快速提高辦公數據處理效率（電子表格使用技巧)

07-25

快速提高辦公數據處理效率（電子表格使用技巧)俺是使用EXCEL做數據處理比較精通的用戶，以下列出關於電子表格一些使用技巧供大家分享，如果各位有什麼更好的高招，不妨列出來分享，如果您是對EXCEL不熟想利用它來提高您的工作效率的朋友也可以跟俺交流。俺的QQ：576765426歡迎加入，加入請註明「EXCEL」俺閑空十可以跟您交流。1、快速刪除空行

有時為了刪除Excel工作簿中的空行，你可能會將空行一一找出然後刪除，這樣做非常不方便。你可以利用「自動篩選」功能來簡單實現。先在表中插入新的一行（全空），然後選擇表中所有的行，選擇「數據」菜單中的「篩選」，再選擇「自動篩選」命令。在每一列的項部，從下拉列表中選擇「空白」。在所有數據都被選中的情況下，選擇「編輯」菜單中的「刪除行」，然後按「確定」即可。所有的空行將被刪去。插入一個空行是為了避免刪除第一行數據

2、一行或一列中進行不數據重複的數據輸入

先選中要限定條件的單元格範圍。如A1至C100.從「數據」菜單下選擇「有效性」，從「允許」下拉列表框中選擇「自定義」，然後在「公式」下面的文本框中手工輸入「=COUNTIF(＄A＄1:＄C＄100,A1)=1」。這裡＄A＄1:＄C＄100就是要限定的單元格範圍，可根據自己的需要修改。切換到「出錯警告」選項卡，這裡已經自動勾選了「輸入無效數據時顯示出錯警告」的複選框，接下來在選擇「樣式」為「停止」，然後在右側的「錯誤信息」中輸入有關的警告內容（如本單元格不允許輸入已有的數據）。確定後退出即可

3、用下拉列錶快速輸入數據

如果你希望減少手工錄入的工作量，可以用下拉表來實現。創建下拉列表方法為：首先，選中需要顯示下拉列表的單元格或單元格區域；接著，選擇菜單「數據」菜單中的「有效性」命令，從有效數據對話框中選擇「序列」，單擊「來源」欄右側的小圖標，將打開一個新的「有效數據」小對話框；接著，在該對話框中輸入下拉列表中所需要的數據，項目和項目之間用逗號隔開，比如輸入「工程師，助工工程師，技術員」，然後回車。注意在對話框中選擇「提供下拉箭頭」複選框；最後單擊「確定」即可。

4、提高EXCEL錄入速度十大絕招

　　因工作的需要，我常常用EXCEL處理大量的表格文檔，感到一個最頭痛的問題就是文本的錄入，由於本人的錄入速度不高，使我不得不常常加班加點地干，才能勉強完成老闆交給的任務。經過多年來的不斷摸索，我發現了一些能提高EXCEL輸入速度的小招式，現歸納出來，希望大家能喜歡。

　　第一招--內嵌序列法。如果你經常需要輸入一些有規律的序列文本，如數字（1、2……）、日期（1日、2日……）等，可以利用EXCEL內嵌的序列來實現其快速輸入：

　　先在需要輸入序列文本的第1、第2兩個單元格中輸入該文本的前兩個元素（如"甲、乙"）。同時選中上述兩個單元格，將滑鼠移至第2個單元格的右下角成細十字線狀時（我們通常稱其為"填充柄"），按住滑鼠左鍵向後（或向下）拖拉至需要填入該序列的最後一個單元格後，鬆開左鍵，則該序列的後續元素（如"丙、丁、戊……"）依序自動填入相應的單元格中。

　　第二招--右鍵拖拉法。有時需要輸入一些不是成自然遞增的數值（如等比序列：2、4、8……），我們可以用右鍵拖拉的方法來完成：

　　先在第1、第2兩個單元格中輸入該序列的前兩個數值（2、4）。同時選中上述兩個單元格，將滑鼠移至第2個單元格的右下角成細十字線狀時，按住右鍵向後（或向下）拖拉至該序列的最後一個單元格，鬆開右鍵，此時會彈出一個菜單（如圖1），選"等比序列"選項，則該序列（2、4、8、16……）及其"單元格格式"分別輸入相應的單元格中（如果選"等差序列"，則輸入2、4、6、8……）。第三招--定義序列法。單位里職工的姓名是經常需要輸入的，有的職工姓名中含有生僻的字輸入極為困難，如果我們一次性定義好"職工姓名序列"，以後輸入就快多了：

　　將職工姓名輸入連續的單元格中，並選中他們，用"工具→選項"命令打開"選項"對話框（如圖2），選"自定義序列"標籤，先後按"導入"、"確定"按鈕。以後在任一單元格中輸入某一職工姓名（不一定非得是第1位職工的姓名），用"填充柄"即可將該職工後面的職工姓名快速填入後續的單元格中。

　　　　第四招--自動更正法。因工作的需要，我常常需要將一些國家標準的名稱（如"《建築安裝工程質量檢驗評定統一標準》[GBJ300-88]"）輸入單元格中，對這些文本的輸入要求即準確又必須統一。我利用"自動更正"功能解決了為一難題：

　　用"工具→自動更正"命令，打開"自動更正"對話框（如圖3），在"替換"下面的方框中填入"G300"，在"替換為"下面的方框中填入"《建築安裝工程質量檢驗評定統一標準》[GBJ300-88]"，然後按確定按鈕。以後在單元格中輸?quot;G300"（注意：G一定要大寫！）確定後，系統會自動將期改正為"《建築安裝工程質量檢驗評定統一標準》[GBJ300-88]"，既快速又準確、統一。

　　特別需要指出的是：如果表格中需要文本"G300"時，你可以先輸入"G3000"及後面的文本，然後再將"1"刪除即可。

　　你可以依照上述方法將有關文本一性定義好，方便以後使用。特別指出的是：在這裡定義好的自動更正詞條在OFFICE系列其他應用程序（如WORD）中同樣可以使用。

　　第五招--函數合併法。我經常需要輸入一些施工企業的名稱（如"馬鞍山市第九建築安裝工程有限責任公司"等），這些文本大同小異，如果採取上?"自動更正"法，多了以後自己可能也記不清其代碼了（你可以打一外一覽表，擺在電腦前供查找），這時我們可以用EXCEL的一個函數來實現類似這些文本的快速輸入：

　　假定上述文本需要輸入某一工作薄的Sheet1工作表的D列中（如D2單元格），我們先在Sheet2工作表中的兩後單元格（如A1和B1）中輸入文本"馬鞍山市"和"建築安裝工程有限責任公司"，然後在Sheet1有D2單元格中輸入公式：=CONCATENATE(Sheet2!＄A＄1,C2,Sheet2!＄B＄1)，以後我們只要在C2單元格中輸入"第九"，則D2單元格中將快速輸入"馬鞍山市第九建築安裝工程有限責任公司"文本。

　　對於這一招有三點值得說明：①我們可以用填充柄將上述公式複製到B列的其他單元格中，以後只要在C列相應的單元格中輸入某企業名稱的關鍵詞（如"第九"），則該企業的全稱將填入到D列相應的單元格中。②為了便於公式的複製，我們再公式中對單元格的引用採取了"絕對引用"（如Sheet2A1和Sheet2B1，這部分單元格不隨公式的複製而發生變化，加上"＄"符號即表示絕對引用）和"相對引用"（如C2單元格，我們沒有加"＄"符號，該單元格會隨著公式的複製而自動作相應的調整）。③這樣做工作表中就會多出一列（C列），我們在列印時不希望將它列印出來，我們選中該列後右擊滑鼠，在隨後彈出的菜單中?"隱藏"項，即可將該列隱藏起來而不被列印出來。

第六招--一次替換法。有時候我們在一張工作表中要多次輸入同一個文本，特別是要多次輸入一些特殊符號（如※），非常麻煩，對錄入速度有較大的影響。這時我們可以用一次性替換的方法來克服這一缺陷：

　　先在需要輸入這些符號的單元格中輸入一個代替的字母（如X。注意：不能是表格中需要的字母），等表格製作完成後，用"編輯替換"命令（或按Ctrl+H鍵），打開"替換"對話框（如圖4），在"查找內容"下面的方框中輸入代替的字母"X"，在"替換值"下面的方框中輸入"※"，將"單元格匹配"前面的"∨"號去掉（否則會無法替換），然後按"替換"按鈕一個一個去替換（如果表格中確實需要字母x時，這樣做就可達滿足這要求。注意：此時滑鼠最好選定在需要替換的單元格前面的單元格中，最好選定A1單元格。），也可以按"全部替換"按鈕，一次性全部替換完畢（這樣做表格中所有的x都被替換掉，且滑鼠可以選定在任何單元格中）。

　　第七招--快速複製法。有時後面需要輸入的文本前面已經輸入過了，可以採取快速複製（不是通常的Ctrl+C、Ctrl+X、Ctrl+V）的方法來完成輸入：

　　①如果需要在一些連續的單元格中輸入同一文本（如"磚混結構"），我們先在第1個單元格中輸入該文本，然後用"填充柄"將期複製到後續的單元格中。

　　②如果需要輸入的文本前面在同一列中前面已經輸入過，當你輸入該文本前面幾個字元時，系統會提示你，你只要直接按下"Enter"鍵就可以把後續文本輸入。

　　③如果需要輸入的文本和上一個單元格的文本相同，可以直接按下Ctrl+"鍵就可以完成輸入。

　　④如果多個單元格需要輸入同樣的文本，我們可以在按住Ctrl鍵的同時，用滑鼠點擊需要輸入同樣文本的所有單元格，然後輸入該文本，再按下"Ctrl+Enter"鍵即可。

　　第八招--定義格式法。有時我們需要給輸入的數值加上單位（如"平方米"等），少量的我們可以直接輸入，而大量的如果一個一個地輸入就顯得太慢了。我們?quot;自定義"單元格格式的方法來實現單位的自動輸入：

　　我們先將數值輸入相應的單元格中（注意：僅限於數值！），然後在按住Ctrl鍵的同時，選取所在需要加同一單位的單元格，用"格式→單元格"命令，打開"單元格格式"對話框（如圖5），在"數字"標籤中，選中"分類"下面的"自定義"選項，再在"類型"下面的方框中輸入"#"平""方""米""，按下確定鍵後，單位（平方米）即一次性加到相應數值的後面。

　　第九招--定義片語法。對於一些經常需要輸入的文本（如"建築工程質量監督"），我認為，採取利用輸入法的"手工造?quot;功能來實現比較好（此處以"五筆輸入法"為例）：

　　啟動"五筆輸入法"，用滑鼠右擊狀態條，選"手工造詞"選項，打開"手工造詞"對話框（如圖6），在"詞語"後面的方框中輸入片語（如"建築工程質量監督"，最多20個漢字，夾雜一些符號也可以），在"外碼"後面的方框中輸入"編碼"（最好採用系統自動生成的外碼，他符號該輸入法的編碼規則，便於記憶和使用），然後先後按"添加"和"關閉"按鈕。以後可以象輸入其他片語一樣輸入你自定義的片語。

　　第十招--零找碎敲法。下面這些方法與輸入看起來沒有直接的關係，但簡化了對EXCEL的設置過程，自然也就提高了錄入速度：

　　①大家知道，如果向EXCEL中輸入位數比較多的數值（如身份證號碼），則系統會將其轉為科學記數的格式，為與我們的輸入原意不相符，解決的方法是將該單元格中的數值設置成"文本"格式。如果用命令的方法直接去設置，自然很慢。其實我們在輸入這些數值時，只要在數值的前面加上一個小"""就可了（注意：該"""必須是在英文狀態下輸入）。

　　②如果某個單元格中輸入的文本一行容不下，我們在按住"Alt"鍵的同時，按下"Enter"鍵就可以快速強行讓其轉行。

　　以上十招保准能使你的錄入速度大大提高！！！