檔案數字化建設思考之

（一）建立標準化的規範體系。《中華人民共和國標準化管理條例》指出：「標準化是組織現代化生產的重要手段，是科學管理的重要組成部分，在社會主義建設中推行標準化，是國家的一項重要技術經濟政策。」這充分闡明了標準化的地位和作用。現在各地的檔案館對數字化建設還都處在試驗和探索階段，採用的方式方法也不盡相同，因此在檔案館數字化建設中，標準化的規範體系的確立就顯得尤為重要，它是檔案館數字化建設高質量的堅實基礎。如浙江省檔案局指出資料庫建設要本著保證質量、規範標準的精神，並決定在2002年正式出台統一的《浙江省綜合檔案館電子目錄資料庫結構與交換格式》相關標準，對全省各級檔案館現有的資料庫與軟體進行修改、規範，提高數據質量，完善軟體功能，特別是數據標準介面功能。在建立標準化的規範體系方面我們應遵循以下原則：

1、以標準化管理為主，制度管理為輔。標準化適合於技術工作領域的規範化管理，可操作性強，而且與管理體制的關係較為超脫，因此在不與法律相衝突的情況下，標準化管理更有利於不同部門之間的協調。制度通常以法規形式出現，特別是約束力強，但管理範圍有限，所以在標準化管理的基礎上，配合制度可以形成檔案館數字化工作所需的嚴密的規範化管理體系。

2、首先考慮採用國際標準，其次才是國家、行業及地方標準。由於檔案信息的範圍和種類處於不斷擴展和變化之中，因此即使在檔案館數字化階段也應優先採用適用範圍儘可能廣泛的標準，盡量做到一次到位。檔案館數字化建設中確定標準的原則是：面向計算機和網路及信息平台的處理，直接採用國際和國家標準；面向綜合性信息的處理優先採用國家標準；面向檔案信息的處理以借鑒為主進行補充，由此形成標準化的規範體系。

（二）建設高質量的檔案信息資料庫。早在1992年就有學者指出檔案工作現代化的核心是建設高質量的資料庫，這個認識到今天仍然具有指導意義。現在我們檔案館數字化建設的核心依然是建設檔案信息資料庫，並通過網路平台進行信息傳遞和信息交流。

檔案館計算機資料庫類型以檢索性資料庫和文件性資料庫兩種較為常見，檢索性資料庫主要用於揭示館藏內容，介紹開放檔案的範圍、目錄和提供網上檢索途徑；文件性資料庫，主要用於完整地載入檔案文件，使人們可以通過網路獲得檔案信息。檔案信息數字化後以數據形式集合成資料庫，檔案信息組織形式就發生了本質上的變化，從原先紙張上順序的、線形的方式轉變為計算機的直接的、網狀的方式，索引文件、超文本技術可以使信息按本身的邏輯關係組織成相互聯繫的網狀結構，依賴先進的智能化信息管理技術，以人工語言或自然語言進行搜索，為用戶提供方便、高效的服務。一個高質量的資料庫中的數字信息要達到以下質量標準：

第一、數據的準確性；

第二、數據項目和內容的完整性；

第三、數據的規範性；

第四、數據的穩定性。

（三）檔案信息安全問題。安全是檔案館數字化建設不可忽視的一個重要方面。檔案館與圖書館最根本的不同在於圖書信息基本上是面對普通公眾，而檔案信息則對安全保密有嚴格的要求，有相當一部分檔案信息是需要控制使用的，所以檔案館數字化建設中必須採取一系列措施保證檔案信息的保密和安全。通常採取的措施可以分為制度管理和技術保證兩類，檔案館在數字化建設中對此應該形成一套管理制度體系，此外還需要有相應的技術措施進行自動控制，才能做到更加嚴密。如中國第二歷史檔案館在進行民國檔案數字化建設的探索時就十分重視數據的安全問題。他們認為在黑客猖獗和網路安全保護手段不健全的情況下，為了確保檔案信息的保密和安全，可以有計劃、有步驟、分階段地進行數字化民國檔案網路化服務。他們首先對已有的檔案信息系統進行改進分化，對館內不同用戶根據許可權提供全文檔案信息，使館藏信息首先在館內達到資源共享。當館內資料庫接入Internet網時，除盡最大可能保證網路安全外，將那些有機密性的、不開放的檔案不存放在網路伺服器上。在當前的技術條件下，為了解決檔案信息的安全問題，也可以使用Intranet技術，提供授權的檔案信息服務。

（四）加快相關人才的培養和使用。人才問題是關係到檔案館數字化建設成敗的另一關鍵。檔案館數字化建設的過程是與新知識、新技術的普及密不可分的，所以各類相關人才的引進和培養必須引起高度的重視。檔案館數字化建設過程中必須考慮培養的人員有以下幾類：系統開發與維護、數字化加工與管理、標準化建設、資料庫運行管理等。目前我國的檔案專業教育，無論是高等教育，還是各種專業知識培訓，都顯得知識陳舊，內容更新慢，缺乏計算機技術與檔案及檔案工作關係的內容，其結果也就使得檔案界嚴重缺乏既具有檔案專業知識又具有計算機等相關知識的複合性人才，阻礙了計算機等現代化技術在檔案事業上的運用。對此，檔案教育界必須引起高度重視，奮起直追，加大培訓力度。

同時檔案館也必須重視對在職人員的培訓工作，重視引進相關的專業人才，以適應檔案館數字化建設的需要。在相關的崗位培訓及人才引進時應該遵守以下原則：

1、做到有提前量，使有關人員對新技術新設備提前了解。

2、針對不同對象分層次培養，要求知識技能與崗位相適應。

3、充分依靠社會支持，引進人才但不浪費人才，做到人員結構合理

以上是我們對檔案館數字化建設的一些淺見。現在各地檔案部門都很重視這方面的信息，有些單位已將此擺上了議事日程，但相對於圖書館部門，檔案部門的動作已經滯後。中國數字圖書館工程現已進入了實質性操作階段，其在數字圖書館的總體結構、標準規範、技術線路等方面已經積累了相當的經驗。1999年3月成立的「國家圖書館文獻數字化中心」年生產規模已經達到5000萬至6000萬頁全文影像數據，它的網路可以提供1000G存儲量的網上信息服務。檔案館如果還不重視檔案館的數字化建設，不能在網路上有效地傳遞檔案信息，就無法融入信息時代的快車道，最終將被信息社會淘汰。因此，為適應社會發展的需要，檔案館數字化建設不僅僅是一項具有前瞻性的舉措，它還具有更深刻的戰略意義。

（一）建立標準化的規範體系。《中華人民共和國標準化管理條例》指出：「標準化是組織現代化生產的重要手段，是科學管理的重要組成部分，在社會主義建設中推行標準化，是國家的一項重要技術經濟政策。」這充分闡明了標準化的地位和作用。現在各地的檔案館對數字化建設還都處在試驗和探索階段，採用的方式方法也不盡相同，因此在檔案館數字化建設中，標準化的規範體系的確立就顯得尤為重要，它是檔案館數字化建設高質量的堅實基礎。如浙江省檔案局指出資料庫建設要本著保證質量、規範標準的精神，並決定在2002年正式出台統一的《浙江省綜合檔案館電子目錄資料庫結構與交換格式》相關標準，對全省各級檔案館現有的資料庫與軟體進行修改、規範，提高數據質量，完善軟體功能，特別是數據標準介面功能。在建立標準化的規範體系方面我們應遵循以下原則：

1、以標準化管理為主，制度管理為輔。標準化適合於技術工作領域的規範化管理，可操作性強，而且與管理體制的關係較為超脫，因此在不與法律相衝突的情況下，標準化管理更有利於不同部門之間的協調。制度通常以法規形式出現，特別是約束力強，但管理範圍有限，所以在標準化管理的基礎上，配合制度可以形成檔案館數字化工作所需的嚴密的規範化管理體系。

2、首先考慮採用國際標準，其次才是國家、行業及地方標準。由於檔案信息的範圍和種類處於不斷擴展和變化之中，因此即使在檔案館數字化階段也應優先採用適用範圍儘可能廣泛的標準，盡量做到一次到位。檔案館數字化建設中確定標準的原則是：面向計算機和網路及信息平台的處理，直接採用國際和國家標準；面向綜合性信息的處理優先採用國家標準；面向檔案信息的處理以借鑒為主進行補充，由此形成標準化的規範體系。

（二）建設高質量的檔案信息資料庫。早在1992年就有學者指出檔案工作現代化的核心是建設高質量的資料庫，這個認識到今天仍然具有指導意義。現在我們檔案館數字化建設的核心依然是建設檔案信息資料庫，並通過網路平台進行信息傳遞和信息交流。

檔案館計算機資料庫類型以檢索性資料庫和文件性資料庫兩種較為常見，檢索性資料庫主要用於揭示館藏內容，介紹開放檔案的範圍、目錄和提供網上檢索途徑；文件性資料庫，主要用於完整地載入檔案文件，使人們可以通過網路獲得檔案信息。檔案信息數字化後以數據形式集合成資料庫，檔案信息組織形式就發生了本質上的變化，從原先紙張上順序的、線形的方式轉變為計算機的直接的、網狀的方式，索引文件、超文本技術可以使信息按本身的邏輯關係組織成相互聯繫的網狀結構，依賴先進的智能化信息管理技術，以人工語言或自然語言進行搜索，為用戶提供方便、高效的服務。一個高質量的資料庫中的數字信息要達到以下質量標準：

第一、數據的準確性；

第二、數據項目和內容的完整性；

第三、數據的規範性；

第四、數據的穩定性。

（三）檔案信息安全問題。安全是檔案館數字化建設不可忽視的一個重要方面。檔案館與圖書館最根本的不同在於圖書信息基本上是面對普通公眾，而檔案信息則對安全保密有嚴格的要求，有相當一部分檔案信息是需要控制使用的，所以檔案館數字化建設中必須採取一系列措施保證檔案信息的保密和安全。通常採取的措施可以分為制度管理和技術保證兩類，檔案館在數字化建設中對此應該形成一套管理制度體系，此外還需要有相應的技術措施進行自動控制，才能做到更加嚴密。如中國第二歷史檔案館在進行民國檔案數字化建設的探索時就十分重視數據的安全問題。他們認為在黑客猖獗和網路安全保護手段不健全的情況下，為了確保檔案信息的保密和安全，可以有計劃、有步驟、分階段地進行數字化民國檔案網路化服務。他們首先對已有的檔案信息系統進行改進分化，對館內不同用戶根據許可權提供全文檔案信息，使館藏信息首先在館內達到資源共享。當館內資料庫接入Internet網時，除盡最大可能保證網路安全外，將那些有機密性的、不開放的檔案不存放在網路伺服器上。在當前的技術條件下，為了解決檔案信息的安全問題，也可以使用Intranet技術，提供授權的檔案信息服務。

（四）加快相關人才的培養和使用。人才問題是關係到檔案館數字化建設成敗的另一關鍵。檔案館數字化建設的過程是與新知識、新技術的普及密不可分的，所以各類相關人才的引進和培養必須引起高度的重視。檔案館數字化建設過程中必須考慮培養的人員有以下幾類：系統開發與維護、數字化加工與管理、標準化建設、資料庫運行管理等。目前我國的檔案專業教育，無論是高等教育，還是各種專業知識培訓，都顯得知識陳舊，內容更新慢，缺乏計算機技術與檔案及檔案工作關係的內容，其結果也就使得檔案界嚴重缺乏既具有檔案專業知識又具有計算機等相關知識的複合性人才，阻礙了計算機等現代化技術在檔案事業上的運用。對此，檔案教育界必須引起高度重視，奮起直追，加大培訓力度。

同時檔案館也必須重視對在職人員的培訓工作，重視引進相關的專業人才，以適應檔案館數字化建設的需要。在相關的崗位培訓及人才引進時應該遵守以下原則：

1、做到有提前量，使有關人員對新技術新設備提前了解。

2、針對不同對象分層次培養，要求知識技能與崗位相適應。

3、充分依靠社會支持，引進人才但不浪費人才，做到人員結構合理

以上是我們對檔案館數字化建設的一些淺見。現在各地檔案部門都很重視這方面的信息，有些單位已將此擺上了議事日程，但相對於圖書館部門，檔案部門的動作已經滯後。中國數字圖書館工程現已進入了實質性操作階段，其在數字圖書館的總體結構、標準規範、技術線路等方面已經積累了相當的經驗。1999年3月成立的「國家圖書館文獻數字化中心」年生產規模已經達到5000萬至6000萬頁全文影像數據，它的網路可以提供1000G存儲量的網上信息服務。檔案館如果還不重視檔案館的數字化建設，不能在網路上有效地傳遞檔案信息，就無法融入信息時代的快車道，最終將被信息社會淘汰。因此，為適應社會發展的需要，檔案館數字化建設不僅僅是一項具有前瞻性的舉措，它還具有更深刻的戰略意義。