說到做到-項目管理能力

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項目管理在我們的工作和生活中，都是特別重要的能力。在這個發展飛速，個性化的是時代里，我們能得到的最稀缺的讚賞大概就是 - 靠譜，靠譜是什麼意思呢？我覺得就是「說到做到」，這裡就需要很強的項目管理能力。

而項目管理能力包括缺一不可的三個方面：一是各種工（Tao）具（Lu）；二是邏輯思維能力；三是不達目的誓不罷休的堅韌性格。

這篇文章里，我會簡單總結：

1. 什麼是項目管理(Project Management)

2. 項目的幾種形式（瀑布式，螺旋式，敏捷式等）

3. 可行性分析 （Feasibility Study）

4. SWOT 分析(Strength - Weakness - Opportunity - Threats)

5. 甘特圖 （Gantt）

6. 項目的規劃

7. 8D 問題解決方法

項目管理一般都從3P說起：

Portfolio Management (項目組合管理)：就是現在手裡有這麼多錢可以用來做投資，投資哪些項目是最有收益的？

Program Management (項目集管理)：決定了要做哪些項目，每一個項目就是一個program。項目集里的項目之間可能有資源流動，項目依賴。

Project Management （單個項目管理）

何謂項目管理呢？

1. 目標明確/具體 （一般是催生某一個變化，維持現狀的一般屬於日常運作管理）
2. 有時間限制（明確的開始和結束日期）
3. 由橫向的、臨時性團隊執行 （多元化團隊，項目干係人）
4. 過程存在一定的不確定性

在項目最前期，一定要通過調研和大量的溝通，明確客戶的要求（注意區分要求和願望），明確「做什麼」和「不做什麼」。後者很容易被忽略，但是真的非常重要，早點明確可以減少以後的反覆。

還有，記住一條人性的規則：滿意度 = 創造的價值 - 期望值，所以合理管理別人的預期。

質量，時間和成本（項目管理的三要素）之間必須有一個明確的優先順序關係（取捨，輕重緩急），而且在項目的發展過程中，這個優先順序順序也可能需要進行調整。

這裡分享一個我的項目管理老師教的「道歉法則」- 如果這一項失敗了最難找到借口，那這就是最重要的。

中國人有句老話「做事先做人「，平時我們要多走動，在任何正式和分正式的場合和項目的干係人多溝通，主動地給予別人關心，幫助和讚賞。我總相信，你對人，對事是不是走心，別人是可以感受得到的。

項目的幾種形式：

軟體開發模型_百度百科

1. 瀑布式 （Waterfall）：

這是最傳統的一個方式，在我所在的汽車行業，產品開發幾乎都是這個模式。

2. 敏捷式 (Agile development)：

Agile software development

This follows a pattern similar to the PDCA cycle, as the work is planned, done, checked (in the review and retrospective), and any changes agreed are acted upon.

This iterative approach supports a product rather than a project mindset. This provides greater flexibility throughout the development process; whereas on projects the requirements are defined and locked down from the very beginning, making it difficult to change them later. Iterative product development allows the software to evolve in response to changes in business environment or market requirements.

Because of the short iteration style of agile software development, it also has strong connections with the lean startup concept.

Agile software development values：

- Individuals and Interactions over processes and tools

- Working Software over comprehensive documentation

- Customer Collaboration over contract negotiation

- Responding to Change over following a plan

Iterative vs. waterfall

One of the differences between agile software development methods and waterfall is the approach to quality and testing. In the waterfall model, there is always a separate testing phase after a build phase; however, in agile software development testing is completed in the same iteration as programming.

Because testing is done in every iteration—which develops a small piece of the software—users can frequently use those new pieces of software and validate the value. After the users know the real value of the updated piece of software, they can make better decisions about the softwares future. Having a value retrospective and software re-planning session in each iteration—Scrum typically has iterations of just two weeks—helps the team continuously adapt its plans so as to maximize the value it delivers.

The Manifesto for Agile Software Development is based on twelve principles:

1. Customer satisfaction by early and continuous delivery of valuable software
2. Welcome changing requirements, even in late development
3. Working software is delivered frequently (weeks rather than months)
4. Close, daily cooperation between business people and developers
5. Projects are built around motivated individuals, who should be trusted
6. Face-to-face conversation is the best form of communication (co-location)
7. Working software is the primary measure of progress
8. Sustainable development, able to maintain a constant pace
9. Continuous attention to technical excellence and good design
10. Simplicity—the art of maximizing the amount of work not done—is essential
11. Best architectures, requirements, and designs emerge from self-organizing teams
12. Regularly, the team reflects on how to become more effective, and adjusts accordingly

A broad range of software development frameworks, including Scrum and Kanban .

3. 螺旋式 （Spiral development）： PDCA

Spiral model - Wikipedia

The spiral model is a risk-driven process model generator for software projects. Based on the unique risk patterns of a given project, the spiral model guides a team to adopt elements of one or more process models, such as incremental,waterfall, or evolutionary prototyping.

4. 平行式

就是幾個方案同時進行開發，在某個階段根據結果終止其中的幾個項目，對人員進行重新編製。

可行性分析 （Feasibility Study）

在項目發起人談「概念」的時候，項目經理要做不是直接把它當成「項目範圍」「項目目標」，而是從這個概念入手，進行調查研究，調整，澄清，可行性分析，然後和項目發起人一起制定一個靠譜的「項目範圍」。什麼叫「靠譜」？還是我那句話-能說到做到的，就叫靠譜。

有一個很有用的表，叫做 R-W-W(real-win-worth it，現實-勝出-值得)，也稱為希瑞洛(Schrello Screen)篩選表，1980後發展出多個版本，被廣為運用在評估創新組合的商業潛力和潛在風險（包含通用電氣 General Electric，霍尼韋爾 Honeywell，諾華 Nova和3M等公司）。

對1~17子問題的回答如為「不」或「也許是」,應由研發小組設法看是否能轉為「是」，如任一題的回答是「絕對不」，則強烈建議停止研發；對A1~C2中的任一問題的回答如為「絕對不」，那麼項目一般應該終止。

A.創新項目現實嗎?

A1.市場可靠嗎?

1. 誰想要/需要購買我們的產品?

2. 顧客能購買該產品嗎?

3. 潛在市場的規模夠大嗎?

4. 顧客願意購買該產品嗎?

A2.產品可行嗎?

5. 產品概念清晰嗎?

6. 產品能生產出來嗎?

7. 最終產品能滿足市場的需求嗎?

B.我們能否勝出?

B1.產品有競爭力嗎?

8. 產品有競爭優勢嗎?

9. 產品優勢能持續嗎?

10. 競爭對手會如何反應?

B2.我們的公司有競爭力嗎?

11. 我們擁有優越的資源嗎?

12. 我們的管理是否得當?

13. 我們了解市場並能響應市場需求嗎?

C.是否值得去做?

C1.在可承擔的風險範圍內,產品能帶來利潤嗎?

14. 預測的收益高於成本嗎?

15. 風險是否可以接受?

C2.推出該產品符合公司戰略嗎?

16. 產品符合我們的總體增長戰略嗎?

17. 最高管理層支持嗎?

SWOT分析 (Strength - Weakness - Opportunity - Threats)

SWOT分析法_百度百科

SWOT分析法，即態勢分析法，對研究對象所處的情景進行全面、系統、準確的研究，從而根據研究結果制定相應的發展戰略、計劃以及對策等。SWOT分析法常常被用於制定集團發展戰略和分析競爭對手情況，在戰略分析中，它是最常用的方法之一。

這是我2014年畢業招工作的時候，針對當時Ford 在中國的情況做的SWOT分析，^-^

PDCA （Plan - Do - Check - Adjust/Action）方法：

隨著時代發展的加速，還有一些高增長行業的發展特點，傳統的瀑布式的管理正在逐步被迭代成長式的項目管理取代，這裡很重要的方法就是這個 - PDCA ：

制定計劃 - 具體實施 - 成果驗證 - 重新調整

簡而言之就是多總結，多反思，然後把結果運用於下一步的實踐。

PDCA - Wikipedia

項目的規劃 - Plan :

這是我之前聽歐瑞管理諮詢的項目管理課的時候，老師講的項目規劃的框架。老師強調：成功的項目管理，會把更多的時間用在啟動和規划上，而不是寄希望於「邊做邊計劃」，因為這樣可能導致花更多的時間「救火」，而不是完成任務。

這裡，我覺得最重要的是這三點：

1. 如何設置Milestone：

（1）高難度任務 （2）長時間 （3）指標性 （4）高風險 （5）階段性產出

2. 如何估算一個任務需要多長時間能夠完成：

關鍵路徑 (Critical path)，它是指需要最長時間的一條路徑，項目持續的時間是由關鍵路徑決定的。

3. 風險管理 (Risk Management) :

通常我們會把風險和機會放在一起來看(R&O - Risk & Opportunity)。

對於風險，我們要知道我們能夠接受的底線（包括質量，時間，成本）是什麼，然後在這個基礎之上做出風險管理方案 :

（1）風險預防方案（Prevention Plan）

（2）風險偵測方案（Detective Plan）

（3）風險應對方案 （Contingency Plan）

著名的FMEA其實就是一種風險管理方法。

8D Report - 8D form - 8d template

甘特圖

甘特圖以圖標的形式直觀地展示出特定任務的順序與持續時間。

1. 任務的逐級分解 （WBS - work breakdown structure）

2. 計劃任務與計劃時間的對應關係

3. 任務之間的依賴關係

4. 任務需要的資源（人，設備等等）

5. 每日的實際完成情況與預定計劃的對比關係

6. 一定時間內實際完成情況與同時期計劃的對比關係。

用Excel還是Project來繪製甘特圖，其實都可以，因人而異吧。對我而言，如果只是一個簡單的任務分解和跟蹤，resource協調和安排，我會用excel做一個最簡單的計劃，如果是涉及人物之間的關聯，時間重疊的平行任務，需要自動生成進度報告等等的時候，會用Project。

我認識的一些項目管理的大拿們喜歡用Excel來編製個性化的模板，也非常贊。

這是最基本的一個任務和時間表。

我特別喜歡Project的這個直接添加周期性任務的功能。

自動生成報告：

有的時候還需要計劃和跟蹤成本，人員工時，設備使用時間等等。

自動生成報告：

8D 問題解決方法

很多人不願意認真去學習8D, 6 Sigma, FMEA等等這些流程，覺得這些方法又不能給予什麼技術上的指導，只是在遇到問題的時候找到一個模板，一條一條填上來糊弄老闆。這樣的心態是錯誤的，這些解決問題的體系或者叫模型，能夠幫助我們理清思路，也能夠讓整個團隊有效率地共享信息，明確分工，計劃，進度和方向。在解決了問題之後，這些文件也能夠作為經驗積累保留下來，給自己和別人作為參考。

D0 Prepare for the Global 8D Process （應急反應+準備）

評估和確定需要使用8D流程來解決問題。還有就是對應一些緊急情況，需要立刻採取圍堵的措施 - Emergency Response Actions (ERAs)，然後再按照8D來分析根本原因等等。

D1 Establish the Team （建立團隊）

建立解決問題的團隊，確定一個問題的牽頭人。

D2 Describe the Problem （描述問題）

方法：質量風險評定，FMEA分析，5W3H

D3 Develop Interim Containment Actions （實施和驗證臨時圍堵措施）

方法：FMEA、DOE、PPM

D4 Define and Verify Root Cause and Escape Point （定義和驗證根本原因和問題被放過的原因）

方法：Fishbone diagram (Cause & Effect methods), 5 Whys, Fundamental physics, , Brainstorming, etc.

D5 Choose and Verify Permanent Corrective Actions (PCAs) for Root Cause and Re- evaluate Escape Point （選擇和驗證永久解決措施和控制問題被放過的措施）

方法：FMEA

D6 Implement and Validate Permanent Corrective Actions (執行和驗證永久解決措施）

D7 Prevent Recurrence （防止問題再現）

D8 Recognize Team and Individual Contributions (感謝個人和團隊貢獻)