職場硬技能之《如何用outlook有效處理郵件和工作》

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我先說下我的情況：每個月大概要收到5000~6000封Email，小團隊leader，但也屬於執行層。這就意味著，郵件不能像高管那樣只看標題或看收件人是誰然後決定是否閱讀該郵件，而是必須做到「處理」每一封郵件。那麼Email的處理效率高將會極大的幫我節省時間。

直接列提綱：

一、為什麼要用郵件

二、如何管理郵件

1.分類信息

Tip1：設置5~8個收件夾。切記不要超過10個！

Tip2：設置收件規則。讓部分郵件自動收納到對應文件夾。

2.初步處理

Tip3：精簡Outlook的整體界面，擴大主要信息區域的面積。

Tip4：精簡郵件列表區域，一目十行不再難。

Tip5：對話功能！批量處理郵件不是夢。

Tip6：刪除不必要的列項目。

Tip7：設置快捷動作，秒入文件夾。

Tip8：設置快速訪問工具欄

Tip9：不要讓outlook偷走你的時間——免打擾

Tip10：批量輸入收件人——收件人分組

Tip11：有EA的人當我前面白寫

一、為什麼要用郵件

職場中主要有四種溝通方式：面懟，電話噴，微信騷擾(即使通訊類)和郵件大字報。很多職場新人甚至老員工常常無法很好地區分什麼情況下要用什麼溝通方式。我的建議是：

• 面談：緊急重要類，開會舌戰群儒類，找高管（高管一般不會接你電話的）。
• 電話噴：較緊急的異地溝通，可以很好地聯絡感情。
• 微信騷擾：可以理解為留言類，只是簡單溝通，無機密信息，較不緊急
• 郵件大字報：不太緊急事務，資料類，最最重要的就是憑證功能！白紙黑字地承諾！

以上應該有助於各位理解這幾種溝通方式的優劣勢了。

二、如何收郵件

我將按照「分類信息->初步處理->二（多）次處理」的管理流程來講解我的心得和技巧。

1.分類信息

Tip1：按照你的工作內容，設置5~8個收件夾（不包含主收件夾）。切記不要超過10個！

比如我的，按照閱讀、處理優先順序，排序如下：

第一個是「上司」（最重要），上司之事無小事，必須第一時間跟進啊！

第二個是「主收件箱」（包含重要緊急類），用於直接收未經過任何分類的郵件。這個大概佔了我80%的郵件。這些就是後續要好好處理的郵件了

第三個是「待處理」（重要，不緊急），用於第一次閱讀郵件後無法短時間解決的，需要持續跟進的。

第四個是「報表」（不重要，不緊急，可能閱讀的頻率中等），查收一些定期發送的大型表格。相當於資料庫，需要調取時才會看。

第五個是「其他」（不重要，不緊急，需要隔較長時間掃描式的看一看），用於一些特定人群的郵件10封有1封和你相關的，不看不行，看又浪費時間。那麼就要集中看，比如一周集中看一次，正文沒有你的名字就過。

第六個是「備忘」（不重要，不緊急，可能閱讀的頻率低），用於一些資料類郵件，不會常看，但偶爾要查閱。如表格資料，公司某個新規定細則。及時歸檔至此能夠節約超乎你預料的時間。

第七個是「已閱」（不重要，不緊急，基本不會再看），用於存放不會第二次看的郵件。這個基本占我85%的內容。看過即扔。

為什麼最好不要超過10個？

我剛入職時也會設置N多個收件夾，但後來發現兩個問題

1.「將收件箱的郵件整理到對應的文件夾」這個動作實際沒有太大用處，這浪費了我大量時間，而且分的也很累。

2.80%~90%的郵件你基本不會再看第二次了。

Tip2：設置收件規則。讓部分郵件自動收納到對應文件夾。

對於一些特定的人，特定的主題，我強烈建議使用這個設置。不要小看系統規則的作用，這個至少幫我屏蔽了20%~30%的郵件。

設置路徑：開始-移動（模塊）-規則-創建規則-按照嚮導完成設置即可。

設置後的效果就是主收件箱一旦收到符合對應條件的郵件就會直接放到對應的文件夾中。

這個主要是對主收件箱的處理，首先我們需要重置閱讀視圖，提高閱讀效率。

完整的一般是四個模塊，從左到右：收件夾、郵件列表、郵件正文、日曆/待辦事項。

我自己是取消了「日曆/待辦事項」模塊，我自己試過，不是很好用或者用其他辦法可以更好實現。

我驚人發現，很多人是沒有「郵件正文」這個模塊的！很多人是看到想看的郵件後雙擊點開郵件，這樣就會彈出一個正文的窗口。閱讀完之後你還要再關閉。看看，這些多餘的操作是多麼的無效！

設置路徑：試圖-布局

Tip4：郵件列表的精簡

這裡我們要說交高效的郵件閱讀順序：先看主題，確定和自己有可能相關的留下，看下一個。和自己不相關的主題的郵件直接移到「已閱」，看下一個主題。然後將留下的郵件再一封封看正文是否和自己相關。

為什麼不是看到和自己相關的主題的郵件就直接看正文呢？主要有兩點。第一，我們是集中時間處理郵件。也就是你必須要先將整體看完，判斷完輕重緩急。

很多人都是如下圖，我每次看到這樣的界面，我就知道閱讀郵件的效率肯定沒法高。我一直覺得這是反人類的閱讀設計。

不求一目千行，但可一目十行。以下是縮減後的，同樣的區域大小，比前一種多出2倍多。

設置路徑：視圖-郵件預覽-關閉

這個看了很多知乎的高贊答案都沒有提到，這絕對是無比實用的功能。

這個功能的作用是將同一主題的郵件合併為一封（組）。這樣有三個好處：

1.方便追溯。你可以很好的看到關於這個主題都有哪些人何時發過什麼郵件，點開左側三角圖標如下圖：

2.高效閱讀。你可以集中看主題相關的郵件，而不用時不時收到一封打斷你的思路。

3.高效移動。一次性將該主題的全部郵件移動到對應的文件夾。

簡單來說就是你們批量處理郵件，以前看的20封郵件你處理20次，但其實都在講同一件事情。你設置對話之後，就像只收到一封，可以一次性處理。

設置路徑：視圖-郵件-勾選「顯示為對話」。細節可以在下方的「對話設置」中調整。

Outlook的郵件列表可以顯示諸如以下列內容。你可以刪除自己不關注的列項目。保留諸如「發件人」「主題」「接收時間」等關鍵列，以精簡界面。

設置路徑：再郵件列表點擊右鍵-視圖設置-列

快捷鍵可以將「移動到指定文件夾」實現秒操作。我設置了兩個平時最常用的快捷鍵。移動到「已閱」和「待處理」。我只需要按下ctrl+shift+1就可以將主收件箱的郵件秒扔進「已閱」，這比手動拖動郵件輕鬆快捷多了。

設置路徑：開始-快速步驟-新建快速步驟-移至文件夾-選項

Tip8：設置快速訪問工具欄

一般常用的功能也就十幾個，不如移動到快速訪問工具欄。這樣既可以節省版面（工具欄可隱藏），也可以快速找到自己常用的工具欄。

1.關閉「顯示新郵件桌面通知」。不停的彈出郵件提示無疑是注意力的殺手。那你將如何集中注意力思考呢？

2.僅在特定時段打開outlook集中處理郵件。很多新人會不停地刷新郵箱閱讀郵件，或者過幾分鐘就打開Outlook看看。養成了類似刷朋友圈的習慣和感覺。這無形中又偷走了我們很多時間和效率。這也是不可取的。比較好的做法，是常規狀態下關閉Outlook，只在一天特定的幾個時間段打開，集中處理郵件。

例如我，早上精力比較好，適合思考。那麼我不會一來上班就打開Outlook，否則我就會被無數著火的郵件綁架的一點時間和精力不剩，而了無貢獻。

很多人都不知道這個功能。這個比較適合經常群發特定人群郵件的人。

我們可以將這部分特定人群收納進一個組，以後每次要發這群人，就將組名錄入即可。這樣既節省了一個個錄入收件人的時間，也容易避免遺漏收件人。

設置路徑：聯繫人-新建聯繫人組

Tip11：a good EA

如果你有一個大秘能夠幫你在在email中處理，轉發和分配任務，那你就當我上面什麼都沒寫吧。

設置路徑：to be a leader first.