機關工作8條高效工作法則

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機關單位里，最忙莫過於辦公室。黨政機關里，最莫過於兩辦。而在兩辦里，府辦往往比委辦要更忙一些。作為府辦的工作人員，每人手頭上同時跟著10多項任務，是家常便飯。雖然工作是做不完的，但是掌握一些高效工作的方法，還是可以大大避免加班。今天，我就跟大家分享8條辦公室高效工作法則，希望大家都能當一個不加班、少加班的公務員。

一、手機上的任務清單APP必不可少

手機上安裝一個任務清單APP，是確保按時按質按量完成工作任務的最佳工具。一來，可以當鬧鐘用，及時精確地提醒完成當天的任務。二來，可以當筆記本用，儲存筆記、圖片、錄音都很方便。三來，可以當日程表使用，對近期工作安排一目了然。在此推薦「滴答清單」這個APP，如果有其它好的APP，也歡迎大家留言推薦。

二、把EXCEL打造成為工作助手

本人桌面有個EXCEL文檔，可以說是辦文、辦事、辦會的工作小助手。EXCEL里有「工作任務」「單位領導名單」「通訊錄」「工作流程表」「單位全年工作安排」等多個工作表。

「工作任務」就是指手頭上的工作，分為完成時限、事項內容、上報單位（人）、負責單位（人）、任務目前狀態等。每項工作、每個文件的信息做好登記，及時更新，一來方便自己開展工作，二來領導過問能及時回應。

「單位領導名單」就是本地區或本單位的主要領導名單，辦公室辦文辦會常常要準確使用領導名單，做好記錄，及時更新，能確保工作不出差錯，也極大地提高了工作效率。

「通訊錄」是指業務上經常或不經常使用的電話號碼，單位的通訊錄一般只有辦公室和主要領導電話，平時工作中有得知個別業務人員的電話或郵箱，記得多費些心思記下來，說不定下次用得上，反而節省了時間。

「工作流程表」「單位全年工作安排」在本文後面會詳細為大家介紹。

三、電腦桌面亂不得

辦公室經手文件多，但養成習慣就更重要了。很多同志一時方便，常常將資料文檔下載到桌面，這很正常，我也是這樣做的。要注意的是，當該項工作完成後，就及時將文檔移入硬碟里相應的工作文件夾存檔，如果桌面上同時存放的工作文檔多，還應該專門在桌面建一個文件夾，將同一項工作的多個文檔放到文件夾里。這樣確保桌面有序，避免出現桌面全是文檔，找個文件都要花幾分鐘看、甚至打開來看的情況。

四、電腦文件夾也有講究

電腦文件夾的分類，不同的人有不同的習慣。有人習慣按工作內容的類型分，有人習慣按年份來分。本人建議，先按工作內容來建文件夾，但具體到某項工作內容里的文件，應該再按「年份+工作內容」建立文件夾，如「民主生活會材料」-「2017年民主生活會」，這樣能使我們在查找、搜索時更為方便。同一文件需定期更新的，也應該在文件名後註明時間，如「項目進度表2018.3」，這樣查找起來一目了然。

五、提前主動謀劃定期工作

「四象限法」告訴我們，日常事情分為「重要且緊急」「重要不緊急」「緊急不重要」「不緊急不重要」四種類型。要想不加班、少加班，一定要將本單位、本崗位全年重大的工作任務編排一個時間表，提前謀劃某些每年定期開展的常規性工作，如每年節前的春運工作會議、節後的地區業務工作部署會，這些就是「重要不緊急」的工作，完全可以及早謀劃，準備好相關會議材料，該布置下屬單位、科室做相關工作準備的，及早通知提醒，避免出現加班加點的情況。

六、理順工作機制和職責

理順工作機制和職責，除了明確自己崗位該做什麼，不該做什麼，還能一定程度上減少或避免別人將工作推給你做。很多新公務員就是一進單位懵懵懂懂，不知道領導給自己安排的崗位是幹什麼的，不知不覺就接受了「老前輩」美名其為「鍛煉」、實質上不是本職工作的任務，往往導致自己手頭上總有干不完的活，還影響了本職工作的質量。明晰自己崗位的本職工作後，就是理直氣壯地拒絕同級別同事吩咐給你的任務。要想額外推活給我干，請讓他彙報給領導，由領導來決定要不要給我安排額外工作。

七、為常規工作總結制定流程圖

工作流程圖，是對辦文、辦會、辦事工作程序的總結，也可以視為本崗位的工作操作手冊。一方面能使自己更清晰地掌握每項工作需要經過哪些程序，以免因手頭事多出現錯漏。另一方面，在日後工作交流時，也便於新同事更快上手，不用再手把手去教。

八、每天上班先做最難最重要的事

無論是上午、下午，上班的前半段時間，人的精神和注意力是最集中的，所以最應該用來處理一些最難最棘手的工作、最重要最緊急的任務。一來，向領導彙報工作，他們往往都剛到辦公室，只要不是他心情不好，都願意認真聽你彙報工作，幫助你協調解決工作難題。二來，向同級、下級部門交辦工作，最好也是選擇剛上班的時間節點。

對於今天剛接到的任務，他們往往更認真對待，著手去解決、完成。「剛上班」這個時間，一般是指上午9點半、下午3點半之前。如果是上午11點後、下午4點半之後，一般是身心疲憊、盼望下班的時間，工作效率很低。