免費專案管理軟體推薦！困難計畫簡單管理 13 種工具

當你有一個大計畫需要按照進度執行，當你需要統整管理所有工作的任務與資料，或是當你必須掌控或參與一個團隊的合作，這時候，你或是你們團隊就需要一個好用的專案管理工具，那麼這時後又有哪些免費、好用的專案管理軟體值得推薦呢？

這篇文章，想要總結我這幾年來的工作經驗，以及我對各種工具的實際運用體驗，提供大家一份專案管理軟體的參考推薦清單。

熟悉專業專案管理的朋友也許會發現，下面的推薦清單裡有些是專門的專案管理工具，但有些則是「可以幫助專案有效率管理」的其他服務，這是我故意這樣挑選的。

我覺得專案管理本身應該要很有彈性，就算你不使用專業的專案管理軟體（因為那通常有上手門檻），也可以用一本筆記本、一個會議室白板來做管理。尤其對一般人來說，更重要的是達到「管理的目的」，所以除了專門專案管理中會用到的甘特圖、看板管理等專業工具之外，我也想推薦對一般個人或團隊來說「一樣可以達到」專案管理目的的其他服務，當然，我都會說明我的理由。

另外本篇文章我想鎖定電腦玩物上大多讀者的一個需求：我們或許不是專案管理大師，而是：在職場上遇到困難的計畫、繁瑣的團隊合作時，需要有一個工具幫助我們找到簡單易用專案管理之道的職場菜鳥們。這時候，有哪些免費、好用的專案管理軟體可以派得上用場？

延伸閱讀，順便學會這些最基本的專案管理方法：把瑣事管理好？專案做到死也做不好今天晚上就該做，明天早上不要做的 5 個數位工作習慣PIANO 慢慢來，義大利口頭禪教我的五個工作哲學

解決問題：畫專業時程表、協調團隊進度、滿足甘特圖需求

核心價值：把複雜進度，變成簡單時間圖表

尤其當遇到一個時程拉得很長、但是要完成的任務非常龐雜，於是需要一個可以嚴格控管每一個進度時間點、每一個進度負責人、每一個進度完成度的工具時，「甘特圖」就會派上用場。

但是太專業的甘特圖或許很難上手，所以這一款「 Gantter 」相對簡單好上手得多，但是卻具備專業甘特圖需要的自動排程、統計分析功能，而且可以支援微軟的 MS Project ，來因為是雲端服務所有可以多人協同合作。

或者就算你不用 Gantter 來做專案管理（通常情況下故意去畫甘特圖反而可能是沒有效率的一件事情），但是主管或客戶要求你提供一個進度時程表時，用 Gantter 來快速畫出你的時程表，把複雜的時間簡單化、明確化，也能展現你的專業喔！

2. Trello：為什麼大家愛用 Trello ？最佳整理教學讓事情井然有序

解決問題：看板管理法、便利貼牆、個人或團隊的任務進度管理

核心價值：把瑣碎的任務，變成有條理的進度看板

如果說進行管理之前還要學會什麼是 GTD ？ 什麼是甘特圖？ 這似乎遠水救不了近火，那麼當面對一個龐雜的專案時，有什麼工具可以讓任何人都能快速上手，把事情變成有條理，把進度清楚的呈現出來？或許這個「 Trello 」就是個好選擇。

Trello 提供一個像是便利貼牆的大看板，我們可以在上面貼上所有的任務、瑣事、資料，然後一條一條的依據進度或分組自由排列好，清楚的呈現出整個專案的結構，誰不會像是積木一樣自由拖曳整理卡片呢？所以 Trello 可以讓你一下子就把瑣碎事情也變得井然有序。

加上 Trello 同樣可以在所有平台使用，可以邀請團隊一起協同合作，如果你正因為事情太多且太亂而搞不清楚方向時，或許利用 Trello 排排看，你就能找到如果讓事情循序漸進完成的方法。

3. Slack：Slack 完整教學與上手心得：找到正確的團隊溝通之道

解決問題：團隊會議、部門聊天、專案討論、任務公告

核心價值：把吵雜的即時溝通，變成有效率的深入討論

當你慢慢發現用 LINE、 Facebook 做公司內部的即時溝通平台，雖然獲得快速即時的效率，但是卻帶來吵雜、凌亂、分散、不易管理、不好追蹤等種種麻煩時，如何讓自己的團隊不要愈溝通愈麻煩？那麼或許你該試試看國內外都獲得大量推薦的「 Slack 」。

Slack 本身是非常簡單快速的服務，可以架設出團隊內部的溝通系統，這個團隊溝通平台可以做訊息分流、討論追蹤、任務指派、對話搜尋，並且公私之間與專案之間都層層分明。

與其陷入雜亂無章法的通訊地獄，不如用 Slack 把團隊之間無論要討論和是聊天都變得同樣即時但是更有條理，才是把困難事情簡單化的方法。

4. Todoist：Todoist 用簡潔清單、快速管理，幫你完成偉大的任務

解決問題：任務清單管理、團隊任務分配、工作分數激勵、繁瑣任務過濾

核心價值：把同時進行的專案，變成簡單分類的任務清單

待辦清單永遠是專案管理中一個有效又好上手的方法（關於這個方法的核心概念，可以參考：待辦清單最佳化，用 To-Do List 建立有效時間管理方案），所以關於待辦清單的服務與軟體也多不勝數，到底哪一款比較好用呢？我沒有標準答案，但是如果你想要一個清爽、快速的選擇，那麼這個「 Todoist 」值得推薦。

Todoist 用看起來非常簡潔的清單，來幫助我們把複雜的專案變成清楚明白的一個一個任務，而且透過許多過濾功能，讓我們專注在當下要做的任務上，不被其他龐雜任務干擾，這種簡化的思維是很棒的設計。

加上 Todoist 還有所謂的 Karma 分數設計，甚至可以成為個人或團隊成員的工作評分系統，這一點也是其一大特色。

5. Winderlist：Wunderlist 3 "一起"實現願望！適合團隊合作的奇妙清單

解決問題：任務清單管理、團隊任務分配、檔案與任務連結

核心價值：把同時進行的專案，變成簡單分類的任務清單

Wunderlist 基本上和前述的 Todoist 滿足的是一樣的需求，當我們在職場上面對許多專案裡不同任務同時進行的難關時，怎麼把這些任務分門別類的處理好？一個待辦清單服務就能解決問題。

另外 Wunderlist 還有一個很大的特色就是可以在任務裡插入雲端檔案（與 Dropbox 整合），這時候團隊成員就可以直接在清單上交換檔案、討論修改。

6. Evernote：活用 Evernote 改變職場工作效率的 10 條關鍵筆記術

解決問題：知識庫收集、任務夾管理、工作資料與筆記整理

核心價值：把長期累積的繁瑣資料，變成個人或團隊的知識武器

以前工作或學習時，一本筆記本就是我們隨身最好的工作武器，而在數位工作時代，這本筆記本就可以交由「 Evernote 」來建構，透過這樣一個雲端服務長期累積我們的資料、筆記與知識，然後將這樣繁瑣的資料整理成有效率的雲端大腦，這就會成為這個知識競爭時代對職場工作者來說最有利的武器。

更進一步的，在 Evernote 加入待辦清單功能、團隊 Work Chat 即時通訊功能後，這個雲端的第二大腦也可以成為團隊合作的平台，尤其是任務的討論、靈感的激盪、資料的交換上，發揮非常有效率的效果（延伸教學：進擊的 Evernote 協作平台：免費版共用記事本無限制！）。

對於一個職場工作者，或是一個團隊來說，我都會建議你們一定要擁有一個自己的「雲端第二大腦」，在這裡用簡單有效率的方式整理好你們所有的知識力量，在需要時可以隨時發揮強大的作用。

7. Google 雲端硬碟：Google Drive 超工作術：16招雲端硬碟變最強辦公桌

解決問題：檔案同步、雲端檔案編輯、跨平台辦公室、團隊協同合作

核心價值：把複雜的團隊合作，變成簡單的多人共用雲端作業系統

類似工具：Quip 比 Google Docs 更適合團隊會議的文件協作平台

Google Drive 可以做很多超越一個雲端同步硬碟可以做的事情，而他最大的價值就是打造一個雲端工作平台，我們可以在 Google Drive 上安裝各式各樣的雲端 App ，這樣一來我可以在網站上直接編輯各式各樣的檔案，這個意義就是說我到任何一台電腦上，打開 Google Drive 就會是一個跨平台、跨裝置並且我慣用的雲端辦公桌。

透過 Google Drive 打造的雲端辦公桌，讓我們可以去掉那些對個人電腦的管理，減少那些檔案移動備份的動作，更快進入執行工作的狀態。

而在團隊合作上， Google Drive 的意義就是可以讓所有團隊成員共用同一個辦公桌，這樣就大幅簡化了檔案交換、文件合作、資料溝通的複雜路徑，把合作變成一件再簡單不過的事情。

延伸參考：一人之力為何有團隊之效？我的 Google 圓心工作策略

8. Dropbox：Dropbox 雲端資料同步軟體能用來幹嘛？10個我最常被滿足需求

解決問題：檔案同步、檔案分享、資料備份管理

核心價值：把繁瑣的檔案管理，變成簡單的檔案合作

也有很多團隊會使用 Dropbox 當作他們核心的專案管理平台，尤其當他們最主要的需求是在檔案的共用時，透過共享不同的資料夾，團隊成員可以到每個資料夾中找出自己需要的檔案，或是放上新的檔案給其他團隊工作者。

加上近期 Dropbox 有一系列功能上的更新，慢慢的讓這個檔案同步、共享平台，也能有更多辦公室裡的編輯、溝通利用，簡化我們在辦公室的檔案管理工作：共享檔案也能即時通！ Dropbox 推出留言協作大更新免安裝 Office！ Dropbox 內建 Office Online 即時編輯Dropbox 整合進 Gmail ！推出郵件插入雲端檔案外掛

9. Google 日曆：10 個 Google 日曆秘密功能教學：幫你偷到更多時間

解決問題：專案進度規劃、工作時程共享、團隊會議通知

核心價值：把最複雜的時程規劃，用最簡單的行事曆管理

一般我們對 Google 日曆的想像就是一個簡單的月曆，但是如果懂得活用，這個最簡單好上手的日曆，其實也可以成為有效的專案管理工具，不僅能夠排出漂亮的進度時程，也能輕鬆的和團隊一起共享與協作。

如果說上述的專案管理方式對你來說太專業，甘特圖太複雜，那麼其實不用想太多，就直接試試看在 Google 日曆完成你的團隊專案管理吧！這部分教學可以參考我之前寫給老師與熊生看的：用 Google 日曆打造完美課表：滿足老師學生10大需求，課表管理與專案管理的核心精神是一樣的。

10. Coggle：Coggle 最好用免費線上心智圖軟體教學：簡單卻強大

解決問題：目標規劃、腦力激盪、個人或團隊皆適用

核心價值：把四散的想法，變成有脈絡的架構

職場專案管理中有一個很重要的需求常常被忽略，那就是創意的需求，任何工作都需要創意，不僅是產品的設計，也包含工作流程怎麼改造，創意可以是強化工作效率的基礎，創意也是職場工作者們把任務更快完成、完成得更好的武器。

所以像是「 Coggle 」這樣的心智圖服務當然也是專案管理軟體，當專案還在企畫階段時，心智圖幫助我們收納想法，把想法變成可以執行的計畫圖。當專案在執行階段時，心智圖幫我們梳理步驟，把多條進度變成有組織的流程表。

加上 Coggle 不只可以個人使用，更可以團隊合作，當然也是職場工作者們把困難事情變簡單的必備工具。

11. Sketchboard：頭腦風暴法利器！ Sketchboard 團隊合作手繪心智圖

解決問題：腦力激盪會議

核心價值：把天馬行空的溝通，變成具體圖像的整理

當你在職場上遇到需要主持會議的需求時，要怎麼把大家的想法用有條理的方式組織起來？或是可以試試看「 Sketchboard 」，它可以讓多人一起自由的畫出心智圖、流程圖，或是任何自由發揮，可以說是腦力激盪會議就直接有效的統整工具。

加上它可以雲端工作，也就是大家不一定要面對面開會，同樣能一起腦力激盪。

12. Comcepteboard：取代會議室大白板！ Conceptboard 讓設計溝通更簡單

解決問題：設計溝通會議

核心價值：把天馬行空的溝通，變成具體圖像的整理

Comcepteboard 和前面的工具很像，但更適合多人在線上一起進行設計上的圖像溝通，當你的專案進行到設計的部分，每個人都有不同意見但沒有人可以知道對方在講什麼時，不如打開這個線上會議白板，讓大家用標註的方式在圖像上清楚的溝通設計，這樣可以減少你的許多麻煩。

13. Zoom： Zoom 超好評的視訊會議軟體：像打電話一樣快速簡單

解決問題：團隊遠端會議

核心價值：把困難的視訊會議，變成簡單的會議管理

最後要介紹的「 Zoom 」，本身雖然不是專案管理軟體，卻是專案管理過程中不可或缺的會議工具，尤其當你要組織多人遠端會議，又需要有很好的工作溝通工具（例如會議白板），也需要有效的事後管理（例如會議錄影），這時候 Zoom 都能派上用場！

以上這 13 個免費、好用的專案管理軟體，是我這幾年工作過程中實作過覺得真的幫助很大的選擇，通常每個職場工作者應該在工作生涯中一定有需要他們的時候，或者其他兩到三款甚至是我們一直必須使用的工具，推薦給大家參考，也歡迎大家一起補充討論。

（本文出自於《電腦玩物》，原文請點此）