切記，開會的目的是解決問題（上）

你有沒有遇到過這樣的場景：領導臨時召集開會，但自己因為沒有充分準備，並不能有的放矢；同事莫名其妙地把你拉進微信群，然後熱火朝天地討論你並不知情的某個項目，還給你指派了新的任務；自己為了某個議題，召集利益相關各方開會，但卻無法控制局面，聽了半天吐槽，卻沒有下一步行動計劃。

如果曾經不幸中獎，工作中你開過的會，可能是瞎忙的重要原因之一。如果想盡量減少瞎忙的頻率，提高開會的效率，要時刻銘記開會的目的是解決問題。

為了切實解決問題，推進工作，得先想想，所涉及問題是不是一定要通過開會的形式解決。至少在極度追求效率的工作環境里，如果只是信息彙報，可以通過郵件甚至微信等文字形式解決，反而比大家坐在一起更容易傳遞吸收。

如果確實有要決策的問題，認為應該通過開會的形式解決，那麼至少要做到會前提前規劃，會中控制節奏，會後及時跟進三個步驟。

今天先聊聊會前提前規劃這一環節。

老闆經常教導我們，工作要講倫理，不能在會上搞突然襲擊。如果想彙報事情，一定要提前通知參會方想討論什麼話題，留出充分的時間讓對方有所準備，才能真正起到溝通的效果。

我強烈贊同老闆的觀點，而且覺得提前規劃的不僅僅是議題，還應該包括與會人選和日程。

一個會議到底應該邀請誰，涉及到什麼層級、哪些部門，都應該圍繞該會議想解決什麼問題而設計。

比如如果只是項目的日常進展更新，可能沒有必要請上級領導，部門內部開個小會，事後由項目負責人單獨向上級彙報即可。但要是項目爆出重大緊急問題，那肯定得第一時間知會領導和跨部門相應的同事，召開會議商討對策。

此外，開會之前還應該認真準備日程，讓參會者對於會議的預估時長、討論範圍有個大概了解。這也是專業精神的體現。

學生時代往往考慮不了這麼細。比如我應邀參加某學生論壇的圓桌會議，先是被告知要用英文做演講，但等了幾周沒有下文，我一度以為對方最終決定不請我出席。正要安排別的事情，被告知環節變成panel discussion，但直到前一天才告知需要準備的問題，誰跟我一起上台更是當場才知道。

這場會議當然圓滿結束，但如果步入職場後，在工作中，領導和同事每個都忙，不是誰都好脾氣無條件配合開會的時間和設置的話題。為了尊重彼此，力爭最大化利用開會解決問題，組織者最好還是多打出一些提前量，讓大家有時間思考要討論的問題，這樣才有可能在會前已經形成基本認識，進而節約會上時間。

在提前準備日程這點上，我們真的應該向部分大公司學習。雖然有人會認為大公司繁文縟節多，把時間都花在準備日程這種浮於形式的事，但如果開會之前就知道會議要開1個小時，有三個話題要討論，心裡會不會踏實一些？

下次想開會之前，先好好琢磨琢磨這個會應不應該開，應該和誰開，和想讓對方知道什麼、解決什麼問題。有思路之後用十分鐘在一張紙上列出日期、預估時長、與會人員、擬討論話題，發給擬邀請參會方協調時間，然後想好自己的立場和擬提出的解決方案並做相應筆記，這就向著以解決問題為導向的更有效率的會議邁出了堅實的一步。

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