努力不等於高效！看完這篇，保證你凌晨3點前回家！| 管理時間的7種武器

來自專欄小鄭傑西卡4 人贊了文章

小鄭的第 163 篇原創文章～

話說，

大家都被「凌晨3點不回家」刷屏了吧！

但是，努力真的就代表高效嗎？

工作就一定要到凌晨3點嗎？

在小鄭看來，

只要時間管理得好，5點下班不是夢想！

小鄭集合10多年在3大洲工作之經驗，

來說說我是如何高效工作的7種武器，

「扒光」我上班那8小時吧！

??

準備篇之一：乾淨整潔的辦公環境

大家是不是嗤之以鼻？覺得這都能拿出來說？

沒錯，以前的我也和你一樣！剛上班那幾年，我的辦公桌亂成一鍋粥，還相當任性： 「只要我自己找的到需要的東西就好了！哪有空整理桌子！」

然鵝，我慢慢發現，幾乎所有高管的辦公桌都是下面這樣的！▼ 這是為什麼？他們可都比我忙十倍呢！

後來，小鄭請教了一位前輩，一句話就點醒了我：「辦公桌就像你家！你難道不定期整理房間、打掃衛生嗎？」

還真是！以前小鄭寫過《打扮家就和打扮自己一樣～》；其實，整理辦公桌也和整理房間一樣啊！誰都不想自己住在一個髒亂差的環境里，而是希望能住得溫馨舒適；同理，在個整潔的環境中工作，心情更好，壓力更小，思路也會更開闊。

更重要的是，辦公室整潔程度，無形中就代表著你的專業性。

套用那句流行雞湯「連自己的體重都控制不了，何以掌控自己的人生？」。 一個亂七八糟的辦公桌，就在無形中告訴你的同事和上級，你是一個沒有條理、不Organized的人。正所謂「連自己的辦公室都控制不了，何以掌控自己的工作？」 (這點其實和穿衣打扮一樣，成功人士多會打扮得山青水綠，絕不可能邋裡邋遢的出現在公眾場合！）

其次，如果文件分類清楚、定期存檔相關內容，會讓你更快、更精確地找到需要的東西，提高效率。這一點，在電腦文件管理上也是同樣適用的。

每天下班前花5-10分鐘整理下桌子，這樣第二天上班時，才能神清氣爽、思路清晰的高效工作！看我的辦公桌多整潔～ ▼

8:55 To-do list

上一篇就說過，我會在前一天下班前寫下第二天要做的事情。今天展開談談。一般我工作計劃會包括三大類：

1. Must do: 當天必須要完成的事情；

2. Don『t like to do: 當天不需要完成，可以過幾天才完成，但是我很不想做的事情。比如貼發票報銷！誰都懶得做，但是又不得不做；

3. Would like to do：如果1、2都完成，就做這類。

所謂不打無準備之仗，提前準備好，這樣第二天上班時就胸有成竹，直接按照計劃來。否則第二天到公司，還得花半小時想想昨天發生了什麼、今天要繼續follow什麼，太浪費時間啦！而且完成一樣劃掉一樣，好有成就感！

9:00 處理郵件

因為我老闆是個經常半夜發郵件的工作狂，加上總部在美國，和土澳有時差，所以每天一早上班第一件事就是打開Outlook收郵件！

對於很多像小鄭這種大量時間在處理郵件的工作，如何才能更高效呢？我有幾個小貼示給大家：

- 能在2分鐘內回復的，直接處理掉

簡單郵件直接Kill掉，一方面會讓你很有成就感，同時逐漸清空的郵件會減少焦慮感。

複雜的郵件，我就放一放，之後按照輕重緩急和複雜程度慢慢回。

- 一次只處理一份郵件

以前的我看到郵件，恨不得秒回！經常導致我經常好幾封郵件同時打開（就像下面這張圖一樣 ▼ ），同時撰寫，思維跳來跳去，非常低效，而且容易出錯。現在，每次我只處理一封郵件，一封寫完再寫另一封。

- 集中時間段看郵件

之前《9點上班前我做了14件事》里我已經提過，我喜歡在固定時間內做固定的事情。個人習慣是早上一到公司先看郵件，中午吃飯前看一次，吃飯後看一次，下班前一個小時看一次。當中就是如果我手上的大項目告一個段落，或者出去買個咖啡放風回來（後面會講為什麼要去放風），我也會檢查郵件。這樣可以不被郵件綁架，提高效率。

但是，很多朋友會說，這不可能啊！經常工作寫了一半，突然發現郵件來了，還附上幾行Preview啊和聲音提示！

確實如此，因為Outlook默認會收到郵件時有個小信封提示和郵件的前幾行內容。人都是很「賤」的，看到小信封標誌、尤其是部分郵件內容就忍不住要點進去看 ▼ （被小鄭說中的請舉手！）。結果你手上的事情被生生打斷，大腦被迫進行Multi-tasking，不夠專註，就容易出錯。

請大家關閉郵件推送！

我建議設置關閉郵件提示！看不到小信封，就眼不見為凈。這樣我該幹嘛幹嘛，手上事情到一個段落，我才會去檢查郵箱處理郵件。

具體可以這樣做：郵件里選擇「選項」～ ▼

下面紅框部分，全部給我把?都給去了！▼

是不是有點怕，怕有郵件需要秒回的？事實上，根據我的經驗，幾乎沒有郵件需要秒回。每個人都有自己的Priority：發件人也許希望你秒回，但是不代表這就是你的Priority需要秒回！只有自己的節奏不亂，才能更好的工作。千萬不能讓別人帶亂你的節奏。

只有一點例外！

如果我有個很長的會要開，我會在Auto reply功能里寫上「我在開會，未來幾個小時不會有時間回郵件，請見諒。」 這樣可以給發件人個心理準備。

- 用Plain English寫英文郵件

有趣的是，我從第一份工作起就開始用英語寫郵件，寫了十多年。直到去年底，才真正明白英語郵件應該怎麼寫才叫專業！

以前我以為只有用複雜的表達方式和Fancy的英文單詞來寫郵件，才牛B！所以郵件又臭又長，力不從心的我還需要經常翻詞典找單詞片語，試圖證明自己有水平。直到去年底，我在edx.org上自學商業課程的時候，才知道恍然大悟：郵件要用Plain English，用大白話就好，不要搞虛頭巴腦的。

http://edx.org。它是一個由麻省理工學院和哈佛大學創建的大規模開放在線課堂平台，旨在為全球提供來自全球頂尖高校及組織的大規模在線公開課。很多都是免費項目。可以戳這裡具體回顧。

因為篇幅有限，我只說幾點Plain English的基本原則包括：

1. 能用日常基本詞說明問題的，就不要用複雜的詞。比如，

用 "use" ，不用"utilize" ；

用"about"，不用 "approximately"；

用"try" ，不用"attempt" 。

2. 能用短的單詞，就絕不要用長的片語。

比如下面表格里，能用"Becuase"，就不要用 "in light of the fact that"。

下面這張表格里 ▼，左邊是很多人的通病，右邊才是真正好的英語郵件，是不是非常簡潔、甚至簡單，只要英文四級以上就統統看得懂？當時我看完，覺得人生進入了新境界！敢情我之前查字典、找花哨的單詞和片語，都是特么浪費生命呢！

- 檢查語法

畢竟英語不是我的母語，我會用在線工具快速檢查郵件語法。這裡推薦最近才發現的Grammerly，果然好用。大家可以自行搜索。▼

相關英語學習小技巧請戳這裡看《從啞巴英語到美國工作！我到底做了些啥？》

10:00 開會

相信很多人很小鄭一樣，每天都有很多會。是不是發現很多時候開會，不僅沒有解決需要解決的問題，還產生了一堆新問題，然後...就沒有然後了？

我自己是這樣做的：

- 開會前幾天提前邀請所有與會者

我個人非常不喜歡臨時開會。因為每個人都很忙，臨時的事都會打亂工作節奏。我喜歡提前和對方邀約，發出正式的會議邀請和簡單議題，把對方的時間確定下來。這樣既能確保相關人員都參加會，也能提高工作效率。▼

- 固定的時間開固定的會。

比如每周一是我和Team member 1:1的時間。這樣的好處是，不用每次糾結到底什麼時間適合開會。大家可以用Outlook裡面的會議設置，直接設一個recurring的會議。

- 開會前做Agneda

開會最忌滿嘴跑火車、各種Freestyle。所以我自己的會，一定會提前做好Agenda，把要討論的所有項目、任務、問題，統統記在表格里。開會前發給與會者，按照這個來。▼

- 開會後做Meeting minutes

開會另一大忌就是開完拉倒，事後沒有任何Follow up，那麼整個會就白開了。更可怕的是，明明當時說過的事情，居然還會被豬一樣的隊友抵賴！所以，會後必須要有一份會議紀要，比有Agenda更重要！我會把討論的內容、決定、截止日期和下一步都一一列出來，然後發給所有與會者。大家一個都逃不了！

- 開會時間

我是個痛恨遲到的人。以前在著名歐記公司上班，法國Style就是永遠遲15分鐘開始、遲30分鐘結束。但是現在的我深受美國文化的影響，開會準時開始，準時結束。

不要擔心有人會投訴說人沒到齊就開，會讓遲到者漏掉了重要議題。這是遲到者的問題，不是你的問題。你管你按照會議時間開始，幾次之後大家都養成習慣了。知道小鄭的會永遠準時開始，大家都會提早幾分鐘到會議室等著。

會議準時結束，控制會議速度。我經常開著開著就會說：「我們沒時間了，只有20分鐘，大家不要再糾結了，繼續下一個議題。 」準時結束，不打亂工作計劃，才能提高效率。

會議時間不要過長

超過一個小時後，人就開始疲倦了。為了提高效率，會議盡量控制在一個小時。

更多內容可以戳這裡看《老美是怎麼開會的？》

11:00 做上市計劃

這時我需要一個人坐下來寫計劃。我經常需要查市場上各種競品資料或者流行趨勢。平時如果善於累積素材，那需要用時就能信手拈來，省了不少查找的時間。

比如，看到有用的文章、或者好的市場活動方案，我就會用收藏功能把他們放入相應歸類的書籤里。無論在公司還是在家裡，因為我用的是Chrome，所以收藏完畢後，家裡電腦和公司電腦以及手機會同步更新。

很多人喜歡用Evernote，我個人喜歡用微軟的OneNote。平時看到什麼好的素材，或者相關資料，我都會輸入進去，到時直接查找拿來用。效率杠杠的！

12:00 繼續查郵件

吃飯時間之前，我會檢查郵箱。按照原則，能2分鐘內回的就回了，不能回的，按照輕重緩急程度慢慢回。

下午就是上午的周而復始。

這裡再說兩點重要事項：

- 關於手機

手機，已經成為我們的器官，一秒鐘都離不開。所以，大家就知道手機對大家的Distraction有多大了！

無論你是不是需要用微信工作，我都建議集中精力做某件事的時候，不要看手機。

實操方法如下：

- 超過9成的App關掉推送功能

有沒有發生過上班上了一半，手機突然震動，原來某新聞客戶端告訴你美國的川普總理和金三胖不開會了？好好的思路就被打斷了！

比如我之前忘記關閉的App讓我足不出戶，身在澳洲還在了解美國大事！▼

又比如，有沒有發生過上班上了一半，手機突然震動，原來某購物網站推送消息給你「XXX打折了！」 好好的平靜的思緒就被撩撥了？

比如下面這個Theoutnet就是我經常去的電商。▼ 收到這個，可讓我百爪撓心，安心上班，是不可能的！所以，上班期間還是眼不見為凈。話說，想知道我平時去哪些電商平台買買買的，鏈接戳這裡回顧哦。

還是以iPhone為例。去「設置」-「消息通知」，除了地圖、簡訊、電話、日曆、Uber等極少數App，我會允許推送，其他的一律都關掉。▼

- 關閉社交媒體（包括微博、FB等）的消息推送

如果不需要用微信工作的盆友，比如我自己，會把微信的消息推送也關閉。也就是說，就算有人給我發微信消息，只要我不主動打開微信這個App，我依然看不到！

接著在點擊進入「消息通知」，把所有的一切都關掉！▼

如果你的工作是需要用微信交流的，那就另當別論了。我知道很多國內公司現在都喜歡拉群工作，但是我個人非常不喜歡用微信或者任何社交媒體（西方多用Whatsapp）工作，原因有三：

1. 微信很很容易漏看；

2. 微信信息經常隻字片語，沒有前因後果，容易引起歧義；

3. 微信太不正規。工作上有很多雷區，有時需要追查歷史看到底問題出在哪裡。郵件可以一封封拿出來做呈堂證供，而微信完全沒這個功能！

如果真的被拉群，第一件事就是進去把這個群的提示消息給Mute掉，否則一個群里幾十個人，你沒有一秒鐘能安生。看下圖，小鄭把自己母校的群給Mute掉了。▼

話說，我也知道入群不需要「被」同意，誰都可以加你入群！不知道有沒有可能微信今後開發個新功能，就像需要認證加微信好友一樣，也需要認證才能被入群呢？

其他還有些小技巧包括

- 開會盡量少帶手機進會議室，早開完早滾蛋（這點我自己也做的不夠好，需要改進。）

- 電話：有時我看到電話進來，如果在忙，我就不接電話，手機會自動連到我的語音信箱。或者真的必須要接，我會直接和對方說，不好意思，小鄭現在小忙，稍後回電可以嗎？

- 把手機放在較遠的地方，並且屏幕向下，這樣就不會被可能亮起的屏幕干擾。就像下圖裡我這樣。▼

- 有時，慢才是高效！

人在江湖中，哪有不中刀！尤其碰到豬隊友！（中過刀的請舉手！）氣的渾身發抖是常有的事！

這時，一定要慢，一定要冷靜！不要回郵件，不要回電話，不要工作！

停下來，去倒個水，喝杯茶，吃個零食。看我跑去茶水間偷吃。▼

如果還是解決不了（這是常態啊～），我就會放風自我出去買杯咖啡，強迫自己找到Inner Peace!

下班前整理辦公桌，寫下第二天的工作計劃，完美結束一天。撒??！然後很有成就感的開車滾回家......寫推送去了...

以上就是我高效管理時間的七種武器，涵蓋了辦公桌環境、To-do list、處理電子郵件、開會、日常累積素材、用不用手機以及時不時出去放個風。當然，這些方法並不完美，我自己也在不斷努力學習中。

最後我要說，小鄭無意嘲笑或者諷刺晚下班的小夥伴們，年輕時，我自己也曾有過加班到凌晨3點、甚至通宵的經歷。但是我們要工作得更高效，更Smart！本文旨在拋磚引玉，大家快來留言分享你平時的一些高效工作的小技巧吧！

最後的最後，感謝熱心的讀者@果果，給小鄭提了個超級好的建議，才有封面那麼貼切的題圖。筆芯 ?～ 今天就到這裡了。如果要看英語郵件怎麼寫，或者如何高效買買買的，就請大家積極轉發並留言我。集其30個留言和50個轉發（後台截圖為證哈），我就會再開篇的哈～

還沒看夠？

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- 9點上班前我完成了14件事！| 高效管理時間的7種武器

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