原創 | HR,你制定的制度為啥執行不了?

曾聽到一個HR說:「制定製度容易,執行制度難。」他說自己做了一個獎懲制度,得到了老闆的認可,可是在執行過程中卻大打折扣,花費了大量時間和精力做解釋說明工作,甚至還進行了專題培訓,但是效果並不理想,仍然有很多人不理解甚至發出質疑,他不得已搬出老闆才逐漸平息爭議。

說實話,根據武哥多年管理實踐經驗,對於這位HR的「制訂製度容易執行難」的觀點,我不敢苟同。人對自己出的方案總是有些偏愛,在感情上難以接受別人說它不好,HR也會犯同樣的毛病。

退一步想一想:制度執行難,一定是執行過程中的問題嗎?我們有沒有考慮過,是不是制度本身出了問題?在制定製度過程中,有沒有把執行因素考慮進去?

制定製度過程中存在的問題

制定製度好比「立法」,如何設計很重要,要經過嚴謹的程序和內部調研和充分討論之後才好執行,尤其是一些既關係到企業績效又關係到員工利益的制度,比如獎懲、考核、考勤等,制定這樣的制度一定要慎之又慎。

可現實中,很多公司對「立法」工作並不重視,認為制度缺失靠人來補,奉行的是「人治」思維,其制度執行效果也就可想而知了。以下幾種情形就是比較普遍的現象。

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1、匆匆成文,朝令夕改

某號稱是互聯網+的硬體公司宣稱上班不打卡,沒承想過了一段時間,老闆發現遲到的人多了,就跟HR說:趕緊做一個考勤管理制度吧。於是HR搜腸刮肚、東平西湊搞了一個考勤管理制度。

當考勤管理制度實施以後,一些員工覺得很不習慣,就反映說:既然是互聯網公司,就應該學人家開放、自由,不能老要求人打卡,這多壓抑啊!打卡還怎麼讓人發揮創造力?老闆得到這些反饋後,心一軟,說:「那好吧,以後還是不要求打卡了。」

這樣的老闆隨心所欲,不拿制度當回事,HR的工作也是窮於應付,缺乏應對思路。其實HR應該往深層處想一想,多考慮這麼幾個問題:公司上班不打卡反映了什麼?是工作性質使然還是僅僅為了趕時髦?打卡與能否發揮創造力之間有必然聯繫嗎?不打卡是不是不需要考勤管理制度?

在武哥看來,「沒有規矩,不成方圓。」很多問題的出現恰恰出在事先沒有策劃好,天真的以為人能搞定一切,實際上,企業90%以上的事一定是靠制度來解決的,剩下的才是靠人工決策的,而不是本末倒置——制度躺在那裡睡大覺,人卻瞎忙活的團團轉,這樣的公司一定有問題。

任何制度,哪怕是一個不起眼的考勤管理制度也不能朝令夕改,老闆如果意識不到這一點,那這個公司將永無寧日,我勸HR還是趁早走人為好。

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2、兩個極端——要麼「一切照搬」,要麼「閉門造車」

信息爆炸的時代,想獲取優秀企業的管理制度體系並不是什麼難事,也正因為如此,有的人患上了「制度缺失綜合症」,覺得別人的制度體系很健全,別人有的我們也應當有,否則拿什麼跟別人競爭?

想法是好的,卻不去研究別人制度背後的邏輯,只是簡單的「拷貝」過來,學一點皮毛功夫,心裡覺得:有至少總比沒有強!

於是,我們看到有一種企業:今天學這個制度,明天搞那套體系,後天……看上去很愛學習的樣子,其實一樣都沒有深入,最終沒有形成自己的東西,也就談不上有什麼競爭力了。

與之相反的是,還有一種人,自作聰明,以為自己的水平高,寫上幾條就能當作制度執行了,卻從不放眼望去,借鑒先進經驗,自己在那裡埋頭閉門造車,以為自己的「發現」屬於這個世界上的「前所未有的創新」,其實早在好多年前別人早就採用過了,套用華為老闆任正非的話,做這樣的事不是什麼發明創造,不過是在「重複製造輪子」而已。

設計制度一定要有前瞻性的思維和借鑒標杆的眼光,取長補短,為我所用。

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3、「奇葩」規定多,寫法不「講究」

東莞某工廠有一條規定,員工一個月上廁所的時間總計不能超過400分鐘,一旦超過這個基數,就要被罰款。導致這家工廠的員工,喝水成了最害怕的一件事。

這個規定看上去不可謂不細緻,能把員工一個月上廁所的時間具體精確到分鐘(還是個整數)。但你能說這個規定很好嗎?先不說是否人性化,就是從合法性的角度,寫這個制度也是缺少法律常識的體現,真的成了不打自招的呈堂證供了。

奇葩規定有很多,不一一列舉。更多的情況是很多人寫制度的出發點是好的,但在寫法上不講究,缺乏嚴謹性。例如「每個人都應努力工作,做出績效,否則公司就死掉了」,這句話既畫蛇添足,又過於口語化,經不起推敲;有的為了趕時髦,在制度中出現「不允許在上班時間曬幸福」這樣的網路用語,看上去既像宣傳文案,又有點不倫不類。

寫制度不是搞宣傳、做營銷,講的是嚴謹和準確,能否經得住推敲,能否容易理解又便於執行,這才是首先要考慮的。

如何制定容易執行的制度

制度執行難,其源頭就在於一開始沒有設計規劃好,不是等到具體執行出現問題的時候才想到如何彌補。一個好的制度,必須提前策劃,認真考慮可執行的問題,它要有相當的預見性。這一點,可以借鑒日本企業的做法,他們在設計一個制度或者制定一個方案時,往往都包含了後續的執行計劃和具體步驟,一旦確定,雷打不動!

另外,為了增強制度的可執行性,同時能讓效果最大化,在此武哥也分享一點制定製度的個人心得,請多批評。

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第一步,明確目的和問題。

制定製度總是要解決問題的,如果問題沒有搞清楚、弄明白,就動手制定製度,十有八九是吃力不討好。所以,要知道解決什麼問題,弄明白要制定製度的一方(比如老闆)的真實意圖是什麼,想達到什麼樣的目的和效果,通過充分的溝通和調研,把這些整明白。如果沒整明白即使做出來的制度也達不到想要的效果。

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第二步,做好頂層設計。

這個制度要達到什麼目標?是怎樣的設計思路?框架如何?有哪些模塊?誰主要負責?這些問題都要搞清楚。其次,要明確這個制度設計由誰組織安排,誰收集材料,誰來具體動筆,誰來審校,分工要明確。總之一定要拿出一個藍本,才有參考的依據。

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第三步,徵求意見。

初稿出來後,可以根據不同制度進行局部或廣泛徵求意見,「言者無罪聞者足戒」,尤其要多聽聽不同的意見,看是否有價值、有道理,要把這些東西歸納整理,但核心一定要把握住,一定要有自己的主見,既不能全盤接受,也不能完全置之不理,要認真分析和區別對待,最終采不採納還是在於自身。

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第四步,討論修改。

討論和修改不僅是為了完善制度條款,最重要的是讓制度的相關方參與進來,參與非常重要,它有兩大好處:一是集思廣益,讓不同觀點再次碰撞,吸收更合理的成分;二是增加參與者的認同感,人對自己參與過的東西一般是都是比較贊同的,至少是不太反對的。

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第五步,提交審批。

將討論修改後的制度提交給領導把關、審批,並且把制定製度的情況如實彙報。這個環節上,制度條款有時候會出現一些變更,尤其對於負責任的領導來說,更是如此,因為他們站的高度不同,想問題的層次不同,制度一定不能偏離企業發展方向與核心價值觀,這是需要領導把握的,平庸的領導和英明的領導,其水平高低往往在這一點上,那就是決斷力。

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第六步,發布試行。

領導審批以後,可以根據情況發布試行一段時間,這樣也為今後制度的長期執行留有餘地,真的有問題待更改升級後再正式推行,這也減少了不少機會成本。

只要嚴格按照以上六步來制定一些制度,我想會容易執行很多,HR們不妨試試?


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