間是25分鐘，一天最高效的專註時間最多也不過5-7個番茄，因此還是有時間去處理其他事情的。）

給自己設定邊界

我們去追求高效工作的目的是什麼？——是為了更好的生活。有時間去做其他你喜歡做的事情，把時間花在你的愛好、家人、運動等等事情上。

因此——你需要設定你的邊界。對哪些事情說「不」。（好吧，我知道這很困難，尤其是當你還在初階的時候，你既沒能夠展露出高效的能力也沒有高質量產出，還沒有討價還價的餘地。）

我們從可以操作的部分開始——給自己設定邊界，比如告訴自己「我今天一定不把工作帶回家」。你一旦和自己談妥規則，生產力的提升超出你的想像。

舉個例子，我和合伙人最近都在重啟動自己的公眾號寫作。於是我們溝通一定要高效率的把工作完成，下班時間來做新媒體學習和寫作的事。——然後嘞？我們上班時間的效率大概提升了一倍不止。以前糾結的工作文檔都迅速完成，溝通的事情都很快推進。這樣的效果，我們也確實十分意外！

這讓我意識到：當我們知道晚上把工作帶回家是一種選擇時，很容易讓生產力在白天溜走。 然後，當我們到家的時候，將本來應該放鬆的時間去用來完成一天的工作。

所以，設定自己的邊界很重要。一旦意識到你下班之後的時間可以過得更有趣，更有價值，上班時間提升生產力就是一件很自然的事情。

多建立系統，善用模板

節省意志力的很好的方法之一，就是把工作程序化、系統化。只要是重複性的工作，都應該建立起系統和模板，下次應對的時候，只要在模板的基礎上進行修改就好了。這樣可以在很大程度上簡化工作。

如果你總是需要回憶：我上次是怎麼做事兒的？上次的文件放哪兒去了？——那麼就說明你很需要建立這樣的工作系統。

郵件模板、文件管理系統、會議記錄模板、項目溝通模板、報告模板、出差流程模板、報銷模板……甚至外出辦事，地點、拜訪單位地址、電話，都可以建立模板。

理論上只要是重複兩次以上的工作，都可以建立模板。這個模板自己使用，就可以避免疏漏、節省意志力和時間；如果可以討論後團隊使用，就是團隊的知識庫。