成為精英的第一步——高效的時間管理

Amy早晨趕到公司，正準備接著昨天的內容開始一天的工作，結果打開郵箱一看，幾十封新的郵件已經在等著處理。

郵件處理到一半，突然想起來曾經答應了同事要幫他做一件小事情，她覺得事情不著急，於是打算處理完郵件再去做。結果同事又再打電話來，Amy不得不趕緊道歉然後放下手上的工作立刻去完成。

事情剛剛做完，老闆又把她喊過去討論問題……一個上午莫名其妙的就過去了，下午剛喝了杯咖啡打起精神準備工作，發現有一個預定的會議要開始了。

她翻遍桌子，找了很久才找到之前準備的會議材料，匆忙趕到會議室，結果發現還有很多人沒有來。等好不容易到齊，每個人發言又都沒完沒了，會議又超時了……

回到座位，她發現打算做的事情連一半都沒有完成，趕緊趕了些工，就下班回家了。

日復一日過去，她發現自己總是不能按時完成任務，別人交出來的工作成果總是比她好。學歷、技術、經驗……她明明樣樣都不比別人差，也很努力地每天忙個不停，但升職加薪的機會總是被別人搶走。

像Amy這樣一天到晚把「我很忙」掛在嘴邊的人，其實只是不懂得該如何去管理好自己的時間罷了。嚴重一點的，每天被時間追著跑，越忙越亂，越亂越忙，形成惡性循環。在別人看來，只會傻干而不是能幹，渾身上下寫滿了不靠譜。

而那些能夠有效地利用時間的人，總是能用同樣的時間發揮出兩倍甚至三倍的工作效率。他們總是看起來有時間也有能力去接受更新更難的任務，升職加薪的機遇也自然就落在他們身上，最終成為了更加成功的一群人。

在職場上，天分和資源也許不可掌控，但學會時間管理，是每個人都可以去實踐的提高工作能力的方法。

Todo List的正確打開方式

每日的Todo List應該來自於對大計劃的分解。我們每天的Todo List不應該是分散的隨意的內容，它應該是我們一個長期計劃其中的一部分。比如每一年的目標，應該最終落實到我們每個月的計劃，每個星期的計劃，每日的計劃。每天的小小Todo List裡邊，應該蘊含著我們對長遠目標的憧憬。只有這樣，那些最終將讓我們獲得成就和成長的大目標才能夠得以實現。

Todo List需要排列優先順序並每日調整。每天的工作進展都在變化，昨天並不緊急的事情，今天可能就會面臨Deadline。下班後直接就結束，第二天又接著昨天的計劃來干，就會產生偏差。我們不僅要對Todo List排列優先順序，還需要每日結束的時候進行反饋總結，並及時調整順序。

能儘快搞定的事情可以先做。我們應該把主要的時間都用在那些重要的事情上，但還有一些會對我們產生影響但是做起來很容易的事情，不妨就先花一點點時間去處理完吧。一來可以給自己創造一些成就感，二來可以將重要事情被干擾的可能性減小到最少。

不要上來就衝刺。在制定工作計劃的時候，不要把最難的事情放在第一個。長跑運動員不會上來就衝刺，跨欄選手也不會在第一個欄就用最快的速度……我們的能量是有限的，一上來就用盡全力，必然會導致沒有辦法堅持到最後的成功。

我曾經有一段時間因為工作量大而繁雜，很久沒有去好好做計劃和總結。結果有一天老闆給我新的任務，我說我忙不過來，他問我在忙什麼，我居然當場語塞，突然腦子一團漿糊，啥也想不起來了！

一旦有了合理的Todo List，在任何時候對於該做什麼不該做什麼，你都會胸有成竹。接受任務和拒絕任務的時候，也能夠頭頭是道地給出理由。

整理你的辦公環境

你也許很忙，忙得沒有時間去整理自己的辦公桌。但是一個亂七八糟的辦公桌會給你帶來很多的負面影響：

花大量的時間找東西，甚至最終還是找不到；

在工作的時候無法集中注意力，視線總是被雜物所擾；

心情煩躁，增加工作壓力；

你的同事和老闆一看你的桌子，就覺得你思維混亂而不靠譜……

辦公桌應該是你的工作台，而不是雜物台。把工作時用不上的東西都處理掉，文件都放進分類文件夾，雜物都放進收納盒，各種亂糟糟的線都捆起來，給自己創造一個盡量空白的桌面，並且，在每天下班之前，都把一切物歸原位。

雖然整理桌面每天都會花你一點的時間，但它帶來的回報是工作效率的大大提升。如果你是老闆，你會把重任交給一個成天把自己埋在垃圾堆里慌慌張張的人，還是一個坐在整潔的辦公桌前專註工作的人？

郵件處理的學問

常用郵件格式化。如果你總是要收發同樣內容的郵件，不妨就為自己制定一些模板和流程，使用的時候把具體的細節稍作填充即可。這樣不但能夠提升效率，而且還能為自己樹立一個特別專業和規範的職業形象。

定時而不是隨時查看郵件。不知道有多少人像我一樣，工作的時候開著outlook，只要出現了新郵件的提示，就像強迫症一樣放下正在做的工作趕緊去查看和處理。這其實是一種非常錯誤的方法。電子郵件本質上是一種非同步通信方式，你要做的是盡量利用它的這一點。有時候你那種快速回復郵件的舉動甚至會給人造成一種你很清閑的感覺。一個用郵件而不是電話來溝通的事件，必定不是緊急到需要立刻處理的事件。但時時去查看郵箱卻會不斷打破我們的注意力，影響正在進行的工作。我們只需要為自己設定一個時鐘，比如一個小時查看一次，甚至半天集中查看一次郵件即可。

問題集中在一起處理。用郵件描述的問題，要盡量簡潔而集中。如果想起一個小問題都單獨發一封郵件，會給他人造成大量的干擾，而且不容易得到有效的反饋。盡量在自己思考充分之後，在一封郵件裡面把類似的問題集中呈現，會提升整個團隊的工作效率。

為郵件創建Todo List。我們每天收到的郵件中，大部分其實都只是讓我們知曉的內容而不是讓我們去負責處理的內容。對於那一小部分需要我們負責處理的郵件，就為它們建立一個Todo的文件夾，一旦收到就立刻放進去，稍後分步驟來處理，處理完畢之後再把它們歸檔到相應類別的文件夾中。這樣一來，我們的郵件工作就只需要重點圍繞這個文件夾來進行就可以了。

我曾經一直通過郵件和一個遠在法國的老闆進行交流。工作的時候並沒有想太多，只是因為不能見面溝通，所以越發注意自己在郵件中的響應是否清晰而專業。結果這位老闆最後幫助我在年終獲得了額外的績效獎勵，完全意外的驚喜！我感激他，也感謝之前保持清醒意識的自己。

利用好郵件，不僅能讓你身邊的同事感受到你的條理，也能讓那些平時不在你身邊一起工作的人們感受到你的能力。

解救低效的會議

明確的時間、議程、角色。會議很多，但真正制定了有效議程的卻很少。如果你成為了一個會議主持者，那麼就要時刻謹記，對每個人的發言時間，討論的內容不偏離主題，會後形成有效的記錄這些事情都要嚴格控制。

帶著時間成本的意識去開會。把你每個月的薪水轉換成日薪，再轉換成每個小時的收入，就是你的時間成本。不但自己要領悟這一點，還要把這種成本意識分享給所有的與會者，大家就會看到即使是延遲五分鐘，全體人員的額外成本消耗都是一種很大的浪費。

會後約見客戶。這是我在日本整理大師小山龍介的書中看到的很雞賊的一種辦法。在預定好時間的會議之後約見客戶，或者安排一些更加重要的事情。這樣一旦會議無效而又超時，你就可以有冠冕堂皇的理由提前離開了。真的遇到這種無聊的會議，不妨一試呀！

不管你是會議組織者還是參與者，都總有一些辦法去主動提高會議的效率，為自己更有價值的工作爭取到寶貴的時間。如果有些事情非做不可，那就不要隨波逐流，做那個一片渾渾噩噩之中更有power的人吧！

著名作家赫胥黎說過

「時間最不偏私，給任何人的都是二十四小時；

時間也最偏私，給任何人的都不是二十四小時。」

那些看似遙遠的成功

其實就藏在你每天的八小時里

機遇是帶著有色眼鏡的

它會垂青那些看起來更加從容的強者

學會管理好時間

是邁向能力者軍團的第一步

END

本文作者：75D童顏巨乳小姑子（已婚已育，別沒事兒要什麼照片了）

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一直特立獨行的貓

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