辦公小秘訣——Word及Excel

1、讓Word表格快速一分為二將游標定位在分開的表格某個位置上，按下「Ctrl+Shift+Enter」組合鍵。這時你就會發現表格中間自動插入一個空行，這樣就達到了將一個表格一分為二的目的。2、Word中巧用Alt鍵按住Alt鍵再拖動左右（上下）邊距，可進行精確調整，在標尺上會顯示具體值。Excel表格中經常會有一些欄位被賦予條件格式。如果對它們進行修改，那麼首先得選中它們。可是，在工作表中，它們經常不是處於連續的位置。按住ctrl鍵逐列選取恐怕有點麻煩，其實，我們可以使用定位功能來迅速查找並選擇它們。方法是點擊「編輯—定位」菜單命令，在彈出的「定位」對話框中，選中「條件格式」單選項，此時，下方的「全部」和「相同」單選項成為可選。選擇「相同」則所有賦予相同條件格式的單元格會被選中。Excel表格中，首先選定要輸入同一內容的單元格區域，然後輸入內容，最後按ctrl+回車鍵，即可實現在選定單元格區域中一次性輸入相同內容。在編輯文檔的時候，如果要想實現將游標快速返回到上次的編輯點，我們可以按下「shift+F5」組合鍵。3、多個單元格數據巧合併在編輯了一個Excel工作表後，如果又需要把某些單元格中的數據進行合併，那麼我們可以請「&」來幫忙，比如需要將A、B、C三列的數據合併為D列中的數據，就在D2單元格鍵入公式「=A2&B2&C2」。在使用Excel時，當你想定位到行首或列首時，將滑鼠指向任意一個單元格的上邊框，然後雙擊滑鼠左鍵即可。選中要移動的文本，再按「F2」鍵，此時游標會自動變成灰色，將輸入游標定位到目的地，按回車鍵便可準確移動文本。當我們想選定Word文檔中的一個垂直塊時，可以先按下Alt鍵，然後將滑鼠拖過要選定的文本。利用Excel製作財務報表，常要進行一些複雜的運算，可往往用Excel公式得出的數據結果與計算器算出的不一致，這主要是由於Excel本身不能對數據自動進入四捨五入造成的，為了更簡便的解決誤差問題，我們可以進行如下操作：依次在Excel菜單欄中點擊「工具—選項—重新計算」，將「工作薄選項」中的「以顯示值為準」複選框選中，確定退出即可。也可以用函數，方法：round((計算公式)，2)，其中的「round」是四捨五入函數，其中的「計算公式」中輸入你的計算算式，例如A1*A2，其中的「2」是代表你四捨五入後小數點的位數，這裡是兩位。在列印文件時，點擊「文件—列印」，在彈出的「列印」窗口左下方點擊「選項」按鈕，在上面選中「逆頁序列印」，這樣先列印第一頁，再列印最後一頁，就無需動手分頁了。另外還可以設置奇偶頁列印，實現紙張的正反面成批列印。通常在Excel中使用文本框來進行表格內容注釋，如果按住Alt鍵不放再繪製文本框可實現文本框與單元格邊線的重合，從而減輕調整文本框位置的工作量。選中要改變大小的字母或單詞，按下shift以後按F3，每按一次F3，字母或單詞將在全部大寫、首字大寫和全部小寫之間切換。單擊「格式/更改大小寫」，可以進行更複雜的大小寫更換。在Excel中編輯過長或過寬的Excel工作表時，需要向下或向右滾動屏幕，而頂端標題行或左端標題行也相應滾動，不能在屏幕上顯示，這樣我們搞不清要編輯的數據對應於標題的信息，可以先選定要鎖定的標題，假如我們要將表格的頂端的第一行和左邊第一列固定，那麼單擊B2單元格，然後單擊「窗口」菜單的「拆分」命令，拆分完畢後再單擊「凍結窗格」命令，即可完成標題的固定。在五筆字型狀態下輸入「shift+6」，另外按下「Ctrl+Alt+.」組合鍵可以在任何輸入法狀態下輸入。5、輕鬆搞定單元格數據斜向排在Excel中打開「工具—自定義—命令—類別—格式」，在「命令」列表中找到「順時針斜排」和「逆時針斜排」兩個命令按鈕拖到工具欄的合適位置，然後選中需要斜排的單元格，執行命令即可。另外，也可以選擇「格式/單元格/對齊/方向」，旋轉紅色的指針或直接輸入度數。在利用Word插入頁眉後，頁眉信息下總會有一條橫線，如果希望將它去掉，可以打開「格式—邊框和底紋」，在彈出的對話框中把邊框設置為「無」，並在「應用於」下更改為「段落」，再單擊「確定」安鈕即可。還有一種方法就是在字體左邊的「標題」中選「正文」即可。最後一種方法就是選擇「格式/樣式」命令，彈出「樣式」對話框，在「樣式」項中選定「頁眉」，再點擊「更改」按鈕。接著點擊「格式」按鈕，在彈出的菜單中選「邊框」命令，彈出「邊框和底紋」對話框，在「邊框」選項卡中選定「無」即可。首先，執行「文件—頁面設置」命令，打開「頁面設置」對話框，點擊「版式」選項卡，選中「奇偶頁不同」前面的複選框，單擊「確定」按鈕關閉該對話框。然後再執行「視圖—頁眉和頁腳」命令。進入頁眉和頁腳編輯狀態，在某奇數頁頁面編輯區編輯設置奇數頁的水印，再到某偶數頁頁面編輯區編輯設置偶數頁的水印。在繪圖中，如果要利用一個工具按鈕來繪製多幅圖，只要用滑鼠左鍵雙擊此圖標即可。想取消超鏈接的下劃線，只需按下組合鍵「Ctrl+Z」或「Alt+BackSpace」，便可將下劃線取消。在排版文件時，有時發現一個標題出現在一頁的底部，而它的正文出現在新的一頁中，很不美觀。為了使標題能夠與它的正文排在一起，可以將游標移到該標題所在的段落中，選擇「格式」菜單中的「段落」命令，出現段落對話框，在段落對話框中單擊「換行和分頁」標籤，選中「與下段同頁」複選框，然後單擊「確定」按鈕。另外，為了防止一頁頂端單獨出現某段的最後一行文字，或者在某一頁底部出現某段的第一行文字，或者在一頁底部出現某段的第一行文字，只要把游標移到該段中，然後在窗口中選中「孤行控制」複選框，系統將自動向下頁移一行文字。在排版某些文檔時，要在文檔中插入一個很寬的表格，需要把紙張改為橫向。為了保證表格前後的內容仍為縱向，可以將游標移到表格之前，選擇文件菜單中的「頁面設置」命令，單擊「紙張大小」標籤，在「方向」區中選擇「橫向」單選按鈕，從「應用於」下拉列表框中選擇「插入點之後」選項，然後單擊「確定」按鈕。選擇需要拆分的列，選擇「格式」菜單中的「邊框和底紋」命令或在右鍵菜單中選擇「邊框和底紋」，單擊「邊框」標籤，在預覽區中單擊頂邊框、中邊框和底邊框，以將其邊框線刪除，保留左邊框線和右邊框線，單擊「確定」按鈕即可完成。將游標定位在你需要選取的部分之首，按「F8」啟動「擴展」，此時你會看到底部狀態欄中的「擴展」由灰色變為黑色，再按一下「F8」，將選取一個字或一個詞，按二下「F8」，將選取一句，按三下「F8」，將選取一段；按四下「F8」，全選。按ESC鍵或者按F6鍵即可關閉擴展功能。先選定需輸入數字的單元格，然後單擊「格式」菜單中的「單元格」命令，找到「數字」項中的「自定義」命令，然後在其右面的「類型」框中選擇「@」項，「確定」之後再輸入即可。1磅約等於0.03527厘米，1厘米約等於28.35磅。28、計算機中容量單位的換算1GB=1024MB，1MB=1024KB；1KB=1024位元組。在Excel的某一單元格中，按住「Ctrl」鍵的同時，按下「 』」（單引號）鍵，可複製上一單元格的內容。我們使用Word時，往往出現錄入幾個字後個別字的下方出現波浪線的情況，有時就會影響到視覺。要想徹底解決這個問題可單擊「工具—選項」，然後選擇「拼寫和語法」取消所有的可選項，點確定便完成了。在Word中，如果一篇文檔的最後一頁是表格，並且這個表格佔滿了一整頁，就會在其後產生一張雪空白頁。雖然該頁只含有一個段落標記，但卻是沒有辦法刪除的。在列印時，該頁照樣會使印表機走一頁紙，因而會造成不必要的浪費。解決這個問題的辦法其實很簡單：把游標置於最後這一段，然後把行間距設置成「1」（Word允許的最小值）即可。要對一個圖片進行不規則的編輯，可以打開繪圖工具，選取任意的自選圖形，然後在這個圖形上點擊右鍵，選取「設置自選圖形格式」，在「填充顏色」中點擊下拉箭頭，選取「填充效果」，並選中「圖片」選項卡，在「選擇圖片」按鈕上點擊。然後在硬碟文件夾中選取喜歡的任何圖片，點擊確定後圖片的外形即為該自選圖形。如果是用線條工具生成的圖形可以編輯頂點。方法是選定該線條，點擊滑鼠右鍵，選擇「編輯頂點」，再需要改變的地方點擊滑鼠右鍵，選擇「添加頂點」，選中該點，點擊滑鼠右鍵選擇「平滑頂點」等自己需要的方式，拖動滑鼠到自己需要的圖形。按下ctrl單擊頂點則可以刪除該頂點。在Excel中，要去掉網格線，在「工具—自定義—命令」類別中找到「窗體」，在右邊找到「網格線開關」（Excel中是「切換網格」），把它拖到工具條上，關閉對話框，以後在需要去掉網格線時，單擊一下，想恢復，再單擊一下。全選你想要改變行距的文本段落，按ctrl+1鍵，可將該段落設置為單倍行距；按按ctrl+2鍵，可將該段落設置為雙倍行距；按ctrl+3鍵，可將該段落設置為1.5倍行距。將游標放在需選取的段落中的某行的左邊空白處，單擊左鍵一次，選取該行，單擊左鍵二次，選取該段落，單擊左鍵三次，選取全文。選擇菜單欄中的「格式—單元格—對齊」，接著選中「文本控制」標題下的「自動換行」複選框即可（打勾）。如果單元格中還要將文字分段，按Alt+Enter鍵來實現硬回車換行操作。固定使用某一種漢字輸入法的人，希望一打開電腦就有這種輸入法在伺候。要實現這一點，只需要打開「控制面板」中的「鍵盤」，調出「語言」頁，在「語言」欄中選中你需要的漢字輸入法，然後點擊「設成默認值」和「確定」按鈕，最後重新開機即可。使用Ctrl+Shift組合鍵可以在英文和所有漢字輸入法中進行循環切換。為了得到我們需要的漢字輸入法，往往要連按幾下Ctrl+Shift，顯得很不方便。其實我們可以將經常使用的漢字輸入法定義成熱鍵，需要時按一下即可。比如，欲將「王碼五筆輸入法86版」定義成Ctrl+Shift+8，可以打開「控制面板」中的「輸入法」，調出「熱鍵」頁，在「項目」中找到「切換到王碼五筆輸入法86版」，然後在「組合鍵」中選中「Ctrl」、「左鍵」、「右鍵」，在「基本鍵」中選8，最後按「確定」即可。工作中為了節省列印紙，經常使用Word雙面列印文檔，但列印出的文稿正面和背面的頁邊距很難左右對齊。對策：首先，選擇「文件/頁面設置/頁邊距」選項卡，選中「對稱頁邊距」複選框，清除「拼頁」複選框，在「內側」和「外側」框中，輸入對稱頁邊距值，比如都為3.17厘米。然後，插入頁碼。最後，先列印奇數頁再列印偶數頁。對於Excel工作表中的數據，有時需要將其進行行列轉換，即將原來的列變為行，原來的行變為列。方法：選中要進行操作的單元格，點「複製」，然後確定需要「轉置」操作的目標位置，單擊菜單中的「編輯/選擇性粘貼」，然後勾選「轉置」，點「確定」即可。當我們需要將Excel工作表中的人事數據按照人員職務的大小或者職稱的高低進行排序時，單擊「數據/排序/選項」，在「自定義序列」中點擊添加，然後按照助教、講師、副教授、教授的順序輸入就OK了。有時表格的標題是非常難做的，並且好多頁數據都使用同一個標題，在Word中，選中需要重複的表格行，然後執行「表格/標題行重複」，以後每輸入完一頁數據，下頁就會自動出現該標題行。在Excel中，選擇「文件/頁面設置/工作表/列印標題/頂端標題行」，在其中輸入頂端標題行所在位置，例如：前三行是該表格的需要每頁重複的標題，則輸入?:ū或者A1：A3，則預覽和列印時，每頁將會顯示和列印出標題。如果你還需要列印行號和列標，可以勾選「行號列標」。在Word中打開需要閱讀的文檔，白紙黑字在屏幕上顯示好象對眼睛不太好，那就依次選擇「工具/選項/常規」，在「常規選項」中將「藍底白字」選上，這種方式就可消除一些眼睛的疲勞；另外為了便於閱讀，再單擊「視圖」菜單中的「網格線」，屏幕上就出會出現稿紙般的橫線。選擇「編輯/定位」，打開「定位條件」選中「公式」，按「確定」退出，這樣所有含公式的單元格就被選中，在工具欄上選擇背景或字體顏色即可。在Excel中，當一個單元格成為活動單元格時，四周為粗線框，把滑鼠指向上邊框，然後雙擊滑鼠左鍵，活動單元格快速定位到該行的行首，同理行首列尾隨點隨到。6、表格一次刪個光在Word中編輯表格時，選中要刪除的部分，按下「Delete」鍵，刪除的是其中的文本內容，表格部分還存在；按下「BACKSPACE」鍵，則刪除的是選中的全部，包括單元格、表格行或是整個表格。在文檔中，當需要查找文檔內容時，常常是用「編輯」菜單中的「查找」命令，其實可以用另外一種更簡便的方法：在垂直滾動條的下方，有一小圓點按鈕（「選擇瀏覽對象」 ），單擊則可以選擇按對象進行瀏覽。將大標題設為標題2，將小標題設為標題3，打開「插入」菜單，選擇「索引和目錄」，點選「目錄」標籤，在「顯示頁碼」與「頁碼右對齊」前面打上「√」，「製表符前導符」選擇為點，「格式」選用默認的「來自模板」，「顯示級別」設為「2」，按下「選項」按鈕，彈出一個「目錄選項」窗口，在「標題2」與「標題3」之後分別輸入「1」和「2」，這時「標題2」與「標題3」前方出現符號「√」，與此同時，將其標題後面的數字刪除掉，按兩次「確定」，目錄生成了！化學方程式的一大特點就是包含大量的腳碼，這一特點使得在Word中編輯化學議程式成了一件極痛苦的事情：極為頻繁地對單個數字進行「下標」格式設定，即使使用「格式刷」工具也難以化繁為簡。方法：首先在Word中輸入方式程式的文本，不用進行任何格式設定，但是要在不是腳碼的數字前加上一個不常用的符號，如：「ūF2+ūNaOH===ūNaF+OF2+H2O」。要注意的是：應在每個不是腳標的數字前都加上不常用符號，如22應輸入為「ūū」；然後在所有方程式文本全部輸入完成之後，打開「編輯」菜單下的「替換」功能的「高級」選項卡，在「查找內容」中選擇「特殊字元」中的「任意數字」，在「替換為」中把「格式」中的「字體」選項卡中的「下標」選中，然後按下「全部替換」，你就會發現所有數字均被設置了「下標」格式。高興之餘，你一定發現那些不希望被設置為下標的數字也無一倖免的成了「腳標」。別著急，還記得前邊輸入的「不常用字元」嗎？再次打開「替換」，還是在「查找內容」選擇「任意數字」。然後在「任意數字」的通配符「^#」前邊加上你剛才輸入的那個「不常用字元」，並在「替換為」中把「字體」選項卡中的「下標」選空，最後按下「全部替換」。這樣所有本不應為「腳標」的數字就恢復了原貌，最後再用一次「替換」，在「查找內容」中輸入那個「不常用字元」，在「替換為」中不填任何內容，並按下「不限定格式」，最後按下「全部替換」，所有「不常用字元」就完全消失了。對於數學上的一些複雜的公式，可以使用Word的「公式編輯器」組件來進行編輯。一般來說，「公式編輯器」默認沒有安裝，我們可以點擊「插入—對象」菜單，在「新建—對象類型」搜索欄中，找到「Microsoft 公式3.0」，點擊「確定」安裝即可。一是文字水印：單擊「格式」菜單的「背景」子菜單中的「水印」命令，可以插入不同顏色、樣式、大小、方向和字體的水印。還可以根據需要選擇或輸入要作為水印的文字。二是圖片水印：單擊「插入—圖片」，視圖片的來源選「剪貼畫」或「來自文件」，選定圖片後向文檔中插入圖片，在圖片插入處單擊滑鼠左鍵，出現「圖片工具欄」，在「文字繞排」選「襯於文字下方」，「圖像控制」選「水印」，此外還可以對圖片亮度、對比度、尺寸等進行設置。如果想畫水平、垂直或30、45、75度的角的直線，則固定一個端點後在拖動滑鼠時按住Shift，上下拖動滑鼠，將會出現上述幾種直線選擇，合適後鬆開Shift鍵。按住Shift+矩形，拖動滑鼠，可以畫出一個正方形。另外，按下Ctrl+方向鍵可以實現圖形的微調；按下Alt+線段的一段，也可以實現對線段長短或者位置的微調；所謂「文字流」，就是輸入文字在文本框鏈中的流動過程，而文本框鏈是在Word中用動態鏈功能將各個文本框鏈接起來形成的。當錄入或拷貝的文字內容超過一個文本框的容量時，其它內容就會依次自動「流」向該鏈的下一個文本框，這對於那些經常從事長文本編輯或多頁排版的朋友將十分有用。方法：首先用滑鼠單擊「插入/菜單/文本框/橫排或豎排」，用滑鼠在工作區的合適位置拖出第一個文本框，其大小可根據用途而定，同理可以拖出第二、第三……個文本框；然後用滑鼠選中第一個文本框，在彈出的「文本框」工具條上單擊「創建文本框鏈接」，在第二個文本框上單擊左鍵，兩個文本框就鏈接上了。要想讓多個文本框都連成一串均可如法炮製。此時，在這些文本框中不管是用鍵盤直接輸入還是將文本複製，當第一個文本框裝滿時，文字會自動「流」到第二個文本框中；當第二個文本框又不夠時，再「流」到第三個文本框中。有時在Word中畫了一個行列數很多的表格，過一段時間想知道它的總行數或總列數又忘記了，不用一行行數，點擊「編號」按鈕立刻得出。首先點擊「工具/自定義/命令/分解圖片」，按住滑鼠左鍵把它拖放到工具欄任意位置即可；然後點擊「插入/圖片/藝術字」，例如輸入空心字「心」，選擇該「心」字剪切，在選擇性粘貼中選圖片（Windows圖元文件），選中該字，點擊工具欄中的「分解圖片」按鈕，這樣可以選擇「心」中的任意筆畫進行一筆一畫的拆分了。打開Word，首先設置紙張大小，選擇「文件/頁面設置/自定義」，將賀卡或信封的尺寸輸入；然後利用繪圖中的「文本框」和「直線」準確的定義好郵政編碼框以及收信人、收信人地址、寄信人地址、寄信人郵編等的位置；再次把收信人、收信人地址、寄信人地址、寄信人郵編等情況輸入Excel表格中，注意其中的郵編可以利用公式MID（F2，1，1）提取，其中的「MID」是數字提取函數，其中的「F2」是郵編所在的單元格，其中的「1」是指郵編數字左數第1位，再其中的「1」是指提取1個數字；最後在Word中選擇「工具/郵件合併」，按照提示插入收信人、收信人地址、寄信人地址、寄信人郵編等一一對應，調節好字體、長度及位置。進入「項目符號和編號」對話框「編號」選項卡，單擊「自定義」按鈕，在「編號樣式」欄內選擇「一，二，三」，然後在「編號格式」欄內的「一」前輸入「星期」即可。選擇要輸入帶圈字元的文字或數字，點擊「格式/中文版式/帶圈字元」。我們在粘貼網頁時，有時只想保存文字而不想保存圖片，可以在「編輯/選擇性粘貼」中選定「無格式文本」。在Word中輸入12345，然後點擊「插入/數字」命令，在彈出的「數字」對話框「數字類型」欄里選擇中文數字版式「壹、貳、叄……」。點擊「工具/自動更正選項」，打開「自動更正」對話框，進入「鍵入時自動套用格式」選項卡，打到「鍵入時自動應用」組中的「自動編號列表」複選項，取消前面的鉤即可。這樣就可以去掉那些「煩心」的自動編號功能。在Word2002中使用自選圖形工具畫圖時，總會出現一個「畫布」，去掉它的方法是：點擊「工具—選項」，進入「常規」選項卡，去除「插入『自選圖形』時自動創建繪圖畫布」複選框上的鉤即可。如果需要將某甲段落格式運用到乙段落，可以選中甲段落，點擊格式刷在乙段落刷一下，如果還要刷到丙段落或者更多段落，可以雙擊格式刷連續刷。在Word中需要加粗某一條或幾條表格線時，可以先在工具欄選項中點擊「表格和邊框」按鈕，然後在「表格和邊框」窗口中選定「線型」與「線寬」，再點擊「繪製表格」按鈕，最後在欲加粗的表格線上從頭到尾畫上一筆即可。筆者單位的財務分析報告有固定的格式，不過有些內容平時不需要列印出來，每次列印都要手工刪除，很是麻煩。其實利用隱藏文字功能即可輕鬆解決。在Word中選擇要隱藏的文本，點擊「格式/字體」，進入「字體」選項卡，勾選「隱藏文字」複選框，這時剛才選中的文字會消失或者出現點式下劃線（選中隱藏的文字部分，按工具欄中的「顯示/隱藏編輯標記」按鈕即可以這兩種顯示效果之間切換）。當編輯長篇文檔時，通常都需要比照前後的內容，用滑鼠拖動或鍵盤翻頁都不太方便，單擊「窗口/拆分」，然後在窗口中部點擊滑鼠，就可以將窗口一分為二，上下窗口打開的都是同一篇文檔，可以單獨操作，比照文檔的前後部分就方便多了。雙擊窗口中間的分割欄即可取消拆分。為了增大Word的文檔編輯區，我們可以取消「視圖」菜單「標尺」項前的鉤，使得在頁面上不顯示「標尺」工具條，不過偶爾需要用標尺來檢查排版位置的時候可以將滑鼠指向編輯區的上（左）邊框處，停留一會兒，水平（垂直）標尺就會顯示出來；滑鼠一離開，標尺就會自動隱藏，非常方便。在Word中，文檔字型大小的默認設置只能在最大72磅、最小5磅之間進行。如果輸入內容的字型大小要超出這個磅值範圍，請先選中要修飾的文本，直接在「字型大小（S）」欄輸入所需的磅值，字體大小的磅值範圍為1～1638之間，還有一個更方便的辦法就是反覆使用快捷鍵「Ctrl+]」使字體shift逐漸增大或使用快捷鍵「Ctrl+[」使字體逐漸變小。7、巧調Word字元間距Word中的漢字、英文字母、數字之間一般都存在一小段間隔，這個間隔有一個空格大小，看起來很不協調，如果我們不需要這段間隔，可以按「Ctrl+A」組合鍵選定全部文檔，選擇「格式/段落/中文版式」，取消其中的「字元間距」設置框下面的「自動調整中文與西文的間距」和「自動調整中文與數字的間距」選項。點擊「格式/字體」中的「字元間距」，在「標準」、「加寬」、「緊縮」中縮入需要的磅值即可。選中需要調節行間距的段落，點擊「格式/段落/縮進和間距」中的行距，在其中選固定值，在設置值中輸入合適的數字可以精確調整行間距。按「Alt+Shift+P」組合鍵可以在頁面的任何位置插入本頁頁碼，如果哪一頁沒插入，則不顯示頁碼，當頁數發生變化時，可以按「Ctrl+A」選擇全文，點擊滑鼠右鍵，選擇更新域，顯示的頁碼便全部自動更新，不需要人為逐個更新。在Word中，將兩頁A4內容一次性列印到一面A3紙張上，一般都是採取分欄的辦法處理。其實利用Word拼頁設置即可解決。打開Word，點擊「文件」，進入「頁面設置」，選擇「紙型」中的A3紙張，紙張方向選定橫向，選擇「頁邊距」中的「拼頁」，輸入文字，列印即可。8、巧用「單色列印」如果將應用了彩色格式的Excel工作表通過黑白印表機列印，會發現效果欠佳。原來，在黑白印表機上，Excel是以不同的灰度來列印彩色效果。那麼怎樣用黑白印表機列印彩色格式的工作表呢？點選「文件/頁面設置/工作表」，勾選「單色列印」複選框。在使用Excel計算數據的過程中，經常會使用一些比較複雜的公式，比如「D7*E7*D8+D9/E9*E10+E11」，如果需要計算公式中的部分結果，可以單擊公式所在的單元格，然後在編輯欄中，選中公式中的某個部分，比如「D9/E9*E10」，按下「F9」鍵即可顯示部分公式計算結果「2733」，需要退出時，按下「Ctrl+Z」鍵即可回到原來的公式狀態。打開Excel，選擇「編輯/定位」，在「定位」窗口中，按下「定位條件」按鈕，選擇「定位條件」中的「空值」，是理選擇「常量」，這樣就可以將所有的空白或者含有數據的單元格選定了。在Word文檔中，如果有豎排文字，其中非漢字的字母、數字和其他字元都是「躺」著的，如何讓它們站起來呢？選中字元，然後打開「格式/中文版式」，單擊「縱橫混排」，選中「適應行寬」，單擊「確定」按鈕，現在，選中的字元就站起來了。在Word文檔中，有一段帶著空格鍵的文本，現在你只想給該段文本中的文字加上下劃線，而忽略其中的空格，此時，請選中該段文本，然後按下「Ctrl+Shift+W」鍵就OK了。在Excel中當單元格計算結果為0時，默認會顯示0，這看起來顯示有點礙眼。如果你也和我一樣希望單元格為0時顯示為空白，那麼你可以試試下面的方法。打開「工具/選項/視圖」，取消「0值」複選項前的√，確定後，當前工作表中的值為0的單元格將全部是空白。在Word中輸入國外人名時，常常需要輸入人名間隔號「·」，只要按下「[url=mailto:Shift+@]Shift+@[/url]」即可。 連續輸入3個以上的「*」、「=」、「~」、「_」、「#」、「-」等回車就會出現不同式樣的分隔線，你試試！在用Word編輯文稿時，常會遇到剛輸入的文字或圖畫內容接著又要重複輸入。此時用複製方法當然可行，但不夠快捷，其實，此時只要再同時按下「Alt+Enter」組合鍵，那麼剛才輸入的內容會被自動重新輸入一遍，若再按會再重複。在Word中可以通過「文字方向」命令來改變文字的方向，但我發現如果要將文字逆時針旋轉90度的話，還可以用下面簡捷的方法來做。選中要設置的文字內容，只要把字體設置成「@字體」或「@黑體」就可使這些文字逆時針旋轉90度了。有一個Word文檔，只想對其中的一頁文本豎排設置，其餘則保持原有格式，如果先選擇這部分文字再執行「格式」菜單下的「文字方向」命令，結果是整個文檔都被豎排了。這時我們可以利用加入「分節符」來達到目的。將游標移到這頁文字的開頭，執行「插入」菜單下的「分隔符」命令，在彈出窗口中選「分節符類型」下的「下一頁」或「連續」，用同樣方法在這頁結尾處也插入一個分節符，最後選擇這頁文字（結尾的分節符不能選入）改為豎排即可。如果想在某一行上面插入幾行空白行，可以用滑鼠拖動自此行開始選擇相應的行數，然後單擊右鍵，選擇插入，如果在每一行上面均插入一空白行，按住Ctrl鍵，依次單擊要插入新行的行標按鈕，單擊右鍵，選擇插入即可。將游標移至需要輸入大寫數字的單元格中。利用數字小鍵盤在單元格中輸入相應的小寫數字（如123.45）。右擊該單元格，點擊「設置單元格格式」對話框中選擇「數字」選項卡，再從「分類」列表框中選擇「中文大寫數字」選項。最後單擊「確定」按鈕，這時用戶輸入的123.45就自動變為「壹佰貳拾叄點肆伍」。我們有時要把一個Excel文件中的多個工作表設置成同樣的頁眉和頁腳，分別對一張張工作表去設置感覺很煩瑣，如果用下面的辦法就可以一次將多個工作表中的頁眉和頁腳同時設置好。具體做法是：把滑鼠移到工作表的名稱處，然後點擊右鍵，在彈出的菜單中選擇「選擇全部工作表」的菜單項，這時再進行頁眉和頁腳設置是針對全部工作表了。在H5：H24中輸入從50至100的不同數字，單擊I5單元格，輸入公式=IF(H5>=85,"優",IF(H5<60,"不及格",IF(H5>=70,"良",IF(H5<70,"及格"))))」,這個公式中用到IF（）函數的嵌套功能，第一層IF（）函數將大於85分的學生定義為「優」；第二層IF（）函數將小於60分的學生定義為「不及格」；第三層IF（）函數中寫的是大於等於70分的學生定義為「良」，但是要注意到這是一個嵌套函數，前面已經將小於85定義過，因此這層函數的意思為將大於等於70分小於85分定義為「良」，同樣的道理，第四層IF（）函數定義的是及格的範圍。在C28單元格中輸入「考試人數」文字，然後單擊D28單元格，輸入公式「=count(D5:D24)」,按Enter鍵，統計考試人數。選中D28單元格，拖曳填充柄到F28單元格。在I29單元格中輸入公式「=countif(I5:I24,「優」)」，統計總評為優的學生成績；在C29單元格中輸入公式「=countif(I5:I24,「>=85」)」，統計大於85分的學生人數；在D29單元格中輸入公式「=countif(I5:I24,「>=70」)-D29」，這個公式是將大於70分的學生人數統計出來，減去大於等於85分的學生，從而得到成績在70到85之間的人數。在Word中最近用過的文檔會出現在「文件」菜單中，不過它只保存在最後的四個，其實我們可以使用「工作」來隨心所欲地定製需要經常打開的文檔。首先，需要將「工作」菜單添加到菜單欄或工具欄中：在「工具」菜單中，點擊「自定義」，然後點擊「命令」選項卡，在「類別」方框中，點擊「內置菜單」，點擊「命令」方框中的「工作」，把它拖動到菜單欄或工具欄中。以後，如果要將當前的文檔添加到「工作」菜單中，只要點擊「工作」菜單，選擇「添加到『工作』菜單」命令即可，如果要在「工作」菜單中刪除一個文檔，可以按CTRL+ALT+-（破折號鍵），此時指針將變成為粗體下劃線，在「工作」菜單中，點擊希望刪除的文檔就可以了。使用Word的公式編輯器創建公式後，你如果感到其中的公式不整齊（特別是矩陣形式的公式），那麼你可以通過下列方式進行微調：雙擊該公式使之進入編輯狀態，再選中需要調整的項；按下Ctrl鍵後，利用游標上下左右移動對該項進行微調，重複上述步驟，直到將公式位置調整到滿意為止。在一篇Word文檔中，繪製一表格，為了調整單元格寬度，可將滑鼠移至單元格縫隙處按左鍵，當雙向游標出現時則可調節單元格寬度，但有時卻總是差那麼一點點無法與其它單元格對齊，這時可同時按下右鍵，則可方便的進行精確的調整啦！（記住位置對好後，應先松滑鼠左鍵，再松右鍵）；當然也可按下Alt+滑鼠左鍵進行精確調整，不過也應先松滑鼠左鍵，再松Alt鍵。可以插入一個自選圖形，右鍵單擊選擇「添加文字」，則此時這個自選圖形就像一個文本框一樣，不僅可以輸入文字，還可以和其它文本框連接。選中文檔中需要禁止移動的圖片，用滑鼠右鍵單擊它打開快捷菜單，選擇「設置圖片格式」命令，再單擊「版式」選項卡中的「高級」按鈕，打開「高級版式」對話框中的「圖片位置」選項卡。將其中的「對象隨文字移動」選項前的勾去掉。單擊「確定」即可。1）隨機編排考號：學校在組織考試時，常需要將學號（報名號）順序打亂，並隨機編排考號，使用隨機函數（RAND）即可實現。方法：先在B列和C列輸入學號及考生姓名，然後再在D2單元格內輸入公式「=rand()」並向下填充，這樣在D列的每個單元格就產生了一個0～1之間的隨機數；然後將游標放入D列，點擊工具欄上的「升序排列」按鈕或「降序排列」按鈕，都將重新隨機排列一次；最後在A2單元格輸入第一個考號，並按序列向下填充，再將D列刪除或數據清空即可。2）消除計算誤差在用Excel為學校編製工資表時，在E3單元格中輸入公式「=（C3+D3）*3%」並向下填充，則在E7中的合計結果「125.04」卻與實際結果「125.05」不符，究其原因，原來是單元格中的顯示值與存放值不一致造成的，例如E4單元格顯示的值是「32.06」,而實際存放的值是「32.55」,計算時採用的是存放值而非顯示值，所以造成計算誤差。要解決上面的問題，只要利用四捨五入函數(ROUND)將E3單元格中的公式改成「=round(C3+D3)*3%,2)」並向下填充即可。3）為考試成績排名在統計學生成績時，一般要對總分進行排名，只要利用排序函數（RANK）在G2單元格輸入公式「=rank(F2,$Fū:$F?,0)即可。常見的公式都是「C2=A2+B2」等等模式，一般人看了不能立即理解，能否把公式寫成「合計=工資+資金」？方法：把表格的第一行設置成欄位名稱，然後在「工具/選項/重新計算」中選定「接受公式標誌」，輸入上述公式即可。在Word中有幾種方法可以任意改變文字的大小。逐漸縮放：選中要調整的文字後，按下「Ctrl+]」可逐漸放大文字，而按下「Ctrl+[」可逐漸縮小文字；快速縮放：選中要調整的文字後，按下「Ctrl+Shift+>」可快速放大文字，而按下「Ctrl+Shift+<」可快速縮小文字；任意縮放：選中要調整的文字後，在字型大小欄內直接輸入文字大小即可。複製文字和段落的格式都可以使用格式刷，但當段落較大時，這種方法就不太方便，還有一種方法：選中源段落，按Ctrl+Shift+C複製格式，然後選擇目標段落，按Ctrl+Shift+V粘貼格式。在使用Word製作一個綜合性的大文檔時，經常會遇到頁碼編排問題，若文件有封面、目錄、正文時，如何使封面沒有頁碼，目錄和正文又各有獨立的頁碼呢？有人把文件分成若干個文件來做，這固然可以解決問題，但不方便編輯和管理，實際上只要在封面、目錄和正文之間插入分節符後再插入頁碼即可，方法是：「插入/分隔符/分節符/下一頁」，不同的節可以有不同的頁碼編排。有時候Word文檔中有許多多餘的空行需要刪除，我們可以完全可以用「查找替換」來輕鬆解決。 打開「編輯」菜單中的「替換」對話框，把游標定位在「查找內容」輸入框中，單擊「高級」按鈕，選擇「特殊字元」中的「段落標記」兩次，在輸入框中會顯示「^P^P」，然後在「替換為」輸入框中用上面的方法插入一個「段落標記」(一個「^P」)，再按下「全部替換」按鈕。這樣多餘的空行就會被刪除。用替換的辦法刪除空行時要注意兩個問題： 1.分清文件中用的是手動換行符(「Shift+回車」)，還是段落標記。「^p^p」替換成「^p」並不能替換所有的空行。如果文件中用的是手動換行符，那麼就要用「^l^l」替換成「^l」(這裡用的不是1，而是L字母的小寫，也可以直接用替換對話框里的「特殊字元」，裡面有「有手動換行符」)，空行才能去除。 在論文中，圖表和公式要求按在章節中出現的順序分章編號，例如圖1－1，表2－1，公式3－4等。在插入或刪除圖、表、公式時編號的維護就成為一個大問題，比如若在第二章的第一張圖（圖2－1）前插入一張圖，則原來的圖2－1變為2－2，2－2變為2－3，…，更糟糕的是，文檔中還有很多對這些編號的引用，比如「流程圖見圖2－1」。如果圖很多，引用也很多，想像一下，手工修改這些編號是一件多麼費勁的事情，而且還容易遺漏！表格和公式存在同樣的問題。能不能讓Word對圖表公式自動編號，在編號改變時自動更新文檔中的相應引用？答案是肯定的！下面以圖的編號為例說明具體的作法。自動編號可以通過Word的「題注」功能來實現。按論文格式要求，第一章的圖編號格式為「圖1－×」。將圖插入文檔中後，選中新插入的圖，在「插入」菜單選「題注」，新建一個標籤「圖1－」，編號格式為阿拉伯數字（如果不是點擊「編號」修改），位置為所選項目下方，單擊「確定」後Word就插入了一個文本框在圖的下方，並插入標籤文字和序號，此時可以在序號後鍵入說明，比如「形態學膨脹運算示例」，還可以移動文本框的位置，改動文字的對齊方式等。再次插入圖時題注的添加方法相同，不同的是不用新建標籤了，直接選擇就可以了。Word會自動按圖在文檔中出現的順序進行編號。在文檔中引用這些編號時，比如「如圖1－1所示」，分兩步做。插入題注之後，選中題注中的文字「圖1－1」，在「插入」菜單選「書籤」，鍵入書籤名，點「添加」。這樣就把題注文字「圖1－1」做成了一個書籤。在需要引用它的地方，將游標放在插入的地方（上例中是「如」字的後面），在「插入」菜單選「交叉引用」，彈出對話框中引用類型選「書籤」，「引用內容」為「書籤文字」，選擇剛才鍵入的書籤名後點「插入」，Word就將文字「圖1－1」插入到游標所在的地方。在其他地方需要再次引用時直接插入相應書籤的交叉引用就可以了，不用再做書籤。至此我們就實現了圖的編號的自動維護，當在第一張圖前再插入一張圖後，Word會自動把第一張圖的題注「圖1－1」改為「圖1－2」，文檔中的「圖1－1」也會自動變為「圖1－2」。表格編號的作法與圖相同，唯一不同的是表格的題注在表格上方，且要求左對齊。公式的編號略有不同，插入公式後，將公式單獨放在一個段落，版式為「嵌入式」（Word默認），游標放在公式之後，不要（注意是「不要」）選中公式，在「插入」菜單選「題注」，由於沒有選中項目，所以「位置」一項為灰色，新建標籤「公式1－」，點擊「插入」，Word就將標籤文字和自動產生的序號插入到游標所在位置。在文檔中引用公式編號的方法與圖相同，此處不在贅述。公式的編號要求在右邊行末，具體的方法在「製表位的使用」一節詳細說明。這裡順便說一下，交叉引用、書籤和題注都是Word的域。域是文檔中可能發生變化的內容，Word使用域來進行文檔自動化。多個域的聯合使用可以實現更複雜的功能，各個域的具體使用方法請參考Word的幫助。註：2（1）題注中新建標籤時，Word會自動在標籤文字和序號之間加一個空格，看起來不那麼舒服，可以在插入題注後將空格刪除，然後再將文字做成書籤。2（2）書籤名最好用圖（表、公式）的說明文字，盡量做到見名知「圖」。2（3）圖（表、公式）的編號改變時，文檔中的引用有時不會自動更新，可以滑鼠右擊引用文字，在彈出的菜單中選「更新域」。關閉文檔再打開Word會更新所有的域。製表位是指水平標尺上的位置，它指定了文字縮進的距離或一欄文字開始的位置，使用戶能夠向左、向右或居中對齊文本行；或者將文本與小數字元或豎線字元對齊。用戶可以在製表符前自動插入特定字元，如句號或劃線等。默認情況下，按一次Tab鍵，Word將在文檔中插入一個製表符，其間隔為0.74厘米。製表位的類型包括：左對齊，居中對齊，右對齊，小數點對齊和豎線對齊等，這些製表位的使用方法大致相同，這裡僅根據論文中公式排版的要求和目錄的製作為例說明製表位的使用方法和效果，更詳細的說明請參閱Word的幫助文檔。論文里的公式要求單獨放在一個段落，公式居中；按章節進行編號，編號用小括弧括起來放在右邊行末。首先輸入公式和編號，公式的版式選擇「嵌入式」，編號用小括弧括起來。然後把游標放在公式所在的段落里，點擊頁面左上角的製表點陣圖標，切換到居中製表位，用滑鼠在水平標尺上大約中間的位置點一下，這樣就放置了一個居中製表位在點擊的地方，如果位置不合適還可以用滑鼠拖動進行調節。再把左上角的製表點陣圖標切換到右對齊製表位，用放置居中製表位相同的方法放置一個右對齊製表位在行末。設置好製表位後，把游標放在公式的前面，按一下Tab鍵，這樣就在公式的前面插入了一個製表符，此時公式以居中製表位為中心居中對齊，再把游標移到公式和左括弧之間，再按Tab鍵插入一個製表符，編號就跑到行末了。用製表位的方法來處理公式的排版，很簡單也很方便，不用去敲很多空格去把公式挪到中間，編號推到行末。還有一個好處，若公式或編號的長度發生變化時，Word會自動調節以使公式始終在頁面的中間，編號始終在行末，不會因為公式或編號變長而換行。更簡單的作法是把公式段落的設置保存為樣式，所有的公式段落應用此樣式，即簡單又方便，而且可以保持所有的公式段落製表位的一致。手工設置製表位，你能保證每次居中製表位的位置都一樣嗎？！涉及到製表位還有一個概念：前導符。前導符是填充製表符所產生的空位的符號，一般有實線、虛線、點劃線等，在目錄中經常見到（就是標題和頁碼之間的圓點）。製作目錄時，敲入標題和頁碼後，在行末設置一個右對齊製表位。點擊「格式︱製表位」，製表位對話框顯示了游標所在段落的製表位信息。選擇右對齊製表位，前導符選擇圓點（Word默認無前導符），確定後在標題和頁碼之間插入一個製表符，可以看到頁碼跑到行末了，而且頁碼和標題之間用圓點進行了填充。當頁碼或標題長度變化時，Word會自動增加或刪除圓點。這裡用目錄做例子只是想說明前導符的使用方法，其實製作目錄還有更好的方法，下文詳述。註：（1）按一次Tab鍵插入的是一個製表符，因此不要在文檔中用製表符代替空格來產生空白間隔。不然若把這段文字粘貼到其他存在不同製表位的段落，或文檔的製表符默認設置變化時，版面就會混亂。（2）有時候按Tab鍵後Word會產生一個灰色箭頭，這實際上是Word的製表符格式標記，格式標記還有段落標記（拐彎的箭頭）、空格（灰色圓點）等。這些格式標記在列印文檔時是不會列印出來的，格式標記是否顯示以及顯示哪些可以在「工具 | 選項」的「視圖」選項卡里進行.目錄是用來列出文檔中的各級標題及標題在文檔中相對應的頁碼。首先介紹Word的一個概念：大綱級別。Word使用層次結構來組織文檔，大綱級別就是段落所處層次的級別編號，Word提供9級大綱級別，對一般的文檔來說足夠使用了。Word的目錄提取是基於大綱級別和段落樣式的，在Normal模板中已經提供了內置的標題樣式，命名為「標題1」、「標題2」，…，「標題9」，分別對應大綱級別的1－9。我們也可以不使用內置的標題樣式而採用自定義樣式，但有點麻煩。下文中的目錄製作方法直接使用Word的內置標題樣式，關於自定義樣式的方法請參閱Word的幫助文檔。目錄的製作分三步進行。1) 修改標題樣式的格式。通常Word內置的標題樣式不符合論文格式要求，需要手動修改。在菜單欄上點「格式︱樣式」，列表下拉框中選「所有樣式」，點擊相應的標題樣式，然後點「更改」。可修改的內容包括字體、段落、製表位和編號等，按論文格式的要求分別修改標題1－3的格式。2) 在各個章節的標題段落應用相應的格式。章的標題使用「標題1」樣式，節標題使用「標題2」，第三層次標題使用「標題3」。使用樣式來設置標題的格式還有一個優點，就是更改標題的格式非常方便。假如要把所有一級標題的字型大小改為小三，只需更改「標題1」樣式的格式設置，然後自動更新，所有章的標題字型大小都變為小三號，不用手工去一一修改，即麻煩又容易出錯。關於如何應用樣式和自動更新樣式，請參考Word幫助。3) 提取目錄。按論文格式要求，目錄放在正文的前面。在正文前插入一新頁（在第一章的標題前插入一個分頁符），游標移到新頁的開始，添加「目錄」二字，並設置好格式。新起一段落，菜單欄選「插入︱索引和目錄」，點「目錄」選項卡，「顯示級別」為3級，其他不用改，確定後Word就自動生成目錄。若有章節標題不在目錄中，肯定是沒有使用標題樣式或使用不當，不是Word的目錄生成有問題，請去相應章節檢查。此後若章節標題改變，或頁碼發生變化，只需更新目錄即可。註：2 目錄生成後有時目錄文字會有灰色的底紋，這是Word的域底紋，列印時是不會列印出來的（如果你願意浪費一張紙可以試著列印一下目錄）。在「工具︱選項」的「視圖」選項卡可以設置域底紋的顯示方式。參考文獻的標註本不是一件麻煩的事情，但是對參考文獻編號後就成了一件麻煩的事情，產生的問題和圖表公式編號的問題是一樣的。手工維護這些編號是一件費力而且容易出錯的事情，我們的目的是讓Word自動維護這些編號。很幸運，它可以做到，方法跟圖表公式的作法相似。游標放在引用參考文獻的地方，在菜單欄上選「插入︱腳註和章節附註」，彈出的對話框中選擇「章節附註」，點擊「選項」按鈕修改編號格式為阿拉伯數字，位置為「文檔結尾」，確定後Word就在游標的地方插入了參考文獻的編號，並自動跳到文檔尾部相應編號處請你鍵入參考文獻的說明，在這裡按參考文獻著錄表的格式添加相應文獻。參考文獻標註要求用中括弧把編號括起來，至今我也沒找到讓Word自動加中括弧的方法，需要手動添加中括弧。在文檔中需要多次引用同一文獻時，在第一次引用此文獻時需要製作章節附註，再次引用此文獻時點「插入︱交叉引用」，「引用類型」選「章節附註」，引用內容為「章節附註編號（帶格式）」，然後選擇相應的文獻，插入即可。不要以為已經搞定了，我們離成功還差一步。論文格式要求參考文獻在正文之後，參考文獻後還有發表論文情況說明、附錄和致謝，而Word的章節附註要麼在文檔的結尾，要麼在「節」的結尾，這兩種都不符合我們的要求。解決的方法似乎有點笨拙。首先刪除章節附註文本中所有的編號（我們不需要它，因為它的格式不對），然後選中所有章節附註文本（參考文獻說明文本），點「插入︱書籤」，命名為「參考文獻文本」，添加到書籤中。這樣就把所有的參考文獻文本做成了書籤。在正文後新建一頁，標題為「參考文獻」，並設置好格式。游標移到標題下，選「插入︱交叉引用」，「引用類型」為「書籤」，點「參考文獻文本」後插入，這樣就把參考文獻文本複製了一份。選中剛剛插入的文本，按格式要求修改字體字型大小等，並用項目編號進行自動編號。到這裡，我們離完美還差一點點。列印文檔時，章節附註頁同樣會列印出來，而這幾頁是我們不需要的。當然，可以通過設置列印頁碼範圍的方法不列印最後幾頁。這裡有另外一種方法，如果你想多學一點東西，請接著往下看。選中所有的章節附註文本，點「格式︱字體」，改為「隱藏文字」，切換到普通視圖，選擇「視圖︱腳註」，此時所有的章節附註出現在窗口的下端，在「章節附註」下拉列表框中選擇「章節附註分割符」，將默認的橫線刪除。同樣的方法刪除「章節附註延續分割符」和「章節附註延續標記」。刪除頁眉和頁腳（包括分隔線），選擇「視圖︱頁眉和頁腳」，首先刪除文字，然後點擊頁眉頁腳工具欄的「頁面設置」按鈕，在彈出的對話框上點「邊框」，在「頁面邊框」選項卡，邊框設置為「無」，應用範圍為「本節」；「邊框」選項卡的邊框設置為「無」，應用範圍為「段落」。切換到「頁腳」，刪除頁碼。選擇「工具︱選項」，在「列印」選項卡里確認不列印隱藏文字（Word默認）。好了，試著列印一下章節附註所在的頁，是不是白紙？！首先介紹一個概念：節。這裡的「節」不同於論文里的章節，但概念上是相似的。節是一段連續的文檔塊，同節的頁面擁有同樣的邊距、紙型或方向、印表機紙張來源、頁面邊框、垂直對齊方式、頁眉和頁腳、分欄、頁碼編排、行號及腳註和章節附註。如果沒有插入分節符，Word默認一個文檔只有一個節，所有頁面都屬於這個節。若想對頁面設置不同的頁眉頁腳，必須將文檔分為多個節。論文里同一章的頁面採用章標題作為頁眉，不同章的頁面頁眉不同，這可以通過每一章作為一個節，每節獨立設置頁眉頁腳的方法來實現。首先介紹頁眉的製作方法。在各個章節的文字都排好後，設置第一章的頁眉（若連頁眉都不知怎麼加，請參考Word幫助）。然後跳到第一章的末尾，菜單欄上選「插入︱分隔符」，分節符類型選「下一頁」，不要選「連續」（除非你想第二章的標題放在第一章的文字後面而不是另起一頁），若是奇偶頁排版根據情況選「奇數頁」或「偶數頁」。這樣就在游標所在的地方插入了一個分節符，分節符下面的文字屬於另外一節了。游標移到第二章，這時可以看到第二章的頁眉和第一章是相同的，滑鼠雙擊頁眉Word會彈出頁眉頁腳工具欄，工具欄上有一個「同前」按鈕（圖像按鈕，不是文字），這個按鈕按下表示本節的頁眉與前一節相同，我們需要的是各章的頁眉互相獨立，因此把這個按鈕調整為「彈起」狀態，然後修改頁眉為第二章的標題，完成後關閉工具欄。如法炮製製作其餘各章的頁眉。頁腳的製作方法相對比較簡單。論文頁面的頁腳只有頁碼，要求從正文開始進行編號，但是，在正文前還有扉頁、授權聲明、中英文摘要和目錄，這些頁面是不需要編頁碼的，頁碼從正文第一章開始編號。首先，確認正文的第一章和目錄不屬於同一節。然後，游標移到第一章，點擊「視圖︱頁眉和頁腳」彈出頁眉頁腳工具欄，切換到頁腳，確保「同前」按鈕處於彈起狀態，插入頁碼，這樣正文前的頁面都沒有頁碼，頁碼從第一章開始編號。註：（1）頁眉段落默認使用內置樣式「頁眉」，頁腳使用「頁腳」樣式，頁碼使用內置字元樣式「頁碼」。如頁眉頁腳的字體字型大小不符合要求，修改這些樣式並自動更新即可，不用手動修改各章的頁眉頁腳。（2）論文里頁眉使用章標題，可以採用章標題做成書籤，然後在頁眉交叉引用的方法來維護兩者的一致。分頁符(Ctrl+Enter）顧名思義，分頁符是用來分頁的，分頁符後的文字將另起一頁。論文中各章的標題要求新起一頁，放在新頁的第一行，這時就可以使用分頁符。在前一章的最後放置一個分頁符，這樣不管前一章的版面有什麼變化，後一章的標題總是出現在新的一頁上。肯定還有人用敲多個回車的方法來把章標題推到新頁！這樣做的缺點是顯而易見的。若前一章的版面發生了變化，比如刪掉了一行，這時後一章的標題就跑到前一章的最後一頁的末尾；若增加一行，則後一章標題前又多了一個空行。快拋棄這種費力不討好的作法吧！換行符(Shift+Enter)這裡又涉及Word的一個概念：段落。段落是獨立的信息單位，具有自身的格式特徵，如對齊方式、間距和樣式。每個段落的結尾處都有段落標記（一個灰色的拐彎箭頭）。敲Enter鍵有兩個作用，一是在游標位置插入一個段落標記，表示一個段落的結束；二是另起一行。換行符和敲Enter鍵不同，它只有第二個作用，沒有第一個，即換行符的前一行和後一行仍然屬於同一個段落，共享相同的段落格式。雙擊圖標以一個例子作為說明。你可能需要在論文里畫一個簡單的流程圖，你先插入了需要的文本框並加入了相應的文字，排好位置，這時你需要用箭頭把這些文本框連起來，你用滑鼠在繪圖工具欄上點了一下箭頭圖標，然後畫了一個箭頭，再點一下圖標，又畫一個箭頭，第三次點圖標，畫了第三個箭頭，…有點麻煩是不是？要是可以連續畫該多好！事實上可以做到！用滑鼠在箭頭圖標上雙擊，然後在需要的地方畫箭頭，看到了嗎？當畫完一個箭頭時，圖標依然保持為嵌入狀態，表示可以連續作圖。當所有箭頭都畫完後，再在嵌入的圖標上點一下，嵌入的圖標彈起，Word又回到了文字輸入狀態。不只箭頭圖標具有這樣的功能，其他許多圖標都可以如此。格式刷就是一個。當需要把一段特殊的文字格式多次應用時，雙擊格式刷，連續刷需要的文字，很方便。居中和右對齊你還在用插入空格的方法來把章節標題推到頁面中間嗎？太土了吧！用格式工具欄上的居中按鈕吧。右對齊按鈕會從行末開始排列文字。

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