Word表格中使用公式運算詳解

Word表格中使用公式運算詳解

　　在公文處理過程中常會用到表格，而且還會用到數字的計算。Word自身的表格→公式功能可以為我們解決此問題提供了方便。

　　一、公式的使用

　　將游標定位到需用公式的單元格中，單擊「表格→公式」，打開「公式」對話框（如圖1所示），在「公式」欄中輸入正確的公式，或者在「粘貼函數」下拉框中選擇所需函數，然後在「數字格式」下拉框中選擇計算結果的表示格式（例如結果需要保留2位小數，則選擇「0.00」），最後單擊「確定」按鈕，即可在選定的單元格中得到計算的結果。其中，公式格式為「=操作符（或函數）任意組合的表達式」，可使用的操作符如表1所示，可選擇的函數如表2所示。

圖1 「公式」對話框

表1 操作符

表2 公式中的函數

ABS(x) 數字或算式的絕對值（無論該值實際上是正還是負，均取正值）。

AND (x,y) 如果邏輯表達式x和y的值均為true，那麼取值為1；如果這兩個表達式有一個的值false，那麼取值為0。

AVERAGE( ) 一組值的平均值。

COUNT( ) 一組值的個數。

DEFINED(x) 如果表達式x是合法的，那麼取值為1（true）；如果該表達式不能計算，那麼取值為0（false）。

FALSE 0（零）。

INT(x) 對值或算式x取整。

MIN( ) 取一組數中的最小值。

MAX( ) 取一組數中的最大值。

MOD(x,y) 值x被值y整除後的餘數。

NOT(x)如果邏輯表達式x的值為true，那麼取值為0（零） false）；如果該邏輯表達式的值為false，那麼取值1（true）。

OR(x,y) 如果邏輯表達式x和y中的任意一個或兩個的值為true，那麼取值為1（true）；如果兩者的值都為false，那麼取值為0（零）（false）。

PRODUCT( ) 一組值的乘積。例如，函數{ = PRODUCT (1,3,7,9) }返回的值為189。

ROUND(x,y)將數值x舍入到由y指定的小數位數。x可以是數字或算式的結果。

SIGN(x)如果x是正數，那麼取值為1；如果x是負數，那麼取值為-1。

SUM( )一組數或算式的總和。

TRUE 1。

　　二、單元格的引用

　　對於Word表格單元格的命名規律，Word表格中單元格的命名跟 EXCEL 一樣，是由單元格所在的列行序號組合而成的，列號在前，行號在後。如第 2 列第 4 行的單元格名為 B4。且表示列的字母大小寫均可。默認是用數字表示，列用字母（大小寫均可）表示。單元格可用A1、A2、B1以及B2的形式進行引用（如圖2所示）。

圖2 WORD表格中單元格的命名規律

　　1．在函數中引用的單元格之間用逗號分隔。例如求A1、B2及A3三者之和，公式為「=SUM(A1,B2,A3)」或「=A1+B2+A3」。

　　2．如果需要引用的單元格相連為一個矩形區域，則不必一一羅列單元格，此時可表示為「首單元格：尾單元格」。以圖2為例，公式「=SUM(A1:B2)」表示以A1為開始、以B2為結束的矩形區域中所有單元格之和，效果等同於公式「=SUM(A1,A2,B1,B2)」。

　　3．有2種方法可表示整行或整列。如圖2中的第2行可表示為「A2:D2」或「2:2」；同理第2列可表示為「B1:B5」或「B:B」。需要注意的是，用2:2表示行，當表格中添加一列後，計算將包括新增的列；而用A2:D2表示一行時，當表格中添加一列後，計算只包括新表格的A2、B2、C2以及D2等4個單元格。整列的引用同理。

　　三、公式的修改(計算結果的更新)

　　用滑鼠右鍵單擊公式所在單元格，在快捷菜單中選擇「切換域代碼」，可以在公式與計算結果間轉換，便於查看或修改；在快捷菜單中選擇「更新域」（或先選定公式所在區域後按F9）可得到最新計算結果；也可先選定公式所在單元格，通過選擇「表格→公式」進行修改。

　　計算結果的更新：在改動了某些單元格的數值後，域結果不能同時立即更新，此時可以選擇整個表格，然後按F9或點擊滑鼠右鍵選擇「更新域」，這樣表格里所有的計算結果將全部更新。

　　鎖定計算結果：若使用域進行了某些計算後，不再希望此計算結果在它所引用的單元格數據變化後也進行更新，那就需要對域結果進行鎖定。鎖定的方法有兩種：一是暫時性的鎖定域，可以選定該域後，按下快捷鍵Ctrl+F11進行鎖定，當需要對此域解除鎖定時，可以先選定該域，然後使用快捷鍵 Ctrl+Shift+F11就行了；二是永久性的鎖定域，選中需要永久鎖定的域後，按下快捷鍵 Ctrl+Shift+F9 就行了，這樣鎖定的域結果將被轉換成文本而固定下來。

　　四、注意事項

　　1．對SUM()和PRODUCT()等函數，當其參數為單元格時，這種引用必須是直接的，不能先運算再引用。如表達式「=SUM(A1*2,A2)」是錯誤的，應表示為「=SUM（PRODUCT（A1，2），A2）」或「=A1*2+A2」。

　　2．在單元格引用的過程中，對多頁的表格，可將其當作一個「很長」的表格來操作，每頁的表頭（如果有的話）都要作為有效的單元格。

　　3．如果某單元格的數值為零，填入「0」或不填都不會影響公式的計算結果。

　　4．單元格內容為文字的（如表頭），在計算過程中取其值為「0」，但是，如果文字是以阿拉伯數字開頭的，取值為開頭的數字。如單元格中內容為「一九九九年產量」，則取值為「0」；若單元格中內容為「1999年產量」，則取值為「1999」。

　　5．公式中的「,」、「:」和「()」等應為英文半形。如果在中文輸入狀態下編輯公式，會導致公式語法錯誤。

　　五、實例

　　1.如下圖所示，C5單元格為總收入，其值應等於25.2×4+5×10+10×20。將游標置於C5單元格，選擇「表格→公式」，此時公式欄中已有「=SUM（LEFT）」，將其改為「=SUM(PRODUCT(A2,B2)，PRODUCT(A3,B3)，PRODUCT(A5,B5))」或「=A2*B2+A3*B3+A5*B5」，數字格式選「0.00」，然後單擊「確認」，在C5單元格中即可得出結果350.80。

　　手動輸入：按CTRL+F9插入括弧，然後在括弧內輸入公式「=SUM(PRODUCT(A2,B2)，PRODUCT(A3,B3)，PRODUCT(A5,B5))」或「=A2*B2+A3*B3+A5*B5」 ，按F9更新

2.從上、下、左、右不同方向求和的函數分別是：

向上求和（從上到下）使用函數=SUM(ABOVE)；?

向下求和（從下到上）使用函數=SUM(BELOW)；?

向右求和（從左到右）使用函數=SUM(RIGHT)；?

向左求和（從右到左）使用函數=SUM(LEFT)。