辦公室5S管理規定

辦公室5S管理制度

第一條 總則

為營造乾淨整潔的辦公場所，合理配置、使用各種資源，減少浪費，降低辦公成本，提升員工工作熱情，塑造良好的企業形象，特制定本規定。

第二條 本規定適用於公司辦公室所有人員。

第三條 整理

1、 每月對文件（包括電子文檔）作盤點，把文件分為必要（有效）和不必要（無效過期）的，不要的全部銷毀。必要文件整理歸檔。

2、 對所轄區域的物品、設備、空間盤點，並區分其「要」和「不要」；分類如下：

1） 設備：電腦、印表機、文具、書籍等；

2） 空間：櫃架、桌椅、儲物箱等；

3） 物品：個人物品、裝飾品等；

3、「不要」物品經各部門負責人判定後，集中報廢，集中指定存放。

4、「必要品」的使用頻率和常用程度基準表

第四條 整頓

1）辦公室及崗位區整頓

1. 辦公桌：桌面除當前正在使用文件、文件框或文件盤、電腦、口杯、電話、筆筒、枱曆外，不允許放其他與工作無關的物品；（備註：電腦主機要放置在放主機的位置，鍵盤放置在鍵盤架上，下班後即時關閉電源）

2. 一般常用辦公用品：未用的筆、直尺、訂書機、塗改液、固體膠、剪刀、即時貼、便條紙、橡皮、計算器等集中放置在辦公桌抽屜的一定區域內；

3. 電腦線、網線、電話線束好有序放置；

4. 人離開半小時以上應將桌面收拾乾淨，電腦、電話機要保持乾淨衛生；

5. 文件框內的文件夾明確標識，整齊放置；

6. 辦公桌抽屜標準：第一層，整齊地放置常用的辦公用品；第二層，整齊地放置文件、筆記本、書籍、單據等；第三層，整齊放置私人常用物品；直角辦公桌左邊抽屜可放置臨時性物品（如空白稿紙、即時性的文件卷宗等）；

7. 文件櫃：透明層分類整齊放置文件夾、資料冊、參考資料、文件卷宗等，非透明層放置歸檔的記錄、空白表單等；櫃頂不得放置其他物品；

8. 座椅：靠背座椅一律不能放任何物品，人離開時椅子調正，離開10分鐘以上，椅子應放回桌洞內；桌洞下不得堆積雜物；

9. 垃圾簍：內罩塑料袋，置寫字檯下右前角；

10. 外衣、手袋、雨具掛放在規定位置，嚴禁隨意放在辦公桌上；

11. 飲水機、桶裝水需放置在指定位置，不得隨意移動，備用水不得超過2桶，空桶不得超過3個；

2）文件、資料整頓

1. 檔案管理依照檔案管理制度執行；

2. 將日常文件按照待處理、處理中、已處理分類放置，此外還有機密類文件。根據應用情況分為每日必用、常用、和不常用3種，不常用的文件要儘快處置；

3. 文件標識要與實際相一致；

4.電腦里的電子文檔、資料分類必須條理清晰。電子文件需要永久長期保存的，應形成紙質和電子等雙套介質材料備份保存；

第五條 清掃

1） 將現場不要的東西清除掉，保持工作現場無垃圾、無污穢狀態。消除「臟污」保持職場乾淨、明亮；

2） 清掃的主要對象是個人辦公區域，如桌面、桌洞、辦公設備（電腦、傳真機、複印機、印表機、電話機），公用設備或其他清掃對象安排值日或保潔人員清掃；清掃基準如下表：

3）

第六條 清潔

1） 將前「3S」做到制度化、規範化、維持其成果。

2） 利用宣傳布置和活動，保持新鮮活躍的活動氣氛。

3） 5S小組人員經常巡視檢查。

4） 保持5S意識。

第七條 素養

1） 培養文明禮貌習慣，自覺遵守公司規章制度，養成良好的工作習慣。

2） 素養巡查：5S小組對各部門進行不定期檢查，總經辦每月底對整個公司辦公室的5S執行情況進行檢查。

第八條 辦公室5S小組

1） 成員：組長 總經理助理 組員 管菊華、孟正一、李華、孔德福

2） 職責權利：組長牽頭5S各項工作，如實施、檢查、評比、督促與改善跟進等；組員 執行本規定各項5S檢查及評比工作；部門負責人 配合辦公室5S小組監督並落實本部門的5S管理；全體員工 積极參与並執行5S管理，根據5S要求持續改善工作現場；

3） 檢查機制：5S小組對辦公室各部門每周不定期檢查一次，每次由2—3人組成臨時檢查小組，並根據檢查情況填寫5S檢查表；全體員工每天自我檢查，發現問題及時糾正；

第九條 5S亮點和暗點獎懲

1） 亮點通報表揚，暗點公布批評；

2） 每次檢查85分以上為合格，85分以下視為不合格；不合格部門根據檢查意見整改；每月平均得分低於80分將對被檢查部門扣發當月工資30元，部門負責人扣發50元。

3） 設置5S評比流動紅旗，由每個月檢查結果合格並得分最高的部門獲得。

4） 對連續三個月獲得流動紅旗的部門，給予部門員工每人獎勵50元；對連續三個月不合格的部門給予每人處罰50元。

5） 5S檢查表如下：

5S辦公室規範檢查評比表

總得分：

檢查人員： 審核： 檢查日期：