全套活動執行方案流程圖

優秀的活動是怎麼一步步地被策劃，

並且高效率、高質量地舉辦呢？

只要你記住這套活動執行方案流程圖，照著做，別人能做到，你也可以的。

現在我們來詳細剖析一下這套流程圖。

一、接洽流程

接洽流程多存在於一些公關公司，首先需要了解項目的宣傳相關資料與自身帶有的優勢和活動經驗。

主要需要了解的資料包括：項目規模、場地、可操作性；合作方關鍵人物、機構、資金條件；對方的想法和建議。

洽談需要多次，主要是討論初步策劃案的框架（只包括：主題、形式、內容建議、流程安排、大體預算），充分獲取對方對活動歐冠的具體要求及建議，另外對方的傾向性要明白，即對方需要什麼。

根據對方的意見修改策劃案，準備投影儀，電腦、方案ppt，策劃文案裝訂成冊，安排講述人員與答疑人員。

ps：這一步對於大型活動(特別是有贊助商的活動）尤其重要。

二、策劃流程

策劃流程要分為初次策劃會議，談判後協調會議，細節談判後協調會議，合同簽訂後協調會議。

我們一個個拆開來細說:

1、初次策劃會議，這個會議討論的重點是：活動的需求、可操作性、活動的概念和形式，會後撰寫初步策劃案。

2、談判後協調會議，這個會議需徵詢贊助方或活動委託方的意見，確定策劃案的大體框架，設計形式和內容，核算基本成本，宣傳重點確認。會後，方案含策劃方案、宣傳方案、預算方案

3、細節談判後協調會議，這個會議主要用來對於方案一些細節性執行、內容的調整和修改，宣傳方案確定。會後，方案定稿包括活動內容、執行流程、人員分工、宣傳計劃和預算，並擬定合作協議，確定執行工作組。

4、合同簽訂後協調會議，這個會議主要用來分解活動和確定執行工作組每個人成員的工作，完成時間圖表，安排各項工作。

三、管控流程

管控流程分為時間管控、供應管控、人力管控。

時間安排表和節點控制，在活動進行的時候是不可更改的。時間管控必須根據活動進行的時間來倒推。

供應管控，指的是對活動的服務、設備、物料供應的管理，涉及的範圍很廣，大多活動都會請專業的外包團隊來進行有效管控。

人力管控，活動現場負責人和工作人員的配置管理，甚至於對現場志願者的管理。

這裡介紹一種標準管控工具：

甘特圖表

任務：把活動管理各個區域的工作分解成一個個易於管理的任務或活動。顧名思義就是活動拆成一個個小活動，把每個小活動做好，大活動自然會好。

時間段：對每個任務設置一個時間段，每個時間段做什麼事情一定更要明確，並且要求結束時間前要完成。

優先順序：對這些拆分的任務進行優先排列。

節點：這個表示要從來監控活動能個的進展情況，所以對於那些特別重要，會影響活動的任務指定為節點，並在圖表中標記出來，要記住，這些任務完成的好壞關係活動成敗。

分工：每個任務對應參與人員，節點要找第一負責人。

以上為組織一場高質量、高效率活動的基礎流程，每個流程都有其存在的重大意義，不可小覷。甘特圖表作為一種管控工具，用的好，會有兩種優勢。第一，活動進行的有條不紊。第二有意外、不足之處，時候可以直接從甘特圖表中看出哪裡出了問題。

這裡是，