使用Excel 163種技巧5

使用Excel 163種技巧5

五、數據分析和管理技巧

1.管理載入宏

2、在工作表之間使用超級連接

3、快速鏈接網上的數據

4、跨表操作數據

5、查看EXCEL中相距較遠的兩列數據

6、如何消除縮位後的計算誤差（微軟OFFICE技巧大賽獲獎作品）

7、利用選擇性粘貼命令完成一些特殊的計算

8、 WEB查詢

9、在EXCEL中進行快速計算

10、自動篩選前10個

11、同時進行多個單元格的運算（微軟OFFICE技巧大賽獲獎作品）

12、讓EXCEL出現錯誤數據提示

13、用「超級連接」快速跳轉到其它文件

五、數據分析和管理技巧

145、管理載入宏

Excel包括各種特殊作用的載入宏，它們使用自定義的函數、嚮導、對話框和其他工具，擴充了工作表的基本功能。默認情況下，每個載入宏都配置為在第一次使用時安裝，也就是說在第一次需要某個載入宏時，都要找Office光碟安裝，這是非常麻煩的事。為了避免這種情況，你可以一次性將以後可能需要的載入宏安裝，或者全部安裝它們。單擊「工具→載入宏」，出現「載入宏」對話框，選擇可能對你有用的載入宏，如「分析工具庫」、「規劃求解」、「條件求和嚮導」等，單擊「確定」，Excel會提示所選載入宏尚沒有安裝，詢問是否現在安裝，選擇「是」，然後插入Office安裝光碟完成安裝。不要在每次啟動Excel時載入每個載入宏，因為這樣將減慢啟動過程，而且每個載入宏都佔用了大量的內存。建議你將「自動保存」載入，井設置適當的「自動保存時間間隔」，這樣在Excel使用過程中能自動創建備份文件，避免了掉電時丟失尚未保存的文件內容。

146、在工作表之間使用超級連接

首先需要在被引用的其他工作表中相應的部分插入書籤，然後在引用工作表中插入超級鏈接，注意在插入超級鏈接時，可以先在「插入超級鏈接」對話框的「鏈接到文件或URL」設置欄中輸入目標工作表的路徑和名稱，再在「文件中有名稱的位置」設置欄中輸入相應的書籤名，也可以通過「瀏覽」方式選擇。完成上述操作之後，一旦使用滑鼠左鍵單擊工作表中帶有下劃線的文本的任意位置，即可實現Excel自動打開目標工作表並轉到相應的位置處。

147、快速鏈接網上的數據

你可以用以下方法快速建立與網上工作簿數據的鏈接:

1、打開Internet上含有需要鏈接數據的工作簿，並在工作簿選定數據，然後單擊「編輯→複製」命令;

2、打開需要創建鏈接的工作簿，在需要顯示鏈接數據的區域中，單擊左上角單元格;

3、單擊「編輯→選擇性粘貼」命令，在「選擇性粘貼」對話框中，選擇「粘貼鏈接」按鈕即可。

若你想在創建鏈接時不打開Internet工作簿，可單擊需要鏈接處的單元格，然後鍵入 (=)和URL地址及工作簿位置，如:=http://www.Js. com/

[filel.xls]。

148、跨表操作數據

設有名稱為Sheet1、Sheet2和Sheet3的3張工作表，現要用Sheet1的D8單元格的內容乘以40％，再加上Sheet2的B8單元格內容乘以60％作為Sheet3的A8單元格的內容，則應該在Sheet3的A8單元格輸入以下算式:=Sheet1!D8＊40％＋Sheet2!B8＊60％。

149、查看Excel中相距較遠的兩列數據

在Excel中，若要將距離較遠的兩列數據 (如A列與Z列)進行對比，只能不停地移動表格窗內的水平滾動條來分別查看，這樣的操作非常麻煩而且容易出錯。利用下面這個小技巧，你可以將一個數據表「變」成兩個，讓相距較遠的數據同屏顯示。把滑鼠指針移到工作表底部水平滾動條右側的小塊上，滑鼠指針便會變成一個雙向的游標。把這個小塊拖到工作表的中部，你便會發現整個工作表被一分為二，出現了兩個數據框，而其中的都是當前工作表內的內容。這樣你便可以讓一個數據框中顯示A列數據，另一個數據框中顯示Z列數據，從而可以進行輕鬆的比較。

150、如何消除縮位後的計算誤差（微軟Office技巧大賽獲獎作品）

有時我們輸入的數字是小數點後兩位數，但是在精度要求上只要一位，縮位後顯示沒問題，但其計算結果卻是有誤差的。解決方法是：單擊「工具→選項→重新計算」，選中「以顯示值為準」（），這樣計算結果就沒有誤差了。事實上並不是計算上有誤差，而是顯示設置的四捨五入。採用本技巧提供的方法，可以解決顯示中的問題，但同時會改變數值的精度，在使用前Excel會給你一個警告。

151、利用選擇性粘貼命令完成一些特殊的計算

如果某Excel工作表中有大量數字格式的數據，並且你希望將所有數字取負，請使用選擇性粘貼命令，操作方法如下:在一個空單元格中輸入「-1」，選擇該單元格，並點擊「編輯→複製」命令，選擇目標單元格。點擊「編輯→選擇性粘貼」命令，選中粘貼欄下的數值和運算欄下的乘，點擊「確定」，所有數字將與-1相乘。你也可以使用該方法將單元格中的數值縮小1000或更大倍數。

152、Web查詢

保持Excel工作表總是最新Web頁上經常包含適合在Excel中進行分析的信息，例如，可以在Excel中使用直接從Web頁上獲取的信息分析股票報價。但如果你需要經常更新信息就必須藉助Web頁上的最新信息。現在Excel 2002可以用可刷新Web查詢簡化這個任務來創建新的可刷新Web查詢，方法如下:在瀏覽器中瀏覽要查詢數據的Web頁，把數據複製並粘貼到Excel工作表中。在粘貼的數據下方將出現一個粘貼選項智能標記，單擊粘貼選項智能標記右邊的箭頭，再單擊創建可刷新的Web查詢，在新建Web查詢對話框中，點擊你想要查詢的數據表前面的黃色箭頭，單擊導入。在Excel中可以手動或自動刷新這個數據。手動刷新方法如下:在外部數據工具欄上，單擊數據區域屬性按鈕，在刷新控制下面選中你想要的選項的複選框。注意:當你從Web站點獲取數據時，可能會丟失一些格式或內容，像腳本、gif圖像或單個單元中的數據列表。

153、在Excel中進行快速計算

查看一系列單元格的最大值的操作方法:選擇你感興趣的單元格，你將看到所選單元格的總和顯示在狀態欄中。狀態欄就是工作表窗口下方的水平區域。如果沒有出現狀態欄，單擊視圖菜單中的狀態欄，滑鼠右擊狀態欄，然後單擊最大值，現在你就可以在狀態欄中看到最大值了。該方法可以計算選定單元格的平均值、總和、最小值。此外，你還可使用該方法計算包含數字的單元格的數量（選擇計數值），或者計算已填充單元格的數量（選擇計數）。

154、自動篩選前10個

有時你可能想對數值欄位使用自動篩選來顯示數據清單里的前n個最大值或最小值，解決的方法是使用「前10個」自動篩選。當你在自動篩選的數值欄位下拉列表中選擇「前10個」選項時，將出現「自動篩選前10個」對話框，這裡所謂「前10個」是一個一般術語，並不僅局限於前10個，你可以選擇最大或最小和定義任意的數字，比如根據需要選擇8個、12個等。

155、同時進行多個單元格的運算（微軟Office技巧大賽獲獎作品）

如果我們現在有多個單元格的數據要和一個數據進行加減乘除運算，那麼一個一個運算顯然比較麻煩，其實利用「選擇性粘貼」功能就可以實現同時運算。下面我們一起來看一個實例。我們要將C1、C4、C5、D3、E11單元格數據都加上25，那麼可以這樣做:首先在一個空白的單元格中輸入25，選中這個單元格後點擊滑鼠右鍵選擇「複製」。然後按住Ctrl鍵依次點擊C1、C4、C5、D3、E11單元格，將這些單元格選中。接下來點擊滑鼠右鍵選擇「選擇性粘貼」，在「選擇性粘貼」對話框中勾選「運算」框內的「加」選項，點擊「確定」。現在我們可以看到，這些單元格中的數據都同時被加上了25。

156、讓Excel出現錯誤數據提示

Excel除了可以對單元格或單元格區域設置數據有效性條件並進行檢查外，還可以在用戶選擇單元格或單元格區域時顯示幫助性「輸入信息」，也可以在用戶輸入了非法數據時提示「錯誤警告」。選取單元格或單元格區域，單擊「數據→有效性」命令，單擊「輸入信息」選項卡，選定「選定單元格時顯示輸入信息」複選框，輸入標題，如「注意」，輸入顯示信息如「這裡應輸入負數！」（），單擊「確定」按鈕。此後，再選定那些單元格或單元格區域時，Excel將自動提示上述信息。另外，你還可以對設置了有效性條件檢查的單元格或單元格區域，再設置「出錯警告」信息，方法是:選取單元格或單元格區域，單擊「數據→有效性」命令，單擊「出錯警告」選項卡，選定「輸入無效數據時顯示出錯警告」複選框（），選擇警告樣式，輸入標題如「警告」，輸入出錯信息如「不能輸入正數！」，然後單擊「確定」按鈕即可。此後，如果你在指定的單元格中輸入了正數，Excel將警告你「不能輸入正數!」

157、用「超級連接」快速跳轉到其它文件

用超級鏈接在各個位置之間跳轉十分方便，若你要切換到其它文件，只需用滑鼠指向帶有下劃線的藍色超級鏈接文件，然後單擊滑鼠即可跳轉到超級鏈接所指向的子位置上去，看完後若要返回，只需單擊「Web」工具欄上的「返回」按鈕即可。