項目範圍管理是項目成敗的關鍵

引子

一個項目從其一成立開始，項目各方干係人都會期望項目能夠根據既定的計劃一步步順利地導向最後的成功。影響項目的最後成功的因素是多方面的，包括項目管理的九大知識領域（包括項目的整體管理、範圍管理、時間管理、費用管理、質量管理、人力管理、溝通管理、風險管理和採購管理），無一對項目的最後成功不產生積極影響。然而，要這九大知識領域對項目成功產生的影響的輕重程度上進行比較的話，我認為其中項目範圍管理是最為重要的。

什麼是項目範圍管理

那麼，什麼是項目範圍和項目範圍管理呢？項目範圍是指產生項目產品所包括的所以工作及產生這些產品所用的過程。項目干係人必須在項目要產生什麼樣的產品方面達成共識，也要在如何生產這些產品方面達成一定的共識。

項目範圍管理是指對項目包括什麼與不包括什麼的定義與控制過程。這個過程用於確保項目組和項目干係人對作為項目結果的項目產品以及生產這些產品所用到的過程有一個共同的理解。

項目範圍與項目其它約束條件的相互影響

制約一個項目的條件是項目「三約束條件」——範圍、時間、成本。

在一個項目中這三個條件是相互影響、相互制約的，而且往往是由於範圍影響了時間和成本。項目一開始確定的範圍小，那麼它需要完成的時間以及耗費的成本必然也小，反之亦然。很多項目在開始時都會粗略地確定項目的範圍、時間以及成本，然而在項目進行到一定階段之後往往會變成讓人感覺到不知道項目什麼時候才能真正結束，要使得項目結束到底還需要投入多少人力和物力，整個項目就好象一個無底洞，對項目的最後結束誰的心裡也沒有底。這種情況的出現對於公司的高層來說，他們是最不希望看到的，然而這樣的情況出現並不罕見。造成這樣的結果就是由於沒有控制和管理好項目的範圍。可見項目的三約束中最主要還是範圍的影響最主要。

範圍管理案例

失敗案例：我了解到這樣的實際案例，這是一個軟體開發的項目，整個項目已經進行了兩年多之後項目何時結實還是處於不明確的狀態，因為用戶不斷有新的需求出來，項目組也就要根據用戶的新需求不斷去開發新的功能。這個項目實際是一個無底洞，沒完沒了地往下做，項目成員「肥的拖瘦，瘦的拖死」，實在做不下去只能跑了。大家對這樣的項目已經完全喪失了信心。

這個項目其實就是一開始沒有很明確地界定整個項目的範圍，在範圍沒有明確界定的情況下，又沒有一套完善的變更控制管理流程，任由用戶怎麼說，就怎麼做，也就是說一開始遊戲規則沒有定好，從而導致整個項目成了一個爛攤子。

成功案例：同樣是一個軟體開發的項目，這個項目也比上面案例講到的項目要小一些，這時候公司已經開始實施CMM對軟體開發活動進行管理，有相對完善的軟體開發管理過程。項目在一開始就先明確用戶需求，而且需求基本上都是量化的、可檢驗的。而且項目組在公司CMM的變更管理過程的框架指導下制定了項目的範圍變更控制管理過程，在項目的實施過程中，用戶的需求變更都是按照事先制定好的過程執行。

因此，這個項目完成的比較成功，項目的時間和成本基本上是在一開始項目計劃的完成時間及成本的情況下略有增加。

造成範圍界定不清的原因

既然項目範圍界定不清是一種很常見的現象，而這種現象又是大家所不想見到的。那麼，我們必須分析出現這種現象的原因。我認為造成這種現象的出現有以下三方面的原因：

首先，是企業一級的責任——沒有完善的項目管理體系來指導項目的管理。這種情況是最糟糕的，如果是這種原因，那麼項目的成敗往往需要靠項目經理個人的管理、領導能力。這種情況項目成功的可能性非常小，大部分項目都是以失敗而告終；

第二，是企業及項目組共同的責任——對項目沒能制定出清晰規範的範圍變更控制過程。企業有管理體系，但不夠完善和規範，對項目組的變更過程的制定沒能起到有效的指導作用。變更是不可避免的，只要有效地加以管理、控制，同樣可以達到各方滿意的結果；

第三，是對範圍的定義不夠明確，做不到可量化、可驗證程度。很多時候都是一些定性的要求、而不是定量的，例如「界面友好，可操作性強，提高用戶滿意度」等。類似這些模糊的需求就是導致後續項目扯皮的根源。項目範圍的明確定義，有經驗的項目經理及系統分析員將起到至關重要的作用。

由以上的論述，我們可以得出結論：完善的項目範圍管理是整個項目最終成敗的關鍵。那麼，怎樣才能做好項目範圍管理呢？下面大量篇幅將對這一問題進行詳細的論述。

如何管理好項目範圍

既然已經認識到項目範圍管理如此重要，那麼我們應該怎樣才能管理好項目的範圍呢？從上面的論證過程，我們清楚地看到造成項目範圍不好管理的一些原因，那麼要管理好項目範圍就必須對症下藥，才能管理好項目範圍。

首先，我們必須先了解項目範圍管理的一些科學過程。做好項目管理應該包含下面過程：啟動、範圍計劃、範圍定義、範圍核實及範圍變更控制。下面將詳述如何做好這些過程：

啟動過程

啟動是指組織正式開始一個項目或繼續到項目的下一個階段。啟動過程的一個輸出就是項目章程。項目章程是一個重要的文檔，這個文件正式承認項目的存在並對項目提供一個概覽。

啟動過程明確指定這一過程有一個重要的輸出文檔——項目章程，項目章程將粗略地規定項目的範圍，這也是項目範圍管理後續工作的重要依據。項目章程中還將規定項目經理的權利以及項目組中各成員的職責，還有項目其他干係人的職責，這也是在以後的項目範圍管理工作中各個角色如何做好本職工作有一個明確的規定，以致後續工作可以更加有序地進行。因此，千萬不能忽略項目的啟動過程。

範圍計划過程

範圍計劃是指進一步形成各種文檔，為將來項目決策提供基礎，這些文檔中包括用以衡量一個項目或項目階段是否已經順利完成的標準等。作為範圍計划過程的輸出，項目組要制定一個範圍說明書和範圍管理計劃。

古語云：「預則立，不預則廢！」。一個項目經理要想真正管理好項目範圍，沒有必要的技術和好的方法是肯定不行的。

要做好一個項目首先強調的就是周密地做好範圍計劃編製。範圍計劃編製是將產生項目產品所需進行的項目工作（項目範圍）漸進明細和歸檔的過程。做範圍計劃編製工作是需要參考很多信息的，比如產品描述，首先要清楚最終產品的定義才能規劃要做的工作，項目章程也是非常主要的依據，通常它對項目範圍已經有了粗線條的約定，範圍計劃在此基礎上進一步深入和細化。

前面講到這個過程有一個輸出是範圍說明書，那麼範圍說明指的是什麼呢？範圍說明是在項目參與人之間確認或建立了一個項目範圍的共識，作為未來項目決策的文檔基準。

範圍說明中至少要說明項目論證、項目產品、項目可交付成果和項目目標。項目論證是商家的既定目標，要為估算未來的得失提供基礎；項目產品是產品說明的簡要概況；項目可交付成果一般要列一個子產品級別概括表，如：為一個軟體開發項目設置的主要可交付成果可能包括程序代碼、工作手冊、人機交互學習程序等。任何沒有明確要求的結果，都意味著它在項目可交付成果之外；項目目標是要考慮到項目的成功性，至少要包括成本、進度表和質量檢測。項目目標應該有標誌（如：成本、單位）和絕對的或相對的價值。盡量避開不可量化的目標（如：「客戶的滿意程度」），因為它將讓你的項目承擔很高的風險。

範圍計劃又是什麼呢？範圍管理計劃是描述項目範圍如何進行管理，項目範圍怎樣變化才能與項目要求相一致等問題的。它也應該包括一個對項目範圍預期的穩定而進行的評估（比如：怎樣變化、變化頻率如何及變化了多少）。範圍管理計劃也應該包括對變化範圍怎樣確定，變化應歸為哪一類（當產品特徵仍在被詳細描述的時候，做到這點特別困難，但絕對必要）等問題的清楚描述。

範圍定義過程

範圍定義是指將項目主要的可交付成果細分成較小的、更易管理的組分。這個過程中，項目組要建立一個工作分解結構（WBS）。

WBS的建立對項目來說意義非常重大，它使得原來看起來非常籠統、非常模糊的項目目標一下子清晰下來，使得項目管理有依據，項目團隊的工作目標清楚明了。如果沒有一個完善的WBS或者範圍定義不明確時，變更就不可避免地出現，很可能造成返工、延長工期、降低團隊士氣等一系列不利的後果。

制定好一個WBS的指導思想是逐層深入。先將項目成果框架確定下來，然後每層下面再把工作分解，這種方式的優點是結合進度劃分直觀，時間感強，評審中容易發現遺漏或多出的部分，也更容易被大多數人理解。

範圍核實過程

範圍核實是指對項目範圍的正式認定，項目主要干係人，如項目客戶和項目發起人等要在這個過程中正式接受項目可交付成果的定義。

這個過程是範圍確定之後，執行實施之前各方相關人員的承諾問題。一旦承諾則表明你已經接受該事實，那麼你就必須根據你的承諾去實現它。這也是確保項目範圍能得到很好的管理和控制的有效措施。

範圍變更控制過程

範圍變更控制是指對有關項目範圍的變更實施控制。主要的過程輸出是範圍變更、糾正行動與教訓總結。

再好的計劃也不可能做到一成不變，因此變更是不要避免的，關鍵問題是如何對變更如何進行有效的控制。控制好變更必須有一套規範的變更管理過程，在發生變更時遵循規範的變更程序來管理變更。通常對發生的變更，需要識別是否在既定的項目範圍之內。如果是在項目範圍之內，那麼就需要評估變更所造成的影響，以及如何應對的措施，受影響的各方都應該清楚明了自己所受的影響；如果變更是在項目範圍之外，那麼就需要商務人員與用戶方進行談判，看是否增加費用，還是放棄變更。

因此，項目所在的組織（企業）必須在其項目管理體系中制定一套嚴格、高效、實用的變更程序。

執行好以上項目範圍管理的五個過程，我認為對項目範圍的管理、控制將是行之有效的！