用PowerPoint演示動態數據透視圖

市場部要開一個關於互聯網調查情況的會議，有關調查資料已經準備完畢，收集了大量的原始數據，存放在Excel工作簿中，如圖1所示。為了便於在會議中分析和展示數據，市場部的小孫整理了大量的Excel圖表，然後複製到PowerPoint演示文稿中。這一過程耗費了很多時間。儘管小孫知道可以利用Excel數據透視圖錶快速分析數據，但由於在PowerPoint中放映圖表時通常演示的都是靜態的圖表，大量的複製粘貼工作依然不可避免。

圖1 存放在Excel工作簿中的原始數據

其實，可以在PowerPoint中加入數據透視圖表，並且在放映幻燈片時，動態地控制同一圖表中顯示的內容，靈活地顯示各種分析結果，就像在Excel中控制數據透視圖表一樣方便。為了能實現這樣的功能，首先需要在Excel工作表中，選中待分析的數據區域，並在「名稱」框中輸入此區域的名稱，例如「調查結果」，並按【Enter】鍵確認。如果不設置名稱，將無法在PowerPoint中調用此區域的數據。在PowerPoint演示文稿中新建一張空白幻燈片。在菜單中選擇【視圖】|【工具欄】|【控制項工具箱】命令，顯示「控制項工具箱」工具欄，如圖2所示。在「控制項工具箱」中單擊右下角的「其他控制項」按鈕，顯示更多控制項。選擇「Microsoft Office Chart 11.0」，這是一個數據透視圖控制項（如果選擇「Microsoft Office PivotTable 11.0」，則選擇的是數據透視表控制項，二者的用法類似）。

圖2 選擇「其他控制項」中的內容

在幻燈片中畫出控制項，然後在控制項上單擊右鍵，選擇【Microsoft Office Chart 11.0對象】|【命令和選項】命令，如圖3所示。這時將顯示對話框，如圖4所示，選擇「顯示/隱藏」選項卡，並選中所有的設置項，這些設置將允許在幻燈片放映時控制數據透視圖。

圖3 畫出控制項並設置控制項

圖4 設置可顯示和查看的內容

設置完畢，再次在控制項上單擊右鍵，並選擇【Microsoft Office Chart 11.0對象】|【編輯】命令，如圖3所示。這時將顯示對話框，如圖5所示。在這裡可指定控制項所對應的數據來源。如果數據量不大，可以選中「在一張數據表中輸入的數據」，並立即輸入數據。如果數據已經存放在Excel工作簿中，可選中「一個資料庫的表或查詢」。對於本例顯然要選擇後者。

圖5 選擇數據來源

單擊【連接】按鈕，顯示「數據明細」設置，如圖6所示。

圖6 數據明細

單擊【編輯】按鈕，顯示「選取數據源」對話框，如圖7所示。

圖7 選取或新建數據源

第一次設置數據源時，需單擊【新建源】按鈕。以後如果已經設置過數據源，則只需選擇已保存的數據源文件（.odc）。單擊【新建源】按鈕後，顯示「數據連接嚮導」對話框，如圖8所示。

圖8 選擇數據源類型

選擇「ODBC DSN」，並單擊【下一步】按鈕。顯示連接ODBC數據源設置，如圖9所示。

圖9 選擇ODBC數據源

選擇「Excel Files」，並單擊【下一步】按鈕。在所顯示的對話框中，選擇存放數據的Excel工作簿文件，如圖10所示。

圖10 選擇Excel工作簿文件

單擊【確定】後，將顯示出Excel工作簿中的名稱「調查結果」，該名稱對應工作表中的數據區域。

圖11 選擇工作簿中的名稱

單擊【下一步】按鈕，為數據源起名並保存數據源文件，如圖12所示。

圖12 為數據源起名並保存數據源文件

單擊【完成】按鈕，返回到如圖7所示的對話框，並自動選中剛保存的數據源文件。此時單擊【打開】按鈕，即可返回到如圖6所示的對話框中。在如圖6所示的對話框中單擊「類型」選項卡，可選擇圖表類型，如圖13所示。本例選擇柱形圖中的「簇狀柱形圖」。

圖13 選擇圖表類型

至此，幻燈片中的數據透視圖控制項及其數據源設置已經完成。在如圖13所示中單擊對話框右上角的「關閉」按鈕，結束設置。

令人神往的圖表動態演示要在放映幻燈片時才能使用。第一次放映幻燈片時，圖表中將是空白的，此時進行設置，即可在以後放映時立即顯示圖表。在頂端的工具欄中單擊「欄位列表」按鈕，顯示圖表欄位列表，如圖14所示。

圖14 顯示欄位列表

現在，可以像在Excel中一樣，將待分析欄位拖動到圖表當中。

以下以各地區在不同調查時間內的年齡段圖表為例進行數據分析。

在如圖14所示的圖表中，將「地區」欄位拖動到「將篩選欄位拖至此處」標識處，將「年齡」欄位拖動到「將分類欄位拖至此處」標識處，將「調查日期」欄位拖動到「將系列欄位拖至此處」標識處。最後，再次拖動「年齡」欄位至中間圖表區域，這次是對「年齡」欄位進行統計計算。得到的圖表如圖15所示。

圖15 添加分析欄位後的數據透視圖

這樣的圖表是不便於分析的，必須進一步設置。

首先，圖表中的計算應該用「年齡的計數」，而不是求和。在「年齡的和」上單擊右鍵，選擇【自動計算】|【計數】。

其次，年齡分類軸的坐標是按每個年齡劃分的，應改成按年齡段劃分。在「年齡」上單擊右鍵，選擇【命令和選項】命令，顯示對話框，如圖16所示，選擇「篩選和分組」選項卡。設置「項目分組依據」為「數值間隔」，設置「間隔」為10，「起始於」為10，表示每隔10歲分為1組，從10歲開始分組。關閉對話框後，分類軸的坐標將發生改變。

圖16 對「年齡」分組

對於「調查日期」，同樣可以設置分組。如果不分組，將顯示每個日期的數據。現在希望對比各年的情況，因此可在「調查日期」上單擊右鍵，選擇【命令和選項】命令，顯示對話框，如圖17所示，選擇「篩選和分組」選項卡。在「項目分組依據」中可選擇「年」，將「間隔」中設置為1。

圖17 對「調查日期」分組

分組設置完畢，再在頂部工具欄中單擊「顯示/隱藏圖例」按鈕。現在的數據透視圖變得非常漂亮了，如圖18所示。

圖18 設置完畢的數據透視圖

利用數據透視圖中的「地區」、「調查日期」和「年齡」按鈕，就能任意篩選和比較各種情況下的數據了，與在Excel中進行分析完全一樣。例如，可以在「地區」中選擇「華北」，只顯示華北地區的年齡統計結果。此外，還可以隨時調整圖表中顯示的內容。例如，如果年齡分析結束後，要分析性別，可在如圖18所示的圖表中，將「年齡」拖動到圖表之外，這樣即可從圖表中刪除這一欄位。再從「欄位列表」中，將「性別」欄位拖動到分類欄位位置處，即可立即得到性別的統計圖表，如圖19所示。

利用「Microsoft Office Chart 11.0」和「Microsoft Office PivotTable 11.0」控制項，可實現數據透視圖表的動態分析。更重要的是，這是在放映幻燈片時，在幻燈片中進行的動態數據分析。在幻燈片中加入數據透視圖表控制項，大大減輕了圖表準備的工作量，並使得內容的演示更為生動精彩。

圖19 改變圖表中的分析欄位

你的讚賞是我堅持原創的動力

讚賞共 0 人讚賞
推薦閱讀：