我們都應該學習一點時間管理方法
來自專欄高效人生手冊
文：高效人生手冊
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昨天應邀給新進員工培訓，我提到了時間管理方法，由於時間有限只提出了「計劃」和「記錄」的方法，沒有進一步的詳細說明。
今天藉此機會，把這些年時間管理的方法和體會系統性的整理下，先把概念性的框架立起來，今後有機會的話再就每個方法詳細地說明。
時間是什麼，是一種老生常談。但每個人一生總要琢磨一回，很多人等明白了往往已經晚了。
先說說我對時間的另一種理解。
如果非要問「時間」是什麼？，估計會得到的答案會成百上千。有的為人耳熟能詳，有的振聾發聵，也會有來自個體理解。
在這其中以「時間就是金錢」「時間就是生命」這兩句最為有名。
當年，小平同志視察深圳特區的建設，特區的建設者們在工地上樹起了「時間就是金錢」的口號，傳誦至今早已為萬眾所熟知！
除此之外，還有時間就是效率，時間就是資源，時間就是效益。。。
其實呢，我比較認同另外一個理解：時間就是改變，TIME IS CHANGE！
時間最大的魅力就是能夠帶來改變，當然這裡更多的是希望往好的方向變化。
一個生命的孕育需要時間，懷胎十月才能分娩。
一個人的生命成長需要幾十年的時間，技能積累需要長年累月的磨練。
春氣之苗，不見其增，日有所長，食物需要時間的烘培和發酵。。。
時間如此的重要，我們卻很少有人能夠善待它，使用好它！
在我們生活中存在著很多時間的黑洞，比如電視黑洞，享樂黑洞，手機黑洞。。。。
這些黑洞帶來的危害巨大，浪費了時間，讓改變的可能變得微小，甚至往不好的方向變化。
所以時間管理的本質就是精力管理，是將有限的寶貴的精力投入到有價值的事情中去。
說了這麼多都是一碗發酵了的雞湯，沒有什麼營養。那麼下面我們就來學習一下普通人如何做好時間管理。
前人已經在這方面做了億百次的嘗試，再做一次也是意義重大。
普通人的一生的時間和精力都用來應付各種各樣的事情，在事情中消磨了時間，失去了生命。
我們將用這有限的精力做些什麼，怎麼做，做的怎麼樣，改進之後繼續努力，與PDCA的精髓是一致。
在我看來做好時間管理先要做好第一件事情：
1，分類：我們將做些什麼？
2，計劃=目標：我們想做到什麼樣子，計劃怎麼做。3，記錄：忠實地反映我們的行為。4，回顧：那些做的好，那些做的不好，改進後繼續努力。
其中計劃和回顧最為重要，是我們時間管理的核心。
上面第一步中提到了分類，下面詳細說一下分類這件重要的事情。
分類決定了我們將做些什麼，會把精力放在上面上面。分類對了，起碼不會走的太偏。
分類的對象是事務，而一件事情能否稱之為事務有一個基本法則，叫SMART法則。
S：具體的，這件事情必須是具體的。
M：可衡量，必須可衡量，也就是可量化。A：可實現，這件事情必須是可以做到與完成的。R：相關性，必須與你自身相關。
T：時間線，要有截止時間。
SMART原則是一個實用的、簡單的、可以立馬用起來的方法。用它來對日常事情進行分類再好不過。
分類就好比給我們的建立了一套夢想系統，列了一個清單，為下一步的計劃目標準備了素材，為精力池的分配找到了方向。
接著上一步分類來說，分類只是為我們找到了將要處理的事情清單。
這分清單里的事情也要分遠近輕重，不能一視同仁，也就必須要在分類的基礎上對事務進行細分。
細分的方法就用到了3721法則。
3721法則，來源於《無壓工作的藝術》中對事物的收集和分類方法
用一個流程圖來說明
首先收集事務，然後進行判斷，是否需要行動，2分鐘內是否能完成，是否能夠一次完成等等。
這裡的2分鐘表示的意思其實是能否很快的完成，每個人都可以有自己的彈性判斷標準，不要刻意地曲解字面，刻舟求劍。
最後的幾個收集框都有編號，其中3721四個框不要去做，只關注其它幾個收集籃，所以這個法則就簡稱為管他3721法則。
接著3721法則來說，事務已經進入我們的收集籃，可能項目清單中會有很多事務要處理，那麼怎麼樣進一步地分配精力呢。這就需要用到四象限法則，來分清輕重緩急。
以重要程度、緊急程度作為橫軸和縱軸進行四象限的劃分。
重要且緊急，立馬去做。
重要不緊急，有計劃做。緊急不重要，放權別人去做。不重要不緊急，不做。
經過分類、3721法則、四象限法則三步之後，已經將事務清單轉換為行動指南，遴選出哪些需要立馬著手的事情，哪些需要有計劃地去做。
每一步里的方法都不是短期內、一次性就能掌握的，需要長時間的鍛煉。
除了以上的幾個方法之外，還有哪些日常可以使用的簡單小工具呢。
- 記事本，這些隨身攜帶的小本子，可以將事情列出來隨時複查。
- GTD軟體，滴答清單，奇妙清單都是可用的GTD小軟體，上手容易，移動化支持好。
- 計時工具，有番茄時鐘，TIMER等計時軟體。
- 九宮格日記，進行日常記錄好幫手，最好用的做日記的模板。
理論、方法、工具都有了，下一步就是實踐了。
紙上談兵，不如戰場點兵。這個章節按道理應該是最長的，我先這裡說個大概的流程，訴諸於行動可以經歷下面幾步。
首先，以年度為單位建立夢想系統，每年可以選擇3-5項最想完成的事情。
以5年或者10年為單位也沒問題，只不過很少能有人做到罷了，要在本人最大的掌控能力的基礎上來選擇區間。
以月為單位，建立計劃里程碑
進入夢想系統中的清單事項，需要列出行動計劃，以半年或者月為單位來設定里程碑。
以周為單位按SMART原則列出事項，以3721法則和四象限來進行分類。
我們不可能只去努力夢想清單中的事情，日常生活工作中總會有很多其它的事情需要處理。這一步就是為了分清哪些是重要的，哪些又是必須處理的，各方面都要兼顧些，也必須要兼顧。
形成清單周清單、日清單。
有了上面的分類，我們就可以建立周清單或者日清單，每天執行、處理，高效率地運轉起來。
PDCA。行動、記錄、反饋、改進。
我們做的怎麼樣？就需要記錄來如實反映，需要反饋和改進做得更好。從另外一個方面來說，這也是自我評價的一個工具，用這個記錄來評價自己的努力和目標。
這個最公平、公正，而且不需要去追求其它人的評價。
以上說了這麼多理論可行的方法，到底是否有人真正實踐過呢？答案是肯定的！！！
在這裡不得不提一位老前輩-----柳比歇夫，以及以他的名字命名的時間管理法《柳比歇夫時間管理法》。
柳比歇夫是前蘇聯的昆蟲分類學家，生物學家，讓他一生更為讓人感覺震撼的是，他持續56年一直實踐的時間管理法。
首先，他確立了目標，完成昆蟲分類學的著作。
然後 ，就是每天記錄下工作的時間，每月和年度進行統計反饋，向自己彙報時間的使用情況。
之前，我曾專門分為三個篇章，以詳實記錄柳比歇夫一生的格列寧《奇特的一生》書籍做了具體的分享。感興趣的可以找來看看。
讀《奇特的一生》，識「柳比歇夫」時間管理法（上）
我們來看一下，柳比歇夫通過時間管理得到了什麼？
- 心流體驗，將人的全部精神全部用在做一件事情時候的體驗。
- 評價標尺，以時間管理數據客觀的評價自己，而不寄希望於他人、外在的評價。
- 幸福感受，充實而豐富的人生，注意他的人生不是枯燥的，而是豐富多彩的。
好了，說了這麼多，如果人生真有套路，那麼我希望你能了解！
20178.8.8於南京水游城
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