word常見故障

輸入的網址總是被自動加上下劃線

　　在用Word編輯文檔時，輸入的網址或電子郵件地址，總是要被自動加上一條下劃線，而且有時字體的顏色也都變了，請問怎麼解決？

　　①啟動Word，滑鼠單擊菜單上的[工具]---[自動更正]，打開「自動更正」窗口。

　　②切換到「鍵入時自動套用格式」選項卡，去掉「Internet及網路路徑替換為超級鏈接「前的對勾，如圖2---1---66，單擊「確定」按鈕即可。

　Word中插入的所有圖片都變成了大紅叉

　　用Word編輯文檔時，插入了大量圖片，不料後來打開這個文檔，發現所有這些插圖都變成了大紅叉。請問怎麼解決？

　　類似問題經常發生在插入，粘貼圖片，插入的批註上。Word會用紅叉或圓、方塊、三角形等圖形來顯示它無法顯示的對象。

　　1、如果圖片是通過鏈接方式插入的，請確認被鏈接的文件的名字，路徑沒有改變。

　　2、如果不是鏈接的圖形文件，請驗證硬碟上是否有足夠的磁碟窨（至少20MB），因為在內、硬碟空間或其它系統資源不足的情況下，Word可能無法正常顯示插圖，甚至可能丟失插圖數據。確認各種資源充足後，將圖片重新插入一次。或者雙擊圖片打開圖片編輯器，然後複製圖片，將其重新粘貼進Word文檔。

　　3、值得一提的是，Word的「快速保存」功能是一個消耗資源的大戶。啟用這個功能之後，每次保存Word文檔，都只是在原有數據的基礎上添加最近修改的記錄。結果就是Word文檔的體積隨著保存的次數而越變越大。打開一個巨型文檔，系統資源當然就所剩無幾了。各種錯誤，故障接踵而至……關閉這個功能的方法是：

　　①點擊[工具]---[選項]，然後選擇「保存」選項卡。

　　②將其中的「允許快速保存」前的對勾取消，如圖2---1--69，最後單擊「確定」按鈕。

如果Word文檔已經因為長期使用「快速保存」功能變成了一個巨型文檔，可以將其打開，然後「另存為」一個新文件。新文件的體積會縮小到正常值。

　複製文本的時候Word中出現了整個Word窗口的截圖

　　用Word編輯文檔時，本來是在複製，粘貼文字，但忽然文檔中間出現了一幅當前的整個Word程序界面圖，如圖2---1---70所示。當時根本沒有按[PrinsScreen]鍵，更沒有啟動什麼抓圖軟體。請問這是怎麼回事？

　　在Word中，在沒有選中任何對象的情況下，按下CTRL+C組合鍵，就會拷貝Word整個程序界面到Windows剪貼板。再按下[CTRL]+[V]組合鍵，就將這幅圖片粘貼到Word文檔中了。所以，這可能是複製文本時的誤操作造成的錯誤，不過粘貼過來的也只是一個普通圖片，直接刪除它就可以了。

　Office運行速度有時會非常慢

　　為什麼Office有時會出現運行速度明顯慢？

　　Office程序運行速度變慢往往有多方面的原因：系統配置沒能完全達到Office的某些基本的要求，CPU速度較慢，內存不夠，硬碟剩餘空間不足都有可能導致系統運行速度變慢。

　無法給文檔定製頁碼

　　Word給文檔加頁碼時，總是從第一頁開始加，用什麼辦法能讓它從指定的頁開始加頁碼？

　　在Word中無法直接實現此功能，但並不是說我們無法解決這個問題。我們可以將不加頁碼的部分先選中，剪切並粘貼到一個新文檔中。然後再給剩餘的內容加頁碼。也就是把一個Word文檔分成兩個處理。

　　如果需要將文檔列印出來，可以先取消文檔中的頁碼，將不需要加頁碼的部分列印完。然後把這些頁面刪除，留下需要頁碼的頁面，添加頁碼，繼續列印就可以了。

　輸入的英文首字母都自動變成子大寫字母

　　在用Word輸入英文時發現一個問題：輸入完英文後輸入空格或者按[ENTER]換行，這段英文的第一個字母都會自動變成大寫，請問如何解決這個問題？

　　其實這是Word默認啟用的自動化功能，並不是什麼故障。因為通常英文寫作要求將第一個字母大寫。如果不想使用該功能，可以選擇[工具]---[自動更正]，然後在打開的對話框中將「句首字母大寫」前面的勾去掉，如圖2---1---71。

　如何在Word中精確地移動圖形對象

　　在Word中用鍵盤的方向鍵移動圖形對象，每次移動的距離非常大，有什麼更好的方法可以精確地移動？

　　有兩種方法可以精確移動Word中的圖形對象。

　　①選中要精確移動的圖片，點擊「繪圖」工具欄上的[繪圖]---[微移]，選擇要欲微移對象的方向，如圖2---1---73所示。

　　②按住CTRL鍵的同時按鍵盤上的方向鍵也可微移Word中的圖形對象。文本框在修改文檔後分開了

　　在改變頁面設置或對文檔進行修改後，原來的一組圖形和文本框變得四分五裂，請問應該怎樣解決這個問題？

　　1、創建圖形對象組可以將圖形對象和文本框組合在一起，換句話說，就是可以將組中的所有對象作為一個整體進行移動、翻轉、旋轉、調整大小及縮放等操作，也可同時改變組中所有對象的屬性。

　　創建圖形對象組的方法是：按下[Shift]鍵，用滑鼠選中想組合的所有圖形和文本框，單擊「繪圖」按鈕並選[組合]命令，即可將選中的對象組合起來，如圖2---1---74。

　　2、組合的圖形無法單獨修改。若想對其中的某個圖形再進行修改，需取消該組合。操作如下，用滑鼠右鍵點擊該組，然後在彈出的快捷菜單中選[取消組合]命令，如圖2---1---75所示。修改完畢後，再重新組合。不過，文本框的內容可以直接修改，無需取消組合。

　快速為圖片編號

　　有時在編輯Word文檔時需要插入大量的圖片，只要稍一疏忽圖片的順序就會顛倒，怎樣才能快速的為圖片編號呢？

　　Word的「題注」功能可以為文檔中插入的圖片和表格自動編號，而且如果刪除其中一個編號，程序還會自動調整所有編號的顛序。使用方法如下：

　　1、插入題注

　　①以插圖表為例，當你插入第一張圖表後，選擇[插入]---[題注]命令（如圖2---1---76）就會出現「題注」對話框，在「題注」欄中顯示著題注格式如「圖表1」。

　　②按「確定」後，「圖表1」就會插入到剛才插入的圖表下面，如圖2---1---77。當你插入第二張圖表後，再插入題注時，出現的「題注」對話框中，「題注」中的內容就自動變成了「圖表2」，只需按「確定」按鈕即可。以後插入的其它圖表如法炮製即可。

　　2、自定義題注

如果想讓程序自動添加「圖1、圖2」這樣的圖號，需要按以下步驟操作：

　　①點擊「題注」對話框（如圖2---1---77）中的「新建標籤」按鈕。

　　②在出現的對話框中輸入「圖」。以後再插入題注時，就可以在下拉菜單中選擇並插入「圖1、圖2」這樣的題注了。

　　3、自動插入題注

　　①以插入Word表格為例，在「題注」對話框（如圖2---1---77）中單擊「自動插入題注」。

　　②在出現的「插入時添加題注」下拉菜單中選擇「MicrosoftWord表格」。這樣一來，以後每當在文檔中插入Word表格時，系統就會自動在該表格下依次填上題注。這樣即提高了輸入速度，又保證題注的準確性。

　　4、修改題注

　　①若要修改某一個題注，應先選定它，按Delete鍵將它刪除。

　　②打開題注對話框，選定其它標籤或者建立新的標籤，然後按「確定」即可。

　　若要修改同一類型的所有題注，如將文中的「圖一、圖二……」全部改成「圖1、圖2……」則要先選定文檔中要修改的題注，然後打開題注對話框，重新選擇標籤或者根據需要新建標籤，按「確定」後，全文中的同類題注就全部變成新的題注風格了。

　Word97中的「並列文字」沒了

　　以前在Word97的「格式」菜單下有「並列文字」、「組排文字」等功能。在Word2000/2002里怎麼找不到這兩個功能了？

　　這兩個功能的菜單已被移到「格式」----「中文版式」下，並且新版的Word中提供了更多方便的功能如拼音指南、帶圈字元、縱橫混排、合併字元和雙行合一等，如圖2---1---78。Word無法用Outlook發送郵件

　　用Word編寫好了郵件，然後選擇[文件]---[發送]，只能啟動OutlookExpress而無法啟動Outlook發送郵件？

　　Word的郵件發送功能只會調用系統默認電子郵件程序來發郵件，我們可以打開I nternte Explorer，將Outlook設為系統默認電子郵件程序。方法如下：

　　①打開InternteExplorer，選擇[工具]---[Internet選項]---[程序]。

　　②在「電子郵件」下拉菜單中選擇MicrosoftOutlook，如圖2---1---79。

　漢字與英文的間距無法調整

　　在Word中輸入的漢字與英文字母、數字之間，一般都存在一小段間隔，這個間隔一般有一個空格大小，無法刪除或者調整大小，請問這個故障如何解決？

　　這是Word默認啟用的一個功能，可以將其關閉。具體的操作方法如下。

　　①按[CTRL]+[A]組合鍵選定全部文檔，選擇菜單中的[格式]---[段落]；

　　②在彈出的「段落」窗口中，選擇「中文版式」選項卡，去掉其中「自動調整中文與數字間距」和「自動調整中文與西文的間距」兩個選項前面的對勾，如圖2---1---80所示。

　無法修改字間距

　　在Word中，有時候輸入的字間距會非常大，或者非常小，無法調整，怎麼辦？

　　Word中有「標準」、「加寬」和「緊縮」等三種字間距，調整字間距的操作步驟如下。

　　①拖動滑鼠，選定要調整的文字，選擇[格式]---[字體]，在彈出的窗口中選擇「字元間距」選項卡。

　　②在「間距」下拉列表窗口中選擇適當的類型，或者在後面的「磅值」中直接輸入間距數值。最後單擊「確定」即可，如圖2---1---81所示。

　快速輸入通信地址

　　我們經常會輸入一些幾乎每次都要輸入的東西。例如投稿的末尾要輸入自己的姓名、地址。如果每次都手工輸入會非常麻煩。怎樣實現快速輸入通信地址呢？

　　其實用Word的「域」功能就可以讓你一勞永逸。下面就用上述的例子講解一下具體操作方法。

　　1、輸入用戶信息

　　①單擊菜單中的[工具]---[選項]。

　　②在「選項」窗口中切換到「用戶信息」選項卡，輸入你的資料信息，如圖2---1---82，點擊「確定」保存。

　　2、插入用戶信息

　　①寫完一篇文章後，點擊菜單中的[插入]---[域]。

　　②在「域」的窗口中選用「用戶信息/User Address」，單擊「確定」按鈕，如圖2---1---83。這時即可看到你先前輸入的用戶信息已經自動輸入了。

　怎樣將文檔設成雙欄並讓標題居中

　　我在排版時，想將Word文檔排成雙欄，但不知怎樣將標題居中，請問如何解決？

　　1、將文檔分成雙欄的具體操作方法如下：

　　①選擇菜單上的[文件]---[頁面設置]（如圖2---1---84所示），在彈出的「頁面設置」窗口中選擇「文檔網格」，如圖2---1---85。

　　②在「欄數」中輸入「2」，單擊「確定」按鈕即可將整個Word文檔的主體版式設置為雙欄。

　　2、文檔變成雙欄後，想把某一個標題放在整個頁面正中的方法為：

　　①首先要選中這個標題。

　　②選擇菜單[格式]---[分欄]（如圖2---1---86），在彈出的「分欄」窗口中，選擇「預設」下面的「一欄」，如圖2---1---87，最後單擊「確定」按鈕即可。

Word文檔損壞或丟失的補救方法

　　Word文檔被病毒破壞

　　系統感染了病毒，殺毒後，發現很多Word文件被破壞了，有什麼方法可以修復？

　　確保已經用殺毒軟體完全清除病毒，然後可以利用專門用於修復Word文檔的工具軟體「WordRecovery」（下載地址：http://www.officerecovery.com/download/wrdemo.exe）將受損文件修復。這個軟體安裝後在Word的[文件]菜單里加入[Recover]命令，執行這個命令即可修被Word文檔，非常方便。你也可以直接啟動該軟體，選擇Word文檔進行修復，如圖2---1---88。

　意外關閉Word之後，未存檔的內容丟失

　　在使用Word編輯文檔時，如果突然停電、死機，可能還沒有來得及保存對Word文檔的修改，就重新啟動電腦和Word。這種情況發生後，怎樣儘可能地找回未保存的修改呢？

　　1、啟用「自動恢復」功能

　　要在發生故障後能恢復文檔，一定要在發生故障前打開Word的自動恢復功能。

　　①單擊菜單上的[工具]---[選項]，在彈出的「選項」對話框中，切換到「保存」選項卡。

　　②選中「自動保存時間間隔」，然後在其後的「分鐘」框中設置自動保存的時間間隔，如圖2---1---89所示。

　　一般情況下，Word已自動啟用了自動恢復功能，但如果你編輯的文稿很長，速度又很快，則最後將10分鐘調到5分鐘左右，因為保存的時間間隔越短，出現故障後能恢復的內容就越多。

　　③最後建議選中「允許後台保存」，這樣，Word在自動保存文檔的同時，你能夠繼續進行編輯工作。

　　2、自動恢復「自動保存」文檔

在斷電或類似事故發生之後，可以自動恢復「自動保存」的文檔，步驟如下：

　　①重新啟動Word，所有在發生故障時處於打開狀態的文檔都會自動顯示出來。

　　②選擇菜單中的[文件]---[另存為]選項，彈出「另存為」對話框，如圖2---1---90。

　　③在「文件名」中鍵入原文檔的文件名，點擊「保存」按鈕，如圖2---1---91。

　　④如有提示信息出現，詢問是否要替換原有文檔，則單擊「是」按鈕，否則就單擊「否」按鈕，重新為文檔重命名。

　　注意：

　　在退出Word時，所有未保存的自動恢復文件都將被自動刪除。

　　3、手動恢復文件

　　如果在重新啟動Word後，未能顯示出自動恢復的文件，則可嘗試手動將其打開，步驟如下：

　　①單擊菜單上的[文件]---[打開]選項。

　　②找到包含自動恢復的文件夾。默認情況下Word把自動恢復文件保存在「C:Windows/ApplicationData/Microsoft/Word」文件夾中。如果你使用的是Windows2000/2002，自動恢復文件將保存在「C:Windows/Profiles/用戶名/Application Data/Microsoft/Word」文件夾中。在「文件類型」下拉菜單中，選擇「所有文件」，就可以看見一些命名為「自動恢復，保存〈原文件名〉」，並以「.wbk」作為擴展名的文件。選定需要的自動恢復文件，單擊「打開」按鈕。

　　③確認這個文檔是你需要的自動恢復文檔之後，單擊「保存」按鈕，系統會彈出「另存為」對話框，在「文件名」框中鍵入或選中已經存在的文件名，單擊「保存」按鈕。

　　④當有提示信息詢問「是否覆蓋原有文檔」時，請單擊「是」按鈕。

最後強調一點：「自動保存」並不等同於正常的文檔保存，在使用編輯完成文檔後，千萬不要忘記使用「保存」命令，真正對文檔進行保存。

　一旦打開某個Word文檔就死機

　　有一個Word文檔，每次打開它的時候系統就死機。而直接運行Word或打開其它文檔則沒有問題。請問這種問題怎麼解決？

　　有可能該Word文檔已經損壞。一般來說，下次啟動Word時，Word會自動使用文件恢復轉換器來恢復該文檔中的文本。具體操作方法如下：

　　①單擊Word菜單下的[工具]---[選項]選項，在彈出的窗口中選擇「常規」選項卡；

　　②選中「打開時確認轉換」複選框（如圖2---1---92），然後單擊「確定」按鈕；

　　③單擊工具欄上的「打開」按鈕，彈出「打開」窗口；

　　④在「文件類型」下拉菜單中選擇「從任意文件中恢復文件」，如圖2---1---93；

　　⑤打開已損壞的文檔即可。

　　意外事故之後Word文檔結構被損壞

　　停電、死機等意外事故造成未存檔即關閉Word之後，找到了自動恢復文件。但是用Word打開後，發現文檔內容是空的，這是為什麼？

　　具體的恢復操作步驟如下：

　　①在Word中單擊菜單中的[工具]---[選項]，然後切換到「常規」選項卡，選中「打開時確認轉換」。

　　②單擊工具欄上的「打開」按鈕，在「打開」窗口的「文件類型」下拉菜單中選擇「從任意文件中恢復文件」。

　　③打開要恢復的文件，這時可以看見屏幕上多了一個「轉換文件」對話框。「文件類型」列表中是Word文檔轉換器支持的若干種文件類型。在這裡選擇「從任意文件中恢復文本」。單擊「打開」按鈕之後，在Word左下角的狀態欄會出現「Word正在轉換X」的信息，後面是一個進度條，再後面是「按ESC鍵可取消」的提示。等進度條滿時，文件中的文字就恢復了。不過由於是按照文本格式轉換的，文檔中的表格無法恢復。最後保存文件即可。

使用Word2002的用戶可以嘗試修復文件。使用方法如下。

　　①在Word中點擊工具欄上的「打開」按鈕。

　　②選擇要修復的文件，然後點擊「打開」按鈕上最右邊的箭頭，然後在彈出的菜單中選擇「打開並修復」，如圖2---1---94所示。

　如何對Word2000生成的Web頁「減肥」

　　在字數相同的情況下，對Word 2000文檔的版面修飾越多，生成的HTML文件長度也越大。那麼怎樣減少HTML文件的容量呢？

　　對已生成HTML文件，我們可以用其它HTML文件編輯工具對不必要的信息進行刪減。下面是在FronPage中對HTML文件進行精簡的方法：

　　①單擊要編輯的HTML文件，按下[SHIFT]鍵，點擊滑鼠右鍵，在「打開方式」中選擇用FronPage打開文件。

　　②使用FrontPage工具欄中的「HTML」來看源代碼，會發現有一部分內容為「灰色」，這些「灰色」的內容原則上講都可去掉，選中其中的一部分進行「剪切」。「剪切」後進行預覽，看是否與原來版面相一致，如不一致則恢復「剪切」，如果「剪切」前後顯示的版面一致，則繼續進行其他內容的「剪切」，這樣反覆多次可以在當前環境下對HTML文檔進行精簡，並使顯示時與原文檔的版面保持一致。

　Excel常見問題解決

　　安裝Office後無法打開擴展名為.xls的文件

　　後綴為.xls的文件是用Excel製作的表格文件。安裝Office後仍然無法打開，可能是因為沒有完整安裝Office中Excel程序，重新運行Office安裝程序：

　　①點擊「添加或刪除功能」按鈕，然後在彈出的窗口中點擊組件列表中的「MicrosoftExcel for windows」，選擇「從本機運行」

　　②點擊「開始更新」按鈕，完成後就可以打開.xls文件了。無法在Excel中自動輸入貨幣符號，用Excel製作表格，經常會涉及金額運算，需要在數字後面添加貨幣單位如RMB、$等。一一輸入非常麻煩，但Excel中似乎沒有自動輸入的功能。請問如何解決？

　　Excel中可以通過設置單元格的格式，實現自動輸入貨幣單位的功能。操作步驟如下：

　　①選定所有要自動設置單元格的格式，然後單擊滑鼠右鍵，在彈出的菜單中選擇[設置單元格格式]，如圖2---1---100所示。

　　②在彈出的「單元格格式」窗口中，選擇「分類」中的「貨幣」，然後在右邊的「貨幣符號」中選擇需要貨幣單位符號，如圖2---1---101所示。選擇好之後，按「確定」銨鈕。這樣，以後在這個單元格中輸入數字時，就會自動添加我們選定的貨幣單位符號了。

　忘記了密碼，無法修改Excel文件

　　先前在Excel97設置了表格密碼保護，現在要修改表格，卻忘記了密碼。請問有什麼方法可清除或找回密碼？

　　可以使用專門清除Excel密碼的軟體Advanced Excel 97PassWord Recovery(下載地址：http://www.onlinedown.net/AEPR.HTM）。具體操作可以參考前文介紹的破解Word密碼的方法，在此就不贅述了。

　快速輸入大寫中文金額文字

　　用Excel製作財務表格，免不了要將很多金額數字以中文大寫的形式輸入。除了手工輸入和複製粘貼之外，在Excel中還有更好、更方便快捷的輸入方法嗎？

　　通過設置單元格格式，可以讓輸入的數字自動轉換為中文大字數字的形式。具體操作步驟如下：

　　①先不管格式問題，直接按需要輸入準確的阿拉伯數字，如 123.45。

　　②右擊需要用中文大寫輸入數字的單元格，在彈出的快捷菜單中選擇「設置單元格格式」。

　　③在彈出的「單元格格式」對話框中切換到「數字」選項卡。在「分類」中選擇「特殊」，在「類別」中選擇「中文大寫數字」選項，如圖2---1---102所示。

　　④單擊「確定」按鈕，先前輸入的阿拉伯數字就自動變成「壹佰貳拾參點肆伍」這樣的大寫中文數字了。無法「翻轉表格」

有時使用Excel編輯一張表格，做到一半才發現情況和預想的不同，表格行數太多而列數太少，總之想將該表格「翻轉」——行變成列，列變成行。但是Excel中好像沒有這樣的功能？

下面就是在Excel中實現表格行列轉置的具體操作過程：

　　①打開Excel文件，選中需要進行行列轉換的單元格區域，如圖2---1---103，單擊菜單[編輯]---[複製]。

　　②選定要粘貼「翻轉」後的表格的位置，單擊滑鼠右鍵，選擇[選擇性粘貼]，如圖2---1---104，在彈出的「選擇性粘貼」對話框選中「轉置」複選框，如圖2---1---105。

　　③單擊「確定」銨鈕，即看見「翻轉」後的表格，前後對比如圖2---1---106。如果想刪除前面的表格，只要選中後，單擊右鍵，選擇「整行刪除」即可。

　數據長度超過單元格寬度

　　在Excel中輸入數據時，數據長度經常超過單元格寬度。調整起來非常麻煩？

　　Excel有一個「縮小字體填充」功能，可自動調整單元格內數據的長充，使之與單元格的寬度相匹配，十分方便。具體使用方法的操作步驟如下：

　　①選擇Excel菜單下的[格式]---[單元格]選項，如圖2---1---107，系統彈出「單元格格式」對話框。

　　②切換到「對齊」選項卡，選擇「文本控制」框中的「縮字體填充」選項，如圖2---1---108。

　　③單擊「確定」按鈕。這樣，被選定單元格就具備了自動調節的能力。

　　這樣設置後，當這些單元格內的數據較多，採用原有字型大小元法完整顯示時，Excel就會自動縮小它們的字型大小，使他們能在單元格內完整顯示。這樣就實現了既顯示所有數據，又充分利用單元格已有寬度的目標。兩全其美，效果非常好。

　Excel里無法輸入15位以上的數字

　　當輸入的數字超過15位時，Excel會自動將其轉換成科學計數法顯示。要恢復至普通顯示方式：

　　①滑鼠右鍵單擊單元格，選擇彈出菜單中的「設置單元格格式」。

　　②在彈出的窗口中切換到「數字」標籤頁，選擇「分類」中的「自定義」，然後選擇右邊「類型」下的「0.00」即可，如圖2---1---109所示。

　怎麼避免帶「/」的數據自動變成日期

　　在使用Excel時，每次在單元格中輸入帶有「/」和「—」的數據時，都會被自動轉換成日期的形式。例如我輸入「8/12」或是「8—12」，回車後都會被格式化成「8月12日」，有辦法避免這種情況嗎？

　　只需要更改單元格的數據格式即可。具體操作方法如下：

　　①選擇想輸入數據的一個或多個單元格。

　　②選擇菜單上的[格式]---[單元格]，在出現的對話框中切換到「數字」標籤，選定「分類」中的「文本」，如圖2--1---110，最後再點擊「確定」按鈕退出。

這樣設置後，所有選定的單元格中輸入的內容會被作為文本處理，不會再自動轉換日期。

　在Excel單元格中輸入的字元不會自動換行

　　使用Excel在一個單元格中輸入較長的文欄位時，超出單元格的寬度時，文字不會自動換行，很難處理，怎麼解決？

　　其實Excel提供了自動換行的功能。啟用這個功能的方法如下：

　　①選定要自動換行的單元格，選擇菜單中的[格式]---[單元格]。

　　②在「單元格格式」窗口中，切換到「對齊」選項卡，選定其中的「自動換行」，如圖2---1---111所示，單擊「確定」按鈕退出。現在輸入的數據就可以自動換行了。

　輸入公式的單元格顯示錯誤信息

　　用Excel時，有時包含公式的單元格沒有正確顯示計算結果，而是顯示了一個錯誤信息：「#、#、#」。

　　這可能是因為單元格輸入的數據太長，或者單元格中公式運算得到的結果太長，超過了單元格的最大顯示範圍，可以通過調整列寬度來解決。

　　還有可能就是單元格格式不正確。Excel中，日期和時間必須為正值，如果在單元格格式在日期或時間的單元格內輸入了負數，就會顯示為「#、#、#」；這種情況下應該將單元格格式設置為不是日期或時間的格式。具體設置方法可參看上一個問題的解決方法。快速輸入具備共同特徵的數據

　　我們用Excel記錄大量發票號碼的時候會發現這些發票號碼就有一個共性：它們總是以「NO.」開頭，後面單元格則不同。這種情況下，我們怎麼做才能不重複這些勞動而提高工作效率呢？

　　①用滑鼠右鍵單擊需要輸入發票號碼的單元格。

　　②選擇彈出菜單中的「設置單元格格式」，然後在彈出的「單元格格式」窗口中切換到「數字」選項卡，然後選擇「分類」下的「自定義」，如圖2---1---112。在「類型」下面的選項框內點選「G/通用格式」，此時上面的文本框也會出現同樣的文字：「G/通用格式」，在前面加上「NO.」使之變成「NO.G/通用格式」，最後點擊「確定」，下面的選項框內就會多出一項「NO.G/通過用格式「。用這個新格式定義的單元格在輸入發票號碼時就不必再輸入前面的文本字元串了。例如：發票號碼為「NO.100020001」，你只需要輸入後面的數字「100020001」，就行了，Excel會自動為你加上前面的「NO」。

　怎樣快速計算幾個單元格數據的和

　　經常需要將Excel中的一些數據做一些臨時求和的運算（而且有些要求和的數據不是連續放置的），並不需要得出永久性的計算結果。這種情況下用「SUM」函數求和實在太麻煩，因為每次計算出結果之後，還要將其刪除，這樣很容易誤刪除數據。請問怎麼才能解決這個問題？

　　對於在表格中連續填定的數據，可以拖動滑鼠選定這些單元格。選定後查看窗口底部的狀態欄，會看到「求和=XXXX」的字樣，等號後面的數值就是選定的單元格中數據的和。對於沒有在表格中連續填定的數據，可以按住CTRL鍵，然後用滑鼠左鍵依次選擇，選完之後，同樣可以看到求和的結果。非常方便！

　讓Excel自動選擇輸入法

　　在Excel中輸入大量中、英文混雜的數據時，切換輸入法會大大影響速度。怎樣讓Excel自動選擇輸入法呢？

　　其實Excel可以根據要輸入的內容自動切換輸入法。設置方法是：

　　①選中使用某種輸入法的一個或多個單元格，然後啟動需要的輸入法。

　　②單擊菜單上的[數據]---[有效性]，如圖2---1---113，打開「數據有效性」對話框中的「輸入法模式」選項卡。

　　③在「輸入法模式」選項卡的「模式」下拉列表中選擇「打開」。最後單擊「確定」按鈕保存設置，如圖2---1---114所示。

此後，只要選中已設置輸入法的單元格，無論當前使用的是哪種輸入法，你需要的輸入法都自動激法，用起來非常方便。

　Excel中文字無法傾斜

　　在使用Excel的時候，有時候需要將文字調整得傾斜一點。請問如何操作？

　　實現這樣的操作並不難。具體步驟如下：

　　①有滑鼠右鍵單擊要讓其中文字傾斜的單元格。

　　②在彈出的菜單中選擇「單元格格式」，在彈出的「單元格格式」對話框中切換到「對齊」選項卡，在「方向」欄中即可調整文字旋轉度數，如圖2---1---115所示，最後單擊「確定」按鈕後退出即可。

　怎樣保護某個單元格不被隨意篡改

　　怎樣才能單獨保護某個單元格，使其無法被他人隨意修改？

　　對於單元格的保護分為防寫和讀保護兩類，所謂防寫就是對單元格中輸入的信息加以限制，讀保護是對單元格中已經存有信息的瀏覽和查看加以限制。

　　對單元格進行防寫有兩種方法：

　　1、對單元格的輸入信息進行有效性檢測。

　　①選定要限制輸入內容的單元格。

　　②選擇菜單上的[數據]---[有效數據]，通過設定有效條件、顯示信息和錯誤警告，使輸入單元格的信息必須符合給定的條件。

　　2、鎖定單元格，使其內容不能被改寫。

　　①選定需要禁止他人修改的單元格。

　　②選擇菜單中的[格式]---[單元格]，在彈出的窗口中切換到「保護」選項卡，選中「鎖定」。因為只有保護工作簿之後，隱藏、鎖定單元格的功能才能生效。所以，最後在菜單中選擇[工具]---[保護]，設置密碼後，即鎖定了單元格。

　　對單元格進行讀保護有三種方法：

　　1、通過對單元格顏色的設置進行讀保護。例如：將選定單元格的背景顏色與字體顏色同時設為白色。這樣，看起來單元格中好像是沒有輸入任何內容。

　　2、插入一幅圖片，覆蓋在需要保護的單元格之上。然後按照前面講的方法鎖定單元格，以保證矩形不能被隨意移動。這樣，用戶所看到的只是矩形，而看不到單元格中輸入的數據。

　　3、通過設置單元格的行高和列寬，隱藏選定的單元格，然後保護工作表，使用戶不能直接訪問被隱藏的單元格，從而起到讀保護的作用。

　Excel中有很多空行

　　經常會發現要處理的Excel表格裡面包含有很多空行。在進行數據整理和統計的時候特別不方便，有沒有比較簡便的方法能夠把所有的空行一次性刪除掉？

　　可以利用「自動篩選」功能，把空行全部找到，然後一次性刪除。具體的操作方法如下：

　　①在Excel表格中插入一個新的空行。

　　②按下CTRL+A鍵，選擇整個工作表，用滑鼠單擊[數據]---[篩選]---[自動篩選]，如圖2---1---116。這時在每一列的頂部，都出現一個下拉菜單。在這些菜單中選擇「空白，」如圖2---1---117所示，一直篩選到頁面內已看不到數據為止。

　　③確保所有數據都被選中後，單擊[編輯]---[刪除行]，如圖2---1---118，然後按「確定」按鈕，這時所有的空行都會被刪除。

　　④單擊[數據]---[篩選]---[自動篩選]，工作表中的數據就全恢復了。

　　插入一個空行是為了避免刪除第一行數據。如果想只刪除某一列中的空白單元格，而其它列的數據和空白單元格都不受影響，可以先複製此列，把它粘貼到空白工作表上，按上面的方法將空行全部刪掉，然後再將此列複製、粘貼到原工作表的相應位置上。

　PowerPoint中無法插入Flash動畫和MP3音樂

　　①首先應該確保已經安裝了Flash和FlashPlayer。然後啟動PowerPoint，在幻燈片視圖中打開要插Flash的動畫。單擊菜單[插入]---[對象]，如圖2---1---119，打開「插入對象」對話框。

　　②在「插入對象」對話框中，選擇「由文件創建」。單擊「瀏覽」按鈕找到並打開要插入的Flash文件，如圖2---1---120。最後的返回「插入對象」窗口，單擊「確定」按鈕。

　　③在幻燈片視圖上，右擊Flash文件圖標。在彈出的快捷菜單上，選擇[動作設置]，如圖2---1---121。彈出的「動作設置」窗口中，在「單擊滑鼠」選項中的「對象動作」選框中選「激活內容」，如圖2---1---122。

　　這樣設置後，在放映幻燈片時單擊Flash文件圖標，然後點擊「確定」按鈕即可播放Flash動畫。

　項目符號圖樣太呆板

　　在用PowerPoint製作幻燈片的過程中，呆板的項目符號不會引起觀眾的興趣，如何改變默認的項目符號的圖樣？

　　PowerPoint提供了在量的項目符號圖樣。要給某一行或幾行添加項目符號，首先要選中它們。如果添加對象是一行，只要將游標定位在這一行中即可。單擊菜單[格式]---[項目符號和編號]項，將出現「項目符號和編號」對話框，如圖2---1---123。

　　如果對目前的圖樣仍然感到不滿意，覺得圖樣太少的話，可以單擊「圖片」按鈕，選擇不同的圖樣來源，如圖2---1---124，最後按「確定」按鈕退出。

　無法用PowerPoint演示PowerPoint文檔

　　在Word中將文件「另存為」Web格式，然後用滑鼠選擇該Web文件，單擊右鍵，在彈出的菜單中選擇「打開方式」為PowerPoint即可，如圖2---1---125所示。

　多幅圖片無法同時動作

　　常規的PowerPoint製作動畫效果均受到順序的限制，如果在同一張幻燈片中插入多幅圖片，只能是一幅一幅地展示，當需要多幅圖片動作時怎麼辦？

　　可按以下步驟操作解決此問題。

　　①把插入的多幅圖片合理布局，在菜單欄中選擇[編輯]---[全選]。

　　②點擊繪圖工具欄中的「繪圖」按鈕，選中[組合]，這樣就將多幅圖片組合成了一個對象。

　　③用滑鼠右鍵單擊任意一幅圖，選[自定義動畫]，在彈出的對話框中設置你感興趣的動畫效果即可。

　無法創建多個幻燈片模板

　　PowerPoint在每個演示文稿中只提供一個幻燈片模板，如果一個演示文稿中有很多幻燈片，想讓它們有不同的風格，就需要分別對每個幻燈片做一；些美化工作。這就包含大量重複的枯燥工作。有沒有辦法在一個演示文稿中同時使用多個幻燈片模板？

　　具體操作步驟如下。

　　①以一種你想重複的樣式創建一張單獨的幻燈片。

　　②切換到「幻燈片瀏覽」視圖，選擇想用的幻燈片模板，複製這張幻燈片，然後編輯附件中的文字和圖表。

　　③如果你想把這些「模板」用到另一個演示文稿中，把兩個文件都切換到「幻燈片瀏覽」視圖，並排放置，然後把某「模板」幻燈片用滑鼠拖拉到另一個窗口就可以了。

　文字無法連續閃爍

　　在PowerPoint中利用「自定義動畫」來製作閃爍字，但無論選擇「中速」、「快速」還是「慢速」，文字都是一閃而逝，如做一個連續閃爍的文字？

　　請按以下步驟操作：

　　①創建文本框，設置好其中文字的格式和效果，並做成閃爍的動畫效果。

　　②複製這個文本框，粘貼多個（根據想要閃爍的時間來確定粘貼的文本框個數），再將這些框的位置設為一致。

　　③把這些文本框都設置為在前一事件1秒後播放，在動畫播放後隱藏。

　PowerPoint文件無法轉換成Word文件

　　想把PowerPoint文件轉換Word文件，作為資料進行進一步編輯。結果發現PowerPoint無法將PowerPoint文件另存為Word文檔。

　　PowerPoint確實不能直接將PPT文件保存為Word文檔，但可以將PPT文件另存為「RTF」或「WEB」文件，如圖2---1---126，然後在Word中打開。