辦公室工作材料彙編

目　　　　錄一、辦公室工作要求及制度 ┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄ 1學校辦公室工作職責 ┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄ 1公文報送緊急重大情況報告及邀請教育局領導出席活動等要求 ┄┄┄┄┄┄┄┄┄ 2服務承諾制度 ┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄ 4請示報告制度 ┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄ 4考勤及請銷假制度 ┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄ 4保密制度 ┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄ 5公文辦理制度 ┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄ 5文印製度 ┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄ 6電話管理制度 ┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄ 6二、辦公室工作流程 ┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄ 7收文 ┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄ 7發文 ┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄ 7請示報告 ┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄ 7信息發布 ┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄ 7接待 ┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄ 7會務 ┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄ 7公務電話 ┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄ 7三、公文處理工作 ┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄ 8五蓮縣學校公文及電話處理辦法 ┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄ 8《關於實施＜國家行政機關公文處理辦法＞涉及的幾個具體問題的處理意見》 ┄┄ 15《國家行政機關公文格式》 ┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄ 16常見公文文種擬稿知識要點 ┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄ 26四、檔案管理工作 ┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄ 35歸檔文件整理規則 ┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄ 35檔案管理考核標準 ┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄ 38五、信息宣傳工作 ┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄ 46五蓮縣教育局關於修訂印發《全縣教育新聞宣傳和教育信息工作考核辦法》的通知（蓮教便字〔2007〕12號） ┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄ 46信息寫作知識 ┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄ 48六、辦公室禮儀 ┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄ 52辦公室禮儀 ┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄ 52－60學校辦公室工作職責學校辦公室是校長直接領導下的學校行政綜合管理部門，它的主要作用是參謀助手、信息宣傳、檢查督辦和綜合協調。其具體工作職責是：1.政務工作：遵循黨的方針、政策和圍繞學校的中心工作為領導決策提供政策依據和相關背景材料，協助領導抓好各項決策的貫徹執行，並處理具體事務工作。2.文書工作：根據校長的指示，負責組織起草全校性的工作計劃、報告、總結和決議等文件，組織擬定有關全校性的規章制度、編製校歷、大事記等，以及應由辦公室制發的文件材料的起草、印製、發送。以學校或校長名義發布有關通告通知等。負責上級機關、校內各處室和外單位來文的公文登記、呈送領導批示（或轉有關部門處理）、分辦、督（催）辦。對學校各處室起草的各種文件進行審核、列印樣稿、文件的收批轉和催辦工作，負責全校性的統計工作，搞好行政公文的收集入檔管理，對辦公室保管的文件和重要資料進行歸檔，並督促檢查其他處室的立卷歸檔工作。3.綜合協調工作：組織傳達貫徹黨的方針、政策，上級機關的有關指示、規定和學校的決定、決議、重要通報、通知等，負責檢查督促其執行情況；負責校領導與上級機關的工作聯繫；協調校內各部門、各單位之間的工作關係，學校與校外的公共關係。組織協調有關部門共同辦理的綜合性工作，並經常了解、檢查和監督各行政部門及專業科室對學校決定、決議等的執行情況。4.信息調研工作：搜集、整理各種信息，協助校領導了解情況、調查研究，組織編輯簡報和各種信息資料。組織編印學校規章制度、學校工作信息和簡報，收集編纂校志。5.會務管理工作：負責組織安排全校性的會議和校行政辦公會議、校長辦公會議議程、議題。作好記錄並根據會議作出的決定印發紀要，安排貫徹落實。組織安排校務會、全校性行政工作會議，作好會議記錄、整理紀要。檢查會議決議執行情況，及時向有關方面通報。組織有關部門承辦上級機關在本校召開的工作會議和專業性會議。6.負責全校信訪工作及保密工作。7.接待工作：負責全校方面對內、外的聯繫工作，接待上級領導機關和兄弟單位來校檢查指導工作或參觀訪問。負責全校信件、電報的收發投遞，做好車輛管理和使用，管理好學校會議室的使用安排。8.印鑒管理工作：負責校印及校長的印章管理、使用，審核行政部門印章的刻制。管理學校及校長印章的使用，負責各行政部門的印章刻制，簽發對外行政介紹信，頒發教職工的校徽、工作證。9.服務性工作：負責校領導的辦公服務，辦公樓的安全保衛、清潔衛生；負責節日慶祝的安排；負責文印工作、收發工作；負責通訊設施的管理使用。負責安排值班工作，協調檢查有關部門搞好校容、衛生、綠化和安全保衛工作。10.承辦校領導交辦的其它事宜。公文報送緊急重大情況報告及邀請教育局領導出席活動等要求1.關於學校普發性公文報送。根據《五蓮縣學校公文及電話處理辦法》要求，學校印發的重要文件，應當同時報送縣教育局和鄉鎮黨委、政府。2.關於請示、報告件報送。各學校向縣教育局報送的請示、報告公文，要使用學校的紅頭文件（一般用正文），由學校主要負責人簽發，報縣教育局辦公室按程序辦理；各學校向縣教育局報送需要審批的請示公文，除縣教育局領導直接交辦的外，不得直接報送縣教育局領導同志個人，更不得多頭主送；各學校內設機構（包括分校）工作中需要請示的事項，一般應向學校請示，確需向縣教育局請示的事項，應由學校向縣教育局呈文；各學校需向縣委、縣政府及以上請示的事項，應先向縣教育局寫出請示，由縣教育局向上級呈文；各學校向縣教育局報送的報告公文，不得夾帶請示事項，請示公文，要一文一事；凡報送縣教育局審批的請示公文，應當做好前期工作及時上報，給縣教育局留出研究、審批的時間。各學校向縣教育局報送的不符合公文處理規定的公文，縣教育局將實行退辦制度，並定期進行通報。3.關於緊急重大情況報告。各學校發生校舍倒塌、人員傷亡、失竊等重大安全事故，出現疫情、集體上訪、遊行、罷課等突發性事件後，要立即報告縣教育局，特別緊急的情況下，可先通過電話口頭彙報情況，電話報告完畢1小時內補報書面材料。對已經報告的重大事故（件）處理過程中的進展情況，要隨時上報，並在處理完畢1日內，將整個處理過程形成完整的書面材料報告縣教育局。4.關於邀請縣教育局領導出席學校會議、活動。各學校邀請縣教育局領導參加學校的有關會議、活動，都要填寫《縣教育局領導參加會議、活動呈報單》，由學校主要負責同志簽字並加蓋公章後，提前3天報縣教育局辦公室，由局辦公室統一安排。如需領導同志講話的，應提前代擬講話稿一併報送。附件：1.公文退辦事項2.縣教育局領導參加會議、活動呈報單附件1公文退辦事項凡報送縣教育局審批的公文，存在下列不符合公文處理規定之一者，一律退回報文單位。1.越級行文；2.請示多頭主送；3.報告中夾帶請示事項；4.未以學校名義上報；5.請示不符合一文一事要求；6.轉報下級請示;7.上報公文未標註簽發人姓名;8.文件內容有明顯錯、漏；9.未加蓋印章或用印不規範;10.未編髮文字型大小;11.公文用紙、字型大小不符合規定，字跡模糊；12.公文格式不規範；13.附件未附;14.不符合其他行文規定。附件2縣教育局領導參加會議、活動呈報單（樣表）呈報單位呈報時間會議、活動時間會議、活動名稱會議、活動日程擬辦意見領導批示意見服務承諾制度一、對外來人員熱情接待，使用文明用語，做到「四個一」（一張笑臉相迎，一句您好問候，一杯茶水請喝，一張椅子請坐），「三個一樣」（幹部和群眾一樣、熟人和生人一樣、內部和外部一樣），不出現「四難」(門難進、臉難看、話難聽、事難辦)現象。二、實行首問首接負責制。第一位接電話、接待的同志，負責對其所詢問、辦理的事項進行解釋說明，嚴禁推諉扯皮。三、實行限時服務制，嚴格按規定時限辦理有關業務。四、責任追究。對違反規定的視其情節輕重做出批評、調離、免職處分。請示報告制度一、嚴格實行請示報告制度。二、請示適用於以下四種情況：1.工作中的重大問題；2.問題比較複雜或比較重要，必須經請示才能辦理的；3.有明確規定需請示的事項；4.不在自己職權範圍之內，對有關政策不了解，但需要做出答覆的。以上幾種情況在得到有關領導或主要領導的答覆後再行處理，處理結果要及時向領導彙報。三、報告適用於以下四種情況：1.領導交辦的工作完成之後；2.涉及到全局性的重要事件和突發事件；3.上級召開的有關會議；4.領導要求了解的問題；向領導報告要求及時、準確、全面、客觀。四、請示報告逐級負責，除特殊情況外，不得越級請示報告。考勤及請銷假制度一、考勤按時上班、下班，堅守工作崗位，不遲到、不早退、不曠工。二、請假1.校級領導成員外出須向校長請假，同時告知辦公室主任。2.科室主要負責人因公外出須向分管領導請假，並報告辦公室主任，由辦公室主任報告校長。3.各科室站工作人員因公外出，向本科室站主要負責人請假；如系集體外出，須向分管領導請假，並報告辦公室主任。4.工作人員因私外出除按2、3條有關要求辦理外，同時告知相關科室備案。5.原則上不準續假，如確有特殊情況必須續假的，要在假期未滿時提前辦理續假手續。無特殊情況又未經組織批准超假，超假時間按曠工處理。三、銷假假期已滿向准假人及時銷假，並向相關科室備案。保密制度一、嚴格遵守保密紀律，做到不該說的不說，不該看的不看，不該聽的不聽，不該記錄的不記錄。二、加強保密文件管理。涉密文件的處理由辦公室承辦。涉密文件要認真保管，未經批准嚴禁攜帶涉密文件外出。起草、印製涉密文件要嚴格遵守保密規定。三、強化保密意識。凡不宜公開的人事工作、考試成績、檢查考評結果等，在未對外正式公布前，嚴禁向任何單位、個人透露信息。四、對違反保密紀律造成損失的人員給予批評教育，情節嚴重的給予黨紀、政紀處分，構成犯罪的移送司法機關追究其法律責任。公文辦理制度收文1.凡上級和有關部門來文，由辦公室負責簽收，並按來文密級和緩急程度進行文書處理。2.校領導和工作人員參加重要會議，會上所發文件資料須交辦公室統一處理。3.傳閱文件要迅速，承辦單位要根據來文的輕重緩急認真辦理，嚴禁積壓文件。4.加強文件保密，嚴格傳閱範圍，禁止閱文人員之間橫傳文件。5.各科室站一般不能借用文件，確因工作需要的，應辦理借閱手續，並妥善保管，用後即還。二、發文1.以學校名義制發的公文，屬業務性文稿由相關業務科室撰寫，辦公室把關；綜合性文稿一般由辦公室撰寫；重要文稿或特殊文稿也可由領導指定專人撰寫。2.辦公室負責公文的登記、繕印、用章，擬稿科室站負責文稿的校對、分發。除需要保密的公文外，下發公文逐步通過校園網以電子公文方式進行。文印製度一、科室站的文稿原則上自行打樣，確需到文印室打樣、印刷的文稿材料，必須經辦公室主任批准。私人資料、外來材料不得在文印室列印。二、文印人員服務要熱情，規範列印格式，提高服務質量。擬稿科室站要做到文稿字跡清楚、用語規範，使用規範標點符號和校對符號，避免重複列印。三、文稿材料要及時處理，隨時登記，列印文稿本著「先急後緩」的原則，列印完畢及時通知有關人員。四、文印室所有設備由專人負責，專人管理，無關人員不得擅自操作使用。五、文印人員要遵守保密紀律，對涉密材料要落實相應的加密措施。六、文印人員要定期做好設備的維修保養工作，保持室內整潔，厲行節約，杜絕浪費。電話管理制度一、工作時間要確保電話暢通，辦公室電話24小時暢通，接聽及時，記錄詳細。二、實行首接負責制，接聽電話必須詳細記錄並認真落實，科室站需報送領導批示的電話，由辦公室傳閱。領導及承辦人閱後要簽字。三、接聽電話要認真負責，熱情禮貌，簡明扼要，嚴禁用電話聊天，嚴禁撥打聲訊電話，嚴禁公話私用，嚴格控制電話費開支(撥打長途電話先撥17909)。四、電話機及線路出現故障，應及時告知辦公室聯繫處理，不得自行更改線路。辦公室工作流程收文運轉流程辦公室收文並製作承辦單→辦公室主任提出擬辦意見→領導批示→轉有關職能部門辦理（辦公室督查辦理、落實情況）→結果反饋領導或來文單位發文運轉流程主辦單位擬文→辦公室審核→領導審閱簽發→辦公室編號印刷蓋章發文→檔案室和主辦單位存檔請示報告流程部門請求或報告→部門負責人核簽→辦公室簽轉→領導批示→辦公室主任閱知→回復請示單位或轉有關部門辦理（辦公室督查或督辦）→存檔信息發布流程提交稿件→辦公室登記核稿→辦公室主任審核簽發（重要信息由分管領導或主要領導簽發）→書面或網上發布接待工作流程接外單位來訪通知→對口部門制訂接待工作計劃和經費預算→請示分管領導→辦公室協調接待會務工作流程擬定會議內容→提出會議方案→報領導審批→主辦部門籌備會議材料（辦公室介入協調）→下發通知→會務準備→召開會議整理會議記錄→會議資料歸檔公務電話辦理流程公務來電→記錄→辦公室主任提出辦理意見→領導批示→辦理→辦復→存查關於印發《五蓮縣學校公文及電話處理辦法》的通知蓮教字〔2001〕10號各鄉鎮初級中學、中心小學、農技校，縣屬各學校：為規範全縣學校公文、電話處理工作，保證學校工作高效運轉,縣教委根據《國家行政機關公文處理辦法》,結合教育實際，制定了《五蓮縣學校公文及電話處理辦法》，現予以印發，望各學校認真貫徹執行。執行中遇到的情況請及時報告縣教委辦公室。二○○一年一月二十一日五蓮縣學校公文及電話處理辦法第一章 總 則第一條 為使全縣學校的公文、電話（以下簡稱文電）處理工作規範化、制度化、科學化，制定本辦法。第二條 學校的公文是學校在管理過程中形成的具有法定效力和規範體式的文書，是依法治校和進行公務活動的重要工具。第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。第四條 公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。第五條 公文處理必須嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定，確保國家秘密的安全。第六條 各學校的負責人應當高度重視文電處理工作，模範遵守本辦法並加強對本學校文電處理工作的領導和檢查。第七條 各級各類學校的辦公室或教導處是文電處理的管理機構，主管本學校的文電處理工作。第八條 各級各類學校的辦公室或教導處應當配備一名檔案管理員負責文電處理工作。第二章 公文種類第九條 學校的公文種類主要有：㈠決定適應用於對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機構不適當的決定事項。㈡通知適用於轉發上級機關和不相隸屬單位的公文，傳達要求下設機構辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。㈢通報適用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。㈣報告適用於上級機關彙報工作，反映情況，答覆上級機關的詢問。㈤請示適用於向上級機關請求指示、批准。㈥批複適用於答覆下設機構的請示事項。㈦意見適用於對重要問題提出見解和處理辦法。㈧函適用於不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項。第三章 公文格式第十條 公文一般由發文學校標識、發文字型大小、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附件、主題詞、抄送機關、印發學校、印發日期等部分組成（格式附後）。㈠發文學校標識應當使用發文學校全稱或者規範化簡稱；聯合行文，主辦單位排列在前。發文學校標識可以使用紅色宋體。㈡發文字型大小應當包括學校代字、年份、序號。聯合行文，只標明主辦單位發文字型大小。㈢公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容並標明公文種類，一般應當標明發文學校。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。㈣主送單位指公文的主要發放單位或受理機關，應當使用全稱或者規範化簡稱、統稱。㈤公文如有附件，應當註明附件順序和名稱。㈥公文應當加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦單位加蓋印章；聯合下發的公文，發文單位都應當加蓋印章。㈦成文日期以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最後簽發單位負責人的簽發日期為準。㈧公文應當標註主題詞。上行文按照上級機關的要求標註主題詞（主題詞使用說明附後）。㈨抄送機關指除主送單位外需要執行或知曉公文的其他單位，應當使用全稱或者規範化簡稱、統稱。第十一條 公文用紙一般採用國際標準A4型（ 210mm×297mm），目前可暫用B5型（182mm×257mm），左側裝訂。文字從左至右橫寫、橫排。公文題目使用宋體二號，一級標題使用黑體三號，二級標題使用楷體三號，正文內容使用仿宋體三號。一般每張公文用紙含文字23字／行×24行。第四章 行文規則第十二條 行文應當確有必要，注重效用。第十三條 行文關係根據隸屬關係和職權範圍確定，一般不得越級請示和報告。第十四條 每處學校只設立正文和便函兩種文體。鄉鎮初中統一使用「×初字」和「×初便字」，中心小學使用「×小字」和「×小便字」，農技校使用「×農字」和「×農便字」，縣屬學校統一使用「校字」和「校便字」，學校內設機構不得對外正式行文。第十五條 學校印發的正式文件，應當同時抄報縣教委和鄉鎮黨委、政府。第十六條 「請示」應當一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。「報告」不得夾帶請示事項。第十七條 除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以學校名義向上級機關負責人報送「請示」、「意見」和「報告」。第五章 發文辦理第十八條 發文辦理指以本學校名義制發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、複核、用印、登記、分發等程序。第十九條 草擬公文應當做到：㈠符合國家的法律、法規及其他有關規定。如提出新的政策、規定等，要切實可行並加以說明。㈡情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規範，標點正確，篇幅力求簡短。㈢公文的文種應當根據行文目的、發文學校的職權和與主送單位的行文關係確定。㈣人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，後引發文字型大小。日期應當寫明具體的年、月、日。㈤結構層次序數,第一層為「一、」,第二層為「㈠」，第三層為「１、」，第四層為「⑴」。㈥應當使用國家法定計量單位。㈦文內使用非規範化簡稱，應當先用全稱並註明簡稱。㈧公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、片語、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。第二十條 學校發文應當使用發文擬稿紙(格式附後)。第一步，由處室負責草擬文件；第二步，由學校分管領導進行審核；第三步，學校主要負責人簽發；第四步，由辦公室主任（設辦公室的）或教導處主任或檔案員進行複核，重點是：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一、規範等。同時，編寫文件字型大小、類別（正文或便函）、發放單位、抄報單位、列印份數、校對、發文時間，並在發文登記簿上進行登記。第五步，由擬文處室負責安排列印、校對、用印、裝訂、分發。學校印發的公文存檔實行兩套制，一套是帶底稿的文件（正文在前，底稿在後），按問題立卷歸檔；一套是正式文件，按文件字型大小排列單獨立卷歸檔，按年度編排卷號。第六章 收文辦理第二十一條 收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。第二十二條 收到上級機關下發的公文，都要先交給檔案管理員登記，附上文件處理封面，由辦公室主任或教導處主任提出擬辦意見，送負責人批示後辦理。會議材料、教育信息、只需閱知的公文應在領導班子成員中傳閱，教育信息要傳閱到信息員。閱文人員都要在文件處理封面上籤署姓名、閱文時間。第二十三條 公文辦理中遇到有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應主動與有關部門協商；如有分歧，主辦部門主要負責人要出面協調，如仍不能取得一致，可以報請上級機關協調或裁定。第二十四條 送負責人批示或者交有關處室辦理的公文，檔案管理員要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。第七章 公文歸檔第二十五條 公文辦理完畢後，應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定，及時整理（立卷）、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。第二十六條 歸檔範圍內的公文，應當根據其相互聯繫、特徵和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，便於保管和使用。屬教學檔案的公文在每年的9 月份按學年度立卷，屬文書檔案的公文在第二年的3月份按年度立卷。第二十七條 擬制、修改和簽批公文，必須使用碳素墨水或藍黑墨水書寫，所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。第八章 公文管理第二十八條 學校應設立一名檔案管理員，負責公文的收發、傳閱、歸檔和銷毀，並保持其工作的連續性，無特殊情況不得更換，確需更換時，應及時報告縣教委，由教委派人監督交接，培訓新檔案管理員。第二十九條 學校應當建立健全本機關公文處理的有關制度。第三十條 公文複印件作為正式公文使用時，應當加蓋複印學校公章。第三十一條 公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。第三十二條 學校合併時，全部公文應當隨之合併管理。學校撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）後按有關規定移交檔案部門。工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。第九章 電話處理第三十三條 學校應建立電話登記簿，內設來電單位、姓名、接話時間、接話人、電話內容、擬辦意見、領導批示、閱辦人、辦理結果等欄目（格式附後）。第三十四條 電話處理實行誰接話、誰處理的辦法，由接話人員負責按擬辦意見傳閱到底，落實到閱辦人，閱話者都要簽署姓名、閱話時間。第三十五條 本辦法自印發之日起施行。第三十六條 本辦法解釋權歸縣教委辦公室。主題詞使用說明根據《國務院公文主題詞表》的規定，公文主題詞共分三部分,用於文件的標引,第一部分是類別詞，即對主題詞的具體分類，如「工交、能源、郵電」類中的「工業」、「交通」、「能源」和「郵電」類等。第二部分是類屬詞。如「體制」、「職能」、「編製」等。第三部分為名稱。如「通知」、「通報」、「決定」等，具體標引方法為：㈠一份文件的標引,除類別詞外最多不超過5個主題詞。主題詞標在文件的抄送欄之上，頂格寫。㈡標引順序是先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映文件內容的詞，最後標反映文件形式的詞。如《國務院關於加強水土保持工作的通知》，先標類別詞「農業」，再標類屬詞「水土保持」，最後標上「通知」。㈢一份文件如有兩個以上的主題內容，先集中對一個主題內容進行標引，再對第二個主題內容進行標引。如《國務院關於在若干城市試行國有企業兼并破產和職工再就業有關問題的通知》，先標反映第一個主題內容的類別詞「經濟管理」，再標類屬詞「企業」、「破產」；然後標反映第二個主題內容的類別詞「勞動」，再標類屬詞「就業」；最後標「通知」。㈣根據需要，可將不同類的主題進行組配標引。如《國務院關於「九五」期間深化科學技術體制改革的決定》，可標「科技、體制、改革、決定」。××鎮初級中學文件（標識）××鎮初級中學文件（標識）×初字〔2001〕×號─────────────────────────────關於印發《五蓮縣學校公文電話處理辦法》的通知（標題）××××：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。××××××××××××××××××××。附件：××××××××××××××××二○○×年×月×日主題詞：×× ×× ××抄報：縣教育局，鄉(鎮)黨委、政府。五蓮縣×××× 　　　　　 　 200×年×月×日印發（共印××份）××鎮初級中學發文擬稿紙簽　批：擬 稿：核 稿：編 號： [200 ] 號類 別：發放範圍發：共　　印份　　數抄報：抄送：校對：發文時間：　　　　年　　月　　日來電單位姓　名接話時間接話人領導批示月　　日時　　分電話內容辦公室意見辦理結果閱辦者意見國務院辦公廳關於實施《國家行政機關公文處理辦法》涉及的幾個具體問題的處理意見國辦函〔2001〕1號各省、自治區、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構：為確保國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》（國發〔2000〕23號）的貫徹施行，現就所涉及的幾個具體問題提出如下處理意見：1.關於「意見」文種的使用。「意見」可以用於上行文、下行文和平行文。作為上行文，應按請示性公文的程序和要求辦理。所提意見如涉及其他部門職權範圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商，取得一致意見後方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協調，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據，提出建設性意見，並與有關部門會簽後報請上級機關決定。上級機關應當對下級機關報送的「意見」作出處理或給予答覆。作為下行文，文中對貫徹執行有明確要求的，下級機關應遵照執行；無明確要求的，下級機關可參照執行。作為平行文，提出的意見供對方參考。2.關於「函」的效力。「函」作為主要文種之一，與其他主要文種同樣具有由制發機關許可權決定的法定效力。3.關於「命令」、「決定」和「通報」三個文種用於獎勵時如何區分的問題。各級行政機關應當依據法律的規定和職權，根據獎勵的性質、種類、級別、公示範圍等具體情況，選擇使用相應的文種。4.關於部門及其內設機構行文問題。政府各部門（包括議事協調機構）除以函的形式商洽工作、詢問和答覆問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文；如需行文，應報請本級政府批轉或由本級政府辦公廳（室）轉發。因特殊情況確需向下一級政府正式行文的，應當報經本級政府批准，並在文中註明經政府同意。部門內設機構除辦公廳（室）外，不得對外正式行文的含義是：部門內設機構不得向本部門機關以外的其他機關（包括本系統）制發政策性和規範性文件，不得代替部門審批下達應當由部門審批下達的事項；與相應的其他機關進行工作聯繫確需行文時，只能以函的形式行文。「函的形式」是指公文格式中區別於「文件格式」的「信函格式」。以「函的形式」行文應注意選擇使用與行文方向一致、與公文內容相符的文種。5.關於聯合行文時發文機關的排列順序和發文字型大小。行政機關聯合行文，主辦機關排列在前。行政機關與同級或相應的黨的機關、軍隊機關、人民團體聯合行文，按照黨、政、軍、群的順序排列。行政機關之間聯合行文，標註主辦機關的發文字型大小；與其他機關聯合行文原則上應使用排列在前機關的發文字型大小，也可以協商確定，但只能標註一個機關的發文字型大小。6.關於聯合行文的會簽。聯合行文一般由主辦機關首先簽署意見，協辦單位依次會簽。一般不使用複印件會簽。7.關於聯合行文的用印。行政機關聯合向上行文，為簡化手續和提高效率，由主辦單位加蓋印章即可。8.關於保密期限的標註問題。涉及國家秘密的公文如有具體保密期限應當明確標註，否則按照《國家秘密保密期限的規定》（國家保密局1990年第2號令）第九條執行，即「凡未標明或者未通知保密期限的國家秘密事項，其保密期限按照絕密級事項三十年、機密級（下轉第17頁）（上接第8頁）事項二十年、秘密級事項十年認定。」9.關於「附註」的位置。「附註」的位置在成文日期和印章之下，版記之上。10.關於「主要負責人」的含義。「主要負責人」指各級行政機關的正職或主持工作的負責人。11.關於公文用紙採用國際標準Ａ4型問題。各省（區、市）人民政府和國務院各部門已做好準備的，公文用紙可於2001年１月１日起採用國際標準Ａ4型；尚未做好準備的，要積極創造條件儘快採用國際標準Ａ4型。省級以下人民政府及其所屬機關和國務院各部門所屬單位何時採用國際標準Ａ4型，由各省（區、市）人民政府和國務院各部門自行確定。國家行政機關公文格式國務院辦公廳秘書局編二000年十一月1 範圍本範圍規定了國家行政機關公文通用的紙張要求、印製要求、公文中各要素排列和標識規則。本標準適用於國家各級行政機關制發的公文。其他機關公文可參照執行。使用少數民族文字印製的公文，其格式可參照本標準按有關規定執行。2 引用標準下列標準所包含的條文，通過在本標準中引用而構成為本標準的條文。本標準出版時，所示版本均為有效。所有標準都會被修訂，使用本標準的各方應探討使用下列標準最新版本的可能性。GB/T 148-1997 印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸3 定義本標準採用下列定義。3.1 字 word標識公文中橫向距離的長度單位。一個字指一個漢字所佔空間。3.2 行 line標識公文中縱向距離的長度單位。本標準以3號字高度加3號字高度7/8倍的距離為一基準行；公文標準以2號字高度加2號字高度7/8倍的距離為一基準行。4 公文用紙主要技術指標公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2-80g/m2的膠紙印刷紙或複寫紙。紙張白度為85%—90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值為7.5—9.5。5 公文用紙幅面及版面尺寸5.1 公文用紙幅面尺寸公文用紙張採用GB/T 148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm，尺寸的允許偏差見GB/T 148。5.2 公文頁邊與版心尺寸公文用紙天頭（上白邊）為：37mm±1mm公文用紙訂口（左白邊）為：28 mm±1mm版心尺寸為：156 mm×225mm（不含頁碼）6 公文中圖文的顏色未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。7 排版規格與印裝要求7.1 排版規格正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字，一般每面排22行，每行排28個字。7.2 製版要求版面乾淨無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。7.3 印刷要求雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BL100％，紅色油墨應達到色譜所標Y80％，M80％。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。7.4 裝訂要求公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，後背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書 間的距離為3mm~5mm；無壞釘、漏釘、重釘，針腳平伏牢固；後脊不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90度，無毛茬或缺損。8 公文中各要素標識規則本標準將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置於公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統稱眉首；置於紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱主體；置於主題詞以下的各要素統稱版記。8.1 眉首8.1.1 公文份數序號公文份數序號號是將同一文稿印製若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1號。8.1.2 秘密等級和保密期限如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用」」隔開。8.1.3 緊急程度如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。8.1.4 發文機關標識由發文機關全稱或規範化簡稱後加」文件」組成；對一些特定的公文可只標識發文機關全稱或規範化簡稱。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對於上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。如需標識公文份數序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度，可在發文機關標識上空2行向下依次標識（見圖三）。發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字型大小由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但一般應小於22 mm×15mm(高×寬)。聯合行文時應使主辦機關名稱在前，「文件」二字置於發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。8.1.5 發文字型大小發文字型大小由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角「[ ]」括入；序號不編虛位（即1不編為O01），不加「第」字。發文機關之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。8.1.6 簽發人上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列於發文字型大小右側。發文字型大小居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人後標全形冒號，冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名。如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置於第1行，其他簽支人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字型大小與最後一個簽發人姓名處在同一行並使紅色反線與之的距離為4mm。8.2 主體8.2.1 公文標題紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。8.2.2 主送機關標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最後一個主送機關名稱後標全形冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。8.2.3 公文正文主送機關名稱下l行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。8.2.4 附件公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3號仿字體字標識「附件」，後標全形冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼 (如「附件：1．×××××」)；附件名稱後不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，並在附件左上角第l行頂格標識「附件」，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前後標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第l行頂格標識公文的發文字型大小並在其後標識附件(或帶序號)。8.2.5 成文日期用漢字將年、月、日標全；「零」寫為「O」；成文日期的標識位置見8.2.6。8.2.6 公文生效標識公文生效標識是證明公文效力的表現形式。它包括發文機關印章或簽署人姓名。公文生效標識有以下兩種情況，一種是單一發文機關如何標識公文生效標識，另一種是聯合行文的機關如何標識公文生效標識。8.2.6.1 單一發文印章單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成 文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應上距正文l行之內，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當印章下弧無文字時，採用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，採用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。8.2.6.2 聯合行文印章當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。只能採用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應位置，並使印章加蓋或套印在其上。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最後一排如餘一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最後一排印章之下右空2字標識成文時間。8.2.6.3 特殊情況說明當公文排版後所剩空白處不能容下印章位置時，應採取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得採取標識「此頁無正文」的方法解決。8.2.7 附註公文如有附註，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括弧標識在成文日期下1行。8.3 版記8.3.1 主題詞「主題詞」用3號黑體字，居左頂格標識，後標全形冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。8.3.2 抄送機關公文如有抄送機關，在主題詞下l行；左右各空1字，用3號仿宋體字標識「抄送」，後標全形冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號後的抄送機關對齊；在最後一個抄送機關後標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。8.3.3 印發機關和印發日期位於抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)佔l行位置；用3號仿宋體字。印發機關左空l字，印發日期右空1字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。8.3.4 版記中的反線版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。8.3.5 版記的位置版記應置於公文最後一面(封四)，版記的最後一個要素置於最後一行。9 頁碼用4號半形白體阿拉伯數碼標識，置於版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空l字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以後的頁不標識頁碼。10 公文中表格公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應將頁碼放在橫表的左側，單頁碼置於表的左下角，雙頁碼置於表的左上角，單頁碼錶頭在訂口一邊，雙頁碼錶頭在切口一邊。公文如需附A3紙型表格，且當最後一頁為A3紙型表格時，封三、封四(可放分送，不放頁碼)應為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應貼在文件最後一頁(封四)上。11 公文的特定格式11.1 信函式格式發文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦用小標宋體字，字型大小由發文機關酌定；發文機關全稱下4mm處為一條武文線 (上粗下細)，距下頁邊20mm處為一條文武線(上細下粗) ，兩條線長均為170mm。每行居中排28個字。首頁不顯示頁碼。發文機關名稱及雙線均印紅色。發文字型大小置於武文線下1行版心右邊緣頂格標識。發文字型大小下空l行標識公文標題。如需標識秘密等級或緊急程度，可置於武文線下l行版心左邊緣頂格標識。兩線之間其他要素的標識方法從本標準相應要素說明。11.2 命令格式命令標識由發文機關名稱加「命令」或「令」組成，用紅色小標宋體字，字型大小由發文機關酌定。命令標識上邊緣距版心上邊緣20mm，下邊緣空2行居中標識令號；令號下空2行標識正文；正文下空1行右空4字標識簽發人簽名章，簽名章左空2字標識簽發人職務；聯合發布的命令或令的簽發人職務應標識全稱。在簽發人簽名章下空1行右空2字標識成文日期。其他要素從本標準相關要素說明。11.3 會議紀要格式會議紀要標識由「××××××會議紀要」組成。其標識位置同8.l.4，用紅色小標宋體字，字型大小由發文機關酌定。會議紀要不加蓋印章。其他要素從本標準相關要素說明。12 式樣A4型公文用紙頁邊及版心尺寸見圖1；通知、意見、通報等公文版式見圖2；請示公文版式見圖3；公文末頁版式見圖4；聯合行文公文末頁版式見圖5；聯合行文公文末頁版式見圖6。圖1×××××文件××字〔200×〕×號─────────────────────────────×××初級中學關於××××××通知××××：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。××××××××××××××××××××。附件：××××××××××××××××二○○×年×月×日主題詞：×× ×× ××抄報：縣教育局，鄉(鎮)黨委、政府。五蓮縣×××× 　 200×年×月×日印發圖2×××××文件××字〔200×〕×號 簽發人：×××─────────────────────────────×××中心小學關於××××××請示××××：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。××××××××××××××××××××。附件：1.××××××××××××××××2.×××××××××××××××××××××二○○×年×月×日聯繫人：×××　　聯繫電話：××××××主題詞：×× ×× ××抄報：縣教育局，鄉(鎮)黨委、政府。五蓮縣×××× 200×年×月×日印發圖3常用公文文種擬稿知識要點一、通知。通知是一切機關、社會團體、企事業單位傳達上級指示，部署安排工作，實施管理措施，處理公共事務，任免聘任幹部，批轉、轉發、印發下級機關、上級機關有關公文，要求下級機關需要周知事項等使用的文種。通知是公文中應用範圍最廣、使用頻率最高的公文之一。主要格式特點：通知是下行文，制發主體應是受文單位的上級機關或主管單位，且受文單位與制發機關一般應有直接或間接的隸屬關係；通知應抬頭，有明確的受文單位。下發的通知需要報上級機關的用抄報，不相隸屬的相關單位用抄送；通知可聯合行文，聯合行文的受文單位包括聯合行文單位的所有直接、間接隸屬單位，有時也可用各有關單位代替。聯合行文主辦單位排在首位，使用主辦單位一家文號。注意事項：批轉、轉發、印發類公文的文件內容，不能作為附件。通知的種類：(一)部署工作的通知。此類通知是通知中最常見的一種，制發主體應是上級機關，內容分為兩種情況：一是年度或階段性的全面工作部署；二是專項工作部署。前者文稿在撰寫時，一般要有指導思想、工作措施、加強領導等幾部分；專項工作部署除寫明指導思想、原則，還要有步驟、方法、措施等內容。不管是哪一種都應根據實際情況，突出工作措施部分，要寫明工作目標、責任要求、具體安排、考核等方面的內容，操作性要強，不能使下級無所適從。(二)貫徹上級指示的通知。這類通知不要面面俱到，要把上級指示精神與本地、本部門、本單位實際結合起來，一定要有自己的東西，切忌照抄照搬。內容要簡明扼要，可操作性強，不能長篇大論。這類公文在標題擬寫時要注意不要把上級文件的標題全部引用上，出現「通知的通知的通知」，可用文號代替上級來文。如「日照市政府辦公室貫徹魯政辦發[2002]19號文件加強農業標準化工作的通知」。(三)批轉類通知。一類是批轉部門向上級機關的請示、報告、意見，以上級政府名義轉發；另一類是直接轉發上級、同級機關或不相隸屬機關的公文。由於在實際工作中，批轉職能部門的請示、意見，以通知轉發的較少，最常見的是後一類，由於《新辦法》規定，報告一般不轉發，主要形式是以政府辦公室的名義轉發部門的意見。這一類通知由於部門的意見規定的往往是某一方面單項工作，而又需很多單位貫徹落實，必須經政府批准，只能通過變通方式以政府辦公室名義代政府轉發，行文形式是通知，內容是意見。這類公文在撰搞時要注意以下幾方面：1．標題擬寫。主要形式是：制文單位+職能部門+關於+文件內容+文種，如：市政府辦公室轉發市xx部門關於加強XXXXX工作意見的通知，注意不能將介詞「關於」提到「轉發」前，如果職能部門不只一個，可以只引主辦部門後加「等部門」字樣。2．正文。有一個通用的格式：「XX部門《關於XXX意見》已經市政府批准，現轉發給你們，請遵照執行」。有的可另起一段，寫明貫徹意見的意義和目的(約100字左右)，制文單位落款、制發日期與上述內容同在一頁上。另起一頁把轉發的意見標題引上，標題下標明職能部門，職能部門下標時間。時間用括弧標註。轉發的意見在文尾應加一句「以上意見如無不妥，建議批轉各地各部門執行」的字樣。(四)印發類通知。印發類通知形式靈活，不像批轉類通知那樣規範，一般不加批語。印發類通知在當前文秘工作中應用比較多，工作要點、實施方案、計劃、規劃、綱要都可以印發類通知印發。具體格式是「經市政府同意，現將《…-規劃》印發，請認真貫徹執行」。有的可簡要提出貫徹要求。(五)會議通知。擬寫會議通知要注意考慮周到，各個事項都要俱備，避免漏誤。一份完整的會議通知應明確以下內容：(1)會議名稱；(2)會議目的，以何名義召開；(3)召開會議的時間、地點、會期、議程；(4)參加人員，要寫清參會人員的級別、規格。二、意見。「意見」文種是在新的《辦法》中新增加的一個文種。格式要點：「意見」文種可以用於上行文、下行文和平行文。意見的這一特點是其他文種不具備的。意見作為上行文，一般是以通知的形式請求上級機關批轉、轉發，這已在通知部分講了。作為平行文的意見，在適用範圍上一般系涉及兩個或兩個以上單位的事項，相互之間表達自己對某一問題的意見、見解，提出的意見僅供對方參考。過去使用「函」的文種，在新《辦法》實施後，也可以使用意見。如《某某市人民政府關於某某河邊界走向的意見》。作為下行文的意見，一般是上級機關對重大問題、重要事項、重要工作提出指導性、指示性的意見，對重要工作部署作出安排。文中對貫徹執行有明確要求的，下級機關應遵照執行。作為下行文下發的意見，行文格式在工作實踐中通常與通知一樣。文字表述一般是就某一問題有感而發，有情況、有問題、有分析、有指導性意見。情況應真實、準確、簡明；對存在的問題表述應一語中的，抓住要害，不必列舉事例；分析應上升到理性，且有條理；指導性意見應有一定理論高度。要防止頭重腳輕，情況、問題、分析要簡明，重點放在指導性意見上。三、請示。請示是下級單位在工作中發生的不能自行決定的重大問題，不屬於本機關許可權審批範圍的事項，需要上級機關審批、解決或幫助解決的重大事項，以及對上級指示要求中不明確的問題向上級請求批准、批示時使用的公文文種。格式要點：1.不越級請示，不橫向請示。請示的發送單位必須是與制發主體有隸屬關係，上級機關對越級行文原則上不予受理。請求平行職能部門審批其管轄範圍內的事項，也不應使用請示，正確的方法是使用「函」。2．請示不應多頭主送。請示件主送機關只有一個，那就是制發主體的直接上級機關。請示內容涉及的其他機關單位，通常用抄報形式。有明確規定屬於兩個或兩個以上機關聯合共同審批的事項，請示應發送為主的機關，通常用「某某並某某」的形式。除特殊情況請示件原則上不應直接主送領導者個人，更不應向有關領導多頭分送。3.請示公文應一文一事。有些公文往往把相關或不相關的幾個問題幾件事寫在一份請示中，在辦理過程中，由於涉及單位多，職責交叉，相互扯皮，拖延時日，延誤工作，影響效率。4.請示性公文撰寫的關鍵之點在於實事求是、情況屬實、理由充分、運用政策得當。提出的問題、意見或建議，合情合理，有法有據，便於上級機關作出科學合理的決策。切忌為了請求上級機關批准，誇大困難、弄虛作假、講過頭話，承諾自己力不能及的事項。』5．請示件要有向主報機關的明確意見。就是說要明確說明需要上級機關解決、答覆的問題，以便於上級機關決策或答覆。6．請示件不下發。請示件屬未決定事項，除主送、抄報上級機關和有關業務部門外，不抄發下級機關。7．緊急請示事項，應向上級機關說明情況，同時提出時限請求。8．請示件可聯合行文，聯合行文原則上只報一個主辦機關，會辦單位採取抄報的形式，或採取「某某並某某」的形式發送，主辦單位在前，會辦單位在後。9．下級機關向上級機關請求批准事項或請示解決問題，應正式行文。在實踐中，有的機關把內部使用的「呈閱件」、「請閱件」作為向上級機關的請示件行文，徑送上級領導個人，多頭送閱，屬不規範行為，這種做法必須糾正。10．請示公文其他格式要求：(1)報告不得夾帶請示事項；(2)要以主管單位名義上報；(3)請示應符合一文一事要求；(4)不能轉報下級請示，須直接請求；(5)必須註明簽發人姓名；(6)涉及其他部門或地方職權的事項要經過協商；(7)要有正式發文字型大小；(8)要加蓋單位印章；(9)附件要齊全；(10)必須在附註處註明聯繫人及聯繫電話。報告與請示的區別：1.從公文處理上講報告與請示的最大區別是，報告屬閱件，請示屬辦件；報告一般不需要辦理、回復，請示則應辦理，批複，要有迴音。2.從功能上講，報告主要是向上級機關彙報情況、反映問題，供上級機關決策參考；請示則主要是請示上級機關給予指示、解決困難、答覆問題。3．從內容上講，報告的內容比較廣泛，涉及的面可大可小，篇幅可長可短，形式也比較多樣。請示內容比較單一，一文一事，基本結構就是事由、請示事項兩部分，篇幅一般都不長。4．在行文格式上，報告比請示較少限制。請示件原則只准報送一個主送機關，報告則無此嚴格規定；聯合報告比較多見，聯合請示則較少見；請示的結束語一般比較規範，如「當否，請批複」等，報告的結束語則多種多樣，無一定之規。 ·四、決定。決定是對重要事項作出決策，對重大問題作出定論，對重大行動作出安排，對重要工作作出部署，對重大貢獻表彰獎勵使用的公文文種，屬於比較嚴肅、莊重的文種，一般限於高層次機關使用。發文格式：過去決定的格式與其它文種不同，決定不抬頭，發送單位在後，「決定」時間用括弧標在標題之下。行政機關的決定，在右下方空白處鑒印，既不落款，也無時間。目前，「決定」的行文方式有新改變，即也可以抬頭，與通知的方式相仿。在文稿撰寫時，要求語言莊重、簡明扼要，分析要透徹、評價要準確、措施要邏輯嚴密、具體實在、注意可操作性。在文秘工作實踐中，一般用獎勵表彰的較多，此類決定在格式上與通知類似，但具體寫法上要注意篇幅簡短，要寫清楚以下幾點：(1)獎勵表彰的目的；(2)獎勵表彰的依據；(3)獎勵表彰的內容；(4)提出希望和號召。五、報告。報告作為公文文種可分為兩個大類：一類屬於規範性公文的報告，另一類報告屬非規範性公文中的報告，我們講的是前一類。報告是典型的上行公文，作為規範性公文的報告必須抬頭，有明確的受理機關。報告原則上應只報一個直接上級機關或主管部門，必要時可抄報有關的上級機關或業務部門。除有特殊要求者外，報告原則上不直報領導者個人，不應多頭主送。有特殊規定的，報告抬頭方可採取「xxx並xxx:」的形式發送。數機關聯合行文報告的事項，原則上應報上級主辦機關，其他送文單位可採取抄報的形式。報告的主要內容不外乎向上級機關、主管部門彙報工作、報告情況、介紹經驗，文風要平實，反映情況要客觀，文字表述不可過多地堆砌修飾性用語。要以對組織負責、對上級負責、對工作負責的態度撰寫文稿，忌文過飾非，目的是讓上級機關、主管部門通過報告了解真實情況，以便作出科學決策，指導下一步的工作。報告公文中我們常用的是工作情況通報。該類報告主要內容是工作進展情況、落實情況、評比檢查結果等。這類通報往往有情況、有問題、有分析、有結果。文風要樸實，成績不要拔高，情況要簡明扼要。整個內容設計上可分為以下幾方面：(1)總的情況，概括工作進展情況，最好用數字說明；(2)工作成績(條目式)或者工作有幾個特點；(3)工作中的不足；(4)對下步工作的要求，但要十分簡要。六、通報。通報有工作情況通報、表揚性通報和批評性通報，在格式上與通知類似。工作情況通報在寫法上與報告類似，工作中常用的是表揚性通報和批評性通報，在寫法上要注意以下幾點：1.表揚性通報。正文篇幅一定要短，數百字即可，不論哪一部分都要高度概括。大致分為以下幾部分：（1）開頭概括某一項工作取得的成效；(2)引出表彰的主要內容；(3)提出希望和要求。希望受表彰的對象應該如何，其他的人應該向先進學習之類文字。(4)附件：受表彰的先進單位放在附件部分。2.批評性通報。當事人或單位錯誤事實要寫清楚，定性要客觀，既不能誇大也不能隱瞞。具體分為以下幾部分：(1)當事人或單位的錯誤(或事故)；(2)錯誤或事故的性質；(3)處分的依據；(4)處分決定；(5)改進工作的警示性要求。七、函。函是機關、單位公務往來中簡便靈活、使用範圍廣、使用頻率較高的公文文種。主要寫作格式要點：1.函是平行公文，其制發主體與受文單位是平行機關或不相隸屬單位。政府所屬的各主管部門之間，下一級政府與上一級政府所屬的主管部門之間，兄弟省、市地、縣之間都屬於平行機關，各種各樣的企事業單位、群眾團體之間以及企事業單位，群眾團體與除主管機關以外的行政機關之間都屬於不相隸屬單位，原則上講這些機關、單位發生的直接的公文往來都可以使用函。2.函作文種的使用，實質不在其內容上，而在於其形式上。如同樣一件不屬於本機關審批的事項請求批准，文種取決於與請求機關的關係，如審批權在上一級機關，則使用「請示」，如審批權在平行機關的業務主管部門，則使用「函」，其請求內容都是一樣的。如某省擬對外開放某港口，如該港口審批權在國務院，其行文標題應為「某某省人民政府關於申請對外開放某某港口的請示」；如審批權在交通部，其行文標題則為「某省人民政府關於申請對外開放某某港口的函」。3.函的形式多樣，不拘一格，一般來說，函的內容應一文一事，不能一文數事，篇幅一般都比較簡短。4.用函請示批准事項、徵詢答覆問題、商洽工作，受文單位研究同意答覆應使用復函。請求批准單位的「函」結束語應使用「請復函」、「特此函告」等字樣。復函時應「函復如下」，而不應「批複如下」。公文的制發格式公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字型大小、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附註、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。一、發文字型大小應當包括機關代字、年份、序號。聯合行文，只標明主辦機關發文字型大小(只能標註一個機關的發文字型大小)。發文字型大小標註在發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標註；年份應標全稱，用六角括弧「［］」括入；序號不編虛位(即不編為001)，不加「第」字。二、上行文應當註明簽發人、會簽人姓名。簽發人姓名平行排列於發文字型大小右側。發文字型大小居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人後標全形冒號，冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名：如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置於第1行，其他簽發人姓名從第2號起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字型大小與最後一個簽發人姓名處在同一行並使紅色反線與之的距離為4mm。其中，「請示」應當在附註處註明聯繫人的姓名和電話。三、公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容並標明公文種類，一般應當標明發文機關。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。公文標題在紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布，回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。四、主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規範化簡稱、統稱。主送機關標在標題下空1行，左側頂格用3號仿宋標識，回行時仍頂格；最後一個主送機關名稱後標全形冒號。五、公文如有附件，應當註明附件順序和名稱。在正文下空一行左空2字用3號仿宋字標識「附件」，後標全形冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼；附件名稱後不加標點符號，附件應與公文正文一起裝訂，並在附件左上角第1行頂格標識「附件」，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前後標識應一致。六、公文除「會議紀要」和以電報形式發出的以外，應當加蓋公章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，發文機關都應當加蓋公章。當只有一個發文印章時，在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期，然後在日期上蓋章。並且在蓋章上也有變化，原來總的要求是騎年壓月，現在是當印章下弧無文字時，採取下套方式，即騎年壓月；當印章下弧有文字時，採取中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。當聯合行文需要加蓋兩個印章時，要將成文日期拉開，左右各空七字，主辦機關在前，兩個印章均壓在成文日期上；當聯合行文需要加蓋多個印章時，為防止出現空白章，應將各發文機關名稱按加蓋印章順序排列在相應位置，並將印章居中加蓋其上，主辦機關印章在前，每排三個印章，最後一排如餘一個或兩個印章，均居中排布，在最後一排印章之下，右邊空兩字再標識成文日期(這樣，日期就不再蓋章了)。這裡需要特別注意的是，取消了「此頁無正文」的說法，當公文排版後剩空白處不能容下印章時，應採取調整行距、字距的措施解決，要求必須使印章與正文同處一面。這樣做是考慮到了防止在空白頁私加文字。七、成文日期以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最後簽發機關負責人的簽發日期為準。電報以發出日期為準。成文日期用漢字將年月日標全；「零」寫為「○」；成文日期的標識位置：第一發文機關的成文日期右空4字；加蓋印章後上距正文1行之內(這樣要求是為了防止變造公文，因為如果空白過大，就容易被人私自加入其他內容)；當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字；當聯合行文需加蓋多個印章時，在最後一排印章之下右空2字標識成文時間。八、公文如有附註(需要說明的其他事項)，應當加括弧標註。「附註」的位置在成文日期和印章之下，版記之上。附註用3號仿宋字，居左空2字加圓括弧標識在成文日期下1行。如：(此文發至縣團級)、(此件發至鄉鎮)。上報的請示性公文一定要標明聯繫人和聯繫電話。九、公文應當標註主題詞。上行文按照上級機關的要求標註主題詞。「主題詞」用3號黑體，居左頂格標識，後標全形冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。十、抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規範化簡稱、統稱。抄送機關在主題詞下一行；左右各空1字，用3號仿宋體字標識「抄送」，後標全形冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號的抄送機關對齊；在最後一個抄送機關後標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。印發機關位於抄送機關之下佔1行位置；用3號仿宋體字。印發機關左空1字，印發日期右空1字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。關於公文版記的標記問題。版記即主題詞以下部分。按照《國家行政機關公文格式》的要求，為了保證公文的完整性，規定版記一定要放在公文的最後一面，當公文主體之後的空白容不下版記的位置時，要另起一頁標識；當公文有附件、附表時，版記要放在附件、附表之後。總之，版記必須放在最後一面，而不管前面有多少空白頁。另外，值得注意的是，版記裡面不再標識印刷份數，這是個新規定。十一、頁碼。用4號半形宋體阿拉伯數碼標識，置於版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空頁以後的頁不標識頁碼。十二、排版規格。公文正文用3號仿宋字，文中如有小標題可用3號小標宋字或黑體字，一般每面排22行，每行排28個字。公文制發的幾個具體問題一、公文印刷字體規定。大標題一般使用2號小標宋簡體；二級標題一般使用3號黑體；正文部分包括主送單位、正文附件說明、成文時間、附註等一般使用3號仿宋體。正式公文文區相對小一些，行距字距較其他文書材料略大，以求莊重。「主題詞」一般使用3號黑體，主題詞目使用3號方正小標宋簡體。二、擬寫正文公文標題的規定。正式公文標題一般由三部分組成：制發機關、公文內容、文種。如《五蓮縣教育局關於同意舉辦山城幼兒園的批複》。「五蓮縣教育局」是制發機關，「同意舉辦山城幼兒園」是公文內容，「批複」是文種。擬寫標題的要點是，內容提煉準確，標題鮮明，一目了然，文種使用正確。公文標題中一般不加標點符號，但頒發法律法規公文時除外。三、正式公文中引用其他公文的規定。《國家行政機關公文處理辦法》規定：「引用公文應當先引標題，後引發文文號」。即引用公文四要素髮文時間、機關、標題、文號缺一不可。如引文「根據1993年2月22號《國務院關於調整農林特產稅稅率的通知》(國發[1993]14號)文規定：……」就比較完整。但同一公文重複引用可作必要的省略，可直接引用發文文號。引用現行法律性公文，可只寫法律標題。但法律標題應用全稱，如《中華人民共和國礦山安全法》不應只寫《礦山安全法》，重複引用時可用括弧標明簡稱。四、公文內容結構層次、標識序數的規定。公文文字表達應力求簡明扼要，層次清楚，避免多層次結構。多層次結構的正文分條標識方法為：第一層用：用漢字「一、二、三、四……」； 第二層用：用漢字加括弧「(一)、(二)、(三)、(四)、……」；第三層用：阿拉伯數字1234,在使用阿拉伯數字時，阿拉伯數字後面一定用·(圓點)，而不應用、(頓號)。五、公文中數字的使用規定。公文中引用數字應十分慎重。特別是對一個地區、一個單位經濟發展的基本數字、增長比例、所佔位次等，一是要實事求是，準確無誤；二是要弄清數字來源，特別是用不同統計方式對同一對象所作的統計，往往有不同的結果，要引用正式見諸公文的數字，口徑應統一；三是公文引用重要統計數字須經一定程序，應避免隨意性。公文中數字的書寫形式，按照規定，凡使用阿拉伯數字書寫得體的地方均應使用阿拉伯數字，如發文號、統計表，計劃表、序號、百分比、時間以及一切數詞等，專有名詞以及習慣用語中必須使用漢字書寫的除外，如「十六大」、「八五」計劃等。按照《國家行政機關公文格式》規定，公文要素標識中有兩個特例，不要求用阿拉伯數字，而應用漢字。一是標註在公文首頁右上角的保密期限中的數字；二是正文後面的成文日期。六、公文中使用姓名、職務、地名、機關稱謂應注意的問題。公文中使用姓名、職務、地名、機關稱謂應注意準確、無誤、規範。在獎懲、任免、公布領導小組成員名單等情況下使用姓名、職務時，應核對無誤，職務名稱應以機構編製機關批准的為準。職務應以組織人事部門正式行文公布的為準，正式公文中副職不得省略「副」字。使用機關稱謂一般應用全稱或規範的簡稱，特別是對上級機關名稱，應核對無誤後再行文。國家、省屬單位由於變化較大，應以最新規範的名稱為準。七、處理公文附件的規定。公文如有附件，應在正文之下空1行、左空2字，用3號仿宋體標識附件，並按順序標註附件名稱。附件序號使用阿拉伯數字，附件名稱後不加標點符號。如「附件1．XXXXXX名單「(另起一行)」附件2．xxxxx表」。附件是公文正文的一部分，與公文正文有同等效力，標註附件應在正文之後，印鑒之前。有的附件根據內容需要，在正文內容之中加括弧標註。如：「確定成立xxxxxxx 領導小組(領導小組名單附後)。」公文內容系批轉、轉發、印發、報送其他公文的，正文之後不應再將被批轉、報送的文件列為附件加以標註。八、公文落款鑒印的規定。國家行政機關公文一般在正文右下方加蓋發文機關印章，不落款。黨務機關正式行文一般應加蓋機關印章，但有特定版頭的普發性文件，發文機關落款，不加蓋印章。需要落款的公文，落款時應使用發文機關全稱或規範化簡稱。幾個單位聯合行文，主辦單位應排列在前，落款應與發文順序一致。行政機關公文鑒印的原則，一是不出現空白印章，即印章下必須壓蓋文字：成文日期或發文單位名稱。所有文種的公文，不再採取成文日期落在標題之下、印章在正文之後空蓋的方法；二是蓋章時務必使印章與正文同處一面，有些情況下應通過技術處理，避免鑒印的一頁無正文現象，不得採取「此頁無正文」的方法處理。為避免出現空白印章，聯合發文3個機關以上的，每個發文機關的印章之下，都署該機關名稱，使用規範簡稱。印章應均勻排列，每排不得多於3個。兩個發文機關的，蓋章方式與單一機關發文相同，兩枚印章左右並列，成文日期適當拉開，印章壓成文日期。蓋章的具體位置：縱向印章上沿距正文一行處。成文日期位置：單一發文（蓋一個章的），橫向右邊空4字；兩個單位發文（蓋印2個）的，成文日期拉開，左右各空7字；3個以上單位發文的，成文日期落在最後一排印章的右下方空一行處，右空2字。九、主題詞標引規定。國務院公文主題詞表共由15類1049個主題片語成，分為主表和附表兩大部分，主表有13類、?51個主題詞，附表有2類298個主題詞。詞表分為三個層次。第一層是對主題詞區域的分類，如「綜合經濟」、「財政、金融」類等。第二層是類別詞，即對主題詞的具體分類，如「公交、能源、郵電」類中的「工業」、「交通」、「能源」 和「郵電」等。第三層是類屬詞。如「體制」、「職能」、「編製」等。第二層和第三層統稱為主題詞，用於文件的標引。標引方法：（一）一份文件的標引，除類別詞外最多不超過5個主題詞。主題詞標在文件的抄送欄之上，頂格寫。後標全形冒號，「主題詞」用3號黑體，詞目用3號小標宋體，詞目之間空1字，不加標點符號。(二)標引順序是先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映文件內容的詞，最後標反映文件形式的詞。 如《國務院關於加強水土保持工作的通知》，先標類別詞「農業」，再標類屬詞「水土保持」，最後標上「通知」；(三)一份文件如有兩個以上的主題內容，先集中對一個主題內容進行標引，再對第二個主題內容進行標引。如《國務院關於在若干城市試行國有企業兼并破產和職工再就業有關問題的通知》，先標反映第一個主題內容的類別詞「經濟管理」，再標類屬詞「企業」、「破產』』；然後標反映第二個主題內容的類別詞「勞動」，再標類屬詞「就業」，最後標「通知」。(四)根據需要，可將不同類的主題詞進行組配標引。如《國務院關於「九五」期間深化科學技術體制改革的決定》， 可標「科技、體制、改革、決定」。(五)當詞表中找不出準確反映文件主題內容的類屬詞時，可以在類別詞中選擇適當的詞標引。同時將能夠準確反映文件內容的詞標在類別詞的後面，並在該詞的後面加三角符號以便區別。歸檔文件整理規則DA/T 22-20001範圍本標準規定了歸檔文件整理的原則和方法。本標準適用於各級機關、團體和其他社會組織。2定義本標準採用下列定義。2.1歸檔文件立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。2.2歸檔文件整理將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。2.3件歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與複製件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件，來文與復文可為一件。3整理原則遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯繫，區分不同價值，便於保管和利用。4質量要求4.1歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予複製。4.2整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。5整理方法5.1裝訂歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在後；正文在前，附件在後；原件在前，複製件在後；轉發文在前，被轉發文在後；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在後。5.2分類歸檔文件可以採用年度—機構(問題)—保管期限或保管期限—年度—機構(問題)等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩定。5.2.1按年度分類將文件按其形成年度分類。5.2.2按保管期限分類將文件按劃定的保管期限分類。5.2.3按機構(問題)分類將文件按其形成或承辦機構(問題)分類(本項可以視情況予以取捨)。5.3排列歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。5.4編號歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章並填寫相關內容。歸檔章設全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，並可設置機構(問題)等選擇項(見圖A1。圖中「*」號欄為選擇項，不選用時無須設置。以下同)5.4.1全宗號：檔案館給立檔單位編製的代號。5.4.2年度；文件形成年度，以四位阿拉伯數字標註公元紀年，如1978。5.4.3保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。5.4.4件號：文件的排列順序號。件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編製。室編件與的編製方法為：在分類方案的最低一級類目內，按文件排列順序從「1」開始標註。館編件號按進館要求標註。5.4.5機構(問題)：作為分類方案類目的機構(問題)名稱或規範化簡稱。5.5編目歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編製歸檔文件目錄。5.5.1歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。歸檔文件目錄設件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備註等項目(見圖A2)。5.5.1.1件號：填寫室編件號。5.5.1.2責任者：制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。5.5.1.3文號：文件的發文字型大小。5.5.1.4題名：文件標題。沒有標題或標題不規範的，可自擬標題，外加「〔〕」號。5.5.1.5日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數字標註年月日，如19990909。5.5.1.6頁數：每一件歸檔文件的頁數。文件中有圖文的頁面為一頁，。5.5.1.7備註：注釋文件需說明的情況。5.5.2歸檔文件目錄用紙幅面尺寸採用國際標準A4型(長×寬297mm×210mm)。5.5.3歸檔文件目錄應裝訂成冊並編製封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設置全宗名稱、年度、保管期限、機構(問題)等項目(見圖A3)。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規範化簡稱。5.6裝盒將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，並填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。5.6.1檔案盒5.6.1.1檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm(長×寬)，盒脊厚度可以根據需要設置為20mm、30mm、40mm等(見圖A4a)。5.6.1.2檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，並可設置機構(問題)等選擇項(見圖A4b、圖A4c)其中，起止件號填寫盒內第一件文件和最後一件文的件號，中間用「—」號連接；盒號即檔盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編製。5.6.1.3檔案盒應採用無酸紙製作。5.6.2備考表備考表置於盒內文件之後，項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。5.6.2.1盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。5.6.2.2整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。5.6.2.3檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。5.6.2.4日期：歸檔文件整理完畢的日期。附錄A(提示的附錄)歸檔章、歸檔文件目錄、檔案盒及備考表圖示(全宗號)(年度)(室編件號)*(機構或問題)(保管期限)（館編件號）圖A1歸檔章式樣歸檔文件目錄件號責任者文號題 名日期頁數備註企業、科技事業單位檔案管理考核書及考核標準山 東 省檔案管理考核書（2006年度）單 位 名 稱 （公章）申 報 等 次批 准 等 次山東省檔案局制註：本考核書一式兩份單位名稱成立時間地址郵政編碼檔案機構名稱隸屬部門檔案機構負責人專業技術職務電話檔案管理專職人員（人）中級及以上技術職務（人）大專及以上學歷（人）檔案總數（卷）； （件）底圖 （張）照片檔案 （張）電子檔案年度歸檔數量（卷）； （件）歸檔率底圖 （張）照片檔案 （張）完整率電子檔案準確率檔案情況黨群工作行政管理經營管理生產技術管理產品科學技術研究基本建設設備儀器會計幹部職工聲像電子檔案庫房設施設備建築面積使用面積消防系統滅火器檔案櫥密集架計算機複印機掃描儀晒圖機攝像機光碟刻錄機照相機伺服器編號考核內容分數評分細則年度工作情況自查得分考核得分1組織管理[28]1.1設置了相應的檔案工作部門21.設置了獨立、直屬的職能機構或檔案、信息一體化管理機構的滿分2.設置了檔案機構，直屬在辦公室或其它職能部門的不扣分1.2檔案工作堅持集中統一管理原則，對各種門類與載體檔案實行綜合管理6做到了統一領導，統一制度，統一管理的滿分；有一項沒做好的扣2分。統一管理中，檔案實行了綜合管理，因工作需要而設檔案分室的不扣分1.3檔案工作列入單位發展規劃和年度計劃，並有單位檔案工作發展規劃和年度計劃1.51.列入單位發展規劃的0.5分2.列入年度計劃的0.5分3.制定了檔案工作發展規劃和年度計劃的0.5分1.4有明確的領導分管檔案工作並列入分管領導崗位責任制21.有明確分管領導的1分2.有文字材料體現檔案工作列入分管領導職責範圍的0.5分3.有事例說明領導及時解決實際問題的0.5分1.5檔案工作形成了管理網路1.51.建立了管理網路並定期開展活動的0.5分2.各業務部門及下屬單位有分管檔案工作領導的0.5分3.各業務部門及下屬單位設專、兼職檔案員的0.5分1.6檔案工作管理部門配備了相適應的檔案人員，檔案人員應忠於職守，遵紀守法，並具有相應的檔案專業知識和業務技能11.沒有專職檔案員本項不得分2.人員配備與單位檔案工作相適應的1分3.檔案人員積極開展檔案學術研究，當年在省級以上正式刊物發表文章的，每篇加1分1.7檔案工作人員應相對穩定。工作調動或調整時應辦理檔案移交手續，併到檔案行政管理部門備案11.檔案人員更換頻繁本項不得分2.調動或調整時沒有辦理檔案移交手續或到檔案行政管理部門備案的，本項不得分1.8建立了檔案人員崗位責任制11.沒有建立的不得分2.建立了但沒有實行的扣0.5分1.9檔案人員與專業技術管理人員享受同等待遇1有差別的本項不得分1.10貫徹執行國家檔案法律、法規21.組織單位中層以上管理幹部及專業技術人員學習、宣傳《檔案法》和《山東省檔案條例》及國家有關檔案法規、標準規範的1分2.組織專兼職檔案人員學習、落實專業（行業）系統或地方檔案工作的有關規定、辦法和標準規範的1分1.11建立健全單位檔案工作各項規章、制度41.建立了單位的檔案工作制度並納入單位的管理制度1分2.制定了歸檔制度,編製了保管期限表，有底圖保管、更改制度，複製制度，有庫房管理制度1分；缺一項不得分3.建立了檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、借閱利用、保密工作制度1分；缺一項扣0.5分，缺三項不得分4.制定了檔案人員「四參加」制度的1分；制度內容不完整、操作性不強、未以單位正式文件發布者，本項不得分1．12對下屬單位或系統檔案工作進行監督、指導31.制定了本單位或本系統檔案工作辦法的1分2.制定了本單位或本系統檔案工作規劃、計劃，並有工作總結的0.5分3.將對下屬單位或系統檔案工作進行監督、指導列入了檔案人員崗位責任制的0.5分4.有具體材料顯示檔案人員履行了對各業務部門及下屬單位或系統檔案工作的監督、指導職能的0.5分5.組織所屬單位或系統檔案人員及本單位兼職檔案人員進行業務學習，參加檔案行政管理部門組織的業務培訓的0.5分1.13有控制措施或手段保證檔案的完整、準確、系統21.有具體規定和做法並貫徹執行，做到了「三納入」、「四參加」的2分2.有規定但執行不好造成不按時歸檔，材料不齊全、散失或被私自存留或轉讓等現象扣1分2設施設備[17]2.1檔案庫房、閱覽室、辦公室實行三分開21.沒分開的不得分2.兩分開的扣1分2.2庫房建設符合保管要求6沒有專用檔案庫房，本項不得分1.新建庫房符合《檔案館建築設計規範》的要求，舊庫房按要求進行過改造的2分2.庫房面積滿足需要，並有一定餘地的2分3.採取了防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染等措施2分4.設置專用檔案展廳或陳列室的，加2分2.3檔案裝具21.檔案裝具符合國家有關要求，案卷使用無酸卷皮卷盒的1分2.檔案櫃、架數量充裕且質量好的1分2.4根據實際需要配備必要的保護設備4溫濕度測試儀、滅火器、空調機、去濕機、消毒滅菌機、吸塵器等設備缺一種扣1分，扣滿4分止2.5現代化管理設備3計算機、掃描儀、光碟刻錄機、伺服器、複印機等設備缺一種扣1分，扣滿3分止3基礎業務建設[36]3.1文件材料及時歸檔21.有積存文件材料沒有整理歸檔的，考核不合格2.單位主辦的重大活動沒有進行檔案登記，並按規定歸檔的考核不合格3.沒有按歸檔時間歸檔的本項不得分4.歸檔率達100%的2分，在95%以下的不得分，其間的扣1分3.2歸檔的文件製成材料符合質量要求11.書寫材料不符合要求的扣0.5分2.紙張質量不符合要求的扣0.5分3.3有完備的交接手續11.沒有移交登記的不得分2.有移交登記而手續不齊全的扣0.5分3.4歸檔文件齊全、完整、準確121.各種門類與載體檔案應收集齊全沒有收集電子文件的扣2分，收集不齊全、不完整的扣1分形成了照片、錄音、錄像等文件材料沒有收集的扣2分，收集不齊全、不完整的扣1分列入歸檔範圍的錦旗、牌匾、獎盃、獎狀、證書、禮品等沒有收集歸檔，發現一處，扣1分，扣滿2分止設備、基建、科研、會計、人物以及本單位 特有的各種業務文件材料，應歸檔而未歸檔的，發現一處扣2分，扣滿4分止2.檔案完整率98%以上，準確率100% 2分，95%以下的不得分，其間各扣0.5分3.5制定了本單位的分類方案11.沒有分類方案說明的扣0.5分2.有交叉和無類可歸現象的扣0.5分3.6組卷規範、合理，符合國家或行業標準要求21.遵循文件材料形成規律、保持卷內文件材料系統聯繫0.5分2.卷內文件排列有序，並按要求編號0.5分3.卷內文件目錄、備考表填寫規範、清晰0.5分4.卷內文件整齊，無金屬裝訂物0.5分3.7編目規範，排架合理21.案卷封面填寫規範、清晰1分2.案卷標題簡明、準確0.5分3.案卷排列有序0.5分3.8檔案保管安全6檔案出現霉變、褪色、污損、蟲蛀現象每一項扣1.5分，扣完為止3.9組織檔案鑒定1對到期檔案成立了專門鑒定小組，經鑒定後，對銷毀的檔案按要求填寫了銷毀清冊的1分3.10統計內容全面，統計數據準確21.建立了檔案管理基本情況統計台帳（包括檔案數量、機構、人員、庫房、設備、庫藏結構）的1分2.有檔案利用及反饋情況統計的0.5分3.完成全國檔案事業統計工作任務，按要求及時填報有關報表的0.5分3．11建立了全宗卷11.按要求建立了全宗卷的1分2.建立了全宗卷，但卷內材料不全或整理不規範的扣0.5分3.12檔案管理現代化與單位管理現代化同步51.檔案管理現代化列入了單位現代化管理計劃的1分2.利用現代化手段進行檔案的存貯、統計、分類、檢索、保護、開發，取得一定效果的2分3.室（館）藏檔案已全部數字化，2分。已開展數字化工作，但未完成的，暫不扣分4開發利用[19]4.1檢索工具基本滿足利用者需要41.建立了總目錄、分類目錄的1分2.有專題目錄的0.5分3.有底圖目錄、聲像檔案目錄的1分4.有完備的機讀目錄的1分5.有其它檢索工具（如全引目錄、重要文件目錄、文號目錄、資料目錄等，有兩種即可）的0.5分4.2檔案的提供利用能基本滿足利用者需要21.檔案人員熟悉所管範圍檔案及相關業務的1分2.檔案人員調卷迅速、準確的0.5分3.查全率、查准率達98%的0.5分4.3採用多種形式主動服務21.能夠及時了解利用者需要，主動提供檔案信息服務的1分2.採取了如分發目錄、電話調卷、開架閱覽、網路提供利用等多種服務形式的1分4.4通用性編研成果31.進行了組織沿革、大事記、全宗介紹的編寫工作的1分2.有產品介紹或科研成果簡介、工程項目簡介，專題介紹的1分3.彙編、匯總有關資料的1分4.5開發檔案信息資源進行深層次加工51.近三年至少有兩種具有一定影響的有實用價值的深層次加工成果5分2.獲省檔案局開發利用檔案信息資源成果獎，每一獎項加1分4.6利用效果31.有利用效果反饋記錄的0.5分2.近五年每年編寫至少五個利用實例並有相關證明的2.5分自查得標準分加分總分考核得標準分加分總分自查情況（可另附紙書寫）單位負責人簽字 　 單位蓋章年 月 日考核意見考核組組長簽名年 月 日審批意見蓋章年 月 日五蓮縣教育局關於修訂印發《全縣教育新聞宣傳和教育信息工作考核辦法》的通知蓮教便字〔2007〕12號各鄉鎮初級中學、中心小學、農技校，縣屬各學校（單位）：為進一步加強全縣教育新聞宣傳和教育信息工作，縣教育局對《全縣教育新聞宣傳和教育信息工作考核辦法》進行了修訂，現印發給你們，望認真遵照執行。二○○七年四月九日全縣教育新聞宣傳和教育信息工作考核辦法為進一步加大全縣教育新聞宣傳和教育信息工作力度，努力為全縣教育改革和發展創造良好的輿論氛圍，根據上級有關精神，結合全縣教育工作實際，特制定本辦法。一、考核對象全縣各級各類學校、教育局各科室站。二、考核內容考核內容分信息稿件報送情況、新聞稿件發表情況及省、市、縣信息稿件採用情況3個方面。三、計分標準1.信息稿件報送情況佔20分。每報送一條信息記1分，最高記20分。2.新聞稿件發表情況及信息稿件採用情況各佔40分，最高分別記40分。具體計分標準見下表：類別新聞媒體、信息採用單位計分標準備註新聞宣傳（40分）A1《人民日報》、《光明日報》、《人民教育》、《中國教育報》、《中國紀檢監察報》、《經濟日報》、中央電視台計12分1．在市級及以上新聞媒體發表的教育新聞稿件屬頭版頭條的加倍計分。2．在省級及以上其它新聞媒體每發表1篇教育新聞稿件（字數在200字以上）的計2分，發表在重要位置或具有較大影響的按計分標準降一個等次記分。3．同一篇稿件被重複採用的，可累加計分，最高記15分A2《工人日報》、《中國青年報》、《中國教師報》、中央人民廣播電台、中國教育電視台計10分B1《大眾日報》、《現代教育導報》、《齊魯晚報》、《山東教育》、山東電視台計8分B2《聯合日報》、《山東工人報》、《德育報》、山東人民廣播電台、山東教育電視台計5分C1《日照日報》、日照電視台計5分C2日照人民廣播電台計3分D1縣報社、電視台計3分信息（40分）E1省教育廳網站10分1．教育信息受領導批示的或作為典型材料被重點推廣的加倍計分。2.同一篇稿件被重複採用的，可累加計分，最高記15分。F1市委、市政府10分F2市教育局單條計8分簡訊計2分G1縣委、縣政府單條計8分簡訊計3分G2縣委組織部、宣傳部、紀委、政法委、文明辦單條計6分簡訊計2分G3縣教育局單條計6分簡訊計3分四、考核辦法1.教育新聞宣傳和教育信息工作實行季度統計上報、半年通報和年終考核表彰制度。2.各級各類學校和各科室站要在每季度首月3日前，對上季度在縣級及以上新聞媒體發表的新聞稿件情況進行匯總，認真填寫《教育新聞宣傳工作情況匯總表》，並發至xcyb@wljy.cn信箱。年終，各單位要將匯總表加蓋公章後，連同新聞稿件原件和複印件一併報送教育局辦公室。信息稿件報送情況及信息採用情況由教育局辦公室負責匯總。3.教育局根據各單位報送的《教育新聞宣傳工作情況匯總表》和信息報送、採用情況進行考核。4.考核結果滿分為100分，信息稿件報送情況得分達到20分，新聞稿件發表情況及信息稿件採用情況均達到40分的全部計為滿分。五、獎懲1.教育局把教育信息宣傳工作納入素質教育管理督導評估方案的重要內容，並對全縣教育新聞宣傳和教育信息稿件採用情況進行通報表彰。2.教育局根據考核結果，對總分前17名的學校及總分前3名的科室站、信息員分別授予信息宣傳工作先進單位、信息宣傳工作先進個人稱號。3.各單位主要負責人要對教育信息宣傳工作嚴格把關，凡所報信息嚴重失實造成不良影響或在匯總上報新聞稿件情況時弄虛作假的，該項考核一票否決並嚴肅追究相關人員責任。六、幾點說明1.本辦法所稱「教育新聞稿件」是指正面宣傳本單位教育工作的消息、通訊等新聞類稿件。隨筆、散文、詩歌、評論、小說等非新聞文體不在此列。2.縣教育局以外部門信息只能通過縣教育局辦公室報送（市教育信息直報點的學校可直報市教育局），其它一律不計分。3.稿件可以由學校、科室站信息員撰寫，或提供新聞線索請縣教育局安排人員撰寫，也可以請新聞媒體記者撰寫，得分均計入被報道單位。學校信息工作有關知識及要求第一個問題，為什麼提報信息？（也就是學校向教育局提報信息的目的和用途）1.反映情況，服務決策。通過學校上報的信息，使教育局、局領導及時掌握全縣學校面上的一些重點或主要工作進展情況和總體動向；及時了解各學校工作中的一些亮點或特色性工作的情況；及時發現工作中存在的問題和不足，有利於提前抓好預防。2.推廣經驗，促進工作。通過提報信息，便於教育局總結推廣好的經驗、做法，便於學校之間相互交流、溝通、學習和借鑒，促進共同提高，促進全縣面上工作的開展。3.發現典型，對外宣傳。通過學校上報的信息，我們可以發現全縣學校工作中的一些典型，向更高一級機關推薦，有利於提升我們五蓮教育的形象。第二個問題是，信息與新聞的區別1.信息與新聞的服務對象不同。信息主要是為領導機關和領導者服務。具體到我們學校來說，提報信息就是為了教育局和教育局領導服務。而新聞的服務對象是社會公眾，是為滿足人民群眾和整個社會的需求服務，社會上人們的很多的信息需求，都是通過新聞獲知。2.信息與新聞的服務方式不同。信息由於服務對象和其運動特點，使其具有很強的內部性，許多內容不宜公開。（信息是通過各級機關的辦公室來完成上下傳遞和報送的，是供領導人掌握的）而新聞的服務對象是人民大眾，是面向整個社會，服務方式是公開的。3.信息與新聞選擇材料的原則不同，側重點不同。信息是為決策服務，需要選擇對決策有直接作用和較高參考價值的材料，有些信息還要求帶全局性、綜合性，層次要高。新聞是為適合人民大眾政治、經濟、文化、生活的需求，在選材上側重於知識性、新鮮性、可讀性。（我們在寫作信息時，第一考慮的要素就是，是否對領導決策有用，是否對其它學校有借鑒參考價值。而我們在寫作新聞的時候，就要考慮讀者是否願意了解，是否有趣味，是否願意讀等。）4.信息與新聞文字處理的方式不同。信息要求文字準確精鍊，觀點鮮明，直接敘述，擺出客觀事實，表明意見或建議，力求以最少的文字，傳遞最大的信息量，切忌描述，修飾。而新聞的文體多樣，可以運用修辭手法，講究背景穿插，生動活潑。要吸引人的眼球。第三個問題，向教育局提報信息主要寫什麼？（即向教育局提報信息的內容要求）1.每年初，縣教育局制定下發的工作計劃要點中確定的內容；（譬如今年，可多提報一些學校在思想道德建設年活動中的工作情況、具體措施，大閱讀活動的開展情況，師德建設，農村小學重心下移新的舉措，信息技術手段的應用創新，安全教育管理等方面的好經驗、好做法等等）2.教育局平時下發的一些重要文件、有關會議或做出部署的貫徹落實情況；（但要注意，不能照抄照搬，要有創新、有特色、有具體的、個性的落實措施或辦法，不能寫開了什麼會，誰講了話等等）3.各學校工作中的經驗、亮點、特色、獨到之處，值得領導關注、重視，或有推廣價值的。4.學校工作中湧現出的好人好事等等，這是需要大力提供和弘揚的。5.節日歌。要不落入俗套的，有新意的。如婦女節、青年節、教師節、元旦、植樹節等等，學校在提報時，要寫出特點，但同時也要注意不能弄虛作假，無中生有，誇大其辭。6.學校各項工作，如教育教學、教學研究、教師隊伍、思想動態、學生管理、後勤工作等方方面面，存在或發現的一些問題或苗頭性傾向，值得關注、重視，或迫切需要解決的。第四個問題，學校上報信息中常見的問題或不足這主要表現在四個方面：一是主題不突出。有的整篇信息看下來，沒有一個鮮明的、給人留下深刻印象的主題。有的，寫作了一件很好或很重要的事件，但只寫了些表面東西，沒有抓住事件的實質、核心。要學會換位思考，站在教育局的角度考慮。二是層次不清楚。有的通篇一段下來，有的也分了幾部分，但相互交叉，你中有我，我中有你，內容雜亂。三是語言不規範、不嚴謹。信息員在寫作信息時，不熟悉、不了解信息的語言風格，用散文或其它一些語言來寫作信息。有的是寫作的基本功不紮實，在語言的運用上不靈活。有的用彙報稿的語氣來寫信息，我們一定要怎麼怎麼樣，實現什麼什麼目標等等。這需要我們信息員，多讀多看信息稿件，熟悉信息寫作的語言風格。四是特點不鮮明，內容平淡。一般化的工作，一般化的總結，歸納不出東西來，沒有特點。第五個問題，怎樣寫好信息？怎樣寫好信息，這個題目很大，仁者見仁，智者見智。我認為，寫作，不論寫信息還是其它的文章，要寫好，最主要有兩個因素。一是要了解、熟悉、掌握寫作的基本要求，寫作文體的主要特點。二是寫作者本人要具備較高的文字水平和綜合素質。要做到這些，需要我們通訊員加強自身的學習，包括學習政治理論、教育教學理論知識和信息寫作業務知識。記得一位刊物主編曾說過一句很有哲理的話：「光看不寫眼高手低，光寫不看提高很慢。」大家仔細琢磨琢磨，很有味道。我們有些通訊員，也寫了很多年信息，付出了很多的時間和精力，但客觀上來說，也確實提高比較慢。主要的原因就是平時不注意學習信息寫作理論方面的知識，不注意掌握信息寫作的一些獨有特點和規律。寫信息前，我們首先要明確信息主要有哪幾類？根據反映的內容，信息可分為：動態類信息、經驗類信息、問題類信息、建議類信息。我們平時主要寫作的是動態類信息和經驗類信息，問題和建議類較少，以後可在這一方面進行探索和嘗試。另外，根據表達形式，還可分為：簡訊型信息、綜述型信息、述評型信息。信息寫作的基本要求，概括來說，就是主題要凝練，立意要新穎，結構要清晰，語句要精確。1.信息寫作的主題要求主題是一則信息文稿的核心內容，也是作者在說明事物、闡述道理或反映問題的時候著力表現的基本觀點和中心思想。可供信息需求者利用的就是這個主題，或是圍繞主題的那些事實。抓住了信息的主題也就是掌握了整條信息的內容。那麼如何確定主題呢？首先，分析研究、提煉主題。在所佔有的材料中，經過深化提高，精鍊出所要說明的主要問題或基本思想。提煉主題要做到：集中、正確、鮮明、深刻。①集中。即集中筆墨說明中心問題。在所佔有材料中，有的與主題有緊密聯繫，有的則沒有。這就需要合理安排前者摒棄後者，使文章重點突出，主題高度凝聚。②正確。③鮮明。即主題清晰，表述透徹，一則信息一般只說明一個主題，無關於主題或似是而非的，都應在寫作時摒棄。④深刻。即主題要有一定的高度、深度，不能僅僅停留在一些零碎的表面現象，就事論事。其次，選好角度，突出主題。①著眼要高。必須有換位意識，即站在教育局、站在全縣教育的高度來審視、考慮問題。②取材要精。在浩如煙海的材料中，要圍繞主題精心挑選、推敲素材。2.信息寫作的內容要求正文是信息的主體，是陳述信息內容的部分，是決定信息質量的關鍵部分。信息文稿寫作內容的整體把握：①求真。真實是信息的生命，它對信息價值有「一票否決權」。②求實。做到以事論理，防止空洞無物、華而不實。③求新。選材上要對準當前的中心工作和重點、難點問題，使教育局得到的正是急於知道或急待解決的。④求深。要求信息寫作者具備較強的分析、綜合和預測能力。要善於將零碎的、表面的、片面的初級信息進行綜合歸納，揭示事物本質和內在規律，形成有一定深度的信息。信息文稿寫作內容的具體要求：①事實清晰。對事實的陳述要清楚明白，不能模稜兩可。②層次分明。要按照各部分之間的聯繫和關係安排材料。一則信息寫作時有很多材料可用，這就要劃清其層次，分析其關聯，然後下筆。或有層遞關係，就可以分層來寫；或有時間先後，就可以按照時間順序寫作，讓讀者清楚地得知事情的來龍去脈；或有內在規律，就按其邏輯順序運筆，揭示事物的運動規律和本質意義。③觀點明確。觀點要鮮明、突出。信息的每一層次提倡什麼，反對什麼，或說明什麼，讓讀者一看就明白。觀點與材料要統一，每個觀點都要通過材料、具體的事實、事例來體現。④材料得當。既不能把不相關甚至與觀點相反的東西硬搬進去，也不能繁簡不分，凡是沾邊的材料都用上。⑤避免重複。正文中不能前後重複。這包括遣詞造句的重複，也包括材料重複，即使是確實對前後觀點都有作用的材料，也應有所不同，將它們如何分別說明觀點的區別體現出來。3.信息的結構要求①簡短。②嚴謹。信息文稿要做到觀點和材料一致，上下文聯繫緊密，脈絡清晰流暢。③分明。信息的寫作目的是把需求者所需信息傳達到位。如果一則信息寫得層次混亂，主次不清，對讀者來說，從中得到所需的東西就不免會障礙重重了，甚至於會得出偏頗或錯誤的信息。這就要求信息寫作者將層次分清，主次有序，給讀者一個正確的引導。4.信息的語言要求①準確。一是要豐富辭彙量，做到遣詞精準。二是要掌握語法、句法。造句合乎規範。②凝鍊。在準確表達信息內容的前提下，做到語言凝鍊，以盡量少的文字表達盡量多的內容。一要煉詞。即選用最確切、最恰當的詞來表達確定的概念。能用一個詞說清楚的，決不多加修飾。二要鍊句。就是選用最簡練、最合理的句子來表達完整的意思。寧用短句，不用長句，一句話能表達清楚的，決不用兩句。三要煉段。就是精鍊語句，用最少的話表達最多的意思，把不必要的和可有可無的句子刪去。③通俗。要使自己的用語易於為信息使用者所領會。要杜絕生造辭彙的現象。這也是各學校提報信息中的一個常見問題。④莊重、樸實。莊重是指寫作信息文稿用語不能輕浮、隨便。樸實是說不能堆砌詞藻、華而不實，不必過分修辭和講求語言的幽默感和感情色彩。辦公室禮儀一、宴請禮儀（一）桌次的順序。一般的宴會如果只有一個圓桌，無桌次順序的區分，但如果宴會設在飯店或禮堂，有兩桌或兩桌以上時，則必須定其大小。其定位的原則，以背對飯廳或禮堂為正位，以右旁為大，左旁為小，如場地排有三桌，則以中間為大，右旁次之，左旁為小。（二）關於宴席座次的安排。客人座次的安排，應該注意兩個原則：１.以右為尊，左為卑。２.職位或地位高者為尊，高者坐上席，依職位高低，即官階高低定位，不能逾越。宴請客人，一般主陪在面對房門的位置，副主陪在主陪的對面，1號客人在主陪的右手，2號客人在主陪的左手，3號客人在副主陪的右手，4號客人在副主陪的左手，其他可以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果場景有特殊因素，應視情而定。1.中餐桌2.西餐桌（三）就座和離席1.應等長者坐定後，方可入坐。2.席上如有女士，應等女士坐定後，方可入座。如女士座位在隔鄰，應招呼女士。3.用餐後，須等男、女主人離席後，其他賓客方可離席。　　　　4.坐姿要端正，與餐桌的距離保持得宜。5.在飯店用餐，應由服務生領台入座。6.離席時，應幫助隔座長者或女士拖拉座椅。（四）餐巾的使用1.餐巾主要防止弄髒衣服，兼做擦嘴及手上的油漬。2.必須等到大家坐定後，才可使用餐巾。3.餐巾應攤開後，放在雙膝上端的大腿上，切勿系入腰帶，或掛在西裝領口。4.切忌用餐巾擦拭餐具。（五）餐桌上的一般禮儀1.入座後姿式端正，腳踏在本人座位下，不可任意伸直，手肘不得靠桌緣，或將手放在鄰座椅背上。2.用餐時須溫文爾雅，從容安靜，不能急躁。3.在餐桌上不能只顧自己，也要關心別人，尤其要招呼兩側的女賓。4.口內有食物，應避免說話。5.自用餐具不可伸入公用餐盤夾取菜肴。6.必須小口進食，不要大口的塞，食物未咽下，不能再塞入口。7.取菜舀湯，應使用公筷公匙。8.吃進口的東西，不能吐出來，如系滾燙的食物，可喝水或果汁沖涼。9.送食物入口時，兩肘應向內靠，不直向兩旁張開，碰及鄰座。10.自己手上持刀叉，或他人在咀嚼食物時，均應避免跟人說話或敬酒。11.好的吃相是食物就口，不可將口就食物。食物帶汁，不能匆忙送入口，否則湯汁滴在桌布上，極為不雅。12.切忌用手指掏牙，應用牙籤，並以手或手帕遮掩。13.避免在餐桌上咳嗽、打噴嚏、嘔氣。萬一不禁，應說聲「對不起」。14.喝酒宜各隨意，敬酒以禮到為止，切忌勸酒、猜拳、吆喝。15.如餐具墜地，可請侍者拾起。16.遇有意外，如不慎將酒、水、湯汁濺到他人衣服，表示歉意即可，不必恐慌賠罪，反使對方難為情。17.如欲取用擺在同桌其他客人面前之調味品，應請鄰座客人幫忙傳遞，不可伸手橫越，長驅取物。18.如系主人親自烹調食物，勿忘給予主人讚賞。19.如吃到不潔或異味食物，不可吞入，應將其輕巧的用拇指和食指取出，放入盤中。倘發現尚未吃食，仍在盤中的菜肴有昆蟲和碎石，不要大驚小怪，宜侯侍者走近，輕聲告知侍者更換。20.食畢，餐具務必擺放整齊，不可凌亂放置。餐巾亦應折好，放在桌上。21.主食進行中，不宜抽煙，如需抽煙，必須先徵得鄰座的同意。22.在餐廳進餐，不能搶著付帳，推拉爭付，甚為不雅。倘系作客，不能搶付帳。未徵得朋友同意，亦不宜代友付帳。23.進餐的速度，宜與男女主人同步，不宜太快，亦不宜太慢。24.餐桌上不能談悲戚之事，否則會破壞歡愉的氣氛。二、會議禮儀（一）主席台座次的安排當領導同志人數為奇數時，1號首長居中，2號首長排在1號首長左邊，3號首長排右邊，其他依次排列；當領導同志人數為偶數時，1號首長、2號首長同時居中，1號首長排在居中座位的右邊，2號首長排左邊，其他依次排列。（二）會務工作程序及要求A、會前準備工作1.組織會務班子，明確工作職責。大型會議還要制訂詳細的會務工作方案。2.發出會議通知。包括會議名稱、內容、會期、時間、地點、與會人員範圍。3.印製會議日程，編排好會議程序，制定注意事項。4.大型會議要編組並提出小組召集人、討論地點。5.會場布置。會場布置要充分體現會議氣氛。（1）懸掛會標、徽記、旗幟等。（2）設置主席台，落實主席台領導，安排座次，設置發言席，擺放席簽、話筒，並保證音響效果。（3）確定會議桌擺放形式，明確劃分會場區域，並使與會者明確。（4）保證照明、通風、錄音、錄像、空調設備齊全、有效。（5）擺放適量花卉。（6）保證會場桌椅、地面等衛生、整潔。6.後勤服務工作。大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫療保健等做出細緻安排。7.做好會議發言、投票、發獎、集體照相等方面的準備工作。8.進行會前檢查或向領導彙報準備工作情況。B、會間組織與服務工作1.會務人員提前1小時到達會場，反覆檢查會場準備情況。2.搞好會議簽到、材料分發。3.落實主席台領導、發言人是否到齊。4.按預定方案組織與會人員由前向後依次就座。5.維持好會場秩序。會議開始前5分鐘，關閉會場大門，與會人員入座就緒，無關人員離開會場；開會期間關閉手機及BP機，一般不允許找人，無關人員不準進入會場。6.做好會議記錄，寫好會議簡報。7.組織照相。8.為遠程與會人員考慮車輛、住宿等等。C、會議善後工作1.會議結束後，要檢查會場，帶回剩餘材料、席簽等。2.組織送站。根據與會人員離會時間，提前安排車輛、送站人員等。3.做好會議文件的收集、歸檔工作。4.做好會議報道工作。三、乘車禮儀（一）小轎車。1.如有司機駕駛時，以後排右側為首位，左側次之，中間座位再次之，前坐右側殿後，前排中間為末席。2.如果由主人親自駕駛，以駕駛座右側為首位，後排右側次之，左側再次之，而後排中間座為末席，前排中間座則不宜再安排客人。3.主人夫婦駕車時，則主人夫婦坐前座，客人夫婦坐后座。坐客只有一人，應坐在主人旁邊。若同坐多人，中途坐前座的客人下車後，在後面坐的客人應改坐前座。男士要服務於自己的夫人，宜開車門讓夫人先上車，然後自己再上車。4.友人夫婦駕車時，則應邀主人坐前座，友人之婦坐后座，或讓友人夫婦都坐前座。（二）吉普車。吉普車無論是主人駕駛還是司機駕駛，都應以前排右坐為尊，後排右側次之，後排左側為末席。上車時，後排位低者先上車，前排尊者後上。下車時前排客人先下，後排客人再下車。（三）麵包車（旅行車）。旅行車以司機座後第一排即前排為尊，後排依次為小。其座位的尊卑，依每排右側往左側遞減。四、接待禮儀（一）迎送禮儀當客人來訪時，你應該主動從座位上站起來，引領客人進入會客廳或者公共接待區，並為其送上飲料，如果是在自己的座位上交談，應該注意聲音不要過大，以免影響周圍同事。切記，始終面帶微笑。接待人員帶領客人到達目的地，應該有正確的引導方法和引導姿勢。1.在走廊的引導方法。接待人員在客人二三步之前，配合步調，讓客人走在內側。2.在樓梯的引導方法。當引導客人上樓時，應該讓客人走在前面，接待人員走在後面；若是下樓時，應該由接待人員走在前面，客人在後面。上下樓梯時，接待人員應該注意客人的安全。3.在電梯的引導方法。引導客人乘坐電梯時，接待人員先進入電梯，等客人進入後關閉電梯門，到達時，接待人員按「開」的鈕，讓客人先走出電梯。4.客廳里的引導方法。當客人走入客廳，接待人員用手指示，請客人坐下，看到客人坐下後，才能行點頭禮後離開。如客人錯坐下座，應請客人改坐上座（一般靠近門的一方為下座）。（二）名片禮儀遞送名片時應用雙手拇指和食指執名片兩角，讓文字正面朝向對方，接名片時要用雙手，並認真看一遍上面的內容。如果接下來與對方談話，不要將名片收起來，應該放在桌子上，並保證不被其他東西壓起來，這會使對方感覺你很重視他。參加會議時，應該在會前或會後交換名片，不要在會中擅自與別人交換名片。（三）介紹禮儀介紹的禮節是行為大方得體。介紹的原則是先將級別低的介紹給級別高的，將年輕的介紹給年長的，將未婚的介紹給已婚的，將男性介紹給女性，將本國人介紹給外國人。（四）握手禮儀愉快的握手是堅定有力，這能體現你的信心和熱情，但不宜太用力且時間不宜過長，幾秒鐘即可。如果你的手臟或者很涼或者有水、汗，不宜與人握手，只要主動向對方說明不握手的原因就可以了。女士應該主動與對方握手，同時不要戴手套握手。另外，不要在嚼著口香糖的情況下與別人握手。標準的握手姿勢應該是平等式，即大方地伸出右手用手掌和手指用一點力握住對方的手掌。（請注意：這個方法，男女是一樣的！在中國很多人以為女人握手只能握她的手指，這都錯誤的！）在社交場合，行握手禮時應注意以下幾點：1.上下級之間，上級伸手後，下級才能伸手相握。長輩與晚輩之間，長輩伸出手後，晚輩才能伸手相握。男女之間，女士伸出手後，男士才能伸手相握。2.人們應該站著握手，不然兩個人都坐著。如果你坐著，有人走來和你握手，你必須站起來。3.握手的時間通常是3-5秒鐘。匆匆握一下就鬆手，是在敷衍；長久地握著不放，又未免讓人尷尬。4.別人伸手同你握手，而你不伸手，是一種不友好的行為。5.握手時應該伸出右手，決不能伸出左手。握手是不可以把一隻手放在口袋。（五）做客禮儀1.進入室內之前應敲門。未請入，不可闖入；未請坐，不可坐下；雨傘等物，應留於室外或主人指定處。2.主人有事，應速退去。未見主人，可留便條。3.舊客去時，新客應起立相送。4.訪問時間要選擇在主人方便的時候。室中珍貴之物，未經主人允許，勿要拿起耍弄。5.坐應講究姿勢，注意適當和自然，如坐得筆挺，不敢動彈，未免拘束；坐沒坐相，翹腿亂抖，就放肆了。6.作客不可始終不作聲。不要時常看手錶，或做出心煩意亂的樣子。7.探望病人，應注意安靜，不宜久談，並尊重醫護人員的意見。8.平時不相識者，不可貿然造訪。初訪，不宜久坐。說了告辭，應立即起身。（六）待客禮儀1.有人敲門，應回答「請進」或到門口相迎。2.客人進來，應起立熱情迎接。3.接受客人介紹對方時，姓名職務必須逐字清楚；須先將年輕者向年老者介紹。4.客人來時，如自己恰巧有事不能相陪，要先打招呼，致以歉意，並安排人員相陪，然後再去干自己的事。5.送客應到大門外，走在長者後面。分手告別時，應招呼「再見」或「慢走」。（七）日常接待的注意事項如果有客來訪，你正巧在接打電話，這時正確的做法就是向電話那頭的人說聲：「對不起，請稍候！」先放下電話，笑臉相迎來訪者，並請來訪者稍候，然後再拿起電話繼續交談。如果事先通知的來訪者，應根據其身份等，準備好相應的接待場所，備好茶水，並視情況決定是否準備水果等。如系突然來訪者，應彬彬有禮並迅速做好接待，熟識的問明來由、所找何人，然後告知「稍候，我去看一下在不在。」初次登門的，應先問候對方，同時要求對方提供能證明其身份的有關證件，並問明來由，這個驗證的程序必不可少。對來訪者提供的名片，應禮貌地用雙手接過，仔細地輕聲念出名片上的姓名、單位名稱、職務，這樣做有三個好處，一是加深印象，二是給予確認，三是讓對方感覺你很重視他。始終保持不卑不亢、彬彬有禮、自然得體的接待風格十分重要。如果同時有多位來訪者，應按先後順序給予安排，但如果其中有特殊來客，則應立即給予特殊安排。任何習以為常的按部就班或錯誤的判斷都會招致重要客人的不滿，過分重視重要客人同時忽略其他客人又容易引發眾怒。應秉持的接待原則是：來的都是客，先以順序區分，再以重要性和急迫性區分。對需延後等候的先到者給予適當的解釋，獲得對方的諒解；對其他安排者，客氣地請他們稍候，並奉上茶水。五、電話禮儀（一）電話的基本禮儀1.重要的第一聲。當我們打電話給某單位，若一接通，就能聽到對方親切、優美的招呼聲，心裡一定會很愉快，使雙方對話能順利展開，對該單位有了較好的印象。在電話中只要稍微注意一下自己的行為就會給對方留下完全不同的印象。同樣說：「你好，這裡是XX單位。」但聲音清晰、悅耳、吐字清脆，給對方留下好的印象，對方對其所在單位也會有好印象。因此要記住，接電話時，應有「我代表單位形象」的意識。2.要有喜悅的心情。打電話時我們要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是從歡快的語調中也會被你感染，給對方留下極佳的印象。由於面部表情會影響聲音的變化，所以即使在電話中，也要抱著「對方看著我」的心態去應對。3.清晰明朗的聲音。打電話過程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠「聽」得出來。如果你打電話的時候，彎著腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打採的，若坐姿端正，所發出的聲音也會親切悅耳，充滿活力。因此打電話時，即使看不見對方，也要當作對方就在眼前，儘可能注意自己的姿勢。4.迅速準確的接聽。現代工作人員業務繁忙，桌上往往會有兩三部電話，聽到電話鈴聲，應準確迅速地拿起聽筒，最好在三聲之內接聽。電話鈴聲響一聲大約3秒種，若長時間無人接電話，或讓對方久等是很不禮貌的，對方在等待時心裡會十分急躁，你的單位會給他留下不好的印象。即便電話離自己很遠，聽到電話鈴聲後，附近沒有其他人，我們應該用最快的速度拿起聽筒，這樣的態度是每個人都應該擁有的，這樣的習慣是每個辦公室工作人員都應該養成的。如果電話鈴響了五聲才拿起話筒，應該先向對方道歉，若電話響了許久，接起電話只是「喂」了一聲，對方會十分不滿，會給對方留下惡劣的印象。5.認真清楚的記錄。隨時牢記5W1H技巧，所謂5W1H是指①When何時②Where何地③Who何人④What何事⑤Why為什麼⑥HOW如何進行。在工作中這些資料都是十分重要的。對打電話、接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備，有賴於5W1H技巧。6.了解來電話的目的。上班時間打來的電話幾乎都與工作有關，單位的每個電話都十分重要，不可敷衍，即使對方要找的人不在，切忌只說「不在」就把電話掛了。接電話時也要儘可能問清事由，避免誤事。我們首先應了解對方來電的目的，如自己無法處理，也應認真記錄下來，委婉地探求對方來電目的，就可不誤事而且贏得對方的好感。7.掛電話前的禮貌要結束電話交談時，一般應當由打電話的一方提出，然後彼此客氣地道別，說一聲「再見」，再掛電話，不可只管自己講完就掛斷電話。（二）使工作順利的電話術1.遲到、請假由自己打電話；2.外出辦事，隨時與單位聯繫；3.外出辦事應告知去處及電話；4.延誤拜訪時間應事先與對方聯絡；5.用傳真機傳送文件後，以電話聯絡；6.領導（同事）家中電話不要輕易告訴別人；7.借用別家單位電話應長話短說，一般不要超過十分鐘。遇特殊情況，非得長時間接打電話時，應先徵求對方的同意和諒解。六、談吐禮儀說話禮貌的關鍵在於尊重對方和自我謙讓。要做到禮貌說話，必須做到使用敬語、謙語、雅語。（一）敬語敬語，亦稱「敬辭」，它與「謙語」相對，是表示尊敬禮貌的詞語。除了禮貌上的必須之外，能多使用敬語，還可體現一個人的文化修養。1.敬語的運用場合第一，比較正規的社交場合。第二，與師長或身份、地位較高的人的交談。第三，與人初次打交道或會見不太熟悉的人。第四，會議、談判等公務場合等。2.常用敬語我們日常使用的「請」字，第二人稱中的「您」字，代詞「閣下」、「尊夫人」、「貴方」等，另外還有一些常用的詞語用法，如初次見面稱「久仰」，很久不見稱「久違」，請人批評稱「請教」，請人原諒稱「包涵」，麻煩別人稱「打擾」，託人辦事稱「拜託」，贊人見解稱「高見」等等。（二）謙語謙語亦稱「謙辭」，它是與「敬語」相對，是向人表示謙恭和自謙的一種詞語。謙語最常用的用法是在別人面前謙稱自己和自己的親屬。例如，稱自己為「愚」、「家嚴、家慈、家兄、家嫂」等。自謙和敬人，是一個不可分割的統一體。儘管日常生活中謙語使用不多，但其精神無處不在。只要你在日常用語中表現出你的謙虛和懇切，人們自然會尊重你。（三）雅語雅語是指一些比較文雅的詞語。雅語常常在一些正規的場合以及一些有長輩和女性在場的情況下，被用來替代那些比較隨便，甚至粗俗的話語。多使用雅語，能體現出一個人的文化素養以及尊重他人的個人素質。比如在端茶時，你應該說：「請用茶」。如果用點心招待，可以用「請用一些茶點。」假如你先於別人結束用餐，你應該向其他人打招呼說：「請大家慢用。」雅語的使用不是機械的、固定的。只要你的言談舉止彬彬有禮，人們就會對你的個人修養留下較深的印象。只要大家注意使用雅語，必然會對形成文明、高尚的社會風氣大有益處，並對我國整體民族素質的提高有所幫助。七、常見的不良舉止1.不當使用手機。手機和BP機是現代人們生活中不可缺少的通訊工具，如何通過使用這些現代化的通訊工具來展示現代文明，是生活中不可忽視的問題，如果事務繁忙，不得不將手機帶到社交場合，那麼你至少要做到以下幾點：將鈴聲降低，以免驚動他人；鈴響時，找安靜、人少的地方接聽，並控制自己說話的音量；如果在車裡、餐桌上、會議室、電梯中等地方通話，盡量使你的談話簡短，以免干擾別人；如果下次你的手機再響起的時候，有人在你旁邊，你必須道歉說：「對不起，請原諒」。然後走到一個不會影響他人的地方，把話講完再入座；如果有些場合不方便通話，就告訴來電者說你會打回電話的，不要勉強接聽而影響別人。2.當眾挖鼻孔或掏耳朵。有些人，習慣用小指、鑰匙、牙籤、髮夾等當眾挖鼻孔或者掏耳朵，這是一個很不好的習慣。尤其是在餐廳或茶坊，別人正在進餐或茶，這種不雅的小動作往往令旁觀者感到非常噁心。這是很不雅的舉動。3.當眾撓頭皮。有些頭皮屑多的人，往往在公眾場合忍不住頭皮發癢而撓起頭皮來，頓時皮屑飛揚四散，令旁人大感不快。特別是在那種莊重的場合，這樣是很難得到別人的諒解的。4.在公共場合抖腿。有些人坐著時會有意無意地雙腿顫動不停，或者讓蹺起的腿像鐘擺似地來回晃動，而且自我感覺良好以為無傷大雅。其實這會令人覺得很不舒服。這不是文明的表現，也不是優雅的行為。5.當眾打哈欠。在交際場合，打哈欠給對方的感覺是：你對他不感興趣，表現出很不耐煩了。因此，如果你控制不住要打哈欠，一定要馬上用手蓋住你的嘴，跟著說：「對不起」。
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