項目管理者聯盟實戰案例：項目資源有限情況下如何爭取到領導的支持

07-27

項目管理者聯盟

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　　項目管理者聯盟是國內最大的項目管理人員會員機構與互動平台。項目管理者聯盟「項目案例」欄目由項目管理專家及企業項目管理精英針對典型案例進行評析，分享項目管理實踐與價值。

　　如各位項目管理專家及企業項目管理精英有經典案例與大家分享，可直接發郵件至項目管理者聯盟編輯部，或電話與我們聯繫! 聯繫方式：劉女士 liuzhe@mypm.net，13520734125

案例：

　　F公司專門提供特種形狀、小批量的專用機械零部件的生產製造。由於都是非標零件，加上有些客戶提出的只是一個概念，因此F公司還要承擔一定的研發工作任務。兩個月前，F公司和L公司簽訂了合同，按合同要求，F公司必須在3個月內完成某特定要求的鋁製構件，在樣品通過驗收測試後，還要提供同款零件50個。

　　這張訂單的金額不小，而且利潤可觀，但是違約罰則也特別嚴格，一旦有延期或其他與合同條款相違背的情況出現，都會產生高額的罰金。這單合同得到了公司領導的重視，專門安排了有經驗的研發團隊和高水平的機加工技師負責實施。

　　劉鵬被任命負責這個項目的管理工作。劉鵬在F公司工作已經3年多了，也算是經驗豐富的老員工了。剛接到任命，劉鵬還有些緊張，不過當團隊正常運轉起來後，他還是暗暗鬆了口氣：領導安排的成員各頂個都是好手，不但有經驗，而且幹勁兒十足。只要別有大的偏差，照這樣下去，按時交付基本不是問題了。

　　然而，「好事多磨」，讓劉鵬萬萬沒想到的事情真的發生了：這天早上上班，研發部張經理就給他打電話，告訴他公司突然接到一個新的臨時項目，大領導把原來在劉鵬團隊工作的3名研發人員抽調到新項目中去了!

　　眼看自己項目的截止工期一天天臨近，關鍵時刻突然少了3名骨幹，但客戶要求卻絲毫沒有改變，一旦延誤就會導致嚴重的後果。離客戶要求的交付日期還有不到一個月的時間，還能不能按要求保質保量完成項目呢?劉鵬一下子不知道該怎麼辦才好了。

點評專家：

　　高屹，項目管理者聯盟項目管理研究院副院長、項目管理者聯盟PMP與項目管理權威講師。哈爾濱工業大學畢業，原中興通訊股份有限公司項目經理、國內工程總監、服務總監、競情分析總監;參與和牽頭完成的項目包括總裝VSAT衛星網建設，鐵道部會議電視項目、國家廣電總局會議電視項目、全軍無線保密通信網路項目、鐵通東北環幹線傳輸網路項目、鐵通全國數據網項目、總參核心交換中心建設項目、中國電信集團公司骨幹傳輸網路建設項目等。曾經服務於國家電網公司，參與國家電網公司會議電視網，三峽建設委員會辦公樓交換機，國家電網通信中心匯接局交換機等項目的實施工作。

　　在企業嚴謹的工作作風的熏陶中不斷成長，務實的企業文化造就了務實的工作風格，對於項目管理體系有深厚造詣和極豐富實戰經驗，並且可以很形象的把它運用到自己的培訓過程中，屬於一位幽默、負責任的實戰派講師。

　　出版以下項目管理類書籍：

　　《PMP考點精粹》，2011年12月電子工業出版社出版，2013年6月第二版。

　　《PMP模擬題精粹》2014年9月出版，中國電力出版社出版。

　　《項目管理一學就會》，2015年8月出版，中國電力出版社出版。

　　翻譯PMI《項目管理知識體系指南疑難解答(第5版)》，2015年5月出版，電子工業出版社出版。

點評：

　　對很多項目經理來說，資源的充分保證是項目實現目標的最重要因素。在現實項目中，最常見的問題之一就是資源緊缺，包括沒有所需要的資源，或者在某些特定時間段沒有所需的資源。這裡的資源雖然泛指一切應用於項目生命周期以內的人、設備、環境、場地等所需之物，但影響最大的往往還是人力資源。

　　俗話說，有人好辦事。項目經理在苦於無人可用的時候，首先要要搞清楚，你需要的人是從哪裡來的?很多人會說:哪裡來的?當然是領導給分配的，給安排的啊!沒錯，項目經理作為管理團隊、帶領團隊、實現目標的責任人，在團隊人選的問題上往往沒有過多的話語權。換句話說，什麼人可以用，什麼人不能用的決定權通常是掌握在別人—管理層手中的。

　　那麼問題又進了一步：領導根據什麼來給項目經理分配適當的團隊成員呢?當然要看具體項目能獲得什麼樣的收益，對組織戰略目標的促進作用大小!其實分析到這裡，一個項目經理最應該關注的問題已經浮出水面了：如何讓領導更加關注和支持自己的項目，這才是確保項目目標最終實現的真正關鍵因素所在:一旦獲得了高層領導的支持，資源問題自然迎刃而解!

　　如何獲得高層領導對自己項目的支持，與其說是技術，不如說更是藝術，一些技巧的合理運用，會有效提高領導的重視程度，為獲取充分和必要的資源提供幫助。現實中，幾乎每個項目經理都會遇到資源的短板問題，但是很多人都是在出現資源缺口的時候，才想起去申請資源，雖然重要性、必要性說了一堆，可結果卻往往不能盡如人意。有沒有什麼更好的方法呢?答案就是：及早溝通，確保領導持續關注。

　　一般情況下，同一時間內會有多個項目在實施，這也是導致項目資源緊張的重要原因。從項目本身來說，只要是被允許執行的，其產生的或顯性或隱形的收益一定都與組織的戰略目標相一致，所以理論上都會得到高層領導的支持。當然，不同的項目有不同的規模、不同的成果，因而產生的收益大小也會有一定的差別。優質的，充足的資源自然會向更重要的項目傾斜。儘管如此，其他項目也並非沒有生存的空間。所以項目經理即使承擔了看起來不是非常關鍵的、具有戰略意義的項目，也應該有意識的主動爭取領導的支持。

　　最恰當的辦法是從項目一開始，就主動爭取到合理的關注。比如在項目啟動之初，通過編寫類似項目章程或項目經理任命書的正式文件，請領導批准，讓領導對項目過程和目標有一個比較清晰、全面的了解;邀請領導參加啟動會，給團隊成員鼓勁兒;在項目實施過程中定期或不定期的讓領導獲知項目的最新狀況(在這個環節中，要特別留意採取最恰當的彙報方式，以達到既全面、準確的傳達了信息，又不會引起領導的反感);在遇到項目經理難以決策的問題時，及時請領導拍板等等。當領導對具體項目有更清晰的印象時，他支持這個項目的力度也就會更大了。

　　在真的遇到資源短缺的問題，項目經理向高層領導爭取資源時，應該本著「有理、有力、有節」的原則。所謂有理，是指申請資源要有依據、有計劃，最好是書面的文檔，而不能僅憑一張嘴。所謂有力，是指要明確說明資源一旦缺失，將可能導致的潛在風險及其後果。對風險的描述要客觀，既不誇大，也不縮小。所謂有節，是指項目經理除了關注自己的項目需求，也應該有必要的大局觀。在申請資源的時候項目經理應該主動在允許的前提下，將需求壓縮至最低，不但可能增加自己項目獲得資源支持的可能性，還能將對其他執行中的項目產生的不利影響降到最小。

　　即使已經從領導處獲得了必要的資源，項目經理在使用資源的時候也應該特別注意一些細節原則的把握。比如，資源的使用一定要有計劃。在整體資源緊缺的情況下，能爭取到必要的支持，已經不是件容易的事情了。在使用這些對別的項目同樣寶貴的資源時，必須要有相對清晰、透明的計劃。什麼時候用，用到什麼時候，都要儘可能的說到做到，不能隨意超期佔用。這不但能適時的給予別的項目以幫助，也是對領導決策的支持，也更容易在項目後續階段繼續獲得領導的認可和支持。特別應該摒棄的想法就是，資源一旦到手，就成了自己的「私有財產」，不允許隨意流動。一旦這樣做了，將很難再次獲得其他團隊及領導的理解，最終自己的項目也會受到不利的影響。

　　資源緊缺，可能是很多項目在實施過程中繞不開的魔咒，如何在資源有限的情況下合理、有效的爭取到領導的支持，進而讓自己的項目得以順利執行，是各位項目經理應該多思、多想，多實踐、多總結的重要問題，解決了這個問題，項目也就成功了一半了。