SAP財務模塊介紹之四

08-10

本系列著重介紹的是物流模塊和財務會計的集成關係，主要介紹7個集成點：銷售開票，銷售發貨，採購收貨，發票校驗，其他收發貨，盤點和估價。

上一篇文章中介紹了銷售發貨，採購收貨和發票校驗，這一次介紹剩餘的其他收發貨，盤點和估價。

1.增值稅

上文的例子為清晰起見，都沒有考慮增值稅。實際在輸入發票時，如果是增值稅專用發票，我們也輸入稅碼（包含了稅率的一個參數）和稅額。系統會自動檢查含稅價，稅率和稅額是否正確。如果存在差異，系統會提示一個警告信息，但是我們仍然可以將其過帳。

如果是不含稅的發票（比如運輸發票和農產品收購），系統可以自動計算稅額。如果發票的每行稅碼不同，系統會分行處理。

當發票過帳時，增值稅會自動計入應交稅金-增值稅-進項科目中。

2.收貨成本

計劃內的收貨成本包括以下類型：運費，關稅，保險費，包裝費等等。對於每種類型，我們可以決定成本是固定的，基於數量的還是收貨貨款的一定百分比。計劃內的收貨成本可以在採購定單的每一行項中輸入。當收貨時這些成本被計入庫存，對方科目是一個特殊的清帳科目（比如：商品採購-運費）。當採用移動平均價時分錄如下：借：存貨貸：商品採購-貨款貸：商品採購-運費。

在發票校驗時，我們可以列出某張採購定單，收貨單或供應商的所有收貨成本，來正確選擇收貨成本的發票。系統生成分錄如下：借：商品採購-運費貸：應付帳款-供應商明細。計劃內收貨成本也會在採購定單歷史報表中即時顯示。

計劃外的收貨成本可以用發票校驗輸入。系統自動將它們根據各行項目的金額分配下去。如果需要，我們也可以手工分配這些成本。計劃外的收貨成本直接計入庫存，分錄如下：借：存貨貸：應付帳款-供應商明細。

3.其他收發貨

實際上上文提到的銷售發貨和採購收貨只是庫存移動的兩種移動類型。庫存移動是指引起庫存變化的業務。主要包括：

? 收貨。指從供應商或生產定單接收庫存並過帳。收貨導致倉庫存貨的增加。

? 發貨。指存貨的領用，消耗或交運至客戶並過帳。發貨導致倉庫存貨的減少。

? 移庫。指存貨從一個庫存地點轉移到另一個庫存地點。移庫即可以是在同一個工廠，也可以是跨工廠的（工廠是ERP中決定存貨估價，MRP等的重要組織結構）。

? 轉換過帳。是一類特殊的存貨變化的總稱。它和存貨是否發生物理上的移動無關。比如：將存貨從一種物料代碼轉換成另一種；將存貨從質檢貨狀態釋放；將存貨從寄售商品轉換成自有庫存。

系統使用移動類型來分類管理庫存移動的各種不同的種類。在ERP系統中使用物料憑證來管理和記錄所有的庫存移動，物料憑證中包含了移動類型，工廠，庫存地點，物料編碼，數量，批次等等信息。系統通過物料憑證來追蹤和證明庫存移動，同時物料憑證列印出來就是我們通常所說的出入庫單。同時物料憑證的輸入也不是孤立的，系統通常會根據情況自動建議收發貨的數量，地點等等，比如根據採購定單收貨，根據生產定單領用原材料。

可以說庫存管理是ERP物流的中心環節之一，它連接了採購，生產和銷售等各個環節。ERP的庫存管理講究的是實時地記錄和反映現有的庫存情況：收發貨及時記錄進系統，系統自動更新庫存的當前狀況，既可以以各種報表的形式提供給庫存管理者即時的信息，又通過集成直接參与其他的功能中，如MRP，銷售的可用性檢查等等。

從財務會計的角度來看，庫存移動既反映了庫存數量的變換，同時還代表了價值的轉移。因此大部分的庫存移動需要在財務會計上進行反映。上文中我們已經介紹過銷售發貨和採購收貨，倉管人員只負責存貨數量的記錄，而不需關心其價值。系統根據一定的規則來決定存貨的價值，同時根據自動科目確定自動生成財務會計憑證（參見上文採購收貨的財務會計過帳）。會計憑證和物料憑證在系統中是相互勾稽的，而且能直接從任何一張中進入另一張的顯示。庫存移動的自動科目確定是一個智能化較高的功能，系統配置也較複雜，但是簡單地說，系統是根據<1>移動類型 <2> 各行的性質（如是庫存行還是對方行）<3>物料主數據 <4>工廠等信息決定會計分錄中每一行的科目。

這裡我們再介紹兩種重要的移動類型：<1>原材料生產領用，系統自動記帳如下：借：生產成本-原材料貸：原材料。原材料的估價方式可以是標準成本或移動平均價。<2>產成品入庫，系統自動記帳如下：借：產成品貸：生產成本-生產產出。產成品的估價方式一般採用標準成本法。

4.盤點

庫存的盤點是企業財務會計的一項重要工作。在ERP中提供了如下幾種盤點方法：

? 定期盤點

定期盤點是指在資產負債表日將公司所有的存貨都進行實物盤點。在進行這種盤點時，每個物料都必須被點到。因此在盤點時，整個倉庫必須凍結物料的移動。

? 持續盤點

持續盤點是在整個財政年度里，存貨持續不斷地進行盤點。對於這種盤點重要的是對於每一類庫存來說，必須保證一年中至少被盤到一次。

? 循環盤點

循環盤點是指在一個財政年度中按一定的時間間隔進行實物盤點的方法。這些時間間隔（或循環）是由物料主記錄中的循環盤點指標決定的，我們可以在後台更改每個指標的盤點間隔。循環盤點可以使流動性大的存貨比流動性小的更經常地接受盤點。

除了人為決定每種存貨的循環盤點指標外，我們還可以使用系統的ABC循環盤點分析功能。該功能可以根據存貨的消耗或需求將存貨歸為ABC等各類。該功能可以自動更新物料主數據中的循環盤點指標。

? 抽樣盤點

抽樣盤點是指在資產負債日，系統按統計計算隨機地選取一部分的庫存進行盤點的方法。如果抽樣盤點的結果和帳面庫存的差異足夠小，就認為整個帳面庫存數是準確的。抽樣盤點是以統計科學為基礎以減少盤點的工作量的一種方法。

不論採取什麼盤點方法，盤點的流程可以分為三個階段：

<1>盤點準備

? 創建盤點表（在系統中）

盤點表是系統中的一種憑證，是整個盤點過程的核心。主要包括如下信息：盤點進行的工廠和庫存地點；盤點的時間；哪些物料將被盤點；如果物料是批次管理的，哪些批次將被盤點；哪種庫存類型將被盤點（如自有或寄售）；如果採用分別計價，哪些子庫存將被盤點（如同種物料，進口和國內的各是多少）等等。

? 凍結庫存過帳

為避免干擾盤點，將要被盤點的存貨將被凍結庫存移動。如果盤點表是在盤點開始前即刻列印的，可以在創建盤點表時就凍結庫存過帳，如果盤點表是事先列印的，那可以在盤點開始前通過更改盤點表凍結庫存過帳。凍結將在盤點表的盤點結果過帳時自動取消。

? 列印和分發盤點表

列印出盤點表，並分發給負責盤點的人員。

<2>盤點

? 點數庫存

? 將盤點結果填制到盤點表裡

<3>盤點結果分析

? 將盤點結果輸入系統

盤點完成後，必須將盤點結果輸入系統。如果非ERP的軟體被用作盤點，可以用批輸入或系統介面直接傳輸PDC（移動數據採集/Portable Data Capture) 設備採集的盤點數（如條形碼識別設備）到ERP系統中。

? 必要時重盤

可以對一張盤點表中的個別項進行重盤。比如當你發現盤點過程中發生的一個錯誤時，可以對錯誤涉及的個別項重盤。系統將生成一張新的盤點表。

? 盤點差異過帳

如果盤點結果和庫存帳面存在差異，我們必須通過差異過帳更正庫存餘額。本步驟結束了整個盤點過程。根據我國的會計制度，在系統中配製自動科目確定，系統生成如下會計憑證：借：待處理流動資產損益貸：存貨（盤盈時借貸方向相反）。追查盤盈盤虧原因後，財務部門再將待處理流動資產損益分別轉入管理費用等科目。

如果僅僅將盤點看成是企業會計年度出報表的例行公事，那就大大低估盤點的威力了。實際上我們發現結合系統中各種不同的盤點方法，可以設計出有效而低成本的內控流程。由於存貨的移動是貫穿企業業務的核心部分，因此有時候會發現循環盤點或抽樣盤點的技術甚至會影響到銷售，收款和促銷流程，甚至比在這些流程直接設置審批控制點要高效得多！

5.估價

在ERP中庫存的價值是持續自動計價的。但是，我們可以人為地調整庫存計價。計價數據保存在物料主記錄中。計價在ERP中是一個非常寬泛的概念，有些內容我們在前文已經介紹過了，本節中我們先簡要介紹計價在我國ERP實施中的一個重要應用-實際成本法，但是關於實際成本法的具體介紹要到管理會計-產品成本章節。

圖三中我們集中了本章所有業務的會計分錄，作成丁字帳戶一覽表。圖三上部的陰影部分是生產成本科目，左邊是實際生產成本的投入，有些成本必須在月末才能入帳，比如折舊，工資等等。而右邊產成品入庫是實時發生的，所以一般採用標準成本法計價。這樣必然造成生產成本的借貸是不平衡的。而差異結算將這種差異結算到了一個差異科目，這個科目是產品銷售成本的一個二級科目（差異結算將在管理會計-產品成本中詳細解釋）。但是這樣一來存貨的計價就是標準成本法，而不是實際成本法。有一種處理方法是將差異科目定義成存貨科目的二級科目，隨後根據產品銷售和期末庫存餘額分攤到產品銷售成本和期末差異中。但是ERP中的另一種處理是使用產品成本-實際成本模塊在期末計算出各產成品的實際成本，隨後對產成品按實際成本重估，重估的差異計入產品銷售成本的另一個二級科目，如圖三實際成本重估標籤所指向的箭頭。這樣的最終結果是產成品餘額是實際成本法計價的，產品銷售成本（圖三中右下方陰影部分）也是按實際成本計算的。