提高70%的工作效率：人人都需要的時間管理術

08-26

每天都感覺身體被掏空，可是又不知道自己幹了什麼，一晃時間就過去了，很多事情還沒開始做，你是否經常有這樣的感受？

我們都遇過十分忙碌，加班到深夜，卻回想不起來自己實際的工作產出。

在工作過程中，經常因為同事要諮詢或確認某項工作內容，打斷自己的思路。

一堆的細碎雜事鋪天蓋地，看似每件都十分緊急、重要，偶爾出現「丟三落四」的現象，不知從何下手。

據數據顯示：「人們一般每8分鐘會收到1次打擾，每小時大約7次，或者說每天50-60次。

平均每次打擾大約是5分鐘，總共每天大約4小時，也就是約50%的工作時間（按每日工作8小時計）。

其中80%（約3小時）的打擾是沒有意義或者極少有價值的。同時人被打擾後重拾起原來的思路平均需要3分鐘，總共每天大約就是2.5小時。

也就是說，每天因打擾而產生的時間損失約為5.5小時，按8小時工作制算，這佔了工作時間的 68.7%。

由於參加會議、處理信息以及團隊突發事件等零碎的工作無形中消耗我們大量的工作時間，導致了你努力工作，卻依然需要加班加點完成工作的原因。

如何改變這種現狀？我們需要明確的是：

● 我們的時間到底去了哪裡？

● 分清時間的有效性、無效性

● 區分任務的屬性

● 任務越零碎，越容易走進迷霧世界

為了將時間最大化利用，提升70%的工作效率，時間四象限法則，了解一下。

▲時間四象限法則的定義

將工作或事件按照重要和緊急兩個維度進行劃分，分為了四個象限，分別是：重要且緊急、重要不緊急、緊急不重要、不緊急不重要。

● 第一象限：重要且緊急

這一象限的事情具有時間的期限（緊迫性）和事情的影響性，無法迴避也不能拖延。

例如：諸如應付難纏的客戶、準時完成工作、住院開刀等...

● 第二象限：重要不緊急

這一象限的事件不具有時間上的緊迫性，但是，它對未來的事項具有重大的影響，未雨綢繆便是它的形象描述。

例如：長期的規劃、問題的發掘與預防、參加培訓等...

● 第三象限：緊急不重要

這一象限的事情具有時間的緊迫性，而事情的影響性較小，一般帶有被動性。

例如：被動的電話、邀請，臨時應對事件等...

● 第四象限：不緊急不重要

這一象限的事情沒有時間的緊迫性和影響性，多為生活瑣碎雜事，碎片化的事情。

例如：看無聊的小說、追劇、刷抖音、辦公室聊天等...

那麼，我們要如何根據時間四象限法則制定計劃？

▲按「重要」、「緊急」兩個維度梳理任務

一般制定計劃的順序應由遠及近：年計劃——月計劃——周計劃——日計劃。

以日計劃舉例：

1、明確執行時間，根據能力安排相應的任務，如8小時

2、預留相應的時間處理突發事件，避免被動情況

3、分類羅列任務，找出最省時間的方式完成

4、最高優先順序或者最難處理的任務預留充沛精力

5、」快人一步「：任務優先順序劃分

羅列出任務後，根據時間四象限法則中輕重、緩急兩大維度進行衡量任務的優先順序。

● 先按照「輕重」，把工作任務以職業價值觀為標準標出「重要」或者「不重要」；

● 再按照「緩急」，給所有任務以截止日期為標準標出「緊急」或「不緊急」。

按照「輕重」和」緩急「兩大維度劃分完後，就可以將任務放入時間四象限中，一目了然，十分清晰。

時間是有限的，充沛的精力也不能保持24小時，那麼，接下來就到了非常重要的環節！

▲按四象限法則分配精力

大家可以回想一下，自己平日里的工作步驟是怎樣的呢？

是否優先處理緊急且重要的事件，其次為緊急不重要的，接著是不緊急但重要的，最後是不緊急也不重要的？

但是，按照四象限法則處理工作的正確順序是這樣的：

緊急且重要的→重要但不緊急的→緊急但不重要的→既不緊急也不重要的。

對於重要且緊急的事情，立刻去做。

對於重要但不緊急的事情，制定好計劃一步一步的去實施完成，但是一定要注意在這一個象限上多花費一點時間，避免第二象限的事物轉化為第一象限。

對於那些緊急但不重要的事，嘗試將這些事情交給別人去做，減輕自己的負擔。

而不重要且不緊急的事情，能不做就盡量不去做。

最後，關於時間四象限法則，總結三點：

1、制定目標（羅列任務）

2、優先順序排序（區分輕重緩急）

3、時間分配法則。

養好良好的習慣，堅持每天制定及優化計劃，同時進行總結，就可以在有限的人生里，將時間變得無限。