高效：講再多的時間管理，都不如這15條高效法則

來自專欄職場求職 行業轉換 內部升遷 工作技巧5 人贊了文章

作者丨凱文·克魯斯

內容來源丨《最高效15法則》

在這個世界的鐘錶上，你可曾感受到，自己就像一個齒輪，不停地旋轉？

社會不斷進步、活永遠干不完……你卻陷入了惡性循環：沒有自我學習的時間？陪家人的時間越來越短？甚至好好讀一篇筆記俠好文章的時候，都帶著時間的焦慮。

其實，我們大可不必如此，相信小編為你介紹的這15種方法可以為您帶去改善的曙光。

秘訣一

數字「1440」的力量

時間是你最寶貴最稀缺的資源。

經常會有人問一個我每每聽到都感到後背發涼的問題：「可以耽擱您一分鐘嗎？」

於是，我在一張紙上列印了大大的「1440」。我和其他人解釋：這是我用來提醒自己珍惜時間的，即一天只有1440分鐘。沒想到，後來耽誤我一分鐘的人越來越少了，而且我也聽到其他人在做自己緊要的事情或拒絕不相關的會議時，會說「一天只有1440分鐘」。

是的，要想提升效率、管理時間，最重要的不是技巧，而是需要轉變心態。

秘訣二

要事優先

確定你最重要的任務，並將它放在其他事情之前完成。

彼得·德魯克說：「效率是正確地做事，成效是做正確的事。」當然，前提是要知道什麼是你最重要的任務、什麼樣的活動能讓你獲得撬動目標的槓桿。

無論你關注的領域是健康、財富還是關係，你首先需要制定確切可量化的目標，確認後，你還需要把它放到自己的計劃之內，儘早提上日程。

秘訣三

根據日程表來做事

佛羅里達的研究表明，蔡格尼克記憶效應可以通過製作一個完成任務的計劃來克服，而不是真的需要完成任務本身。

蔡格尼克記憶效應： 緊張的、有意識或無意識的想法，都是由未完成的任務造成的。

如果你用日程表代替任務清單管理你的生活：

• 專門安排一大塊時間做對你來說是重要的事，這是所謂的「封閉時間」或者「封盒時間」；
• 重要的事情盡量安排在一天的早些時候，有利於避免被其他臨時事情打亂；
• 不要廢除你的目標，有必要的話，重新安排執行時間；
• 像對待你和醫生的約定一樣，對待你的「封閉時間表」，最好的習慣是自動拒絕不在規劃內的請求。

在日程表裡安排緩衝時間，什麼也不做，這可以留給自己思考的時間，或者留給未按計劃完成的項目。

秘訣四

永別了，拖延症

拖延症：

把那些重要但無趣的任務推遲，去做相對來說更簡單、更讓人愉快的任務，比如看郵件，刷推特、臉書、美食、電視，都是拖延的絕佳方式。

拖延往往不是因為你懶，而是：

• 你缺乏足夠的動力；
• 你在制定目標或任務清單時，低估了未來情緒的力量。

那習慣了拖延的我們還有救嗎？

01.拖延症剋星1：時間旅行

很多時候，你預設了目標，認為你將來會做，這種問題被心理學家稱作「時間不一致」。其實我們所有人都面臨「時間的偏差」，在真實的一刻到來時，你永遠活在當下，會選擇吃甜食、看電視、看視頻…

為了克服時間的不一致，我們必須和未來的自己鬥爭，從現在制定各種方案戰勝未來的自己。

02.拖延症剋星2：痛苦和愉悅

對於你總是拖延的艱難任務，想想你為什麼要做它，甚至可以在腦海里想想那個畫面

• 「做這件事我能獲得怎樣的樂趣呢？」
• 「如果我不做的話會感到什麼樣的痛苦呢？」

03.拖延症剋星3：可靠的同伴

體育心理學家告訴我，預測一個人能否堅持鍛煉的第一關鍵是看他是不是和別人一起做這件事。這個人可以是學校里的一位學習夥伴，或者是一位時刻監督你、對你負責的好朋友。此方法之所以有效是因為當我們打破對其他人的承諾時，你會感覺更糟糕。

04.拖延症剋星4：獎勵和懲罰

我的一位朋友對她自己說，「只有付清了信用卡的錢才可以獎勵自己買一雙貴的鞋」。你也可以向朋友許諾，當你完不成目標時給他們100美元或其他，只要能讓你心疼就行，一旦你沒有完成你的目標，他們可以把錢扣下，或捐給慈善機構。

05.拖延症剋星5：向理想的自己進發

很多情況下，我們逃避任務是因為我們還沒有描繪出一位自己想努力成為的人

我們可以想像自己未來的理想樣子，一個不同尋常但有效的策略是和自己談話，把自己當成是那個理想中的自己——「我是一個健康的飲食者，我是一個慢跑的人，我是公司里的頭號銷售代表，我是一個整潔的人，我是一名暢銷書作家，我是一位企業家……

06.拖延症剋星6：不要完美的目標

當我們開始做一件事時，我們可以設立一個不那麼完美的目標

如果3公里的慢跑讓你拖延，你就穿上運動服去外面繞街區跑一圈，這就足夠好了。也許，當你這樣做了之後，你還會繼續跑。

秘訣五

總是會有更多的事情要做

真正的成功人士，不會為了完成待辦清單上的項目而無休止地消耗自己的時間，他們會考慮緊急重要的事情，為每件事情安排好時間，夠了就停下，不會永無止境。

事情總是做不完的，當你想為所有的事情負責的時候，有沒有想過你其實是在試圖追求完美？

作家傑斯卡?特納在她的書中說到：「你絕不會沒有時間做自己熱愛的事情，這只是一個優先權的問題——反思一下，你是如何度過每天的，然後將時間投入到你重視的事上去。如果有一些對你真正重要的事，你會找到將它們融入你生活的方法的。」

秘訣六

維珍效率法

理查德?布蘭森在被問及「什麼是最重要的物品」時，他回答說：「聽起來也許很可笑，但我總會在背包里放一本小小的筆記本。我旅行時，首先想到帶在身邊的是這本筆記本，沒有這一頁頁紙，我絕不可能將維珍集團擴建到如今的規模。」

美國最傑出的商業哲學家之一，白手起家的百萬富翁吉米·羅恩稱，我們有三大珍寶需要留給後代：

• 一是你的照片；
• 二是你的圖書收藏；
• 三是你的日誌，那些你拾起的想法、主意、以及你小心翼翼收集起來的訊息。

他認為，如果你真的很認真嚴肅地想要變成一個富有、有權力、老練、健康、有影響力、受過良好教育和獨特的個體，那麼就記一個日誌。

加利福尼亞州大學心理學家的一項研究表明，使用筆記本做記錄，比使用電腦的人測試得分更高，因為收集筆記需要聽力、認知過程和回憶一系列過程的共同參與。

秘訣七

用「321-0」法來掌控你的郵箱

根據麥肯錫的一項調查，辦公職員們每天花費了33%的時間用於處理郵件。但只有你自己能改變被郵件過度支配的現狀。

5個步驟掌控你的郵件：

• 使用「321-0」方法，每天只檢查並處理三次的郵件，設定一個21分鐘的鬧鐘，把它當成一個遊戲，在這期間把郵箱清空；
• 馬上實施「4個D」原則。當你打開郵件，你要準備好辦理（Do）、委派（Delegate）、推遲（Defer）、刪除（Delete）它。此外，還可以考慮將其歸入檔案，比如為「當天回復」建立一個文件夾；
• 在你發送、轉發或抄送時要三思，避免加重信息過載，你也會少收到一些郵件；
• 主題欄寫明要求的任務；
• 讓郵件簡短，這是尊重別人的一種表現，不意味著粗魯。

秘訣八

會議縮減法

如何制定高效的會議議程？

• 在開會之前向與會者尋求關於會議議程方面的意見，以避免突然出現的新的議題，使會議偏離最初的目標明確；
• 明確指出會議目的；
• 明確指出誰是會議主持人；
• 確認所有受邀參會人員，參會人員越少越好；
• 儘可能列出會議的議題，以便讓參會人員做出決定；
• 將每個議程安排的預估時間標註在議程後，以便參會者掌握會議進度。

此外，領導層的前進速度決定了企業的發展速度，每日的碰頭小會就是你和團隊成員快速碰頭的會議，每天同一時間，不超過15分鐘。

每日的碰頭小會應包括：

• 事件——過去24小時內重要內容。特別是和其他團隊成員有關的方面；
• 數字——檢查日常指標，無論是銷售、轉換率或是小部件生產；
• 問題——亟待解決的難度，需要消除的繁文縟節，或其他需要解答的問題。

秘訣九

學會拒絕

做任何事都會有代價的。有句話叫「小心遠處的大象」，一件小事在真的發生時都會變成大事。因此，我們要學會拒絕，更要允許自己拒絕，不要內疚，不要在意別人的想法。

在這裡，為大家提供7種拒絕別人的簡單方法：

• 我手上有項工作截止日期馬上就到了，在此之前我不參加任何新會議。
• 很不巧，這個時間我都安排滿了，我只接受付費電話和會議，感謝理解。
• 我非常樂意聯繫您，但您看我的日程安排，在下個月**日下午2點15之前我都有安排。
• 我下次接受電話諮詢的時間是美國東部時間下周四凌晨兩點到2點15，您看這個時間可以嗎？
• 我覺得我不是最合適的人選，我可以把你推薦給這件事的專家，您可以同他聊一聊。
• 正常工作時間裡我沒有辦法參加其他會議或打電話，但是在行程中或晚上可以查收郵件，我們通過郵件溝通可以嗎？
• 通常來講，第一次通話，我只安排15分鐘，如果你有興趣方便草擬一份要討論的議題發給我嗎？

秘訣十

80/20思維模式

有一個關於投入與產出的不平衡法則：80%的成功源自20%的努力。因此，我們要形成一種思維模式，去分辨出帶給你超額回報的少數事情。這就需要我們：

• 尋找捷徑；
• 把最重要的事情做到極致，其他的差不多就可以了，或者直接不做；
• 發展自己的技能，使自己做幾個目標領域出類拔萃，不要試圖掌握一切；
• 要知道，你可以通過確定對你來說最重要的20%的目標和工作來減少工作量，減輕壓力，提升幸福感

秘訣十一

善於委託

我們每個人可以對自己的任務進行分析：

• 放棄：我可以放下什麼工作，什麼事情我可以完全不做？
• 分派：哪些工作我可以分派給下屬，哪些工作可以外包出去？
• 重新設計：哪些工作需要我換種節省時間的方式繼續做？

我們也可以把上一周的工作任務或參加的會議列一個表，然後按以下幾個步驟進行思考：

• 「這個任務對我或公司來說有多重要，如果我完全不做會怎樣？」
• 「我是做這項工作的唯一人選嗎，公司內外哪些人可以完成這項工作？」
• 「這個結果怎樣能更快實現？如果我只有一半時間，這項工作怎麼完成？」

秘訣十二

設定主題，提升生產力

推特聯合創始人傑克?多西，每天要工作十六小時，他解釋自己高效的工作秘訣是規定每天的主題：

• 周一：專註於管理和運營，召開會議把管理工作逐一完成；
• 周二：主要關注產品；
• 周三：關注市場營銷、溝通交流和發展；
• 周四：關注開發商和合作夥伴；
• 周五：關注企業文化及人員招聘；
• 周六：休息，去遠足；
• 周日：自我反省，處理反饋，制定策略，為新的一周工作做準備。

著名的企業家培訓師丹?沙利文建議，至少要確定3種不同類型的主題：

• 專註日：關注最主要的活動，銷售、創收、儘力做到最好。
• 緩衝日：協調和溝通，及時回復郵件、電話、舉行內部活動，分配任務，完成培訓和教育活動。
• 自由日：不安排工作，留出時間度假、放鬆或做慈善，恢復精力的時間。

秘訣十三

立刻去做不超過5分鐘的事情

成功的人士會對遇到的事情立即採取行動，「凡事只做一次」的心態非常重要，也會使事情變得簡單。

秘訣十四

利用清晨1小時提升一整天的精氣神

高效能成功人士的共性有5個：

• 大部分人都習慣早上6點或更早時間起床；
• 通過飲用大量的水來補充身體水分；
• 健康早餐（例如水果、燕麥片、綠色混合飲料、蛋白質、低碳水混合物）；
• 運動；
• 很多人冥想、記日誌或晨讀。

《魔法早晨》的作家哈爾?埃爾羅德認為，擁有魔法早餐的前提是每天起床後把所有時間都貢獻給個人發展，這樣你才能具備必要的能力。

對此，他發明了一套「S.A.V.E.R.」系統：

• S代表沉默Silence（平和、感恩、冥想、祈禱）；
• A代表肯定Affirmation（目標、優先事項）；
• V代表形象化Visualization（把目標或理想傷害清楚呈現在心裡）；
• E 代表運動Exercise；
• R 代表閱讀Reading（自我提升）；
• S 代表書寫Scribing（日誌）。

秘訣十五

精力和注意力決定生產力，而不是時間

將你的精力最大化，而不是增加工作時間。

提高整體精力水平的方法是保持身體健康。因此，我們需要：

• 足夠的睡眠；
• 儘可能少飲酒；
• 儘可能少攝取咖啡因，尤其在白天快結束時；
• 多吃天然健康的食品，少吃加工食品；
• 體重保持著健康範圍內；
• 多喝水；
• 每天堅持運動（20分鐘快走就可以）。

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