GTD時間管理: 核心、步驟、要點與實踐

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GTD可以說是大名鼎鼎的時間管理方法了。我曾經認真學習他的整個體系方法，然後付諸實踐，結果適得其反，而後回到正軌。以下是正文：

0. Why - GTD的核心思路和適用範圍

GTD的中文書名是「儘管去做：無壓工作的藝術」，一針見血地指出了核心是無壓。

它的所有方法都圍繞著把所有事情都從大腦中弄出來並體系化地管理，讓人專註於眼前的工作，完全信任外部體系的事務管理。

因此，GTD的方法最適用以下情況：

• 事務繁雜，容易忘記和混淆
• 害怕忘記任務而反覆回想，浪費時間造成壓力
• 雜務紛擾，重要的事常來不及做

同時，它不適用於以下情況：

• 工作有規律或事情少，維護代價大於收益
• 沒有壓力就沒有動力，無壓怎麼工作？

理想狀況下的GTD工作應該是，把所有耗時的新任務都加入系統，工作時從系統選任務，心無旁騖地完成任務，再選新任務如此循環。

1. What - GTD的5個環節

GTD的內容可以概括為5個環節：搜集，處理，組織，反饋，實踐。

搜集：把所有會操心的事物集中到一個籃子里，清空大腦。

籃子里的東西不僅是待辦事項，還可以是想法，例如：某某最近過的怎麼樣，想健身。總之是所有會去想的事情，因此內容自然亂七八糟無條理可言，目的是清空大腦消滅壓力。

處理：一項項處理籃子的條目，不可行的刪除/孵化/歸檔(此處不展開，可參考原著)，可行的落實具體「下一步行動」，清空籃子。

實際上是將想法轉化為任務的過程，也是把非結構化數據(籃子的雜物)轉化為結構化數據("下一步行動"，Task，本文中以任務指代)的過程，這一步完成後得到了任務集合。

組織：將任務系統地組織在不同的列表中，使得根據場景查閱對應列表即可獲得最優先或最高效的任務。

這一步的目的是建立任務的索引，提高查詢和執行效率。按什麼規則來分列表是重點。書中採用的比如路上要做的事、要發的郵件，從計算機的角度講就是兩個原則：局部性(Locality)和批處理(Batch Processing)。前者把與當前場景(典型的場景是地點)相關的任務聚合，後者把同類的任務聚合，都可以提高執行效率。

反饋：至少每周對列表做一次清理維護。

某種程度上是一種垃圾回收機制，保持系統的資源消耗在可控範圍內。

實踐：按照系統的提示，查閱相關列表，有條理地完成任務。

操作系統本身不做任何事，它只負責讓其他事變得更簡單。

這五個環節是GTD方法的核心，書中任何實現細節都以這五個環節為指導，反過來說任何系統只要能達到這些環節的效果，都可以被稱作GTD系統。

2. How - 細節決定成敗

正如開頭所述，初次嘗試GTD的結果並不理想，因為我犯了這些錯誤(按嚴重排序)：

• 在實踐時沒有按照系統的提示行動，而且由於大腦清空毫無壓力，陷入「儘管去玩：無壓娛樂的藝術」的無限拖延症。
• 一部分任務並沒有進入系統，仍然放在大腦中。習慣外部管理後，存放在大腦中的任務容易產生已經存在於系統中的幻覺，然後被忘卻造成錯失重要任務。
• 沒有把想法細分到「下一步行動」的程度，導致任務可行性不強且難以管理進度。
• 列表組織複雜度超過需求，導致很多列表只有一兩項任務，代價大、收益低。
• 沒有按周做反饋，導致系統存在大量過時垃圾。

反過來講這些也就是我實踐的心得：嚴格執行任務，除了立刻做的任務全都進入系統，明確「下一步行動」，按需求定製列表組織，及時反饋。

3. How Ex- 我的簡化GTD體系

David Allen在書中，針對事務繁忙的商務人士，構建了完整GTD體系，具有一定複雜度。對於一般人比如我而言，完全可以藉助他的理念和5個環節，構建出更適合自己的簡化系統。

這裡以我的系統為例，談談體系的構建，僅供參考，描述稍顯機械刻板見諒。

我使用了兩個跨平台軟體：日曆（Google Calendar），奇妙清單（Wunderlist），當然一本帶日曆的筆記本+一支筆其實也沒問題。

>搜集&處理：我更喜歡想到一件事就直接加入體系。如果說書中原體系利用的是批處理，那我利用的就是局部性。想到一件事，就立刻決定它的相關任務，然後進入組織環節。

>組織：高效率的組織是系統運作的關鍵。我所採用的組織形式如下——

在三個維度上對任務進行分類：

1. 時間限制：必須在某個時間段執行，必須在某時刻前完成，需要在某時刻後執行，無時限
2. 重要度：必須做或很想做(重要)，可不做或不想做(不重要)
3. 耗時：以15分鐘為界，分為耗時短和耗時長

日曆用來管理所有時間段+耗時長任務，比如聽音樂會或上課這種周期性定時任務。

剩餘任務由奇妙清單維護5個主列表：

• 最優先(Top Priority)，重要任務且必須在某時刻前完成
• 關鍵(Vitals)，重要任務但無時限
• 備選(Optional)，不重要的任務，無論時限
• 計劃(Scheduled)，在某時刻後或某行動中立刻執行
• 等待(Blocked)，需要等待外部條件

其中最優先、關鍵、備選三個列表均只保存耗時長的任務。對於耗時短的任務，無論重要性和時限，均採取丟棄或立即執行的策略，無法立即執行時加入計劃或等待。計劃是可預期的等待，例如沒有路過商店只是不順便並非不能去；而等待是不可預期的，例如領導批複。

對於一項新增任務，執行以下流程：

P.S. 畫的是看起來複雜一點啦，但熟練的話一秒就知道新任務該放哪。

五個主列表中的某些任務實際上不符合原書中"下一步行動"的定義，比如最優先列表中的畢業設計，實際上可能含有論文寫作、導師批閱、提交終稿等多個環節。對於這種任務，我將其名稱加入主列表(時限為子任務最近的期限)，將子任務由同名的專項列表管理，類似於樹形結構將根節點由主列表管理，例如下圖：

我的組織方式比較適用於大學生活，因為大多數任務都可以在書桌前獨立完成。不同人需求不同，主列表的劃分自然有差異，比如可以如書中所寫按地點劃分主列表。有了主列表，專項列表和日曆後，所有任務都被有序的組織起來。

>反饋：每半周或一周整理一次列表，刪除過時項，加入新思想。然後根據工作負載，低負載時把備選的任務升級，高負載時提高新任務丟棄率，同時適當放棄一些固定時間的日曆任務來保證最優先任務的完成。(我可不是逃課趕大作業的意思:)

>實踐：如何根據這些列表決定要做什麼呢？正常情況的目標是爭取做完所有任務：

日曆(只能現在)>計劃當日(只能今天)>最優先(重要且緊急)>關鍵(重要不緊急)>備選

滿負載情況，把最優先列表調至真正的最優先，目標是做完最優先任務不惜代價。

執行任務的過程中難免有中斷(Interrupt)，中斷的執行時間不能長，耗時短的立刻做完不進入系統，耗時長的按照新任務加入系統(Top-Half Only)。

等待(Blocked)列表是個特例，採用事件驅動(Event-Driven)的方式。比如把論文初稿發給老闆後，在等待列表中創建修改論文任務，收到老闆的批複後，把任務放回畢業設計列表，這樣在索引最優先主列表的時候，會查看畢業設計列表，從而調度到相應任務。

總的來說以上就是我的簡化GTD體系，它以重要優先的原則，按照我的需求具體實現了五個步驟。事實上它也確實能讓我儘管去做&無壓工作，權作拋磚引玉。

4. 結語

GTD方法的核心、步驟、要點與我的實踐已經在上文中簡要說明。事實上原著中包含更多內容：檔案管理、目標管理、項目孵化等等。這裡只涉及最核心的時間管理部分。

以上是lifeNwork專欄的第一篇乾貨，關於GTD時間管理的分享。無論以任何方式，願你也可以清空壓力、放手去做:)

參考文獻：

Allen, D. (2015).Getting things done: The art of stress-free productivity. Penguin

不浪費你的時間，是我寫作的底線。感謝有心的讀者在信息爆炸的當代，抽出寶貴的時間閱讀我寫的文字。

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