一個請求協助引發的思考

來自專欄漂流的楓葉

以上內容就是我跟一個同事的微信交流，背景很簡單，就是因為公司流程發生的變化了，所以流程要經過另外一個老總審批，由於時間關係，需要當天完成審批，否則會影響後續工資的提前發放。

在這個過程中，同事用的是自然語言溝通邏輯，我問一句她回答一句，逐層的往外輸出她知道的信息，如果是普通平時朋友之間的溝通交流，是沒有問題，甚至還是比較好的溝通方式，因為有互動，但在企業，這樣的溝通方式，缺是嚴重的影響了我的工作效率，如果我不經過深思，就按她的第一句需求向另外一個老總要求做評審，我相信，這個老總依然也會問我相關信息，否則，他也會擔心，你讓我評審的東西是否有問題，評審之後是否會帶風險。

那到底應該如何溝通才是高效的？有一個模式可以參考，那就是5w2h的七問文分析法，借用百度百科的解釋「七問分析法，是二戰中美國陸軍兵器修理部首創。簡單、方便，易於理解、使用，富有啟發意義，廣泛用於企業管理和技術活動，對於決策和執行性的活動措施也非常有幫助，也有助於彌補考慮問題的疏漏。」

按重要性順序，對類似這個需求，結合七問分析法，拆分如下：

1）（What）需要對方做什麼

2）（Who）跟誰一起做

3）（Why）為什麼要做（能否被替代）

4）（When）什麼時候做

5）（Where）在哪裡做

6）（How）怎麼做

7）（How Much）預計花費多長時間/成本

按以上的邏輯，這段話就應該寫成這個樣子：

「X總您好，我們部門有個考勤月報需要您今天審批，大概需要佔用您幾分鐘，因為本月公司新考勤流程發生了變動，只有經過您審批了才會生效，否則會影響本月工資提前發放，需要您上公司的x系統，在流程裡面查詢xx部門考勤月報，點擊審核通過即可，我們部門已經與員工進行核對，並且M總已經審核完成，謝謝！」

以上溝通內容有精簡，但基本包括了他所顧慮的信息，所以他會快速審批，這樣大家的溝通都很高效。

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