辦會22步驟，讓你成為辦會高手

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會務工作的質量與水平直接影響到決策及其落實的質量和水平。筆者根據多年的辦會經驗，把會務工作分為：會前準備、會中服務、會後總結三部分，並細化量化為22個關鍵點，將會務工作納入程序化、規範化的軌道。

會前準備

1、擬訂會議方案

會議方案是組織安排會議的關鍵。內容包括：會議名稱、時間、地點、規模、內容、議程、擬請出席領導、參會範圍、日程安排、文件材料目錄、宣傳報道、食宿行安排、安全保衛、工作班子組成及職責分工等。制訂會議方案要堅持複雜程序簡明表述、簡單問題慎重對待的原則。方案報送相關領導審定後，要立即召集相關單位負責人召開協調會，對各項任務進行分解。

2、起草、審核會議通知

會議通知內容包括：會議名稱、主送單位、主要內容、報到時間和地點、參會範圍、報名要求、其他有關事項等。在會議通知起草過程中要注意：表達準確、條理清楚、言簡意賅、一目了然。會議通知一般由會議的承辦單位負責起草，然後報有關部門和領導審核簽批。

3、下發會議通知

會議通知下發要及時、準確。防止重發、錯發、漏發。如需召開緊急會議的，務必確保電話通知，其中要注意避免出現「明天」「後天」等字眼，必要時說明「幾號」「星期幾」，防止產生歧義。

4、落實與會人員

按照會議通知要求的時間，對與會人員逐一落實並做好登記，必要的進行電話核查、督促，統計匯總後列好請假人員名單，並及時向有關領導報告。

5、協調出席領導

根據會議性質擬定領導出席安排，報請領導同意後，逐一進行電話通知。內容包括：會議時間、地點、議程。並幫助銜接、督促講話稿或主持詞的起草與報送，確保及時送到相關領導手中。會前半小時要再對出席領導進行提醒。

6、預訂會議室

會議時間確定之後，要立即與會議場所聯繫溝通，預訂會議室，並安排做好先期準備工作。

7、編印會議須知

大型會議需要編印會議須知，須知編排要求準確、周密、合理、簡潔。內容包括：日程安排、與會人員名單、分組名單、食宿安排、乘車安排、值班電話、作息時間、注意事項等。如有需要製作會議證件的，比如：出席證、列席證、工作證、車輛通行證等，要根據會議主題設計製作。

8、布置主席台

主席台的布置要從會議性質、領導人數、主席台大小以及方便領導出入席等方面綜合考慮。一般中間坐職務較高的領導。

9、製作會標

會標體現會議的主題，會標製作一定要準確無誤，並注意把握會標的長度、字體與會場是否協調一致。

10、檢查音響和燈光

根據會議議程安排話筒的數量和擺放位置，並在布置會場時、開會前檢查音響燈光是否可以正常使用。

11、編製座區圖，擺放座簽

根據統計整理後的與會人員名單，合理安排與會人員的會場座次。座區圖和座簽要反覆進行核對，防止遺漏、重複，防止出現錯別字。

12、組織調度會議用車

大型會議活動，需要借用或租用車輛。要安排專人負責車輛的召集和調度，車輛較多時要編排乘車分組，並對車輛進行編號。

13、安排新聞報道

需要新聞報道的會議，要提前通知有關新聞單位，並要求其將記者名單報值班室，再按名單通知到具體人。

14、安排會場警衛和交通疏導

通知相關部門做好會場警衛及交通疏導工作，防止會議過程中出現意外情況。規模較大的會議，由於到會車輛較多，要安排交警在會場附近進行交通疏導。

15、電力保障

會前與供電部門溝通聯繫，安排保電任務，同時安排會議場所進行內部檢修。會議過程中還需安排專人值班，以便應對突發情況。

會中服務

16、簽到、分發會議材料

負責簽到的工作人員，要提前到達會場，幫助與會人員領取會議證件、文件材料、辦理住會手續。會議材料可以在會前通知各單位派人領取，也可以在會場簽到處一併發放，或是提前放置到與會人員桌上。對擺放在主席台上的材料，要從頭到尾檢查順序和頁碼，確保不出差錯。

17、與音響師對接

準備一套會議材料，包括會議的主持詞交音響師，以方便其把握議程安排與音響的調配。

18、會議值班

19、會場服務

提醒工作人員定時供應茶水，巡迴檢查會場內的音響、燈光、室溫、通風、屏蔽等情況，發現問題迅速補救。遇到特殊情況需要向會議主持人彙報時，要採取靈活的方式處理，最大限度地減少對會議的影響。

20、維護會場秩序

會場秩序包括會場外秩序和會場內秩序。會議召開時，在會議室門口安排專人值班，防止無關人員進入會場，禁止大聲喧嘩。發現會場內不遵守紀律的行為，予以提醒和制止。會議開始後安排專人到會場清點人數，對遲到、缺席者進行登記。

會後總結

21、會議資料整理歸檔

會後將會議所有文件包括會議方案、通知、須知、簡報、發言材料、領導講話等收集起來，按順序裝訂成冊，以備查看。如有錄音、錄像資料的需要儘快收集整理。根據保密原則，對需回收的會議材料要逐份清查回收。

22、召開分析總結會

分析總結會務工作中的經驗和教訓，以便指導做好今後的會務工作。注意收集參會人員對會務工作的意見，虛心採納、整改提高。如需做出專門總結的，將總結連同其他會議文件，一併歸檔。

|內容來源：微會動平台