EXCEL中合併於拆分單元格技巧

07-25

「單元格」合併與拆分的技巧本人在用Excel XP管理教職工檔案時，經常遇到合併或拆分單元格數據的情況，經過一段時間的使用後摸索出了一套自己的「合併與拆分」理論，供同行們參考。　　所謂合併數據是指將兩列中的數據合併到一列中，拆分數據是指將一列中的數據拆分到兩列中，圖1為「畢業院校」和「專業」兩列的拆分及合併的效果圖。

　　合併數據　　要將「畢業院校」和「專業」兩列中數據合併為「畢業院校及專業」，有「真」、「假」兩種合併方法，所謂真合併就是將兩列數據真正合併到一列中，而假合併表面上看是合併為一列了，實際數據還是存在於兩列中，具體操作跟我一起來看看吧。　　1、真合併　　如果將一列中的數據通過再輸入合併到另一列中，那不是我們希望看到的解決辦法，快捷而準確的操作方法是：　　(1)將需要合併的「畢業院校」和「專業」兩列數據通過「剪切」、「粘貼」移動到一個新工作表中，如命名為「合併」工作表。　　(2)在「合併」工作表中將XLS文件另存為TXT文件，單擊「文件→另存為」，保存類型選擇「文本文件(製表符分隔)」，單擊[保存]按鈕後根據提示連續單擊兩次[確定]按鈕即可。　　(3)在Execl中單擊[打開]按鈕，重新打開TXT文件，在「文本導入嚮導→步驟之1」中採用默認設置，單擊[下一步]按鈕，在「步驟之2」分隔符號中，去掉「Tab鍵」前複選框的選擇，單擊[完成]按鈕，這時兩列中數據合併到一列中。

圖1 　　(4)將合併後的數據再通過「剪切」、「粘貼」操作移動到原工作表的原位置處，合併操作完成。　　提示：合併後的數據在原來兩列數據(如畢業院校和專業)之間會有一個空格，而有時根據實際需要去掉或加寬空格，可採取如下措施：　　方法一：對TXT文件進行編輯　　XLS文件中列與列之間數據轉換為TXT文件後是以製表符分隔的，此時合併後的數據在原來兩列數據之間會有一個空格，改變TXT文件中兩列之間距離(即改變空格的大小)，對應的XLS文件中原兩列數據之間的距離也會隨之發生改變，若TXT文件中兩列數據之間距離增大或減小為零，則合併的XLS文件中兩列數據之間距離也會隨之增大或減小為零。如果你要將兩列數據無縫合併，建議應用下面兩種方法。　　方法二：利用函數ConcateName

圖2 　　ConcateName函數可以實現將幾個文本字元串合併為一個文本字元串，語法為：ConcateName (text1,text2,……)，text1, text2,……為1到30個將要合併成單個文本項的文本項，這些文本項可以為文本字元串、數字或對單個單元格的引用，如圖2所示。　　方法三：利用「&」運算符　　利用「&」運算符也可將幾個文本字元串合併為一個文本字元串，「&」運算方式同「+」、「-」等運算方式一樣，如圖2所示。　　2、假合併　　我們也來一個「瞞天過海」吧，呵呵，在對單元格設置邊框時，利用工具欄中的「外部框線」將兩個單元格框在一起，這樣兩個單元格中數據就在一個表格中了，列印出來後保證不留一點「作假」痕迹。此招對付較少單元格效果不錯，要應付大量的單元格，奉勸你還是來點「真」的吧！否則夠你忙的了。　　拆分數據　　合併方法掌握了，拆分也不難，拆分的方法與前面介紹的合併方法相似，先將XLS文件另存為TXT文件，再對TXT文件進行編輯，將需要拆分的數據用「Tab」鍵或空格分開，然後再用Excel重新打開編輯後的TXT文件，這樣原來在一起的數據就被拆分開了。　　處理含有大量信息的表格時，以上合併與拆分的方法很有效，有興趣的朋友可以試一試。