辦公室人員的基本要求

一、思想政治立場堅定

要認真學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論，積極踐行「三個代表」重要思想，時刻牢記全心全意為人民服務，堅持四項基本原則，堅決擁護黨的基本路線、方針和政策。自覺遵守醫院的各項規章制度。有團結協作精神和較強的事業心、責任感。能做到講政治、講學習、講正氣，作風紮實，辦事公道正派。工作中，時刻以醫院利益為重，顧全大局，保證政令暢通。

二、領導能力與管理水平

熟悉、掌握國家相關的衛生工作政策和法律法規，積極學習相應的管理知識，運用於實際工作，經常深入臨床一線科室，掌握第一手資料，積極為醫院發展出謀劃策，當好領導的參謀助手。要擺正位置，配合領導做好工作，在堅持「到位不越位，分工不分家」的原則下，堅持兩條，就是大事要報告，小事不推諉。對於原則性、政策性強的大事，多報告，多請示。至於一些事務性的工作，責無旁貸，絕不推諉。在工作中，要敢於提出自己的觀點和建議。辦公室不同於臨床醫技科室，不能直接產生效益，但通過對一線科室工作的管理、監督和提供服務，也同樣可以為醫院發展做貢獻，對物資供應、後勤維修、庫存保管、專家食堂管理等環節要制定相應的制度規定，既能為醫院精打細算節約支出，又能為臨床科室提供滿意優質的服務。

三、科室建設與發展（主要業務工作）

院辦公室作為醫院溝通上下、協調左右、聯繫各方的樞紐，它的職能和作用是非常特殊和重要的，許多工作都要和相關科室配合、協調才能完成。與其他科室的合作中，要擺正位置，甘為人梯，才能贏得其他科室對院辦工作的支持與合作。院辦的主要工作包括：

一是抓好執行力建設，做好醫院各項規章制度的落實監督工作。對醫院制定的各項制度，積極配合協助主管部門進行監督檢查，保證醫院工作的順利開展。二是完成醫院文件的起草、公文處理和醫療統計、匯總等工作，為領導提供真實完整的數據和資料。三是做好後勤物資賬目的管理，逐步實現物資供應的微機化管理，解決管理上人手少、易出錯、難統計的問題。四是做好接待服務工作。完善接待程序，規範管理制度。五是要與相關科室同志們密切合作，共同做好醫院宣傳工作。六是充分發揮服務職能，努力做好領導的參謀助手。做上令下達，下情上報工作，一方面，積極收集整理有關信息，進行調查分析，為領導決策提高參考，協助領導處理好日常事務；另一方面，熱情為各科室和全院職工服務，特別是在後勤保障工作方面，堅持向臨床醫技一線傾斜，把一線的事、病人的事看成院辦公室的大事，不推、不拖、不等，全力保障一線工作順利進行。這也是院辦最重要的職能之一。

四、專業技術能力與水平

院辦工作人員要有創新精神和一定的組織協調能力，工作中敢闖敢試，對辦公室日常管理工作逐步積累和豐富實踐經驗。學會辦事、辦會、辦文。

五、職業道德

要有強烈的事業心和責任感，愛崗敬業，工作投入。加強自身醫德醫風修養，堅決抵制行業不正之風，廉潔自律，牢築道德底線，堅持秉公辦事。

如何做好辦公室工作

辦公室是反映單位綜合形象的一個重要窗口，做好辦公室的工作，其重要性不言而喻。由於辦公室通常管理的事務比較繁雜，往往也是各種矛盾集中之處，如處理不當，很容易激化矛盾，從而影響工作。在辦公室的工作中，若能秉持「六顆心」，則對於增進理解、化解矛盾、改進工作往往具有事半功倍之效。

一是「誠心」。所謂誠心，就是真心誠意地對待自己的工作和同事。《禮記·中庸》有云：「誠者自成也」。以誠待人，是為人之本。是否對辦公室工作有一顆真誠熱愛的心，是否對同事有一種樸素誠懇的服務態度，是決定能否做好辦公室工作的首要因素。辦公室就象是一個小社會，外迎內接的事務樁樁件件看似小事，卻又總是與單位的形象與工作緊密聯繫著。如果不是抱著一種全心全意服務的態度去做，很難想像能把那些紛繁瑣碎的事務處理得井井有條並使各方滿意。

二是「公心」。也就是不偏不私，平心處事。矛盾的背後，總是牽扯到利益。不同的觀點，不同的利益，也就會產生不同的立場。要協調好這些矛盾，就需要站在一個公正的立場上。不以親亂紀，不以疏廢事。只有自身位置擺正了，才能起到以身作則之效。辦公室事務繁瑣，接觸人員複雜，對管理工作要求也高。如果在協調處理事務時，不能做到一碗水端平，就容易讓矛盾激化。因此，要求別人做到的，自己要首先做到；要求別人不做的，自己要帶頭遵守。若能做到不偏不倚，在協調處理矛盾時，通常也就可遊刃有餘了。

三是「熱心」。關心同事，提供熱情周到的服務，這既是處世的基本準則，也是辦公室的工作性質所要求。俗話說：「好言一句三冬暖，惡語傷人六月寒」。有了熱心，才會有熱語和笑顏。辦公室是單位接待的中心，迎來送往必不可少，以熱情的態度接待客人、服務同事，和以冷淡的話語打發客人、敷衍同事，其工作效果的差別想必也是顯而易見的。

四是「耐心」。日常工作中，矛盾總是不可避免的。常常因為觀點不同，或者信息失真，造成種種誤會，這也是人之常情。面對這些情況，如果選擇逃避，那隻會讓矛盾或誤會越積越深。因此一旦出現矛盾，就必須以積極的態度去面對。而矛盾或誤會通常是成易化難，要消彌誤會，化解分岐，往往非朝夕之功，這時就需要耐心。要耐得往性子，忍受別人一時的不理解甚至冷嘲熱諷，用誠心、公心和熱心去解除別人心中的疑惑或不滿。辦公室管理少不了要做人的思想工作，這也是一項細緻艱苦的任務，需要有磨破嘴皮的覺悟。對政策的宣傳貫徹、對處理或處罰理由的說明、對紛爭的協調等都需要一張鐵嘴，指望所有事務都能一蹶而蹴是不現實的，如果沒有足夠的耐心，沒有做好迎接長期挑戰的準備，那隻能是半途而廢，有時甚至會起到相反的效果。

五是「細心」。風起於青萍之末，小事里總能窺見大智慧。俗話說，細節決定成敗。只有平時細心觀察事物，才能及時發現問題，防微杜漸，將矛盾化解在萌芽狀態。辦公室工作千頭萬緒，象財務管理、後勤服務、文稿審核、接上送下等，都是看似小事，卻能影響大局的要事。如果工作不細心，很容易造成丟三落四，甚至影響到單位形象。因此，切不可因為小事而大意，要注意平時點點滴滴經驗的積累。特別是對一些失誤和錯漏之處，要及時總結教訓，避免重蹈覆轍。

六是「平常心」。在辦公室工作，要守得住原則，經得住誤解，正確面對得失，這就需要有一顆平常心。安事立命有容乃大，為人處事無欲則剛，才能做到待人接物不卑不亢，寵辱不驚。工作中遭遇誤解或反對等壓力並不可怕，可怕的是面對得失不能保持平常心，或因一時失志而一蹶不振，或因一時得意而忘乎所以，人生大悲大喜過甚，結果往往是失去自我。而以淡然的態度對待得與失，縱有千般煩惱困惑，也可消彌於無形。保持了良好的心態，也就為做好辦公室工作打造了一個堅實的平台。

辦公室工作中不可能總是一帆風順，而有了這「六心」，或許可以使工作做得更穩妥、更紮實。

怎樣做好縣級醫院的辦公室主任

縣級醫院是集醫療、教學、科研為一體的綜合性醫院，在農村三級醫療衛生保健網中處於重要地位，也是一個縣域內的醫療技術指導中心。縣級醫院院長思考的重點是醫院如何改革、如何生存、如何發展的大事，而作為院長參謀、助手的辦公室主任有責任、有義務為院長分憂解難。作為一個縣級醫院的辦公室主任，應當具備豐富的理論知識和較高的政策理解能力，具有較強的工作能力和掌握一定的工作方法，才能配合院長實現醫院發展的目的，從而為醫院的事業發展貢獻自己的一份力量。

一、具有豐富的理論知識和較高的政策理解能力

1.醫院是一個知識、技術密集的複雜系統，要勝任辦公室主任的工作，必須具有較高的文化水平和廣泛的科學知識。其知識結構就是「T」型的動態結構。橫向的知識面要寬，包括哲學、社會學、經濟學、法學、人文學、公共關係學等社會知識和現代自然科學知識;縱向的專業知識要深厚，包括現代管理知識和醫學科學知識。這些知識的取得，一是靠系統的理論學習，二是在工作中干中學、學中干，不斷「充電」，進行各項知識的積累，才能應對辦公室大量的繁雜事務，使工作做到有條不紊，正確處理。

2.要當好縣級醫院的辦公室主任，應具有較強的政策理解能力，這就要求院辦主任要勤於學習，通過電視、報紙、雜誌等新聞媒體了解國內外最新醫學進展，國家出台的有關衛生政策，獲取醫療衛生髮展的政策信息，使醫院的建設發展始終與黨和國家的大政方針保持一致，儘可能的取得各級政府的支持，以加快醫院的發展速度，積蓄可持續發展的後勁。再者，院辦主任要詳細閱讀上級來文，在辦好傳閱的同時，自己能認真領會文件精神，正確理解上級意圖。此外，院辦主任還要注意參加辦公會、院周會等各類會議，詳細了解領導思路和工作安排，才能在政策的框架內正確執行醫院的工作部署，保證各項工作的正常、高效運轉。

二、具備較強的工作能力

1. 辦事要精明幹練。辦公室主任所做的一切工作，都可統稱為辦事。辦事能力體現在對接受的任何一項任務的完成情況和臨機對事務的處理情況。辦事能力的基礎必須是經驗豐富、知識面廣、頭腦清楚、思路敏捷、手腳勤快。辦事能力是由諸多能力合成的。它包括:（1）專業能力:既搞會務，熟悉會務;搞辦文，熟悉辦文;搞信息，熟悉信息;搞接待，熟悉接待。所謂熟悉，就是掌握工作規律，熟悉工作方法，了解對象，了解自己，得心應手的做工作。（2）理解和領會能力。辦事，基本上是在人與人交往中進行，離不開接受上級的安排，也免不了同這個或那個對象打交道。要達到預期目的，就必須很快、很准地領會領導交待的意圖，也要準確無誤地聽懂、摸清辦事對象的想法，從而採取相應的辦法，達到目的。（3）條理性和駕馭能力。辦公室主任面對的常常是千頭萬緒、繁雜急迫的情況，這就需要把諸多事務迅速歸納、梳理，分輕重緩急，難易遠近，駕輕就熟地辦得清清楚楚，順順噹噹。（4）語言能力。辦公室主任進行上傳下達、彙報情況、協調工作、來客來訪接待等都需要說話，往往說話的能力與辦事的成功率有著直接關係，會說話是辦事成功的一個必要條件。這就要做到口齒清楚，達意準確，還要講究說話的藝術，說話藝術包含了感染力、說服力、風度、禮貌等，俗話講「良言一句三冬暖，惡語半句六月寒」。說話時語言恰當，態度誠懇，很可能辦事就利利索索，所以說語言是一門相當重要的學問。（5）應變能力。世界上的事物總是瞬息萬變、不斷發展的。辦事的計劃、預案和想像，常常會與現實不大相符，甚至大相徑庭，有時會突然變化，把原來的想像和方案完全打亂，在這種情況下，院辦主任要胸有成竹，臨機不亂，迅速做出選擇，一案不行另換一案，原則不變，靈活處置，達到預期目的。（6）交際能力。交際能力是處理人際關係的重要因素。要勝任院辦主任工作，必須善於與人共事，善於激勵，影響並與人們相互溝通。院辦作為醫院對內、對外的直接形象窗口，在與方方面面的團體及個人的交往中，一定要掌握分寸、不卑不亢，使人容易接近，容易被人信賴，從而提高辦事的成功率。總之，辦事能力是綜合水平的體現。

2. 具有較好的文字表達能力。院辦主任除行政事務外，還需要從事文字工作。無論是編製工作計劃，擬定通知、撰寫調查報告、總結報告、會議紀要等，都要有較強的寫作能力，能較為自如的駕馭文字，準確地言詞達意。撰寫的公文基本上做到觀點明確、思路清楚、層次分明、文字通順。要提高文字工作能力，必須有一個自覺地、不斷地磨練過程，經常動腦、動手、勤學苦練、反覆琢磨、不斷深化。要提高文字工作能力。一是學好語言文字基礎知識。較為準確地把握字意、詞意，理解豐富的辭彙，掌握語法和修辭，有良好的辭章修養和文字技巧。二是學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和法律、法規、方針、政策，具有較高的理論水平和政策水平。三是掌握公文寫作的要求，熟練的掌握每種公文的作用及寫作要求。四是掌握第一手材料，應經常深入實際進行調查研究，並進行分析綜合，進而得出正確的結論，使所撰文稿內容實在，所提措施切實可行。五是具有較強的邏輯思維能力。對於每一種公文，特別是重要文稿，在寫作上一定做到會謀篇布局。一篇文稿分幾個問題去構思，每個問題又分幾個層次去寫作，都要反覆研究，深刻揣摩，講意義，作論述，提措施及段落連接都要精心思考。

3. 成為有多種技能多才多藝的複合型人才。及時向醫院領導提供大量的、準確的、有價值的信息，特別是超前信息，已成為院辦發揮參謀和助手，開創醫院工作新局面的一個重要標誌，要提高辦事效率，院辦主任應掌握多種技能。首先應掌握電腦的基礎知識和操作技術，利用電腦進行文字處理，查閱資料等。如2003年春季我國發生「非典」疫情時，各種預防措施、指導原則和治療方案都是不斷摸索，不斷完善的，按正常的文件傳遞程序，顯然不能滿足當時萬分緊急的工作需要。因此，就只能從網上直接下載上級的最新工作部署，在第一時間內迅速傳遞到防非第一線，否則，不僅會浪費大量的人力、物力、財力，最重要的是有可能會貽誤戰機，造成難以挽回的損失。其次，應熟練掌握傳真機、複印機等辦公設備的基本操作，了解攝像、攝影的基本知識和操作技能。此外還應懂得操作錄音機、會場音響設備，通曉接待工作和禮儀活動，有關文娛活動等方方面面的知識等，以便能得心應手的做好本職工作。

（三）掌握一定的工作方法

1. 縣級醫院辦公室主任，工作既要積極主動，又要盡職不越位，盡責不越權。一方面要在接受院長觀察力、思考力、決策力的直接傳、幫、帶下，做到與院長的默契配合;另一方面，院辦主任對內對外始終處於一個多向性、多渠道聯繫網路的關鍵部位，經院領導授權，在與本系統和外系統的聯繫中，正確把握「總調度」的尺度，工作要到位不越位，圍繞醫院既定的管理目標，調動內外各方面的積極因素，為醫院的建設發展服務。

2. 鍛煉自己的組織管理才幹。院辦主任有一項重要任務就是綜合協調。做好綜合協調，必須具備一定的組織管理能力;培養組織管理能力，要學會做思想工作，善於處理各方面的關係;綜合考慮各方面的利益，妥善解決問題，抓住關鍵，對症下藥，協調好各方面的行動。放大參謀和助手 作用，努力實現醫院的發展目標。

3. 創造性地開展工作，實現自己的人生價值。在醫院管理中，院辦主任必須無條件服從院長的指示，但絕不是院領導的附屬品，應該有自己的追求，自己的人生觀和價值取向。現代醫院已成為垂直發展整體化和橫向聯繫多樣化的組織，要勝任管理工作，需要具備較高的與人共事的能力。院辦主任作為醫院的「二傳手」，要善於平等待人，有效利用易於與人相互溝通的有利條件，充分發揮「貫通橋」的作用，創造性的開展工作，展示自己獨立的人格魅力，從而調動醫院整個團隊的積極性，與全院人員一起實現醫院發展的宏偉藍圖，確保醫院社會效益和經濟效益的穩步增長。