萬科採購系統運營管理手冊（全套）

1.1集團總部採購中心

1.1.０組織架構及崗位編製

1.1.１集團採購中心職能

（1）統籌各項目採購工作，並對其進行監控、指導和市場信息反饋；

（2）負責分析產品市場的品質和價格等行情,對集團採購、集團選定類材料/設備簽定相關戰略合作協議；

（3）尋找產品供應源,對每項產品的供貨渠道、價格、品質等加以考察評估和開拓並加以掌握和利用，以作成本分析、成本控制等；

（4）開發相關優秀供應商，建立供應商信息檔案庫；

（5）對各項目採購的材料/設備質量、價格進行監控；

（6）建立相關管理制度流程，規範採購工作，定期對各項目採購巡查考評；

（7）負責各項目採購人員編製及任用；

1.1.２採購中心崗位職責、業務分工

1.1.２.0採購中心負責人（副總監）崗位職責

（1）主持採購系統全面工作，統籌策劃和確定採購內容，減少不必要的開支，以有效的資金，保證最大的供應，確保各項採購任務完成；

（2）調查研究集團公司各項目材料/設備需求及工程計劃情況，熟悉各種材料/設備的供應渠道和市場變化情況，確保供需心中有數；

（3）指導並監督下屬開展業務，不斷提高業務技能，確保公司的正常採購量；

（4）進行供應商的評價和管理，建立合理的採購流程；

（5）監督並參與大批量商品訂貨的業務洽談，檢查合同的執行和落實情況；

（6）認真監督檢查各採購經理/主管的採購進程和價格控制。

1.1.２.1 採購中心經理崗位職責

（7）組織為供方管理部的供應商考核提供依據；

（8）組織部門檔案管理工作的開展

1.1.２.2採購中心供方管理組崗位職責

1.1.２.2.0供方管理主管崗位職責

（1）統籌供方管理組各項工作；

（13）定期組織梳理展示面和交樓標範圍

1.1.２.2.1供方管理專員崗位職責

（1）收集全集團供應商資源，分類分級別建立供應商信息庫；

（2）參與新供應商評估考察工作；

（3）組織對在合作供方的績效考核並並辦理審批，實施反饋考核結果並建立供方績效評估檔案；

（4）定期組織與供方的互動交流或調研訪談活動

1.1.２.2.2供方管理價格專員崗位職責

（1）建立常用物料的價格動態資料庫，為材料預算提供價格參考；

（2）關注原材料價格波動與其成品價格的聯動規律表，為調價提出依據；

（3）建立並更新價格敏感材料波動規律表；

（4）收集同行的價格信息並分析差異原因；

（5）定期提交價格分析報表；

（6）收集新供方信息並推薦給上級評估

1.1.２.2.3供方管理跟進專員崗位職責

（1）跟進展示面和交樓標計劃完成情況並更新表格；

（16）負責相關文件、單據存檔管理工作

1.1.２.3採購中心供應鏈管理組崗位職責

1.1.２.3.0供應鏈管理主管崗位職責

（1）統籌供應鏈管理組各項目工作；

（2）組織建立採購系統業務流程制度及規範化操作管理；

（3）組織建立和實施採購系統內部稽查體系

（4）負責管理ERP系統採購板塊相關數據；

（5）組織採購中心內部的各項活動

（6）組織採購系統業務知識及相關流程制度的培訓和貫徹

（7）對採購中心總部經辦的採購價格和作業過程進行稽查

1.1.２.3.1供應鏈管理專員崗位職責

（1）草擬採購相關制度流程；

（2）負責新員工入職和業務知識的培訓；

（3）負責各類培訓的後勤安排；

（4）對所轄項目的採購價格和作業過程進行稽查並編製報告；

（5）負責指導所轄項目採購員的業務工作；

（6）收集所轄項目委派採購員動態並反饋；

（7）收集各項目採購員採購日報表並協調處理相關問題；

（8）收集項目採購員考核數據，並對其進行月度績效考核；

（9）輔導項目採購員貫徹制度流程的執行及業務操作的規範化管理；

（10）分配NC材料編碼

1.1.２.4採購中心展示面材料組主管崗位職責

（1）統籌展示面材料組的採購工作；

（2）監督本組成員對各項採購工作（含招標、比價分析的定價定標工作，訂貨，合同簽訂等）的完成情況並對其採購價格進行分析審核做好成本控制；

（3）提高展示面材料相關材料申購的預見性，並督促各項目提前做好申購計劃；

（4）定期到項目現場了解物料的到貨和質量情況；

（5）把握本組材料的標段劃分和採購策略；

（6）參與大宗材料的外出採購工作；

（7）負責部分材料/設備的採購工作；

（8）組織統計展示面物料採購費用並配合制定展示面物料預算；

（9）在許可權內處理展示面物料突發情況

（10）督促本組成員儘快辦理相關費用的報銷、借支銷賬、申報進度款等工作；

1.1.２.5採購中心建材材料組主管崗位職責

（1）統籌建材組的採購工作；

（2）監督本組成員對各項採購工作（含招標、比價分析的定價定標工作，訂貨，合同簽訂等）的完成情況並對其採購價格進行分析審核做好成本控制；

（3）提高建材相關材料申購的預見性，並督促各項目提前做好申購計劃；

（4）定期到項目現場了解物料的到貨和質量情況；

（5）把握本組材料的標段劃分和採購策略；

（6）參與大宗材料的外出採購工作；

（7）負責部分材料/設備的採購工作；

（8）在許可權內處理建材物料突發情況；

（9）督促本組成員儘快辦理相關費用的報銷、借支銷賬、申報進度款等工作；

1.1.２.6採購中心綠化材料組主管崗位職責

（1）統籌綠化材料組的採購工作；

（11）督促本組成員儘快辦理相關費用的報銷、借支銷賬、申報進度款等工作；

（12）建立並維護綠化苗木價格庫

1.1.２.7採購中心採購工程師崗位職責

1.根據計劃完成各項採購工作

2.提高相關材料申購的預見性，並督促各項目提前做好申購計劃；

12.及時辦理集團採購類物料的對賬和結算工作

1.1.２.8 綠化材料組專員崗位職責

1.整理及更新綠化苗木的歷史價格庫；

2.根據苗木需求清單填制申購單固定列；

3.整理供應商報價表；

4.跟蹤項目到貨情況並及時反饋給綠化採購主管；

5.調度和指定外來運輸車隊；

6.做好綠化採購檔案管理工作，如：申購單原件（報銷後可留複印件）；

7.每天做第二天的進場預告和梳理當天進場計劃完成情況；

8.跟催項目返還綠化採購單據；

9.對部分苗木負責下單

10.申報綠化苗木進度款

1.1.２.9採購中心採購文員崗位職責

（1）協助採購工程師辦理借支、報銷等審批手續；

（9）負責部門行政後勤工作；

1.1.3採購中心各組成員業務分工明細一纜表

1.2 項目採購部

1.2.0 項目採購部負責人崗位職責

（1）嚴格遵守公司規章制度，對項目負責人及集團採購中心負責；

（11）時刻保持清醒頭腦，以身作則，廉潔奉公，以公司利益為重，搞好廉政建設。

1.2.1 項目採購員崗位職責

（1）配合項目採購部負責人的管理工作，配合集團採購中心各項工作安排，遵守集團公司及項目公司的各項規章制度，維護公司利益，廉潔自愛；

（8）定期整理各種採購單據，並有序交接給採購文員做好登記；

（9）掌握當地市場行情，對價格有波動的材料及時向項目採購部負責人做好調價工作並呈送到集團採購中心審批（按審批許可權有選擇性地送呈），並跟進調價補充協議的簽訂工作；

1.2.2 項目採購文員崗位職責

（1）日常電話接聽和到訪客人接待；

（2）文件管理、信息傳遞（收發、傳遞、跟蹤、反饋、整理、存檔）

a)收發申購單、訂貨單、比價表及其它文件、單據的傳遞，存檔工作

b)公司、部門信息上傳下達，必要時負責公文起草、收發和分發

c)負責部門會議後勤工作及會議紀要的起草，定期組織清理辦公環境

d)根據採購跟進細則跟蹤採購業務及其善後工作的關閉情況

負責辦理集團合同協議收發、項目合同協議編號蓋章分發

第二章 材料採購計劃管理

第一部分 通 則

1.0 目的

為增強採購工作計劃性，從物資供應上保障企業正常運營，特制定本制度，旨在為集團有關部門的材料計劃制定、跟蹤提供操作指引。

2.0 適用範圍

2.1 從公司範圍說，適用於集團下屬地產和建築項目部的材料計劃管理

2.2 從材料範圍說，原則上對行政、營銷、工程等材料均需進行有計劃的採購，以下材料可以除外：

臨時、應急、零星的材料

涉及金額小，可現購或生產周期不超過24小時的物料

包工包料工程中的材料

3.0 關於採購計劃各部門的職責：

3.1 集團採購部

主導上層材料計劃的編製

負責材料採購計劃的跟進、反饋及總結

結合庫存審核申購數量的合理性

對下層計劃編製的及時性進行監督和考核

3.2 成本管理中心

配合採購部提供施工物料種類、規格及計劃或預估使用量等

審核計劃需求量的合理性

3.3 工程管理中心

審核採購計劃中各類物料的必要性及數量的合理性

3.4 產品設計中心

配合採購部提供相關設計的物料清單，包括物料種類及數量、規格、圖紙等

向採購部知會和抄送涉及材料變更的設計變更

3.5 營銷中心

配合採購部提供相關物料種類及數量、規格、設計方案等

3.6 行政人事中心

配合採購部提供相關物料種類、數量及規格等

3.7 建築項目部

負責編製採購下層計劃

根據集團採購部需要，跟進、反饋計劃的執行情況

4.0 材料的分類：

從計劃角度，材料根據使用特性和相應的市場行情，按采招周期可以分為以下兩種：

4.1 年度材料

4.1.1 定義

為集團常年使用的物料，通過年度的招投標確定若干常年合作的供應商後可解決材料的供應問題。

4.1.2 材料特性

如符合以下條件的物料，可以納入年度採購計劃的編製範圍：

能實施集中採購，供應商能跨區域供貨且不太影響採購總成本

需用量相對穩定，集團總使用量持續，發生持續萎縮直至消失的情況機率很少

使用量大，總體價格比較高，採購具有規模效應

4.2 項目材料

4.2.1 定義

圍繞項目施工和銷售過程所使用的物料，其供應商以項目的起止為合作周期。原則上，歸入年度招標計劃的物料不應再納入項目采招計劃的編製範圍

4.2.2 材料特性

符合以下條件之一及以上的材料，均應納入項目物資計劃編製範圍

使用量隨項目周期增減變化或消失

供應商集中在當地，難以實現跨區域供貨

物料因個性化的項目設計，和其它項目缺少共性，從而難以進行集中採購

5.0 計劃編製原則和作用：

配合項目施工進度和營銷計劃的開展

儘可能準確地預估用料數量、交期，防止缺料斷料

保證合理庫存，避免庫存過多，減少資金積壓和空間浪費

盡量配合公司的資金預算和周轉

指導採購部門人員按計劃作業，保障整個開發過程的物料和設備供應

6.0 附則：

本辦法的最終解釋權歸集團採購部，並由集團採購部進行修訂。

第二部分 年度材料計劃管理

1.0 計劃的分層和精細度

年度材料從年度根據生成時間、編製主體、精細程度不同，自上而下劃分為三個層次如下：

2.0 年度招標計劃的編製

2.1 作用

對年度材料供應商的確定一般通過年度招標計劃開展和實現，本計劃用於指導和督促集團採購部按時完成年度招標工作。

2.2 計劃的關鍵節點

2.2.1 獲取物料規格清單

當某種年度材料有不同規格時，集團採購部須向使用部門或供應商等收集規格清單，經使用部門確認後作為供應商的報價基礎。

2.2.2 年度預估使用量的獲取

作為招標議價的籌碼，集團採購部須向使用部門或財務中心收集歷史數據，根據次年的業務量預估，最終生成年度預估使用量，可用金額或數量表示。

2.3 審批流程如下：

2.4 年度招標後處理

2.4.1 形成年度供應框架協議

根據評標結果，集團採購部就每類年度材料與供應商簽署年度供應框架協議，包括物料規格清單及其對應的單價、暫定總價等

3.2.3工程類物料需用計劃

屬「集團採購類」年度材料的需用計劃，由建築項目部主導編製，包括物料名稱、具體規格、技術參數要求、具體到位時間、當月分批使用量及使用部位，需附上圖紙、樣品、特殊要求等。由集團採購部採購工程師補充單價、總價等。

【注】行政類、營銷類物料視為年度材料，原則上均需納入月度需用計劃中編製

3.3 計劃審批流程如下

4.0 月度物料採購計劃編製

4.1作用

匯總各部門、各項目的物料月度需用計劃後，由採購部門對每種物料的採購時間及送貨地點進行彙編，以指導和跟進物料供應的及時性

4.2 計劃的編製

集團採購部根據需用計劃，針對每種物料制定下單時間、樣板獲取時間等，經集團採購部副經理確認後按材料種類分配採購任務。

5.0 注意事項

5.1 針對每類年度材料的供應商以2~3家為宜

5.2 月度需用計劃逾期的話，採購部不予受理，由使用部門提出單宗的申購，按正常申購流程辦理

5.3 月度材料需用計劃提交後原則上不予變更，如因特殊客觀原因需在規格或數量、需用時間上變更，如總價不超計劃，由使用部門在下單採購前2天填寫《計劃/申購變更單》，經採購部副經理審批後執行

5.4 對實際需用量或總價超計劃，應按正常申購流程辦理。

5.5 簽訂年度合作框架協議後，如材料因行情與合同約定產生差異，調價流程參照調價管理辦法執行

第三部分 項目材料計劃管理

1.0 計劃的分層及精細度

項目材料計劃自上至下分為以下三層次

2.0 項目采招計劃編製

2.1 作用

對項目材料，需根據現場工作進度提前確定供應商，本計劃旨在保證上述供應商的招標按時實施。

2.2計劃的關鍵節點

2.2.1 數量獲取

指每類材料的計劃使用量，如需要，應細化至各種規格的使用量，由成本管理中心或營銷中心提供，若時間不允許，可根據經驗數據提供暫定使用量。

2.2.2 規格/樣板確定

規格包括具體型號、技術參數指標、性能要求，由產品設計中心或工程管理中心提供，作為供應商報價的重要依據。

2.2.3 發標書

以開始發標書時間為準，由集團或項目預算部主導。

2.2.4評標

評標包括開標和組織評標會，以結束評標會時間為準，發標至評標間的時間一般情況下不得少於7工作日，由集團或項目預算部主導

2.2.5 定標

定標包括集團領導確定中標單位、與中標單位約談合同條款、集團領導簽訂合同約談記錄表等過程，以集團領導簽訂合同約談記錄時間為準。

2.2.6 簽訂合同

包括起草合同、合同會簽、雙方蓋章、合同存檔等過程，以合同存檔時間為準。

5.0 特殊情況處理

5.1 除特殊情況外，《申購單》應按《物料採購前置表》提前起草，如因申購滯後而影響物料正常供應，由物料使用部門承擔相關責任。

5.2 臨時變更規格：需要臨時變更規格，申購部門應立即填寫《計劃/申購變更單》並說明原因，須經集團採購部副經理或項目採購簽字同意，否則，由此產生的損失由使用部門承擔

5.3下單後更改或撤單：下單後需要更改或撤單，申購部門應立即填寫《計劃/申購變更單》並說明原因，必要時應先口頭知會採購部。採購部門接獲通知後，立即停止一切採購動作。未能及時停止採購時，採購部應通知使用部門並協商善後工作。

第四部分 計劃管理

1.0 計劃的跟蹤

1.1 計劃跟蹤的內容

以跟蹤計劃完成情況為主，計劃編製情況為輔。

1.2 跟蹤主體

採用「誰編誰跟」原則，其中集團採購部對項目採購部的計劃完成情況有監控權。

1.3 計劃跟蹤方式

1.3.1 會議跟蹤

集團採購部或項目部可以定期召開會議，跟蹤計劃的執行情況。適用於預見性比較強的物料采招行為。

1.3.2 電話跟蹤

相關責任人可以和供應商、使用部門進行定期、不定期的電話溝通，跟蹤計劃執行情況。適用於零星物料的跟蹤

1.3.3 庫存系統跟蹤

通過查詢庫存系統的入倉情況，跟蹤計劃的執行情況。

1.4 跟蹤反饋

只針對沒完成的情況進行反饋，一方面由跟蹤人填報進行登記並存檔，為了對相關責任人及供應商進行考核評價；另一方面要預警填寫《物料訂購跟催表》，向供應商跟催貨物。

3.0 計劃總結

年度計劃和項目周期結束後，由集團採購部組織收集以下數據，並從以下幾點進行總結，以改善下一周期的計劃制定和執行情況。

3.1 節點的按時完成率：按時完成的節點數/總節點數，此項數據說明相關責任人節點控制效率

3.2 按時到貨率總結：按時到貨批次/總訂貨批次，此項數據考察供應商的交貨準時率

3.3 計劃臨時調整次數：考察計劃的準確性和可行性

3.4 協議補充次數：考察計劃和預算的準確性

4.0 計劃制定和執行方面的獎懲

為督促相關部門和責任人按照要求制定和執行採購計劃，集團將按照本辦法進行獎懲：

4.1獎勵

4.1.1採取以結果為導向原則，將計劃制定和執行納入相關責任人月度和年度績效考核範圍，對計劃制定及時、準確、執行到位的員工實行通報表揚和一定的物質獎勵

4.1.2 對計劃制定及時、準確的部門和項目，實時進行通報表揚

4.2懲罰

公司將對計劃制定過程中不與配合的部門或人員進行通報批評，並將視情節嚴重對以下行為責任人處以一定數量的罰款：

不按照公司規定時間制定計劃

計劃嚴重錯誤，給公司帶來經濟損失

因缺失計劃或計劃嚴重滯後，影響項目進度

計劃執行不到位，嚴重影響項目進度

第三章 採購系統業務流程及管理細則

3.1採購業務總流程圖

3.1.1採購策劃管理流程

3.1.2採購實施管理流程

3.2材料申購審批流程/權責總圖

3.2.1 各類材料申購流程詳細說明

3.2.1.1建材/設備申購單審批流程

物料需求部門編製材料/設備申購單（只接受通過OA或ERP提交）→倉庫核庫存→物料對應的項目預算審核並給出目標數量和目標成本→集團成本中心審核→集團採購中心（跟進專員或採購負責人在OA或ERP上進行手工分單給對應的材料採購員，採購員執行詢價、定價、定板工作，並按權責定標，定標後補充完整申購單的單價及相關技術參數、規格型號並附上定標審批件後繼續提交申購單流轉審批，定價過程祥見第2.6）→集團採購中心負責人審核已補充完整單價等的申購單→項目經理（項目採購類材料許可權）→集團副總裁審批（集團選定類材料許可權）→集團總裁審批（集團採購類材料許可權）→對應材料採購員執行訂貨工作（即按已批申購單，進行下訂單通知供應商送貨）。

3.2.1.2展示面材料申購單審批流程

物料需求部門編製材料/設備申購單（只接受通過OA或ERP提交）→倉庫核庫存→物料對應的項目預算審核並給出目標數量和目標成本→集團成本中心審核→集團設計中心（材料選型給出產品相關技術參數/圖紙）→集團採購中心（跟進專員或採購負責人在OA或ERP上進行手工分單給對應的材料採購員，採購員執行詢價、定價、定板工作，並按權責定標，定標後補充完整申購單的單價及相關技術參數、規格型號並附上定標審批件後繼續提交申購單流轉審批，定價過程祥見第2.6）→集團採購中心負責人審核已補充完整單價等的申購單→項目經理（項目採購類材料許可權）→集團副總裁審批（集團選定類材料許可權）→集團總裁審批（集團採購類材料許可權）→對應材料採購員執行訂貨工作（即按已批申購單，進行下訂單通知供應商送貨）。

3.2.1.3綠化苗木申購單審批流程

集團設計中心（材料選型給出產品相關技術參數/圖紙）→集團採購中心（跟進專員或採購負責人在OA或ERP上進行手工分單給對應的材料採購員，採購員執行詢價、定價、定板工作，並按權責定標，定標後補充完整申購單的單價及相關技術參數、規格型號並附上定標審批件後繼續提交申購單流轉審批，定價過程祥見第2.6）→集團採購中心負責人審核已補充完整單價等的申購單→集團副總裁審批→對應材料採購員執行訂貨工作（即按已批申購單，進行下訂單通知供應商送貨）。

3.2.2《材料/設備申購單》,《綠化苗木類申購單》範本 （詳見第十一章 支持性文件及相關記錄表格）

3.3採購業務職能劃分、定板、定價、定標權責清單表(即集團採購、集團選定、項目採購三類業務職能定板、定價、定標)

3.3.1清單表：

3.3.2清單內容說明：

3.3.2.1清單符號："●"代表該環節對應領導審批許可權；

3.3.2.2採購性質（業務職能劃分）定義（廣東省內）：

A類、集團採購：集團定板、定價、定供應商、簽訂合同、下訂購單，項目部組織驗收，集團辦理結算。

B類、集團選定：集團定板、定價（按年度協議或比價表的定價<3個月內的比價表單價才有效>）、定供應商，項目部訂購、簽合同（參照第四章4.4.1條）、組織驗收、辦理結算。

C類、項目採購：項目部定板、定價、定供應商、簽訂合同、下訂購單，項目部結算，價格由集團事後監控。

3.3.2.3採購性質（業務職能劃分）定義（廣東省外）：

A類C類採購職能及審批許可權跟第2.3.2.2條一樣， B類採購業務職能下放到跟C類一樣，但審批許可權必須跟回廣東省內B類審批許可權，已簽年度協議的材料不適用此條款，即已簽年度協議的材料省外項目必須跟省內的採購性質及許可權一樣。

3.4 採購方式選擇（即定價過程，通用於整個採購系統）

3.4.1招標採購方式

3.4.1.4招標小組決策方式：小組中半數以上成員同意，且組長同意。

3.4.1.5招標流程

3.4.1.6招標採購支持性文件（範本祥見第十章）

《採購招標文件》、《供應商考核評估表》、《開標記錄表》、《評標分析表》、《定標公示》、《中標通知書》

3.4.2 戰略採購方式

3.4.2.1適用於戰略採購的材料

對於已簽年度協議的材料/設備，由採購員直接按年度協議約定的單價、供貨範圍、產品規格等相關條款向合作方進行直接採購。

3.4.2.2戰略採購的定義：

指採購方出於提高質量、降低成本、提高效率等目的，與若干家戰略供方夥伴簽署協議，約定其產品規格、單價及服務範圍等，在一定時期和數量範圍內直接向其進行採購的方式。

3.4.2.3戰略採購方式的運用

戰略採購定標過程同招標採購流程一樣，也就是通過招標採購後的定標審批件作為依據進一步簽訂戰略合作協議即年度框架協議。

3.4.3 比價採購方式

3.4.3.1適用於比價方式定價的材料

對於單次申購單同類材料總金額在1000元（不含1000元）—50萬（含50萬）的材料/設備，由採購中心根據此情況確定採購方式，進行比價採購，並報至分管領導審批後定標。

3.4.3.2 比價採購方式的定義

指對多家供應商（通常至少三家）的報價進行對比，以確保價格具有競爭性，且滿足質量要求的前提下通過比價實現最低成本的採購。

3.4.3.3 比價分析表審批流程及權責

3.4.3.4 比價分析表編號規則及存檔辦法

比價分析表號碼由文員進行統一分配保管；文員按各項目、流水號劃定比價分析表號碼的使用（例如NO.00001），採購員按需在文員處領取比價分析表號碼。文員將審批完畢的比價分析表原件連同其附件(供應商報價表)有序存檔，存檔的比價表不可以斷號，若有的比價表號碼對應的《比價分析表》遺失應說明理由。

3.4.3.5 比價分析表規範化操作要點

比價表須按集團採購中心頒發的格式統一製作；

必須找多家（原則上至少三家）對口的材料商報價後比價（以下材料允許一家報價：市場壟斷性材料或廠家直銷的產品可以找原生產廠家或廠家指定的供應商報價後作比價分析或約談記錄表，如道閘控制器及相關配件必須找原廠才能匹配的材料）；

比價分析表後必須附報價單位蓋有公章的原始報價資料且具有真實性不得偽造，如報價單位實在無法提供報價單則採購經辦人應註明清楚原因；

比價分析表必須寫明供貨聯繫人的全名及真實的聯繫電話；

審批完的比價表必須統一按比價表號碼即流水號按序存檔至少一年，以便檢查（存檔的比價表後須附原始報價資料及申購部門的物料申購單）；

比價表上必須寫清楚產品對應的規格、型號、品牌（只有在相同條件下才有可比性也是為了減少貨不對板的情況發生）。

3.4.3.6 《詢價單》、《比價分析表》範本（詳見第十一章 支持性文件及相關記錄表格）

3.4.4 零星類直接定價採購方式

3.4.4.1適用於零星類直接定價採購方式的材料

對於單次申購單同類材料總金額在1000元（含1000元）以下的材料/設備，由採購中心根據此情況直接確定供應商、單價等。

3.4.4.2零星類直接定價採購方式的定義

指由於某些特殊情況（如採購金額少、數量少等）無法或不適宜通過招標方式或比價採購等方式而採取直接向預定的個別供應商洽談或議價來確定供應商及產品單價的採購方式

3.4.4.3 零星類直接定價採購方式審批流程及權責

3.5 訂貨管理細則

3.5.1《訂貨單》編號規則及存檔辦法

《訂貨單》號碼由文員進行統一分配保管；文員按各項目、流水號劃定《訂貨單》號碼的使用（例如NO.00001），採購員按需在文員處領取《訂貨單》號碼。文員將審批完畢的《訂貨單》原件有序存檔，存檔的《訂貨單》不可以斷號，若有訂貨單號碼對應的《訂貨單》遺失應說明理由。

3.5.2訂貨單審批流程及權責

3.5.3訂貨單規範化操作要點

（1）《訂貨單》須按集團採購中心頒發的格式統一製作；

（2）《訂貨單》必須指明本次訂貨的單價依據來源，單價定價來源可以是《比價分析表》（《比價分析表》審批件的單價3個月內有效）、約談記錄表（約談表確定的單價只對當批次申購對應的材料採購有效）、年度框架協議確定的單價(在協議有效期內都可以作為定價依據），單宗申購同種材料總金額在1000元以下的無需做《比價分析表》便可直接根據市場價確定單價後製作《訂貨單》；

（3）《訂貨單》上必須寫清楚所訂產品的規格、型號、品牌，以免供貨時出現貨不對板或以次充好的現象發生；

（4）《訂貨單》必須按「2.5.2訂貨單審批流程及權責」審批後才可傳給供應商執行採購任務，否則按私自購買材料處理，造成相關費用由該採購員負責。

（5）《訂貨單》必須統一按訂單號碼即流水號有序存檔至少一年，以便檢查。

3.5.4《訂貨單》範本（詳見第十一章 支持性文件及相關記錄表格）

3.6 一般材料/設備組織驗收/入庫管理細則

3.6.1驗收入庫所需的單據

（1）正式入庫需具備的單據：按權責手冊已批的《申購單》（合同或經集團總裁審批的比價單中規定一次性到貨的可替代申購單）、《送貨單》、《訂貨單》。

（2）因申購手續未完善暫估入庫需具備的單據:《送貨單》、已批《訂貨單》。

3.6.2驗收參與簽收人員

材料採購經辦人通知倉管員回貨時間，原則上由倉庫主管組織並通知材料稽核員、申購部門負責人（即各工種的施工主管）參與驗收，施工主管不能參與的要通知本部施工員參與驗收，部分材料還要求工程管理中心駐項目工程師參與質量驗收，其中倉管、材料稽核員、申購部門人員必須參加每次材料的驗收工作且必須在《送貨單》單上簽名確認。

3.6.3驗收時異常問題處理辦法

驗收時發現材料/設備品種、重量、數量、規格、型號、價格及質量與採購定標的審批件要求不相符時按以下辦法處理。

3.6.3.1材料品種不符：即貨不對板嚴重根本不是項目所申購的材料，不可以辦理收貨。

3.6.3.2實送數量與訂單數量不符

（1）送貨數量少於訂單數量的：以實際驗收數量入庫，並在送貨單上註明實際收貨數量或重開送貨單，由供需雙方人員簽名確認；

（2）送貨數量超出訂單數量的：原則上超過部分予以退貨，並在《送貨單》上註明實際收貨數量；若屬項目持續需要的材料，超出部分不足申購量10%的，由項目經理判定是否照單收貨，且由項目經理在送貨單上簽字確認後即可辦理入倉；若超出部分大於申購量10%的，由項目經理判定是否超單收貨，如果確定收貨必須補辦申購手續，申購手續未完善前，整單材料作暫估入倉，待申購手續完善後再轉正式入倉。

（3）送貨數量與訂單總數不變但產品之間的個數有增有減時：此情況只允許單價高的數量減少，單價低的產品數量增多且必須按最低單價辦理入倉，否則將重新辦理申購手續審批後才可入倉。例如：申購了10棵樹，其中大樹有7棵（1000元/棵），小樹有3棵（100元/棵），若送貨時送了10顆樹（總數未變），但大樹只有4棵，小樹6棵，那可以辦理正式入倉且只能按4*1000+6*100=4600元入倉，其它情況必須重新辦理申購手續且審批後才能正式入倉。

3.6.3.3材料規格、型號、質量不符：

（1）原則上對規格、質量不符的部分予以退貨，並在送貨單上註明實際收貨數量。若屬項目急需使用的材料，經相關施工主管、技術總工認定符合施工要求的，由項目經理判定是否收貨，由項目採購員負責後續處理程序，材料稽核員跟進處理結果。以上人員均需在《材料進場驗收單》上籤注處理意見，並由採購中心跟進與供應商談判材料折扣。在處理結果未出來之前不宜使用該批材料，財務暫不辦理入庫，相關送貨單據暫由項目採購員保管。項目經理與項目採購員一起與供應商進行談判，將談判結果寫在《材料進場驗收單》上，於當日內及時將項目經理已簽批的《材料進場驗收單》及材料相關圖片發給採購中心（並電話知會採購經辦人），報採購中心總監審批（審批時間不超過兩個工作日）。

（2）如項目經理與項目採購員無法與供應商達成共識的，由採購經辦人及採購中心總監跟進談判。採購經辦人將折價審批後的《材料進場驗收單》原件交集團建築財務部存檔，複印件以OA形式發送項目相關人員（倉庫主管、採購員、成本會計、材料稽核員等等）並抄送給項目經理。

3.6.3.4貨對板但價格不符：

（1）對價格不符的送貨單，應先由項目採購員了解具體情況，如屬於供應商失誤造成的，應由供應商重新開具《送貨單》或由供應商送貨人員現場修正單價並簽名確認，否則按《訂貨單》與《送貨單》兩者最低單價辦理入庫；

（2）如價格屬市場因素導致，則應收集有效的支持文件（該文件由採購經辦人提供調價函審批件）後才可以正式入倉；在未取得相關文件前，項目成本會計按暫估入倉處理。

3.7 安裝工程驗收管理辦法

對包安裝的材料/工程，合同編碼上需註明是工程類，而不是採購類，一般不需原材料進倉。工程俊工後供應商向集團經辦採購員書面申請組織驗收，經辦採購員視實際情況親自或委託項目採購員組織驗收，驗收人員包括工程管理中心、水電工長、項目經理等，驗收合格後填制《工程驗收單》，相關人員簽字，一式兩份，供應商和採購員各一份。

3.8材料/設備/工程款報銷審批權責及所需單據清單總表(含地產/建築/綠化材料)

3.8.1審批權責（參照海倫堡地產權責手冊(集團管理類）-2010版)

3.8.2 地產材料付款所需單據結構圖

3.8.3建築項目材料入庫掛賬和付款所需單據結構圖

第四章 採購制度管理

（通用於整個採購系統）

4.1 材料購銷發票管理細則

4.1.1目的：

避免遺失供應商的發票、確保發票單據的傳遞過程、時間、退單現象等情況有據可察，及時跟進供應商貨款，不造成貨款拖欠現象。

4.1.2適用範圍：

本細則適用于海倫堡地產集團採購系統材料購銷發票的接收、傳遞、審批、管理等工作。

4.1.3發票保管及辦理報銷手續責任人：

（1）集團採購類的材料屬集團採購中心採購經辦人保管及辦理相關報銷手續；

（2）集團選定、項目採購類的材料屬項目採購經辦人保管及辦理相關報銷手續。

4.1.4發票主要接收方式：

4.1.4.1集團採購中心

（1）委派項目採購員收取供應商發票，將發票單據（一般為發票連同相對應的送貨單）送至集團採購中心，統一由採購中心文員進行簽收。文員將發票單據分發給採購中心相應採購員辦理貨款報銷；

（2）供應商將發票送至集團採購中心，由對應的採購員進行簽收；

（3）採購員外出採購發生的購銷發票。

4.1.4.2項目採購部

（1）供應商將發票送至項目採購部，由對應的採購員進行簽收；

（2）採購員外出採購發生的購銷發票。

4.1.5發票報銷單據規範化管理操作要點

4.1.5.1簽收發票規範化管理

（1）採購員接收發票時必須開據《發票簽收證明》，將該證明的第一聯交至供應商；

（2）《發票簽收證明》的第二聯由採購員按照項目依次進行分類存檔以備查驗，不可隨意丟棄；

（3）採購員接收發票時必須第一時間檢查發票真偽有無錯誤，確認無誤方可接收並開具證明；

（4）如供應商的發票為快遞、郵寄或由部門其它人員轉交送達採購員，則該採購員必須補開《發票簽收證明》傳真給供應商並存檔；

（5）《發票簽收證明》一式兩聯必需保持內容一致，不可單方面塗改偽造；

（6）當付款或款項匯出後，已開具相對應的《發票簽收證明》自動失效，但採購員仍需保存第二聯。

4.1.5.2發票單據檢查要點：

（1）採購單據（含入庫單、訂貨單、申購單、送貨單）所定供貨商名稱與發票章的名稱須一致；

（9）檢查報銷單據附件（入庫單、申購單）是否按公司規定的審批流程及許可權完成審批。

4.1.6材料購銷發票管理細則涉及的表格文件（祥見第九章 支持性文件及相關記錄表格匯總）

《單據交接簽收追蹤表》、《發票簽收證明》

4.2 採購系統單據傳遞分發管理細則

4.2.1目的：

使採購部日常單據傳遞分發工作更規範、有序地進行，提高工作效率。

4.2.2適用單據：

採購部日常單據主要是指《訂貨單》、《比價分析表》、《年度框架協議/材料採購合同》、發票單據、費用報銷單、借款單等。

4.2.3單據分發傳遞流程：

4.2.3.1集團採購中心單據傳遞分發流程：

（1）單據上呈審批：採購員將單據交主管審核→主管審核後將單據交採購文員簽收→採購文員審單後統一交給採購中心負責人審核→採購文員按海倫堡地產權責手冊許可權送呈各領導審批→審批後將發票、費用報銷單、借款單等跟財務類相關的單據交至財務（集團/項目），將訂貨單、比價分析表等單據直接分發給相應的經辦採購員（含項目採購員）；

（2）單據退單：退單主要是指單據在審批過程中發現問題反饋回採購中心，要求採購中心解決問題的情況。外部門或上級退單至採購文員→文員將問題明細登記在《退單情況登記表》→文員將退單交至對應採購員→採購員處理問題完將單據交回給文員簽收→文員繼續跟進各環節工作。

（3）注意事項：各組主管交單至文員時，需將訂貨單、比價表、報銷單等分類放置指定文件架；

4.2.3.2項目採購部單據傳遞分發流程：

第二章單據上呈審批：採購員將單據交主管審核（項目採購部無負責人的直接交於項目經理審核）→項目採購部負責人/項目經理審核後將單據交採購文員簽收→採購文員審單後按海倫堡地產權責手冊許可權送呈各領導審批→審批後將發票、費用報銷單、借款單等跟財務類相關的單據交至財務（集團/項目），將訂貨單、比價分析表等單據直接分發給相應的經辦採購員（若項目無文員則全過程由採購員負責）；

第三章單據退單：退單主要是指單據在審批過程中發現問題反饋回採購部，要求採購解決問題的情況。外部門或上級退單至採購文員→文員將問題明細登記在《退單情況登記表》→文員將退單交至對應採購員→採購員處理問題完將單據交回給文員簽收（若項目無文員則全過程由採購員負責）。

第四章注意事項：各組主管交單至文員時，需將訂貨單、比價表、報銷單等分類放置指定文件架；

4.2.4 需打包的文件傳遞流程

（1）統一交於文員（集團/項目）登記→帶件人→項目/集團採購員的文件交接；

（2）文員將包裝好的整包文件交與前往項目/集團的帶件人，由帶件人簽收（簽收的內容例：至XX項目採購員XXX的文件X包）。同時需在文件包上面粘貼一張公司版本的打包單；

（3）帶件人前往項目/集團將打包文件交給收件人，同時收件人需在打包單上簽名，帶件人再將打包單撕下交迴文員。

4.3採購中心員工借款管理細則

4.3.1目的：

明確各採購業務員借款及沖帳的流程及辦法,及時借款、報銷個人借支,同時對採購業務人員的借款行為起到一個約束管控的作用。

4.3.2適用範圍

適用於採購中心及各項目採購員的借支及清理借支事宜。

4.3.3借支原則

採購業務工作中原則上不允許或盡量杜絕現金採購，一般採用月結方式結算且公對公賬戶轉賬或支票，如遇特特殊情況經相關領導審批後方可採用現金採購。借支款必須專款專用，嚴禁挪用。

4.3.4借支申請

（1）借支憑證：採購員憑經審批的《申購單》、《合同》、《約談記錄表》、《比價分析表》、《訂購單》其中之一均可辦理借支申請；

（2）借支審批流程：採購員填寫《借支單》→採購主管/經理審核→採購中心文員查單並登記→採購中心負責人審批→財務審核→採購員領取借款；

（3）借支單填寫注意事項：應註明借款事項、擬到貨時間、受理報銷主體、提供發票還是收據，並附上借支憑證，《借支單》一式二聯，採購副總監審批後，一聯交財務辦理借支，另一聯由採購文員在《借支台帳》中登記存檔備案。

（4）借款發放公司及部門：憑經審批的《借支單》，統一向「廣州市維信房地產有限公司」財務部（會計核算經理：姚寶華）辦理借支。

4.3.5報銷沖賬

（1）受理報銷主體

( 2 )材料報銷/支付申請單填寫方式

4.3.6借支和沖抵借支跟蹤

採購文員根據到貨時間跟催經辦採購員在7個工作日內辦理報銷以沖抵借支;

採購文員對當周送貨的供應商每周五電話，溝通採購款的到帳情況，以防挪用;

採購文員在報銷受理人簽收報銷單據後3個工作日內，跟進財務出具收款收據，並通知採購員簽字領取。採購員領取收據後到採購文員處核銷借支單;

每月第一個星期五，採購文員與財務核對《借支未還清單》，並在《借支台帳》中更新借支和沖抵借支情況;

凡對到貨後超7個工作日未辦理報銷的，由採購文員編製報表在部門內公示，並抄送助理總裁。

4.3.7處罰規定

借支的報銷手續應在7個工作日內完成,且以採購文員收到報銷單據核對通過為準,否則按以下情況給予處罰

4.3.7.1當月考核評一般檔

當月有2次或以上，5次以下的報銷超7天

個人累計借款超20萬

4.3.7.2停職停薪清帳，直到借支清理完畢，且扣除當月全部獎金

當月有5次或以上的報銷超7天，且截止目前未完全清理完畢

個人累計借款超30萬

4.3.7.3 以下兩者條件均滿足，開除並保留追究法律責任權利

有停薪記錄，達兩次或以上

同一筆借支超60天以上未清理

清帳過程中有借支無法提供合法憑證，或有借支去向不明

4.4 購銷協議（合同）管理細則

4.4.1目的

規範年度框架協議/產品採購合同簽訂、呈批、歸檔等管理工作有序進行，明確財務結算依據，保證資金安全，維護雙方相關利益、保證產品質量、售後服務等相關工作順利開展。

4.4.2簽協議/合同的條件(即什麼情況才需要簽協議/合同)

4.4.2.1簽訂協議的條件：

同種材料在一定時期內需要重複或多次採購，採購部為了降低成本、提高效率等目的可根據需要簽訂年度或季度框架議；

4.4.2.2簽訂採購合同的條件：

所有涉及到產品保修或需支付預付款且單宗採購總金額超3萬元（含3萬元）的材料/設備必須簽訂採購合同才能辦理財務結算，已簽年度框架協議的材料/設備及其它情況可不簽採購合同也可以辦理財務結算。

4.4.3 關於超合同總金額類的材料管理辦法

4.4.3.1因單價超合同總金額：若實際採購總金額只因原合同單價浮動而超原合同總金額+10%（-10%無需辦理調價審批）時，必須辦理調價審批手續後才可辦理結算，但不用重做申購也不用做補充合同；

4.4.3.2因數量超合同總金額：若實際採購總金額只因數量增加而超原合同總金額+10%時，必須補辦申購及補充合同後才可辦理結算；

4.4.3.3因單價及數量超合同總金額：若因單價及數量同時增加而超原合同總金額+10%時，則既要做調價審批手續，也要補做申購和補充合同後方可辦理結算；若因單價及數量同時減少則按實際採購金額、數量辦理結算，此時無需補申購、合同、調價等手續。

4.4.4年度框架協議/材料採購合同/安裝工程合同編號規則及存檔辦法

4.4.4.1年度框架協議編號規則及存檔辦法

年度框架協議編號由採購文員進行統一分配保管；文員按年份、材料類別、流水號劃定協議號碼的使用（例如：采字（2010）-XX材料第XX號，其中「2010」指的是年份、「XX號」指「XX材料」對應的協議號〈每一類或一種材料的編號都是從第01開始〉），採購員按需在文員處領取協議號碼。文員將審批完畢且已蓋雙方公章的合同原件連同其附件(比價分析表、約談表審批件)有序存檔，另還需把已批協議原件（2份）給集團財務中心、供應商（2份）、複印件分發給各項目採購員或掃描後電郵給各項目採購員。

4.4.4.2材料採購合同/安裝工程合同編號規則及存檔辦法

材料採購合同/安裝工程合同編號由採購文員進行統一分配保管；文員按材料採購性質（集團採購、集團選定、項目採購）、地區名稱、項目名稱、項目期數、材料類別、流水號劃定合同號碼的使用（例如GZ-HY-04Q-安裝採購-001這是屬集團採購類的材料合同編號其中「GZ」代表廣州地區、「HY」指花樣項目、「04Q」指第四期、「安裝採購」指材料類別、「001」指流水號；GZ-HYXM-04Q-土建採購-001這是屬集團選定、項目採購類的材料合同編號其中「GZ」代表廣州地區、「HYXM」指花樣項目、「04Q」指第四期、「土建採購」指材料類別、「001」指流水號），採購員按需在文員處領取合同號碼。文員將審批完畢且已蓋雙方公章的合同原件連同其附件(比價分析表、申購單、約談表審批件)有序存檔，存檔的合同不可以斷號，若有的合同號碼對應的《合同》遺失應說明理由，另還需把已批合同原件（2份）給集團財務中心、及對應項目採購員（1份）、供應商（2份）。

4.4.5年度框架協議/材料採購合同/安裝工程合同審批流程權責

4.4.5.1年度框架協議審批流程權責：採購經辦人起草→採購主管/經理審核→法務部→採購中心負責人→設計中心負責人（只適用於展示面材料）→工程管理中心負責人→成本管理中心負責人→集團副總裁（集團選定/項目採購類材料最終許可權）→集團總裁（集團採購類材料最終許可權），同時抄送給各建築項目部、財務中心、成本核算中心、項目採購。

4.4.5.2材料採購合同/安裝工程合同審批流程權責：採購經辦人起草→採購主管/經理審核（項目部由項目經理代）→法務部→採購中心負責人→集團財務中心負責人→集團副總裁（集團選定/項目採購類材料最終許可權）→集團總裁（集團採購類材料最終許可權），同時抄送給對應的建築項目部、財務中心、成本中心、倉庫、項目採購。

4.4.6協議/合同操作規範化管理要點

《合同/協議會簽單》的項目名稱（結算主體）、供應商名稱、用途、合同內容、合同編號等必須與該合同/協議正文內容約定的一致；

合同/協議蓋的公章必須與合同/協議確定的買賣單位名稱一致；

蓋章完畢的合同/協議不得私自塗改，如需更改，必須由買賣雙方均在更改處蓋章確認方為有效；

合同/協議（含相關附件）須蓋齊縫章；

採購部相關人員需認真檢查合同/協議其附件，嚴防出錯，其中採購合同必須附申購單、定標文件（比價分析表、評標分析表、約談記錄表）審批件，協議必須附定標文件（比價分析表、評標分析表、約談記錄表）審批件；

項目的合同/協議需集團蓋章的均由集團採購中心文員負責跟進審批回傳等事宜，不得延誤時間；

協議必須寫明協議的合作期限，例如合作期限為XXXX年XX月XX日至XXXX年XX月XX日止。

4.4.7協議/合同（含補充協議）範本及其會簽單範本（祥見第九章 支持性文件及相關記錄表格匯總）

第五部分：供方管理

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第六章 價格管理

6.1目的

建立健全價格管理體制、規章制度，對價格的制定、調整和執行進行有效的組織領導、協調和監督，保持價格總水平合理，使產品價格的變動在宏觀上不致失去控制，以利於我方成本風險控制。

6.2 適用範圍

適用於集團及各下屬公司經採購系統經辦的所有材料/設備之定價、調價工作。

6.3價格調整管理原則

實行「統一領導、統一管理」的原則。凡屬採購系統經辦的材料其價格調整計劃，由集團採購中心供方管理組跟進位定，採購中心負責人審核，集團副總裁/總裁批准。

6.4價格監督方式

集團採購中心對各採購（含省內、省外各項目採購）業務活動中發生的價格關係實行監督。集團採購中心由供方管理組，供應鏈管理組負責監督，項目由項目經理及材料使用部門負責監督。

6.5 價格確定方式

1.先詢價後做比價分析；

2.發布招標文件進行招標

6.6 價格調整確定的流程及規範化操作

參照第三章 採購業務流程管理第3.4 採購方式選擇

6.7價格調整規範化管理要點

（1）對已核定或已確認的材料價格，採購中心供方管理部必須經常了解市場行情並分析或收集相關資料，作為降低成本或調價之依據；

（2）本公司各有關部門，均可協助提供價格信息，以利採購中心作比價參考；

（3）已核定之材料/設備採購單價如需上漲或降低，應以單價審批件（含比價分析，招標後的評標分析表）形式重新報批，且附上書面之價格資料說明原因；

（4）單價漲跌之審批流程，應同新價格審批流程（參照第3.4.3.3 比價分析表審批流程及權責）；

（5）對已核定之材料/設備漲價時，統一由供應商提出書面申請交於集團採購中心供方管理部，材料/設備需要降價時可由使用部門或各採購員提出書面申請交於集團採購中心供方管理部，由供方管理部價格專員負責調價審核報批工作；

（6）在同等價格、品質、售後服務等條件下，調價後採購應優先考慮與原供應商合作；

（7）當採購數量或頻率有明顯增加時，應要求供應商適當降低單價。

6.8價格動態資料庫建立管理辦法

6.8.1價格動態資料庫用戶分類

1.資料庫管理員（即價格專員）：

負責創建價格動態資料庫、資料庫日常維護、資料庫性能優化、資料庫備份及管理工作；

2.一般查詢用戶：只允許進入資料庫進行查詢，不得修改資料庫任何信息。

【注意】管理員用戶和查詢用戶不得互相兼職。

6.8.2 價格動態資料庫操作安全

（1）資料庫管理員應定期檢查資料庫操作日誌，防止用戶非法操作資料庫；

（2）資料庫計算機開機密碼由資料庫管理員保管，不得外泄；

（3）資料庫應定期備份，資料庫管理員應制定詳細可行的資料庫備份方案，保證資料庫出現異常時能快速恢復，使數據丟失減小到最少。

6.8.3 價格動態資料庫信息來源

（1）引入NC系統價格數據並分析核實數據的真實性；

（2）引入相關採購員制定的比價分析表審批件；

（3）價格專員根據市場行情經對比分析並經審批後確定。

6.8.4 價格動態資料庫更新周期

統一由價格管理專員定期每月1日，15日更新一次，更新的價格必須有相關審批件作為依據才可生效。

6.8.5 價格動態資料庫的作用

（1）作為各採購員定價合理性考核標準；

（2）作為成本預算、成本分析、成本控制的重要參考依據；

（3）作為急用材料可不做《比價分析表》而參照此資料庫直接做《約談記錄表》直接定價的依據，同時該《約談記錄表》必須經價格管理專員簽名確認後才生效。

第七章 項目稽查管理

7.0 目的

為了加強各項目採購員及採購工作的管理和監督，加大部門內部自審力度。維護公司各項規章制度，強化制度流程執行力，防範風險，改善經營管理，提高工作效率，確保採購工作滿足公司發展要求並有序地進行，使各項目採購工作制度化、程序化、規範化最終達到公平、公開、公正的採購原則。

7.1 適用範圍

本細則適用於集團內各項目全體採購人員涉及的採購業務工作。

7.2 稽查機構及成員

集團採購中心供應鏈組行使監督、檢查、管理工作，幫助各項目採購發現問題、糾正問題、跟進核實、整改、考核評比等工作。

7.3 稽查方式、責任人及日程安排

材料跟蹤日報表用OA每天10點前向供應鏈組提交，其它稽查事項由每月15日至30日到各項目進行現場稽查。

7.4 稽查管理職責

（1）制定月度稽查工作計划上報採購中心副總監，並根據計劃對各項目採購進行檢查，每次檢查後均應向採購中心副總監提交檢查工作報告並跟進檢查後續工作；

（2）在實施檢查計劃時應明確檢查範圍、內容、方式和時間；

（3）在檢查中必須做好工作記錄，必要時需複印相關資料，檢查工作結束五天內作出檢查報告及整改建議並上報；

（4）被檢查單位和相關人員對採購中心副總監批示的檢查意見或檢查決定必須執行，並在規定期限內落實整改情況並上報；

（5）檢查結果整改落實後，每份檢查報告及相關資料等，必須按月整理裝訂成冊歸檔備查；

（6）每月稽查考核評分上傳OA對全體採購相關人員進行公示。

7.5 稽查內容

檢查採購整個作業流程的時效性、規範化、制度化即從材料申購 比價 約談 訂貨 合同會簽報銷等相關文件單據的原始憑證、單據的真實性、定標定價審批許可權及其存檔的規範化等。

7.6 內部稽查文件依據

以上各項檢查依據《海倫堡地產權責手冊》、《採購中心營運管理手冊》。

7.7 本管理細則所涉及稽查的表單

《比價分析表》、《訂貨單》、《申購會簽單》、《產品採購合同》、《詢價單》、《駐項目採購月度績效考核評估表》、《約談記錄表》、《合同&合同前身台帳》、《苗木進場統計表》、《材料供應合同超量預警台帳》、《供應商貨款支付跟進表》、《項目稽查記錄表》

7.8稽查考核評估表

8.9稽查考評辦法

考評滿分為100分，根據《月度稽查考核評估表》細則進行扣減，最後得分為當次考評的得分：

藍燈：（獎金係數為1.2）綜合考評得分達到86分以上；

綠燈：（獎金係數為1）綜合考評得分達到70-85分；

黃燈（獎金係數為0.85）：綜合考評得分51-69分；

紅燈（扣除當月獎金）：綜合考評得分50分以下；

以上考評等級若連續3次黃燈及以下，月工資降100元；達3次以上（含3次）將調採購中心待職

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