簡報前與簡報中該建立的心理建設

今天想要跟大家所分享的主題，是簡報前與簡報中的心理準備，我想現在在很多的教學平台上，已經有很多教大家如何把PPT做好的相關教學，所以今天並不是跟大家說PPT的製作技巧，因為那些相關的教學都教得很好，我不覺得這些技巧，我會比這些大師要說的好。我今天說要跟大家說的，是你應該有的心理準備，或者是你應該有的心理建設。前面所說的這些簡報技巧，是技術性的知識，而我要跟大家所分享的，是你在內心裡應該建立起來的建設。要記得，好的簡報和演講，要能夠激勵人心，to inspire people。

首先，大家心裏面對於做簡報這件事，必須要有一個清楚的定位。我不知道大家對做簡報這件事的看法是什麼？我是把簡報，看成是一部電影。這部電影的場景，就是你要做簡報的會議室。這部電影不見得有男主角或是女主角，但他一定會有一個主角，也一定會有一個第一配角。而坐在下面聽你簡報的人，他們的身份就很多了，有的時候他們就是買票看電影的觀眾，有的時候他們就是電影裡面的路人甲乙丙丁，或是臨時演員，端看當時的狀況。

你身為個主講人的角色，在作簡報之前，你是這部電影的導演。在作簡報的當中，你可能是主角，也可能是第一配角。今天我著重的重點，是你如何當好這個導演，也就是在你做簡報之前，在你應用那些你所學到的PPT製作技巧之前，你應該現有的定位。

請大家現在想像一個場景：

你正好是英雄聯盟里的那個鋼鐵俠，你用你的勇氣，智慧，領導能力，高科技武器，又潮又炫的萬能盔甲，經過了一連串的挑戰，中間還經歷了內部的不和，人類的誤解，最後終於，帶領其他的英雄們打敗外星入的入侵。你覺得這部電影的片名叫什麼？英雄聯盟？復仇者聯盟？當最後片尾的標題緩緩升起時，你發現，這片子的片名叫「90天內業務倍增的行動方案」，why not? 為什麼不可以呢？節奏很合不是嗎？

又或者是，你是一個足球隊的隊長，但卻帶領著一群烏合之眾，成軍之初，誰都不服誰，每個人都在抱怨其他人。然而在你這個隊長的帶領之下，大家洗心革面，眾志成城。最後你帶領著這群隊伍，從被關觀眾和敵隊嘲笑的初賽，一路跌破眼鏡，打進總決賽，最後在與強敵打成平手的延長賽里，你和你的隊友，借著合作無間的團隊精神，神乎其技似的進了關鍵一分。然後你想英雄一般的被隊友高高捧起，每個人都高興地流下了眼淚，並且回顧著過辛酸的練習過程。你覺得這部電影叫什麼？十全大補男？少林足球？都不是，它的片名叫「如何激勵員工打造團隊」。同樣的，為什麼不可以呢？

所以聰明的你，是不是知道我要說什麼了？對，任何的簡報，你都可以賦予它靈魂。所以在你招手進行PPT的製作之前，先閉起你的眼睛，想像一下，這部電影應該怎麼演，因為，現在你是導演。

你可以去參考很多電影的述事法，有正序，有倒序，有相互穿插的，然後先讓他在你的腦海中演繹，你就會發現最好的結構，接著，你在開始應用你的PPT製作技巧，來著手製作PPT。

我個人比較喜歡，找出這個主題反面的東西，或者是觀念，或者是公司的價值文化里深惡痛絕的東西。然後把它當作壞人，而主講者，也就是我，或者說我要帶出來的內容，也就是你見報的主題，就是人見人愛，又帥又幽默，的英雄。為了增加戲劇張力，你還可以找出一些無辜的受害者，他們有可能是公司，是客戶，我是某樣重要的KPI。這個方式，是我在 Harvard Business Review 裡面學到的。

結構演繹出來了，就要定誰是主角，誰是配角，主角不是主講·者你自己，就是你的簡報，配角也是一樣。也就是說，你和你的簡報，分別扮演主角和配角的角色。這個是必須在你事前就定義好的。有些情況下，主配角可以互換。至於你要當主角簡報當配角，還是你的簡報當主角你當配角？取決於這家公司的企業文化，或者是你演講的風格，也就是我前面幾章所說的，你的人格特質是什麼。

有些公司，他們強調的是我一看到簡報就知道裡面所有的訊息，這樣的公司，簡報就會是主角，而你是配角。並且，簡報必須做的條理分明，有時甚至要做得像報紙一樣。這時你的存在，是在導讀，回答問題，並將會議有序地往下進行。

另外有些公司，他們強調的是，你必須對議題非常深入的了解之後，能夠化繁為簡，表現出來的是精髓中的精髓，這樣的公司，你就是主角，簡報就會是配角。簡報存在的目的，只是凸顯你的節奏，你的轉折，以及重點中的重點。

我在這兩種公司都待過，這兩天公司都很大，企業文化有明顯不同，所以你導出來的電影，必須符合觀眾的口味。

以上是我所說的上半部，下半部是在簡報進行當中，你如何扮演好主角，或是如何讓你的簡報扮演好主角：

首先，我假設這個簡報對你來說是非常重要的，或者是非常正式的。所以在你上場之前，你應該把所有的劇情，配合著你所做出來的簡報，在你的腦海里，重複不斷地演繹過。熟練的程度，必須要達到你不看簡報都知道接下來要講什麼或者演什麼。這樣的熟練度能夠幫助你在台上充滿信心，充滿氣場。這是非常重要的事情，大家千萬不能忽略。因為在你簡報的過程中，有可能會遇到一些你先前沒有預期的事，如果你事前的準備不夠充分，很可能你慌了手腳，到時一敗塗地，兵敗如山倒，像骨牌一樣。所以千萬不能忽略。台上一分鐘，台下十年功。

接下來，如果這個場合是很大的場合，或者是觀眾是你不熟悉的觀眾，你應該比觀眾更早到會場。到會場的目的是什麼呢？是你要站在你即將要演講的地方，感受一下現場即將發生的氣氛。並且，走一走你會走的動線。為什麼會要走一走你的動線呢？等一下說。

在開場前20分鐘，你應該自己找一個僻靜的角落，坐下來讓自己平靜，因為那時候的你，很可能已經非常的緊張。我會找的地方，就是廁所。把門關起來，眼睛閉起來，先讓自己靜下來，再把電影配合的場景，也就是會議室，最後在腦海中演繹一遍。

這時會議正式開始，台下的觀眾已經鴉雀無聲，目光全部集中在你身上。這時候的你，應該告訴自己，十年已經磨一劍了。你即將的帶領大家，去經歷一場精彩的演講。這個時候，你和你的簡報是演員，你不是導演。

如果你之前在腦海中演繹的夠熟練，你會發現現在駕輕就熟，會開始產生被聚焦的陶醉感，舉手投足間，散發的巨星的架勢。因為你的注意力不用集中在你的簡報上，所以你可以分出精神，來對台下的觀眾，做眼神的互動 (eye contact)。也可以掌握全場。如果你的企業文化允許，你可以從台下走到觀眾席，甚至走到觀眾的後面，然後由與觀眾同向的角度來進行你的簡報。想像一下這樣的場景，你的氣場是不是氣吞山河？你可以視當時的互動情況，主動丟一些問題給台下觀眾，讓他們成為你電影里的臨時演員，以強化你要帶出來的效果。這是為什麼，我一開始說你要先走一走動線的原因。

如果你今天要報告是比較不熟悉的議題，或者是你不熟悉觀眾的背景，Q&A session 最好放在最後。因為你中間如果讓他們隨時可以發問，不但你的節奏會被打亂，而且你可能會遇到你無法回答的問題，這樣會嚴重影響你的節奏，信心，和氣場。

不知道大家有沒有看過，二十幾年前蘋果所出的廣告，把IBM描繪成為冷酷的壞人，所有的消費者都是無辜的受害者，而蘋果成了解放他們的英雄。看過這部廣告的人，應該都會覺得這是神來之作。這就是我在前一集裡面所說的，英雄壞人和受害者做帶出來的巨大張力。

最後，以上兩句所說的心理準備或心理建設，並不適用於，平鋪直述的工作進度報告。工作進度報告的重點，在於完成與進度，非常 straight forward。就沒什麼好介紹的了。