申請最鬧心：小秘總不回郵件？救命貼

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一些同學們不了解或沒注意的小細節，導致了校方工作人員認為我們專業度欠佳。文章發布後，有很多同學反饋，讓我們再分享一下寫郵件的禮儀指南。

2019年申請季即將開始，起步階段最鬧心的莫過於同學們要直接面對與校方小秘頻繁溝通——郵件往來高峰期，發送簡歷，護照掃描件，銀行存款證明，畢業證學位證掃描件等證明材料。

眼看著其他同學總能收到及時回復，你卻還在苦等無果。今天我們再次跟大家強調發郵件的學術溝通禮儀，注意幾個小Tips，會讓你的郵件回復效率翻倍哦！

小秘或教授可能不會願意打開一封來自pinkdog@zoo.com的郵件，或者一串數字@http://QQ.com的郵件。同時，這樣的郵箱地址很有可能直接進了小秘的垃圾郵箱。學校和小秘更願意與有名有姓的郵件地址交流，如Amy_Lewis@gmail.com.

所以，即便QQ郵箱是你最常用的郵箱，但最好不要使用這個地址進行申請操作，很有可能就進了學校郵件系統的垃圾箱了。一個小小的細節，可能平時無礙，耽誤的不是一天兩天申請進度，可能是一周兩周的鬧心。

Richard說：美國學術郵件的基本原則就是，我們作為學生、教員、校方代表，使用學術單位域名是最基本的禮貌，美國校方很難理解一個有正式學籍並且在讀的申請者，每次都用 1314520520@qq.com，難道是學校沒有郵件管理系統？21世紀的中國大學？！我曾經碰到過一位同學，是她們學院里第一位申請留學的同學，說服了學校掛在騰訊服務下建立了學院的官方郵件系統，牛！

小秘和教授面對來自世界各地的申請者，每天會收到海量郵件，大家可以想見如UCLA去年有30萬申請者，小秘們的工作量得有多大。如果主題欄能夠對這封郵件的來意有一個簡單的說明，會大大提升郵件被處理的效率。小秘會將此郵件轉發給最相關人處理，以便申請者能夠獲得最直接的幫助和最快的答覆。

很多學校都有自己規範的郵件聯繫主題格式，需要同學們包含自己的申請ID，姓名，申請項目等信息，以供自動分揀系統歸類，方便校方快速檢索，提高部門合作效率。當你發現小秘幾個星期都不回郵件，很可能是自動分揀系統無法歸類，你的郵件被劃分為in suspense，那你就有的等了，什麼時候別人處理完了再來處理你的，申請季能被折磨到失眠。

Richard說：不做教學的人是無法理解這個世界上學生種類的多樣，我曾經在給教授整理郵件時，看到過一個中國學生，把郵件內容寫在了標題欄里，但郵件裡面乾乾淨淨什麼都沒有。我問教授是種啥感覺，教授回了三個詞：Arrogant and Lazy

同學們還需要後續發送自己的護照、銀行存款證明、體檢證明等掃描材料到小秘郵箱，處理留學簽證的申請。很多同學掃描後，附件署名就是：JPG.1 2 3...這造成的問題就是，小秘需要每個附件打開看，才能知道對應的材料內容。這其實是大大增加了他們的處理時間。

去年申請季文書批改時，Richard專門強調了同學們在文件中署名姓名+項目+文件名，如Richard+MIT+CV+第3稿。相信CAMP的同學一定都養成了這個好習慣，以小見大，申請也都非常順利，小秘會非常感謝這樣體貼的同學，自然為你優先處理（噁心人的往後靠，你噁心小秘，小秘「禮尚往來」也是人之常情）。

很多學校的小秘和教授的工作流程非常依賴郵件自動分揀，系統自動下載所有附件，完成工作後再根據署名放入模板回復郵件。如果你的附件沒有署名，那麼首先自動分揀就無法確定你發的到底是些啥，很難一次性找到對應申請人和郵箱，等到發現問題再上人工處理速度自然慢很多了。

有同學可能會覺得，這不就是他們的工作嗎？是的，但與人方便，就是與己方便。最終獲益的是雙方，自己不鬧心啊！

Richard說：郵件交流的感情層面非常弱，我們之所以喜歡在微信里發發表情，秀秀gif，是因為這能代表我們的心境，給對話人一種場景既視感。但是很可惜，申請郵件中我們不可能做這些人性化的點綴，只能是白底黑字的英文字元，毫無表情。因此，所有的學術修養都是通過嚴謹的格式和為對方著想的小細節體現出來的。郵件就是我們的臉，得要臉。

現在不需要"Dear"開頭那麼正式，但在郵件開頭還是說個"Hi"吧。

請在每封郵件的最後感謝教授或小秘抽出時間來幫助你，並以：

Sincerely, Best Regards, 來結尾，然後附上你的全名，以及你所申請的項目，方便小秘迅速找到你的檔案並儘快回復你的問題。

由於在國內大家都是instant message, 即時消息即時回復，說話習慣了都跟發微信一樣隨便，所以沒有注意郵件發送的禮儀。但是將來不管是留學還是工作，都需要了解發郵件的禮貌細節。這些細節會提高我們的交流效率，同時也能展現出你與別的申請人的確不一樣，雖然還未走出國門，但你已經具備了國際化的思維意識。

細節決定成敗！