行政應用文寫作

第一節：行政機關應用文的分類一、命令2二、決定3三、公告4四、通告6五、通知6六、通報7七、議案9八、報告10九、請示11十、批複12十一、意見13十二、函13十三、會議紀要14第二節：補充應用文格式16一 、介紹信16二、申請書18三、收條、領條、借條和欠條18四、請假條和便條19五、留言條20六、啟事21七、聲明24八、海報25九、訃告26十、請柬27

行政應用文寫作

第一節：行政機關應用文的分類國務院頒布的《國家行政機關公文處理辦法》（簡稱《辦法》）第二章「公文種類」共確定了「命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批複、意見、函、會議紀要」共13類一、命令（一）命令的概念上級機關對下級機關發布的帶強制性、規定要執行的一種公文。（二）命令的用法的區別1、如果標題中有主要內容這一項，一般用「命令」；例：《國務院、中央軍委關於授予錢學森同志「國家傑出貢獻科學家」榮譽稱號的命令》。2、如果標題中沒有主要內容這一項，一般用「令」；如《中華人民共和國建設部令》。（三）命令的寫法一般由標題、編號、正文、發文機關或簽署人、成文日期五部分組成。例： 中華人民共和國主席令 第三十二號 根據中華人民共和國第十一屆全國人民代表大會常務委員會第十五次會議於2010年6月25日的決定：免去李學舉的民政部部長職務；任命李立國為民政部部長。 中華人民共和國主席 胡錦濤 二〇一〇年六月二十五日

二、決定（一）適用範圍對重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定。（二）決定寫法1、標題：完整式（執法機關+事由+「決定」）2、主送機關3、日期：①屬於會議通過的決定，寫在標題下，用（）括起來，同時標明會議名稱：②屬於領導機關的決定，寫在右下角，同成文日期。4、正文。5、生效標識：發文機關名稱，日期，再加蓋印章。例：關於學院學術委員會人員調整的決定 學院各部門： 因我院學術委員成員中部分人員工作變動，需要增補新的成員，經院董事會研究決定，現將新一屆院學術委員會組成人員公布如下： 學術委員會主任：陶梅生 學術委員會副主任：干信 孫續元 成員：（排名不分先後）（共23名） 孫松發 巴能軍 鄒繼康 龔志偉 陶梅生 王興慶 林晉 張鉅斌 孫睦優 張春華 吳天明 范漢忠 趙清順 霍泰山 喻偉程虹 楊擘 王秀英 中南民族大學工商學院董事會 二〇〇九年五月十二日　三、公告（一）公告概念公告是行政公文的主要文種之一，他和通告統稱為文告，都屬於發布範圍廣泛的曉諭性文種。由於公告宣布的重大事項和法定事項，發文的權力被限制在高層行政機關及其職能部門的範圍之內，所以黨團組織、社會團體、企事業單位，不能發布公告。（二） 公告的寫法1、標題：完整式或省略式都可以。例：《中國人民銀行關於國家貨幣出入境限額的公告》，《國家稅務總局公告》2、編號：公告一般不用公文常規發文字型大小，而是在標題下文正中標示「第X號」。有些公告可以沒有發文字型大小。3、正文：① 開頭：開頭主要用來寫發布公告的緣由，包括根據、目的、意義等，要寫的簡明扼要、公告內容非常簡短時，可以不寫公告緣由，一開頭就進入公告事項。② 正文內容：正文用來寫公告事項，即向大眾公布重要事項或法定事項。③結語 一般用「特此公告」、「現予公告」、「公告」等習慣用語作結。④ 生效標識：正文右下方寫明發文機關全稱。若標題上已有發文機關，則簽署可省略。⑤ 成文時間：日期一般放在落款之後，也可以放在標題之下。

四、通告（一）通告的概念用於公布社會各有關方面應當遵守或周知的事項公文。通告是黨和國家機關、人民團體、企事業單位使用的公文。（二）通告的寫法標題 1、與公告標題形式基本相同（兩者都不需要寫主送單位）2、正文：① 通告緣由：作為開頭部分，通告緣由主要用來表達發布通告的背景、根據、目的和意義。②通告事項：明確具體寫出通告的內容、通告事項的要求和實施措施。③通告結語： 多採用「本通告自發布之日起實施」或「特此通告」、「此布」的模式化結語，一般單獨設段。3、生效標識4、日期五、通知（一）通知的概念適用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項、任免人員。（二）通知的寫法1、標題：①完整式：發文機關+事由+文種。例：國務院辦公廳轉發教育部等部門關於進一步加快高等學校後勤社會化改革意見的通知。② 省略式：事由+文種 例：關於做好預防禽流感工作的緊急通知。2、主送機關：通知的主送單位是發文機關的下屬機關，是通知的受文對象，其名稱要寫全稱或規範化簡稱、統稱。3、正文：① 通知緣由② 通知事項③通知結語（「特此通知」、「希周知」、「請遵照執行」、「請認真貫徹執行」、「請研究貫徹」）傳達通知——會議通知寫法：包括會議的目的，名稱，內容和主要程序，會議的時間、地點，對與會人員身份的要求，對與會人員會前準備工作的要求，報到時間、地點及聯絡人。4、生效標識和日期。 六、通報（一）通報的概念通報是上級機關對下級機關中典型的先進事迹、先進人物進行表彰，對嚴重錯誤給予批評教育，藉以教育幹部和群眾，不斷改進工作，對重要的精神和情況給予溝通的一種知照性公文。（二）通報的寫作方法標題+主送機關+正文+落款四個部分構成。除正文外，標題、主送機關、落款與通知相應部分寫法相同。正文寫作：1、表彰性通報：①介紹事迹②宣布表彰決定③號召學習2、批判性通報：①列舉事實②分析性質③宣布處理決定④提出希望和要求。例：3、情況性通報：①通報的緣由②通報的情況與信息。③在明確情況的基礎上，對受文單位提出希望和要求。七、議案（一）議案的概念《辦法》對議案的功能給予下列定義， 適用於各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。（二）議案的寫法議案格式比較簡單，一般寫明提請審議的事項名稱、什麼時間、什麼會議討論通過、目的、法定提交人和提交時間即可。八、報告（一）報告的概念報告適用於向上級機關彙報工作，反映情況，答覆上級機關的詢問。（二）報告的寫法1、標題：完整式或省略式都可以。2、主送機關：直接隸屬關係的一個上級機關，其他用抄送形式。3、正文：引據、主題、結尾三部分。4、生效標識與成文日期：一般形式。例：工作報告①開頭：基本情況（工作的背景，取得的總體成績，簡單的自我評價）②主題：主要的成績和經驗、體會或教訓。③結尾：存在的問題、今後的建議和打算。如工作已順利完成，這部分可以省略。④結束語：特（專）此報告。

情況報告 ①開頭：概況（時間、地點、經過、結果等）②主體：分析情況發生的原因、造成的影響和後果；處理情況③結尾：今後措施（向上級表態）④結束語：特此報告。答覆報告①開頭 答覆依據例：收到問詢函：《關於XXXX函》收悉，現將······問題報告如下：②主體;答覆事項③特（此）報告九、請示（一）請示的概念請示適用於向上級機關請求指示，批准。（二）請示的寫法1、標題：事由+文種2、主送機關：行文對象，又叫「受文機關」3、正文：請示原由+請示事項+請示要求（結語）①請示原由：提出請求的原因和理由（必要性、可行性）。②請示事項：請求的具體內容。③請示要求：當（妥，可）否，請指示（批示、批複、審批）。如無不當（妥），請批准（請批轉有關單位執行）。4、生效標識：成文日期，加蓋公章例：

十、批複（一）批複的概念適用於答覆下級機關的請示事項。（二）批複的寫法1、標題：一般用完全式 ① XX（機關）關於XX(事項）的批複 例：國務院關於同意開放XXX航空口岸的批複②XX（機關）關於XX（事項）給XX（機關）的批複。例：國務院關於同意國家機關工作人員退休後仍享受公費醫療待遇給衛生部的批複 2、主送機關 ：一定得有主送機關，一般只有一個主送機關，即批複所針對的「請示」的發文機關。3、正文：①批複依據 ②批複內容③結語（—此復/—特此批複），獨佔一段。4、生效標識十一、意見（一）意見的概念適用於對重要問題提出見解和處理法。（二）意見的寫作：一般包括標題、成文時間、正文等幾個部分。如果以文件形式行文下發，還應有主送機關。1、標題：① 發文機關+事由+文種 ② 事由+文種2、成文時間：可在標題之下或在正文之後註明。3、正文：包括發文緣由和具體意見兩部分，有時還有貫徹執行的要求。十二、函 函的概念用於不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項時使用的公文。函的寫作形式（下頁）去函復函 標題公文標題文種寫明復函或函復 正文、緣由

、事項、結束語 目的原因先引來函標題在引發文字型大小 具體事項針對來函答覆 特此函商即請函復敬請函批特此函告特此函復特此函告特此函大此復 署名、日期、公章 十三、會議紀要（一）會議紀要的概念會議紀要是要用於記載、傳達會議情況和議定事項的一種公文。「紀」是綜合、整理的意思，「要」是要點。會議紀要的寫作標題①公文規範標題法，即由機關名稱，會議名稱和文種組成。如《中國美術家協會書記處會議紀要》。②會議內容和文種組成。如《報告文學座談會紀要》。③正副標題法。如《對比反映差距，差距說明潛力——鄭州市六個棉紡織廠廠長座談紀要》正文由三部分組成①開頭部分，寫為了什麼目的，由哪個單位召開了什麼會議，會議於什麼時間，在什麼地點召開，會議就什麼主要問題進行了討論，什麼領導在會議上講了話或總結，會議效果如何等。這部分主要是交代會議的基本情況，要寫得簡明、概括。②主體部分：寫會議上反映的情況，研究的問題，做出決定性意見和解決問題的措施等。行政會議紀要，只要把會議討論和決定的問題歸納概括出來即可。工作會議紀要和座談會議紀要，則需要把與會人的發言加以綜合整理，進行有層次、有條理的反映。其具體方法有三種：一是用「一、二、三」序碼組成幾個部分，每一部分寫一個方面的問題，而是用小標題的方法，概括每部分內容；三是用分款列項的辦法加以反映。不管用什麼辦法反映，每一個問題都必須要有觀點，有材料，有分析，有結論，還要有解決問題的辦法與措施，使之言之成理，行之有效，有一定說服力。會議紀要的寫作，主體部分的每個問題或段落之首，往往冠以「會議認為」、「大家提出」、「會議決定」、「會議指出」等習慣性的開頭語。這些習慣用於起連接和強調作用。③結語部分，寫會議號召，或突出會議的意義、作用、或交代遺留、懸念、懸而未決的問題。有時還寫明主辦單位對貫徹會議精神的一些要求等。3、落款：寫會議紀要的作者和時間。作者可以是單位，也可以是個人。有時寫在公文落款處，有時寫在標題之下，時間也是這樣，可以寫在末尾，也可以寫在標題下，用括弧上例：

第二節：補充應用文格式一 、介紹信（一）介紹信概念：介紹信是機關團體、企事業單位的人員與其他單位或個人聯繫工作、了解情況、洽談業務、參加各種社會活動使用的一種專用書信。介紹信包括鉛印成文不留存根的印刷介紹信；鉛印成文帶存根的印刷介紹信；用一般公文紙寫的書信式介紹信。 （二）介紹信的寫法：介紹信一般應包括稱謂、被介紹者簡況、事由、署名日期和有效期等一些內容。具體到不同形式的介紹信的寫法，其格式內容也略有差異。 手寫式介紹信包括標題、稱謂、正文、敬語、署名等五部分。 介紹信的內容要寫明如下幾點： (1)要說明被介紹者的姓名、年齡、政治面貌、職務等。如被介紹者不是只有一人還需註明人數。其中，政治面貌和被介紹者的年齡有時可以省略。 (2)寫明要接洽或聯繫的事項，以及向接洽單位或個人所提出的希望和要求等。 (3)要在正文的最後註明本介紹信的使用期限。例：××公司負責同志： 今介紹我所副研究員，高級工程師陳×、余×二位同志前往貴公司洽談有關合作的具體事宜，請予接待。 此致敬禮！ ××實用技術研（蓋公章） ××年×月×日

二、申請書（一）申請書的概念：申請書是個人或集體向組織表達願望，向機關、團體、單位領導提出請求時寫的一種書信。申請書應把該寫的問題寫清楚，但要注意精練。申請書一般是一事一書，如：「入團申請書」、「開業申請書」等。例： 申請補辦學生證教務處：我是高三（2）班學生×××，不慎將學生證遺失，多方尋找仍無下落。特提出申請，請求補辦學生證，希望批准。 此致敬禮！ 申請人：××× 2005．12．20三、收條、領條、借條和欠條（一）概念：收條是收到別人錢物時寫給對方作為憑藉的條據，是一種憑證性文書。領條是個人和組織從相關團體、組織或個人處領取物品時寫給對方的憑證性條據。 借條是借到集體或個人的錢物時寫給對方的憑證性條據。 欠條是指人們在經濟交往中，因不能及時結清錢物手續而寫給對方的憑證性條據。（二）寫法這幾種條據的格式基本相同，通常包括標題、正文、結語、署名和日期幾部分：1、標題——第一行居中以稍大字體寫出「收條」、「領條」等字樣。或者寫「今收到」、「今領到」等。 2、正文——第二行空兩格書寫正文。應寫清楚什麼人，什麼東西（錢或物），具體數量。 3、結語——在正文後另起一行空兩格書寫「此據」字樣。也可省略不寫。 4、署名和日期——在右下方位置寫上立據者姓名，並在姓名下方寫上立據日期。例： 收 條 今收到王強老師所歸還顯微鏡壹台，天平壹架，完好無損。 此據 顧小英 2005．12．1四、請假條和便條（一）概念：請假條是一種特殊的最簡短的書信，是為了某種原因不能上學、上班或者參加集體活動，必須向老師或領導說明理由，請求准假。（二）寫法：它的格式與書信基本一致，分四部分：稱謂、正文、敬祝語（可省略）、署名和日期。 例： 請 假 條商務培訓中心: 因我行於1月10日晚舉行員工大會，任何人不得缺席，所以本人1月10日晚不能回校參加培訓。特此請假、懇望批准! 此致敬禮！ 工商銀行海珠營業部劉冬梅 2005年1月8日五、留言條（一）舉例：懷明：造訪不遇，至憾。如有空閑，請惠臨寒舍一敘。 午安！ 文西 中午11時（二）寫留言條須注意以下幾點：1、留言條具有一定的公開性，因此要注意不要涉及隱私和機密問題。2、交代事情要簡明扼要，語言要簡潔。3、如寫給十分熟悉的人，可直呼其名，也不必寫敬祝語。日期可寫星期幾，上午或下午，乃至幾點鐘。六、啟事（一）啟事的概念：啟事是機關團體、企事業單位，公民個人有事情需要向公眾說明，或者請求有關單位、廣大群眾幫助時所寫的一種說明事項的實用文件。啟事可張貼、登報、廣播、在電視上放映。（二）啟事的寫法：啟事一般分三部分： 1、標題。在第一行中間用比正文大的字寫上文種「啟事」或說明事項內容和文種，如「招生啟事」、「徵稿啟事」、「招聘中學教師啟事」等。還有一種寫明啟事單位名稱加內容、文種，如「北京顯像管廠聘請法律顧問啟事」等。 2、正文。在第二行空兩格空兩行寫正文。正文因啟事所說明的事項不同而異。總的要求是要說得有條理，清楚明白，簡明扼要。正文後可以寫上「此啟」或「特此啟事」的結束語，現在一般啟事都不寫這些套話了。 3、落款。在正文後偏正右邊，寫上啟事單位名稱，如「××公司」、「××人」。單位名稱已寫入標題，後邊就不必再寫了，只寫聯繫地址，電話號碼，郵政編碼，聯繫人，年月日。 例： 尋物啟事 尋物啟事是個人或單位丟了東西，希望通過啟事得到幫助找回東西的一種應用文。尋物啟事一般可張貼於丟物的地點，或貼在單位門口或街巷較顯眼的位置，有的尋物啟事也 登在報紙上。 尋物啟事內容一般包括以下幾項內容。其一，寫明丟失物的名稱、外觀、規格、數量、品牌等，同時要寫明丟失的時間和具體地點。 其二，交待清楚拾物者送還的具體方式，或註明發文者的詳細地址、聯絡方式等。 其三，尋物啟事是求人協助尋找的，故除文中寫些表謝意的話外，還可以寫明給以拾到者必要的酬金之類的話。

例1 尋物啟事 3月23日晚8∶00左右，在淮海路上遺失一個公文包，內有金額為5萬的存摺一份 、派遣證一個及它物，有拾到者請與失主聯繫，失主願重金酬謝。 失主：××× （聯繫電話：xxxxxxx） xxxx年x月xx日例2 尋人啟事 12月18日上午10時左右，我帶女兒去金鷹商廈購物，女兒不慎走失。女兒叫王曉，3歲，身高60厘米；圓臉，雙眼皮，頭上夾一大紅色蝴蝶結髮卡，上身穿鵝黃色羽絨服，下身穿紅色絨線褲，腳穿紅色皮鞋。如有人發現或知道線索，請速與我聯繫，一定重謝。聯繫電話：xxxxxxx，手機：xxxxxxxxxxx。 王×× 2005．12．19招領啟事招領啟事則是拾到東西或收留了走失者的個人或單位，為尋找失主而使用的啟事。寫法和尋物啟事基本相同。須注意的是：如果是拾到錢物，正文部分要寫明拾到的時間和地點，但不能寫明錢的數量和東西的特徵，以防冒領；如果是收留了走失者，則一定要具體介紹其性別、大致年齡及外貌特徵等，以方便失主辨別。例三 招領啟事 昨天下午活動課，我班×××同學在操場主席台南側跑道上拾到票夾一隻，內有手錶一隻，銀行卡一張，人民幣若干。希望失主到班主任×××老師處認領。 高三（1）班 2005．12．1

例四： 慶典啟事 慶典啟事是黨政機關、社會團體、企事業單位舉辦有關慶祝或紀念活動時，由籌辦單位、部門向社會各界及有關人員告知慶典事宜的啟事。慶典啟事須注意交代以下內容：1、慶典緣由；2、慶典活動總體安排，包括時間、地點、組織接待、內容、參加人等；3、其他有關事項及要求；4、歡迎參加慶典活動的結束語；5、單位地址、電話、傳真、聯繫人等。

七、聲明（一）聲明的概念：聲明本用於國家、政黨、政府或團體公開說明真相，或向公眾表明自己的立場、態度和主張，局限於政治、外交等領域。後來，聲明的適用範圍擴大到工作和日常生活領域，一般單位和個人也可以使用聲明來說明與本單位或本人直接相關的問題或事實真相，向公眾表明自己的立場、態度和觀點。（二）聲明的寫法：聲明一般由標題、正文、署名三部分組成。正文一般為三分式結構，開頭說明發表聲明的緣由或依據，主體部分一般分條列項寫出具體的聲明事項，最後以「特此聲明」作結。如果開頭與主體之間已有「特作如下聲明」或「特聲明如下」之類的字樣，即不寫「特此聲明」的結語。聲明事項單一不涉及繁雜問題的，主體部分也不必分條列項。例： 聲 明 本公司職工黃國榮已於2001年8月20日離開本公司，他在離職後簽訂的一切與本公司有關的合同及所作承諾，一律無效。特此聲明。廣東中山美麗華燈飾家具有限公司2001．8．30八、海報海報是機關、團體向廣大群眾報道或介紹某一消息、發生活動時所使用的招貼式的應用文。它多用於熱烈的場合，如報告會、電影放映、戲劇表演、體育比賽、展覽等等。海報的寫法沒有固定的格式。一般先在紙的上方正中寫上「海報」二字，字體稍大，下面寫明是什麼活動，寫清舉行活動的時間、地點、參加方式。如果是售票或發票，要寫明買票或領票的時間、地點。如果是文藝、體育表演，要寫明表演單位。【示例一】例： 海 報 上海雜技團演出精彩雜技，大型魔術表演新穎 滑稽幽默 來去無蹤 變幻莫測演出時間：10月11日－10月13日，晚8時演出地點：田漢大劇院票價：50元、40元、30元聯繫電話：2223698

九、訃告（一）訃告是報喪的傳統文書，一般由死者家屬或單位的治喪委員會通過張貼或傳媒等方式將人死的消息和追悼的儀式告訴親朋好友。 （二）訃告的一般格式內容如下：　1.標題。寫 "訃告"即可。　2.死者的姓名、身份、逝世時間、地點、原因、終年壽命。　3.死者生平 (可有可無)。4.葬禮舉辦時間、地點。　5.聯繫情況。　6.訃告發出者。例： 訃 告　　父親大人xxx，因病久治不愈，於公元2002年1月2日晚上7時在醫院搶救無效，不幸與世長辭，享年90歲。現定於2002年1月6日上午10時30分在xx殯儀館20號廳舉行追悼儀式。 　　治喪委員會設於廣州xxx路x號，負責人：xxx聯繫電話xxxxxxxxx。　　　長子：張xx 妻：xxx 孫男：張xx 次子：張xx泣告 2002年1月2日十、請柬（一）請柬的概念：請柬又稱請貼，是人們在節日和各種喜事中請客用的一種簡便邀請信.請柬是為邀請賓客參加某一活動時所使用的一種書面形式的通知。一般用於聯誼會、與友好交往的各種紀念活動、婚宴、誕辰或重要會議等，發送請柬是為了表示舉行的隆重。請柬通常也稱作請帖。 在古代，柬與帖有一定的區別。請柬的「柬」字，本為「簡」。造紙術發明以前，簡一般是較普遍的寫作材料。簡是將木材或竹木經過加工後製成的狹長的片。簡一般指竹簡，木製的寫作材料古人稱「牘」。人們把文字刻在簡上用來記事，由於書寫面積有限，篆刻也有些難度，所以用簡書寫文字容量是較小的。人們把簡聯綴在一起而成「冊」。到了魏晉時代,「簡」就專門 用來指一種短小的信札，這一說法延用至今。（二）請柬的書寫1、在封面上寫「請柬」（請貼）二字 2、抬頭寫被邀請者（個人的姓名或單位）名稱。 3、交待活動內容，如開座談會、聯歡晚會、過生日等；交待舉行活動的時間和地點，如果是請看戲或其它表演還應將入場券附上。 4、結尾。如「致以——敬禮」、「順致——崇高的敬意」等。 5、署明邀請者（個人、單位）的名稱和發出請柬的時 請 柬XXX:　　茲訂於2001年8月10日至8月18日，在xx華僑大廈召開xx名酒展銷會，並於8月10日中午11時30分假座華橋大酒家舉行開幕典禮，敬備酒宴恭候。請屆時光臨。 xx電器有限公司敬約 xx年x月x日

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