諮詢類公司的知識管理系統思路及初步實踐

時間：2011-08-25 14:36:37 來源: KMCenter 作者：張宇恆隱性知識管理是企業知識管理的難點和重點，建立一種知識管理的文化對於隱性知識功效的發揮至關重要。利用團隊文化的效應才能促進企業知識的供給和創新。一、知識管理系統運行的現狀和存在問題雖然近1、2年知識管理進入了很多企業的視線，也越來越受重視，但整體的發展並不令人滿意。有很多實施了知識管理的企業，大部分都覺得是有點用但卻起不到什麼實質性的作用。另外很多公司面臨的情況是，花費很多精力和投資把知識治理系統建立起來，卻沒有幾個人願意使用，最積極的人總是那幾個當初主張建立系統的，似乎和其他員工沒有任何關係一樣。整體而言，知識管理是從企業角度出發，促進自身競爭力提升，其要求員工分享、貢獻，企業收益的行為，在公司的角度無可厚非，而對於多數個體也是長期潛在的受益者，其應該是雙贏的一種形態，但為什麼在國內實施了10年，成功的企業鳳毛麟角。筆者是在公司是一家諮詢類公司，做知識管理的工作也有3、4年了，也作了一些相應的系統，希望從諮詢公司的特點出發，就諮詢公司類的知識管理系統開發的思路、實踐進行一些交流。1、知識管理運行現狀若有人在跟你推介知識管理，說它的顯赫作用，介紹這個那個成功案例，不一會就可能讓你熱血沸騰，決策上馬，甚至懊悔怎麼不早點做知識管理。先別急，如果現在告訴你大多數跨國企業做知識管理其實很一般，而中國企業，即便是比較早就進行知識管理實踐的海爾、寶鋼、中興通訊、華為等企業，也僅僅走出了一小步，你還會衝動嗎？實施了知識管理的企業，大部分都覺得是有點用但卻起不到什麼實質性的作用。我們特意作了調查，一方面了解到許多企業是把知識管理當作信息化建設項目來做，以IT部門或人力資源部門為主，另一方面了解到其中的一些奧妙，就是當前的知識管理軟體已經不像以前那樣功能只專註於知識管理，而是融進許多辦公自動化功能。知識管理系統之前經常被罵為中看不中用，所以，軟體廠商一種情況是在知識管理軟體里加入辦公自動化OA的功能模塊，另一種情況是在辦公自動化OA系統中增加知識管理功能模塊。兩者都達到了這個目的：上了知識管理系統之後，不論你這個企業知識管理做得如何，但辦公自動化的功能還是實用的，切合的是中國企業現階段對各種文檔的收集、共享等知識管理初級階段的需求特點。（以上摘自2010年5月的《經理人》雜誌）而另外一份調查顯示，知識管理項目常常以失敗告終，多數是情緒高漲地投入實施，卻屢遭挫折，最終不了了之。從調查中可以看到，「沒有正確的知識管理規劃和預期」和「組織內部沒有對知識管理的正確認知」成為失敗的兩條最主要原因。其次是「沒有人負責或者選錯了人」、「額外的工作」和『與我無關』的思想」。2、現有企業知識管理的組織機構和管理通常情況下，關於知識管理的組織結構和實施中，都會提出以下的觀點：對於規模以上的企業，知識管理提高到戰略高度以後，必須從以下幾方面著手開展知識管理工作：（1）、戰略給予足夠推動力。企業高管在戰略推動中的作用是核心的。管理者的意志和願望決定知識管理的定位和作用。所以他們必須清楚和引導知識管理有效的展開。（2）、成立知識管理部門。該部門的作用就是在各種知識中搭建有效的流通渠道，協助各個部門通過內部網路和知識管理系統整理相關知識並順利獲取。這個部門必須從企業的角度通盤全面的考慮知識的管理和共享。下表是找到一份相對比較詳細的職責說明。2KMTeamManager協助CKO制訂集團KM管理的戰略和推進方向；同各個實施單位的KO進行深層次溝通，傳達集團的知識管理思路；負責組織集團KMCenter和i-KSM運營組的日常工作；根據KMCenter的核心職責，確定主要的工作流程（程序、人員、管理手段等）；作為CKO和各個產業單位KO溝通和聯繫的組織者和介面人。3KO在集團的統一規划下，制訂和組織執行所在實施單位的知識管理策略和目標及知識管理具體推行工作；與所在單位的領導充分溝通，保證實施KM所需的必要資源和條件；在所在單位內選擇並提請任命知識管理專員；配合相關負責人，對所在單位的核心職責與核心流程進行定義和明確；定期組織評估所在單位的核心知識、關鍵文檔和實際工作技能；檢查所在單位的i-KSM系統的應用情況；協調跨公司的知識管理活動；負責建立所在單位的知識管理文件和報告體系；明確所在單位的知識管理部門和機構內其他部門和崗位在知識彙集、共享和交流方面的責任；通過各個部門的管理者，將能力需求和知識的目標轉換為各部門明確可行的知識管理推進目標；結合所在單位的特點，進一步個性化設計、實施並監督組織知識管理的基礎設施，包括信息技術、結構、管理制度和獎懲激勵制度等4知識管理專員在所在單位KO的領導下，具體開展執行試點單位的知識管理日常事務性活動；配合知識主題專家組織公司或部門內外部的知識交流活動；所在單位員工使用i-KSM系統的培訓和幫助；配合主題專家、知識員工、組織責任承擔者對知識庫的及時更新；檢查入庫的核心知識和關鍵文檔是否符合組織的文檔規範；對本單位的知識地圖、專家地圖和關鍵文檔目錄進行必要的維護；整理知識管理績分體系和進行情況報告，提交本單位KO；定期在公司範圍內發布知識管理激勵結果；i-KSM系統數據維護；（3）、企業知識管理文化的培養。隱性知識管理是企業知識管理的難點和重點，建立一種知識管理的文化對於隱性知識功效的發揮至關重要。利用團隊文化的效應才能促進企業知識的供給和創新。（4）、知識鏈的建立和完善。知識管理不是某一個部門的事情，是整個企業各個部門的整體工作和貢獻，涉及到所有部門。但在實踐中，以上的四大方面，哪個方面的實施都存在著眾多的問題。理論好像不錯，但真實踐起來困難叢叢。就以知識管理部門的職責來說，發現知識管理部門只要關於知識的，什麼都干，但又由於管理的內容多數是專業內容或範圍太廣，又什麼都干不精，不知道該如何定位。知識管理部門該有什麼樣管理職責和許可權？還是應該作知識服務？是應該整理知識內容？還是督促別人整理知識內容並共享？如果是整理知識內容，那應該整理什麼樣的內容，範圍有多廣，能否估算出使用的範圍？這些都是知識管理部門面臨的問題。而企業文化和知識鏈等，更是有些虛無縹緲了。3、現有知識管理系統的主要功能概述知識分類模塊建立成了按照組織知識模式的分類體系，以樹狀菜單的形式表現出來，稱之為知識樹。通過知識樹，用戶可以按照分類索引的方式找到所需的下級分類，點擊相應的分類可查閱該分類下的知識內容。知識查看模塊點擊相應知識內容，進入查看知識的具體界面，可以通過標題、概要信息、文章段落標題、正文內容、附件等多個組成部分對知識內容進行全面的了解，支持word目錄格式的點擊即跳轉到相應段落；附件閱讀可在線打開。知識發布擁有知識發布許可權的用戶可以進行知識的錄入，按照系統的提示填寫相應的知識標題、正文、附件等信息後，選擇所要發布到的知識維度（可選擇多個維度），提交即發布成功。知識審核模塊發布成功的知識如該發布人附帶擁有審核許可權，則該知識進入相應的維度分類中，如該發布人沒有審核許可權，則需要擁有審核許可權的用戶進行審核過後，知識才能進入相應的維度，對於審核不通過的知識可以進行駁回。知識關聯模塊通過關聯知識可以尋找到其他相關性的知識內容，系統支持類別關聯、辭彙關聯等多種關聯模式。知識貢獻與積分考核模塊對用戶進行知識貢獻的統計，賦予一定的積分，通常情況下，以上傳量、瀏覽量、下載量、評論量等為主進行評分。通過積分可以兌換相關的獎勵，或獲得榮譽排名。知識統計模塊系統提供了多個統計報表功能，從多個視角、多種指標輸出統計報表以滿足用戶對報表系統的需求。知識地圖模塊支持樹形結構或其他多種形式展現知識分類的知識地圖。通過知識地圖能夠進入相應的分類，起到地圖導引的作用。知識搜索引擎模塊知識搜索是系統用戶應用知識的主要途徑，也是知識管理系統應用最多的模塊。整體而言，知識管理系統的核心是發布-審核-共享-考核-許可權管理等5個模塊，其他模塊都是增強其功能和易用性的模塊。目前多數知識管理系統的設計思路完全是從管理角度出發，從以若干個管理者為中心，管理、督促其他人使用、共享、貢獻所謂的知識的系統。其中的許可權管理或者說授權管理，在實踐中也面臨著較大的困難，系統可以設計一個完善的許可權機制，但問題是在員工申請某個文檔的許可權時，授權人如何判斷是否該員工是否應該得到授權？當許可權比較細時，授權人的桌面可能會有大量的授權申請需要審批，而且授權人通常為領導，本身工作就非常多，很可能造成領導忙上加忙，還擔負了更多的責任和風險（真出了事情，員工可以說是領導審批過的）。互聯網的經驗也告訴我們，以論壇為例，左右大概5%的用戶為活躍用戶，15%左右的用戶為浮潛用戶（偶爾發言），剩餘80%的用戶為深潛用戶（只看不發言），互聯網論壇繁榮是靠大基數下的活躍用戶支撐的。但回到企業內部，一個200人的單位，只有10個左右的人活躍，是沒有辦法引起知識管理活躍的。4、諮詢類公司知識管理需求的特徵（1）、諮詢類公司業務特點諮詢類公司通常都是以項目制運作的，每個項目本身以及人員組合都經常不同。諮詢類公司生產輸入的原材料是知識和信息，生產輸出的產品也是知識，因此作為典型的學習性組織，內部的知識（資料）交流是員工學習同時也是組織學習的重要方式。（2）、諮詢類公司知識管理的重要性諮詢類公司提供的產品和服務就是知識。知識的不斷積累和產品化對諮詢類公司來說異常重要，如果沒有積累，知識就會隨著項目的結束而消失，隨著員工的離去而流失。知識庫和知識轉移/培訓體系是諮詢估算持續發展的核心競爭力。（3）、諮詢類公司知識管理的特點a、知識的保密性由於諮詢類公司掌握了客戶大量的敏感信息，因此諮詢公司必須在知識管理的過程中承擔為客戶保密的責任。另外，諮詢公司自己的解決方案和技術資料也很容易被競爭對手盜版從而影響公司的競爭能力，因此保密工作對諮詢公司來說意義重大。換句話說，在諮詢公司中知識管理的一個重要原則就是不能損害客戶和公司的利益。通常，保密的方法主要包括：首先，諮詢公司、諮詢顧問、客戶方在項目開始前簽訂三方保密協議；其次，諮詢公司對信息庫的信息採取分級分權管理的方法。通常，諮詢公司根據信息的重要性和敏感度將信息分為若干密級，不同級別的信息所要求的開放許可權是不同的，員工必須根據自身的級別以及相應的授權後才能進入。b、知識的海量性由於諮詢類公司輸出的產品是知識，而輸入的原材料也是知識，只有具備海量的知識儲備，才有可能快速的響應不同客戶的需求，這些知識以顯性知識或者隱形知識存在於日常工作的各個角落，它們包括但不限於以下類型：包括政治、經濟、法律、行業、文化、市場等各種各樣的信息資料。各行各業的業務特性、商業模式、經營思路、管理理論等。對先進諮詢理念、工具和方法的總結和提煉。一方面可以是對成熟的諮詢理論和方法的消化和吸收；另一方面也可以是對優秀企業的最佳實踐的歸納和總結。諮詢類公司在給客戶提供知識轉移和服務的同時，也在從客戶端吸收有價值的知識和經驗，在檢驗和完善自身諮詢方法和諮詢理論的同時也充實了諮詢公司自己的知識庫。諮詢類公司在完成具體項目的過程和結果中，不斷在進行知識的創新。知識的獲取大量從互聯網獲得，僅從互聯網獲得的資料月更新量超過200個，總量在萬-10萬文檔級別。目前，不是知識量不夠，而是知識量爆炸，學習不過來。諮詢類公司的員工不僅僅要知道結果，為什麼也導出這個結果也是要知道的，因此，不能僅僅靠最後的報告或成果，之前專家學習的資料也可能要有選擇學習一部分，以保證知其所以然，不會被用戶一問就倒。學習的過程不可能省略，需要的是更加高效一些。（4）、知識的過度分享，造成機密文檔泄密的隱患。一方面，為了提高項目交付的速度和質量，需要與諮詢專家盡量大的分享各種已有知識，另一方面由於缺少分享許可權控制的手段，造成機密文檔涉密的隱患。二、知識管理系統的設計思路目前，多數國內企業的知識管理均處於初級階段，基本考慮通過建設企業知識庫的方式將「顯性知識規範化」，同時也在摸索將「隱性知識顯性化」。在此階段，系統通常以企業知識庫為中心，進行運營和管理，而對於「隱性知識顯性化」，目前多數還在摸索中，具體效果還很難確定。因此，本文中主要從知識庫建設的角度出發，結合文化制度建設和系統設計思路，通過系統設計，實現知識管理的文化制度。知識管理首先取決於願意分享知識的文化；在此基礎上，結合制度和業務，理順知識創造、分享和應用以及創新的過程，並制定相關的管理機制和相應的資金保障對文化進行促進和激勵，是第二位的；而知識管理系統/軟體作為技術支撐，只是第三位的。IT系統為知識管理提供了工具和手段，IT系統的實施不能代表知識管理的實施，但IT系統是功能和性能直接影響知識管理實施效果。知識管理是從企業角度出發，促進自身競爭力提升，其要求員工分享、貢獻，企業收益的行為，在公司的角度無可厚非，而對於多數個體也是長期潛在的受益者，其應該是雙贏的一種形態。但從實際實施看，知識管理要求員工個體付出，並且此種付出的代價在員工的眼中通常遠低於收益（尤其是眼前收益），因此非常容易有「乾和不幹一個樣，幹了也白乾，幹了也不知道有什麼結果」的心理。這是一種知識管理執行主體的錯位，也是知識管理難以實行的關鍵原因。因此就會出現，在有激勵的時候，既然是按照上傳量計算積分，或者KPI考核必須要求，那就隨便上傳資料，保證數量就行，結果就是企業知識庫變成垃圾庫，給其他人查找資料和資料管理造成了很大的困難。企業知識庫的建設，一定要考慮資料的數量和質量，並且是以質量為優先的，要實現此種優先，就必須在制度和激勵上，形成個人付出和收益是可預測、可操作的，並且應該是公平的，實現量質並行，多共享多得的制度思路。知識管理系統和制度設計應該具有目標用戶（所有使用者）的自維護、自服務、自管理的特徵。以筆者所在的諮詢公司為例，80%以上的員工是諮詢師，分布在10個大專業，30幾個小專業上，小專業相互之間有交叉，專業內容相對較深，也只有專業人員才能判斷各種知識和資料的有用程度。對於知識管理部門的員工，本身數量就少，如果想能達到對應的知識水平，對人員的知識和素質要求非常高，並且非常難對知識資料的價值作判斷。而如果將審核權交付給專業部門的「專家」，會給「專家」造成大量額外的工作，而這些「專家」通常是企業中最忙的人，根本沒有太多精力去處理這些問題（知識問答很多也存在類似問題），這裡在實施時將會遇到巨大的困難。如果將大部分審批、審核等工作交給知識管理部門，其人員數量有限，也會在實際運行中造成巨大的工作壓力。而且最關鍵的是，如何判斷資料（知識）的價值？其價值在於能否幫助員工解決問題，但能否解決問題是隨著時間、項目、新問題的變化而不斷變化的，根本難以預測。因此，知識管理系統的設計必須具有目標用戶的自維護、自服務、自管理的特徵，有多數使用者自行判定和分析，系統作好統計、分析和展現即可。知識管理系統是給目標用戶一個舞台，而不是給知識管理者一個枷鎖。在文化和制度方面，當知識管理能夠良好的運行，一定是公司、部門（項目）、個人都受益，而且個人受益以眼前利益為主時，才能真正自發的形成良好運轉的狀態。在此情況下，知識管理可以實現人人為己，就能人人為人；人人為人，則公司、部門（項目）的利益訴求得以實現。因此制度設計中，個人的眼前利益要求具有可預測性、可操作性和公平性，並通過積分激勵制度，強化和促進目標用戶的自維護、自服務、自管理。因此，文化和制度是企業知識管理的核心和關鍵。知識共享和管理不能依靠制度來強制執行，只能依靠吸引方式來解決。目前企業中知識管理80%的失敗原因是將知識共享和管理作成了某些人的工作，而這個工作又和這些人的正式工作無關或貌似無關，或者分配作這個工作的人本身不擁有那些需要共享的知識，導致知識共享和管理無法進行。知識管理系統主要是要解決2個問題：問題1：知道誰那裡有什麼知識？問題2：如何找到這些知識，並通過何種方式分享出來？目前看，問題2在系統的幫助下，是完全可以解決的，例如說良好的搜索工具可以解決如何在系統中找到知識的問題。而問題1則是最難以處理的，而文檔如果不上傳到系統中，問題2是無根之木。如果要解決問題1，就必須要解決如何讓單位、部門、個人都獲利，三方有一方如果不受益，知識管理都很難進行的好。三方的特點、目標和受益點是不同，分別如下：企業部門/項目個人目標提升整體競爭力，整體效率的提升、歷史資源積累快速完成項目，減輕工作強度，提升員工滿意度收入提升，投入資源少，榮譽感、價值感提升特點全面控制，通過制度管理，對單獨費用不是很敏感，但對整體費用如果較大比較敏感，通常有預算（經費）限制部門/項目人數不多，對費用敏感度略低，關注項目完成效率與費用付出的性價比對收入有一定敏感度，但不一定敏感度高，同時與工作繁忙程度和共享知識的難易度會作對比，尋求付出與收入的性價比受益點歷史資源積累，新員工、新項目能夠快速上手、企業競爭力提升、效率、效益提升提升項目效率，快速完成，質量高收入增加，工作強度降低因此，在設計制度的時候，必須要如何即保證質，又保證量，還不能將上傳、審核、審批工作都堆到領導、專家、知識管理部門面前，要由全體員工（或者說多數員工）來分擔。結合現有WEB2.0技術和SNS的思路，可以將激勵制度按照以下思路進行設計。知識管理中，最困難的部分是促使員工上傳共享知識和文檔，此部分是是員工付出代價最大的，同時也是最容易產生問題的部分。其次困難的是對內容的審批和審核，如何確定內容的價值。展示和搜索、積分統計等顯示應用部分，是最簡單的，只要設計好系統，正常運行比較容易。目標用戶的自維護、自服務、自管理應該是知識共享和和知識審核部分的核心，要實現可預測、可操作和公平性原則。制度系統參考：豆丁網(www.docin.com)，文檔上傳、共享、展示、分類、好友及分組、積分、統計、支付等功能都有。知識共享制度設計思路考慮（各環節積分數值可以探討）：1、1個積分=X元人民幣，可以按月支付2、文檔展示頁面，不顯示上傳人姓名（防止線下要資料）。3、知識上傳時，上傳文檔不獲得積分，但可以定價，上傳人根據自認為的資料重要程度自己定價，定價範圍為0-5積分（需要商討，資料重複問題如何解決）。4、文檔分類積分：對文檔進行分類，獲得1積分。如果上傳者不分類，上傳分類積分獲得為0，如果分類，積分獲0.5；其他人在看文檔時進行分類，獲得積分；後繼者看文檔時，修訂，獲少量積分。可以引入開心網等網站的對評論的再評論（如支持/反對），其他看的人，可以對之前分類進行支持和反對，文檔分類以支持最多的為準。支持和反對別人獲得0.1積分。同時被支持的人（分類）獲得1積分，此積分根據支持人數的累加。如被支持的人（分類）為5，則最後獲得的積分為1*5=5積分。5、文檔瀏覽積分：文檔被瀏覽時，上傳人獲得0.1個積分。6、文檔下載積分：資料被下載時（資料下載才可以認為資料有價值，可以認為下載的主要原因是業務要複製資料裡面的文字、數據和圖表），文檔標價的80%計入個人帳戶（其中，下載人的個人帳戶支付50%，部門帳戶或項目帳戶支付50%。積分方法可探討），20%計入單位帳戶。當個人積分低於0時，將無法下載文檔，或可以下載文檔，但積分從部門積分扣除（會給部門積分榜的，可以查看）。7、文檔評價積分：對文檔有2種評價方式，一種是對文檔的支持或反對（頂/踩），頂踩之人可以獲得0.1積分；另外一種是對文檔提出建議或分析或意見，提出建議或意見不獲得積分，其他人採用頂踩等選項選擇支持某個建議或分析或意見，當為頂時，提出建議者可以獲得積分，積分為0.5*頂人數。頂踩之人可以獲得0.1積分。8、員工每年年初有200積分（可商量）可供下載使用，每個部門有2000積分（或者部門人數*200的積分），每個項目無積分（下載積分作為成本計入項目）。按月結算，對於積分在200以上的員工，發給員工當月200積分以上的部分積分作為獎勵，同時積分歸於200；對於積分在200以下的員工，無獎勵，剩餘積分不變。年底將基礎積分剩餘值也發放到員工手中。（例如，1分=1元）9、企業獲得的積分（下載文檔的20%積分），用於季度和年度獎勵使用。此種方案下，能夠大幅提升員工共享資料的積極性，個人收益具有可預測性、可操作性和公平性，以資料的質量為主，數量為輔，可以提升資料的質量（因為上傳不獲得積分，獲得積分的主要的途徑是下載，但質量低的資料下載量肯定少）。部門和單位僅付出少量資金（也可以比較容易的估算出每年的預算費用），可以獲取長遠收益。10、同時給於精神獎勵，激勵大家。像評分、推薦、排名，英雄榜等，都可以使用，此部分目前設計都差不多，就不再詳細描述了。需要解決的問題：1、重複上傳的問題。上傳時首先需要提醒是否重複。我個人認為，內容管理要簡單化，審批內容僅看是否重複，系統設計時就要考慮這一點。文檔上傳時無重複時，無需審批；文檔上傳時，先在上傳界面提示重複，由用戶確定是否繼續上傳；客戶選擇繼續上傳後，文檔顯示重複時，需要有文檔審批列表，僅列出可能重複的文檔，進行審批，人工確認是否重複並進行處理。2、如何判定文檔是否可以上傳。員工手頭的文檔可能是項目里來的，因此需要員工自行判定文檔是否可以上傳，具體判定條件需要說明。3、一個文檔如果平台上看到了，員工去其他的地方找到下載怎麼辦？這個問題不可避免。是個好現象，所以資源的獨特性是上傳好資料的核心。另外，用此種方式，一方面，可以非常容易的結合企業內部知識管理的預算經費設計積分的兌換率，系統內的積分總量是可以預測和評估的，因此經費非常容易控制。另一方面，還可以實現簡單的知識管理的價值和效益分析。整體而言，知識管理效益評估很難，因此結合系統統計，以知識（顯性知識）的交換率入手，通過對知識的定價，計算交換率，可以得到近似的價值效益分析。結合以上的思路，解決了最重要的制度和激勵部分的設計，系統要實現此部分設計非常容易，並且在此基礎上，修改為目前常用的積分方式，也不過就是調整一下上傳、下載、瀏覽的積分而已。知識管理系統（企業知識庫）的核心是發布-審核-共享-考核-許可權管理等5個模塊，其他模塊都是增強其功能和易用性的模塊。考核模塊的設計思路已經進行了說明，下面就其他模塊進行一下簡單說明。發布模塊：知識發布模塊相對簡單，計划上述的積分規則，提供2種發布（上傳）界面，即簡單分類和詳細分類的界面。在界面設計中，盡量常用勾選的方式，而不是下拉框的方式（下拉菜單為點選的滑鼠操作次數3倍左右）。審核模塊：既然已經是考慮由多數使用者進行自管理和自維護，並且不是以量作為考核指標，因此，此部分審核僅考慮審核是否重複即可。共享模塊：共享模塊即知識庫的展示頁面，包括首頁和分類展示、搜索等在這些頁面中，要考慮SNS的元素，共享、收藏、群組、評論、導入知識地圖等功能全部要在文檔展示的頁面中提供。並且，對於許可權的控制建議考慮常用豆丁網展示文檔的方式（flash展示）進行展示，此種方式目前看到最容易控制許可權的一種方式。許可權管理模塊：此部分模塊是最困難的模塊，其困難不在於設計許可權系統，而在於如何實際操作。許可權系統是一套責任系統，但多數情況下只體現了對領導的風險和責任，因此實踐困難，只能分企業進行分析。個人認為，將知識庫分為2個庫，一個是公共知識庫，許可權盡量放開；另外一個是項目庫（涉及企業秘密的），此部分庫進行詳細的許可權管理。對於需要詳細許可權管理的知識庫，可能提供相對詳細的資料信息（知道從誰那裡能夠獲得及資料的主要內容），然後讓員工線下操作是初期解決此問題的一種方式。三、知識管理系統的部分功能設計實踐整體而言，知識管理系統以WEB2.0為核心，我們在系統時設計了幾個比較有特色的功能，和大家分享一下。1、知識上傳功能WEB編輯器編輯文檔時，支持直接從word文檔導入，生成文件（包括WORD中的圖片），直接發布到系統中。知識上傳需要系統支持文件去重功能（可以通過上傳文件的大小、類型、CRC效驗碼等數據驗證）。支持創建多種類型的、數量不限的知識分類體系，支持在各個分類體系中創建數量不限的知識類別，類別名稱、類別級次無限制。知識文檔可以設置為多維度（多屬性），並可以添加標籤（TAG）。文檔可以修訂（上傳人及信息管理員修改）。2、知識關聯、知識個性化服務系統支持知識的自動關聯：系統能夠將所有採集到的知識信息根據信息內容彼此產生動態的關聯，無需手工的創建鏈接或者維護。用戶在查看一篇文檔的同時，能夠自動關聯到系統中其他跟此文檔內容相關或者類似的鏈接結果。目前成本最低的文檔自動關聯可以通過以下方式實現：以文件名或摘要信息稱作為搜索條件，搜索結果作為關聯文件提供（取前10個左右）。用戶個性化訂閱：用戶提交訂閱條件，系統可以根據用戶的定製條件，可自動實時把符合用戶要求的信息發送給用戶。3、專家地圖/技能標籤專家地圖解決專家快速支持業務工作與管理工作的需求,實際是建立專家網路系統：通過在項目管理系統裡面設計專家的技能標籤，在項目結束上，項目組成員填寫技能標籤（每人沒項目填寫時間不超過5分鐘），實現專家技能標籤的自動更新，提供查詢技能標籤，可以分享查詢到擁有此標籤的專家信息和項目信息，將擁有相關技能的人員展現出來，導引員工迅速找到不同工作方面專家，查看其內容，或者直接與其聯繫溝通等，促進知識的應用與分享。4、知識地圖/知識主題能夠編輯建立知識地圖/知識樹，對知識地圖/知識樹上的節點能夠添加修改（需要審批），能夠將知識庫中的文檔方便添加至知識地圖/知識樹上的節點中。5、激勵機制與積分機制根據積分規則進行設計和統計，略。通過知識平台可以統計知識員工對平台的使用情況以作為考核的參考。需要記錄的信息如下：登陸的次數、瀏覽的次數、發布文檔的數目（其中另計被推薦為精華級知識的數目）、搜索的關鍵字、發表評論的次數、訂閱的內容及下載的知識紀錄。對某些信息可以定製門限，如果超過門限條件（如下載數量），可以給向個人郵件提醒。（本文作者為工業和信息化部電信規劃研究院信息中心主任）
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