管理者的說服藝術

07-27

公司的管理層經常要向總經理、董事長乃至客戶和部下做說服工作，因此這是簡要的彙報(以下稱簡報) 。我今天談的是如何作簡報? 用什麼方法作簡報才會有很好的說服效果?

明確說服工作達到的目的

能說服人的好處很多，主要有以下幾個方面：

( l ) 能及時得到反饋。簡報的對象往往是少則幾人，多則二三十個人進行互動式交流，因此可以及時反饋。

( 2 ) 能有較大的衝擊效果。要學會用非常短的時間、非常有效的技巧，尤其是要用鼓動情緒的技巧，使他們受到新任務的感染，產生一種衝動，感到這個提案有效而可行。

( 3 ) 可以掌握聽眾問題之所在。你要說服人，就要明確說服目標是誰。在這些人中，也許已有人支持你的計划了，已不是說服對象。而對有些人來講就有距離，甚至很難理解，因此你透過說服掌握他們所提出的問題。

( 4 ) 最大優點是縮短決策過程。有人不用簡報的方式，而是用一個個文件逐級、逐人批示方式，很費周折，要在很短的時間內做決策就不行。學會說服人好處很多，如何把簡報作好非常關鍵。

說服人要注意的幾件事

( l ) 及時反饋。受取者能接受和了解你所給的信息，並馬上作出反應。口頭彙報時，你可以馬上了解並發現他們的疑問，並立即作出解釋，以達到及時反饋。一定要關注聽眾的感受。這樣可以看到自己的支持者和反對者，從而做到心中有數。

( 2 ) 較大的衝擊效果。用幻燈、多媒體投影等方式是最有效的方式。研究表明，溝通有三大要素，而其影響力的比重如下：

語言表達只佔7%，即我們的講話只佔整個溝通效果的7%。比如，別人勸我不要生氣，可我的語氣、音調都顯出非常生氣的樣子，即使我說沒有生氣，但93%的場面氛圍最能說明真相。

聲訊佔38%，視訊佔55%。一位法國演說家在台上用了短短的五分鐘講了一番話，大家鼓掌不息。但他講的內容只是一個法餐的菜單。大家所接受的是他表達出的聲音、表情和形態，這些都是視訊和聲訊帶來的。所以我們在溝通當中，不可忽視的是我們的聲調、語速、表情等「身體語言」。

( 3 ) 可以掌握聽眾問題所在。你可以有效地掌握聽眾是否能置身於你所希望的「情境」，使他與你能同步思考。要避免誤解或誤導。如你講演時有人在搖頭，你就可以變換另一個方式來講，看看他可不可以因此而改變認識。

( 4 ) 縮短決策的過程。如果演講人講的內容能讓在場每個人的理解都是一樣的，這就能縮短解決核心問題的過程。說服有各種目的：

·授權、推動計劃實施；

·為了獲得支持，以達到預期目標；

·為解決衝突，求取一致行動。

一次，我要說明政府負責人同意執行自動化計劃。我前面講到了，口頭說服只佔7%，而圖象( 視訊) 對於簡報來講，佔55%。這時我使用幻燈快速把圖片打出來，大家印象深刻，講完他們當即決定要搞這個項目，並寫到：「要行動! 如何開始?」

原本最反對自動化的人也認為中小企業應該實現自動化。過去他們所接觸的自動化就是單一的生產，在這種情況下，本來已完全被推翻的東西，在一個多小時的說服彙報中，就完全改觀了，這就是說服的威力。

說服與溝通必須注意什麼

1. 設定簡報的最主要目的。

2. 收集資料，根據目標來收集設計幻燈片。

3. 選擇與布置會場，會場的環境直接影響人們的情緒。

4. 分析聽眾中誰更重要，你要注意滿足他們的需求。

5. 選擇表達的方式，比如用投影儀等輔助工具配合簡報。

6. 選擇時間。作簡報絕對不要在一個匆匆忙忙的時間裡進行，也許你要說服的人在聽完你的簡報後，有更重要的會要參加，他很難傾聽你的簡報。最好在下面沒有緊張的活動或在娛樂之前舉行，這點很重要。

7. 如何發表並擬定策略。

如何說服最重要的人?

希望聽眾得到什麼?目標要在簡報之前設定好。

「影響聽眾的行為」是最重要的。簡報不僅是一場演講，而且必須達到目的，獲得執行的結果。如你希望參會者回去馬上採取行動，他們卻說：「我們還要考慮。」那麼，你這個簡報就是失敗的。

那什麼是他想要知道的?不能只是原則性的東西，一定要是非常可行的，一定要做到明確。

「簡報要以聽眾為核心，而非以演講人為核心」。失敗的簡報都是以演講人為中心來設計的，而非以聽眾、顧客為導向的演講。因此，一定要明確你要說服的是哪些人，這些人的背景是什麼。

選擇簡報的方式、資料的運用、內容的安排、表達的順序，都要考慮到誰是你的聽眾。分析聽眾的要點：

( 1 ) 他們是誰?

( 2 ) 他們對你所要談的主題了解能力怎麼樣?

( 3 ) 多少人知道你要提出的計劃，內容以及構想。

( 4 ) 聽眾中最具影響力的人是誰? 比如，我的目標是某位領導，那麼每講一句話，都要看他們一眼，要看他們的反應。假如他們一直點頭，一直認同的話，就儘可能快速地用這個方式講下去，其他人不重要。當然也不能僅看這兩個人，要從這邊看到那邊，照顧到整個會場，使每個人都感受到，「我是被注意的，我是被演講人認為重要的一員。」有誰不喜歡被人重視呢?沒有。

作為一個演講者來說，要注意全局，要非常注意有影響力的人，但並不能只注意他們。

( 5 ) 聽眾中最具破壞力的人是誰?

有些人不易被說服，但你必須要說服他，就要預先做工作。可以在報告之前就拜訪他，要和他談得非常清楚，贏得他的支持，哪怕是不反對也好。要掌握和了解聽眾的心態。

最失敗的簡報是什麼?

一是不知道他們的背景；二是不甚了解你所要講的主題；三是缺乏某方面的知識，不懂裝懂；四是聽眾層面太廣，眾口難調。

因此，事前要了解聽眾的背景；了解聽眾的態度和性格；使聽眾真正成為你的聆聽者。

簡報之前要做好什麼準備?

( 1 ) 要用聽眾的語言和心態講演。

( 2 ) 簡報的時間安排上一定要集中說明某一特定的主題，不要面面俱到。

( 3 ) 利用視聽的方法達到預期的）目的。

( 4 ) 需要改變某些特定人的行為。

( 5 ) 要讓聽眾明確重點內容，即了解及認同的部分，並採取行動。

( 6 ) 選定什麼人來參加，什麼人最好不要來?

( 7 ) 簡報前的溝通。注意使用個個擊破的方式。

( 8 ) 在什麼時候來作這個簡報，要掌握時機。

簡報要力求虎頭豹尾

開始的幾分鐘很重要。一是聽眾想知道你是什麼人? 第一印象；二是簡報的主題和範圍是什麼?你期待聽眾做什麼?

結束時———要做明確有力的結論。

我在作自動化的簡報時，我說：假如我們在這十年，不把台灣省的產業結構轉變，即從勞力密集型轉變到技術密集型產業，我們在世界的市場中將看不到「中國台灣製造」的產品，那時就失去了存在的價值。

（本文選自《中外管理》）

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